Diễn giải điều khoản trong ISO 22000:2018

ĐẢM BẢO TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN ĐƯỢC XÁC ĐỊNH, TRUYỀN THÔNG VÀ THẤU HIỂU TRONG TỔ CHỨC (5.3.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan được Phân công, truyền thông và thấu hiểu trong tổ chức.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Công việc của một người có thể được chia thành hai thành phần: một là hành động (hay nói cách khác là những việc phải làm) và 2 là quyết định liên quan đến những công việc phải làm đó, hành động thuộc về trách nhiệm và quyết định thuộc về quyền hạn. Do đó mỗi công việc cần phải có trách nhiệm để định hướng những việc cần phải làm và quyền hạn để đưa ra những quyết định mang tính chiến lược để đạt được mục đích công việc được giao.

Phân công trách nhiệm có nghĩa là giao công việc cho một người nào đó phụ trách, người đó phải bảo đảm làm tròn công việc được giao, nếu kết quả không tốt thì phải gánh chịu phần hậu quả. Quyền hạn là 
Quyền theo
cương vị,
chức vụ
cho phép, tức là giới hạn được đưa ra các quyết định liên quan đến công việc được giao. Tức là với mỗi trách nhiệm được giao thì phải kèm theo những quyền hạn nhất định cho phép đưa ra những quyết định liên quan đến trách nhiệm đó nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Quá trình phân công trách nhiệm hiệu quả phải trải qua 3 bước: đầu tiên là xác định trách nhiệm, phân công trách nhiệm và cuối cùng là thông báo trách nhiệm.

Đây là một yêu cầu dành cho lãnh đạo, bởi vì chỉ có lãnh đạo mới có quyền phân công trách nhiệm một cách hợp pháp.

Mục đích yêu cầu này là làm rõ trách nhiệm của từng công việc để tránh việc nhầm lẫn, đùn đẩy trách nhiệm và giúp việc quản lý được tốt hơn.

Quyền hạn và trách nhiệm có mối liên quan chặt chẽ với nhau và hai vấn đề này sẽ đi với nhau như hình với bóng. Điều này có nghĩa là việc phân công trách nhiệm phải đi cùng với quyền hạn thích hợp. Có 2 lý do phải phân chia quyền hạn và trách nhiệm:

• Thứ nhất, nếu một người được phân công một số trách nhiệm mà không có đủ quyền hạn nhất định thì người ấy sẽ không thể thực hiện tốt công việc được giao và cũng không thể đạt được kết quả mong muốn.
• Thứ hai, nếu trao quyền cho một cá nhân mà quyền này không phù hợp với trách nhiệm thì việc sử dụng quyền sẽ bị sai trong cách này hay cách khác (lạm dụng quyền lực).

Tác động tích cực của việc phân công trách nhiệm và trao quyền hợp lý:

• Hạn chế lạm dụng quyền lực.
• Giúp để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu lực.
• Cá nhân phải tự chịu trách nhiệm.
• Giúp hệ thống hóa công việc và đạt được mục tiêu của tổ chức.

Nếu việc phân công trách nhiệm và quyền hạn không tốt sẽ dẫn đến hệ lụy như sau:

• Lạm dụng quyền lực.
• Không thể quy trách nhiệm.
• Không ai phải giải trình khi kết quả không đạt.
• Mâu thuẫn giữa quản lý và nhân viên.

Làm thế nào để chứng minh?

Không nhất thiết lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm của từng vị trí liên quan chất lượng, việc này có thể do các trưởng phòng ban hoặc người đại diện chất lượng xác định, tổng hợp và trình lên lãnh đạo cao nhất để xem xét và ban hành.

Quá trình xác định trách nhiệm và quyền hạn có thể là trách nhiệm liên quan tới quản lý quá trình như mục 4.4.1.e, có thể là bảng quy định trách nhiệm và quyền hạn (mô tả công việc) của các chức danh…

Một bảng mô tả công việc, trách nhiệm và quyền hạn mà tổ chức thường xây dựng cũng thích hợp nhất cho yêu cầu này.

 

XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN ĐỂ ĐẢM BẢO FSMS PHÙ HỢP YÊU CẦU (5.3.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: a) đảm bảo HTQL ATTP phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này;.

 Điều này có nghĩa là gì?

Đây là một yêu cầu rất rộng bao phủ tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này, phân công để FSMS của tổ chức phù hợp với ISO 22000:2018 nghĩa bao gồm nhiều yêu tố dưới đây:

Trách nhiệm người này có thể bao gồm một số công việc sau:

• Trách nhiệm vận hành các quá trình, công đoạn;
• Trách nhiệm sát sát các quá trình, công đoạn;
• Người quản lý và thực hiện mục tiêu (6.2.2.c)
• Phân bổ lại trách nhiệm khi có sự thay đổi (6.3)
• Trách nhiệm trao đỗi thông tin (7.4.2)
• Trách nhiệm kiểm soát mối nguy (8.5.4.1)
• Trách nhiệm giám sát CCP và PRP (8.5.4.3)
• Trách nhiệm thẩm tra (8.8.1)
• Trách nhiệm đánh giá nội bộ (9.2.2)

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng phân công trách nhiệm và quyền hạn cho một hoặc một nhóm người mà họ chịu trách nhiệm về việc giám sát và đảm bảo FSMS hoạt động phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này là một bằng chứng phù hợp cho yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Tất cả các mục liệt kê ở trên được phân công rõ ràng.

 

XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN ĐỂ BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN CỦA FSMS (5.3.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: b) báo cáo kết quả thực hiện HTQL ATTP đến lãnh đạo cao nhất;

 Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này liên quan đến điều khoản 9.3 xem xét của lãnh đạo, tiểu chuẩn muốn nói rằng, tổ chức cần bố trí một hoặc vài vị trí có trách nhiệm tổng hợp và phân tích các dữ liệu để báo cáo cho lãnh đạo biết về tình hình hoạt động hiện tại của FSMS.

Kết quả thực hiện FSMS liên quan đến nhiều vấn đề như: kết quả mục tiêu an toàn thực phẩm, kết quả hoạt động của các quá trình, kết quả đánh giá nội bộ, các kết quả đánh giá bên ngoài, … các yếu tố này liên quan đến đầu vào của quá trình xem xét lãnh đạo được nêu điều khoản 9.3 của tiêu chuẩn này.

Làm thế nào để chứng minh?

Bằng cách thiết lập quá trình thu thập dữ liệu và đặt các điểm thu thập trong mỗi quá trình, dữ liệu có liên quan có thể được chuyển cho người phụ trách để phân tích, giải thích, tổng hợp và đánh giá. Sau đó nó có thể được chuyển đổi thành một ngôn ngữ thích hợp cho các hoạt động quản lý và trình bày trong xem xét của lãnh đạo. Tuy nhiên, yêu cầu này không áp đặt thời gian báo cáo, do đó hoạt động báo cáo cũng cần được thực hiện khi xét thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của quản lý hàng đầu.

 

CHỈ ĐỊNH NHÓM TRƯỞNG FSMS (5.3.1.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: c) chỉ định nhóm an toàn thực phẩm và trưởng nhóm an toàn thực phẩm;

Điều này có nghĩa là gì?

Chỉ định nhóm an toàn thực phẩm nghĩa là bạn phải thành lập nhóm an toàn thực phẩm để quản lý công tác vệ sinh an toàn thực phẩm của tổ chức. Tiêu chuẩn không nói rõ những thành viên trong nhóm có năng lực chuyên môn như thế nào? Tuy nhiên để quản lý an toàn thực phẩm được hiệu quả thì ít nhất thành viên trong nhóm phải có kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm.

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải chỉ ra một người làm trưởng nhóm An toàn vệ sinh thực phẩm, Trưởng nhóm an toàn thực phẩm có nhiệm vụ cố định, là chủ chốt của FSMS của tổ chức. Trưởng nhóm nên là thành viên của tổ chức và cần hiểu các vấn đề về an toàn thực phẩm của tổ chức. Trong trường hợp trưởng nhóm an toàn thực phẩm có trách nhiệm khác trong tổ chức thì chúng không được có mâu thuẫn với trách nhiệm về an toàn thực phẩm.

Lưu ý rằng trưởng nhóm an toàn thực phẩm nên có hiểu biết rộng về vệ sinh, quản lý an toàn thực phẩm và ứng dụng các nguyên lý HACCP.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn chỉ cần một văn bản thiết lập nhóm an toàn vệ sinh thực phẩm và chỉ định trưởng nhóm là đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

 

NGƯỜI ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH PHẢI CÓ TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN RÕ RÀNG ĐỂ ĐỀ XƯỚNG VÀ LẬP TÀI LIỆU CÁC HÀNH ĐỘNG (5.3.1.d).

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm và quyền hạn để: d) Người được chỉ định phải có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng để đề xướng và lập tài liệu các hành động.

 Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng, những người được chỉ định trong nhóm ATVSTP phải được giao trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng để họ có tránh nhiệm đề xướng các hành động cần phải thực hiện để đảm bảo quá trình sản xuất sản phẩm luôn tạo sản phẩm an toàn và tất cả các mối nguy được kiểm soát trong mức cho phép, đồng thời họ có trách nhiệm lậm các tài liệu cho các hành động của FSMS, ví dụ như xác định mối nguy, CCP, kế hoạch HCCAP, …

Làm thế nào để chứng minh?

Việc xác định và thông báo trách nhiệm, quyền hạn có thể được thực hiện thông qua việc ra các quyết định thành lập/bổ nhiệm, quy chế hoạt động, quy định chức năng – nhiệm vụ – trách nhiệm – quyền hạn, các bản mô tả công việc… Cơ chế báo cáo và trách nhiệm xử lý thông tin báo cáo của người được báo cáo cũng cần được làm rõ trong các loại quy định/mô tả trên.

Trong quyết định đó thể hiện rõ ràng về nhiệm vụ của nhóm/ban, từng thành viên trong nhóm/ban và các quyền hạn của họ trong việc vận hành FSMS.

 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI ĐẢM BẢO FSMS ĐƯỢC THIẾT LẬP, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẬP NHẬT (5.3.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: a) đảm bảo HTQL ATTP được thiết lập, áp dụng, duy trì và cập nhật;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn chỉ rõ nhiệm vụ của Trưởng nhóm ATTP là phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cập nhật FSMS. Đây là một yêu cầu liên quan đến trách nhiệm, do đó để đảm bảo thực hiện yêu cầu này thì Trưởng nhóm ATTP phải đảm bảo các yêu cầu của tiêu chuẩn này được áp dụng một cách có hiệu lực. Trách nhiệm người này có thể bao gồm một số công việc sau:

• Xây dựng mô hình cho việc thiết lập hệ thống FSMS theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 22000: 2018.
• Tiến hành đánh nội bộ để đảm bảo rằng quá trình đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn.
• Đào tạo về việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 22000: 2018 vào thực tế;
• Đảm bảo tính toàn vẹn của FSMS trong tổ chức và làm thế nào FSMS này phù hợp với yêu cầu của ISO 22000 : 2018.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng phân công trách nhiệm và quyền hạn cho một hoặc một nhóm người mà họ chịu trách nhiệm về việc giám sát và đảm bảo FSMS hoạt động phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này là một bằng chứng phù hợp cho yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Các công việc được nêu ở phần trên của trưởng nhóm an toàn được thực hiện.

 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI QUẢN LÝ NHÓM VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM AN TOÀN THỰC PHẨM (5.3.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: b) quản lý nhóm và tổ chức hoạt động của nhóm an toàn thực phẩm;

Điều này có nghĩa là gì?

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm – nhân vật trung tâm của FSMS của tổ chức – phải là người của tổ chức và am hiểu các vấn đề an toàn thực phẩm. Vậy trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải là người quản lý các hoạt động của nhóm, đưa ra các định hướng phát triển FSMS của tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Trưởng nhóm ATTP chứng minh vai trò lãnh đạo của mình thông qua việc định hướng cho việc hoạt động nhóm FSMS, xem xét kết quả thực hiện FSMS cũng như là phân công công việc các thành viên trong nhóm ATTP.

 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI ĐẢM BẢO VIỆC ĐÀO TẠO VÀ NĂNG LỰC ĐỐI VỚI NHÓM AN TOÀN THỰC PHẨM (5.3.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: c) đảm bảo việc đào tạo và năng lực đối với nhóm an toàn thực phẩm;

Điều này có nghĩa là gì?

Để nhóm hoạt động có hiệu quả thì các thành viên trong nhóm phải có năng lực phù hợp, chí vị vậy yêu cầu nào tiêu chuẩn yêu cầu trưởng nhóm ATTP phải có trách nhiệm đào tạo và nâng cao năng lực các đội viên trong nhóm.

Làm thế nào để chứng minh?

Để làm được điều này, trường nhóm ATTP phải thực hiện các bước như sau:

• Xác định yêu cầu về năng lực cần thiết của từng vị trí trong nhóm;
• Xác định năng lực thực tế của từng đội viên trong nhóm;
• Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên sự xem xét giữa năng lực cần thiết và năng lực thực tế;
• Tiến hành xây dựng kế hoạch phát triển năng lực cho từng thành viên trong nhóm;
• Tiến hành hoạt động đào tạo hoặc hoạt động năng cao năng lực đội viên;
• Đánh giá kết quả hoạt động năng cao năng lực.

Tiêu chuẩn mở cho tổ chức tự chọn phương pháp đảm bảo năng lực cho đội viên trong nhóm, chúng ta có thể chọn cách mà chúng ta thích hợp nhất, ví dụ như đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, kèm cặp, hướng dẫn, …

 

TRƯỞNG NHÓM FSMS PHẢI BÁO CÁO VỚI LÃNH ĐẠO CAO NHẤT VỀ HIỆU QUẢ VÀ TÍNH PHÙ HỢP CỦA FSMS (5.3.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trưởng nhóm an toàn thực phẩm phải có trách nhiệm: d) báo cáo với lãnh đạo cao nhất về hiệu quả và tính phù hợp của HTQL ATTP;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này nhằm cụ thể điều khoản 5.3.1.b ở trên, tiêu chuẩn chỉ định rõ Trưởng nhóm ATTP là người phải chịu trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động FSMS cho lãnh đạo cao nhất.

Làm thế nào để chứng minh?

Xem điều khoản 5.3.1.b

 

TẤT CẢ MỌI NGƯỜI ĐỀU PHẢI CÓ TRÁCH NHIỆM BÁO CÁO CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN FSMS CHO NGƯỜI ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH (5.3.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tất cả mọi người đều phải có trách nhiệm báo cáo các vấn đề liên quan đến HTQL ATTP cho người được chỉ định.

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này nhắc tổ chức rằng, tất cả những vấn đề liên quan đến FSMS phải báo cáo cho người được phân công nhiệm vụ chứ không phải cái gì cũng báo cáo lên lãnh đạo cao nhất. Trong thực tế, lãnh đạo đã phân công trách nhiệm cho trưởng nhóm ATTP quản lý về FSMS, tuy nhiên hầu hết các vấn đề đều được nhân viên báo cao cho lãnh đạo cao nhất mà không báo cáo cho nhóm ATTP dẫn đến mâu thuẫn nội bộ.

Ngoài ra, tiêu chuẩn còn đề cập đến việc trao đổi thông tin nội bộ tổ chức, nghĩa là khi phát hiện vấn đề liên quan đến FSMS là phải báo cáo ngay không được che giấu hoặc tự ý xử lý theo cách riêng của họ.

Làm thế nào để chứng minh?

Đây là một yêu cầu chung mang tính trao đổi thông tin nội bộ, chi tiết chúng ta xem phần trao đổi thông tin điều khoản 7.4.

7.1 Các nguồn lực

7.1.1 Yêu cầu chung

XÁC ĐỊNH VÀ CUNG CẤP CÁC NGUỒN LỰC CẦN THIẾT (7.1.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc thành lập, thực hiện, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP.

Điều này có nghĩa là gì?

Thông thường, trong mỗi điều khoản lớn của tiêu chuẩn, điều khoản nhỏ đầu tiên là yêu cầu chung cho toàn bộ điều khoản đó, các điều khoản sau là cụ thể cho từng loại yêu cầu chi tiết cho từng khía cạnh. Điều khoản này cũng như vậy, đây là yêu cầu chung phải có cho tất cả các nguồn lực và FSMS cần dùng, nó bao gồm luôn con người (7.1.2), cơ sở hạ tầng (7.1.3), môi trường làm việc (7.1.4), các yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống (7.1.5) và nhà cung cấp (7.1.6). Ngoài ra điều khoản này còn bao gồm tài chính dành cho FSMS và những nguồn lực khác mà FSMS cần.

Về phân loại nguồn lực thì có sự khác nhau giữa ISO 9001:2015 và ISO 22000:2018, đối với ISO 9001:2015, quá trình theo dõi và đo lường được xếp vào nguồn lực (7.1.5) tuy nhiên ISO 22000:2018 xếp chúng vào việc kiểm soát vận hành (8.7), về nhà cung cấp thì ISO 22000:2018 xếp vào nguồn lực, ISO 9001:2015 xếp chúng vào kiểm soát vận hành (8.4).

Nguồn lực hệ thống quản lý ATTP được chia làm 2 loại, một là nguồn lực nội bộ của tổ chức bao gồm cơ sở hạ tầng (7.1.3), môi trường làm việc (7.1.4) và hai là các nguồn lực bên ngoài như các yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống (7.1.5) và các quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được bên ngoài cung cấp (7.1.6).

Xác định có nghĩa là đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác sau khi nghiên cứu, tìm tòi, tính toán kỹ lưỡng. Xác định các nguồn lực cần thiết là nghiên cứu và tính toán kỹ lượng các nguồn lực nào cần để vận hành hệ thống FSMS và đưa ra các kết quả cụ thể là các nguồn lực này cần thiết cho FSMS của bạn.

Cung cấp có nghĩa là bằng cách nào đó làm cho có thứ cần để sử dụng, cung cấp nguồn lực nghĩa là bằng cách nào đó tổ chức phải là cho có các nguồn lực cần thiết để sử dụng. Tổ chức có thể cung cấp các nguồn lực này thông qua mua, thuê, tuyển dụng, điều động, mượn …

Mục đích của điều khoản hỗ trợ này là để đảm bảo rằng tài chính có sẵn, nguồn lực nhân sự có năng lực phù hợp được giao trách nhiệm, nguồn lực cơ sở hạ tầng và những nguồn lực khác sẵn có cho việc thực hiện các quá trình của FSMS.

Nếu không có đủ nguồn lực, hệ thống quản lý sẽ không hoạt động. Như đã trình bày trước đây, hệ thống quản lý là rất nhiều vấn đề chứ không phải là một tập hợp các tài liệu là đủ. Nó là một hệ thống năng động và đòi hỏi nguồn nhân lực, vật chất và tài chính cho nó để cung cấp các kết quả dự định. Không cung cấp nguồn lực thì các kết quả dự định sẽ không đạt được.

Làm thế nào để chứng minh?

Đảm bảo đủ nguồn lực cho FSMS của bạn bao gồm bốn bước chung:

1. xác định nhu cầu nguồn lực;
2. chuẩn bị ngân sách đáp ứng nhu cầu và cung cấp nguồn lực

• và theo dõi chi phí FSMS trên cơ sở liên tục để đảm bảo rằng các nguồn lực tiếp tục phản ánh nhu cầu hiện tại.

Bước đầu tiên để đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp có sẵn cho FSMS, quản lý cấp cao phải được biết và hiểu rõ về nhu cầu nguồn lực của tổ chức. Bạn phải xác định những nguồn lực nào mà FSMS sẽ yêu cầu để hoạt động đúng vì bạn sẽ quen thuộc nhất với các yêu cầu của FSMS. Để xác định các yêu cầu nguồn lực của FSMS. Tổ chức sẽ cần đánh giá mức độ cần thiết mà các nhiệm vụ ATTP hiện tại của cơ sở bạn yêu cầu, các chương trình PRP của bạn, cũng như hiệu quả của các kế hoạch của công ty, dự báo, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, kế hoạch sản xuất và kế hoạch chi tiêu vốn. Ví dụ, khi kế hoạch kinh doanh bạn năm sau tăng gấp đôi thì bạn phải xem xét các nguồn lực đáp ứng cho FSMS của bạn, vì việc tăng này có thể liên quan đến nhiều nguồn lực mới, cơ sở hạ tầng. Để quản lý sự gia tăng này trong các yêu cầu quy định, nguồn lực bổ sung, nhân sự và các kỹ năng có thể được yêu cầu. Nó cũng có thể yêu cầu chi tiêu vốn mới.

Để xác định nguồn lực, đầu tiên bạn phải xác định các Mối nguy đáng kể, các chương trình PRP, OPRP, kế hoạch HACCP và các yêu cầu của các bên liên quan (như pháp luật, khách hàng…), sau đó bạn tiến hành hoạch định các biện pháp để kiểm soát các mối nguy có nghĩa này và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan. Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét thêm các yếu tố liên quan đến nhu cầu công nghệ mới, và các tiên đoán về các yêu cầu mới của các bên liên quan có thể phát sinh (ví dụ như luật mới, …). Từ các biện pháp này bạn xác định được các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạch định đã được thiết lập. Các nguồn lực chẳng hạn như: cần bao nhiêu người để vận hành và năng lực họ như thế nào, cần nhà xưởng và không gian có diện tích bao nhiêu, cần thi công công trình gì thêm không, cần có thiết bị máy móc gì không, cần công nghệ nào, cần các nguồn cung cấp bên ngoài nào (chẳng hạn thuê thiết bị kiểm tra, thuê nhà thầu kiểm soát, …), … từ các thông tin đó bạn xác định mình cần bao nhiêu tiền để đầu tư cho các nguồn lực này. Nguồn lực đó lấy từ đâu và nó có phù hợp với chiến lược không, … Từ các câu hỏi đó chúng ta dễ dàng xác định được các nguồn lực cần thiết cho việc vận hành hệ thống. Khi bạn xác định các nguồn lực cần lưu ý, các nguồn lực gồm:

• Xác định các nguồn lực cần thiết để thiết lập FSMS của bạn.
• Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện FSMS của bạn.
• Xác định các nguồn lực cần thiết để duy trì FSMS của bạn.
• Xác định các nguồn lực cần thiết để cập nhật/thay đổi FSMS của bạn.
• Xác định các nguồn lực cần thiết để cải tiến liên tục FSMS của bạn.

Sau khi các nguồn lực cần thiết đã được xác định, bạn nên hoạch định ngân sách dựa trên mức nguồn lực bắt buộc phải trang bị cho FSMS của bạn. Các nguồn lực này nên bao gồm tất cả chi phí lao động, chi phí vốn và các mục khác (như chuyên gia tư vấn chuyên ngành, sử dụng nguồn lực bên ngoài, …) cần thiết để vận hành FSMS của bạn. Ngoài việc chuẩn bị ngân sách cho FSMS.

Sau khi theo dõi chi phí FSMS trong vài năm cũng sẽ cho phép bạn xác định xem hệ thống có hoạt động hiệu quả hay không và cung cấp thông tin chuẩn để xác định xem hệ thống của bạn có được cải tiến liên tục hay không. Khoản 7.1.1 không yêu cầu bất kỳ loại hồ sơ hoặc tài liệu nào. Điều khoản chỉ đơn giản yêu cầu các nguồn lực được cung cấp và bạn có thể tự do giải quyết vấn đề này theo bất kỳ cách nào phù hợp nhất với tình huống cụ thể của bạn.

Tóm lại, yêu cầu nói tiêu chuẩn muốn nói là để vận hành FSMS việc đầu tiên là có nguồn lực đầy đủ cho hệ thống vận hành, do đó bạn phải xác định hệ thống cần nguồn lực gì và bạn cung cấp đầy đủ cho nó vận hành để đạt được mục tiêu và mục đích của FSMS. Nếu trong bất cứ quá trình hay công đoạn nào thiếu các nguồn lực có thể gây ảnh hưởng đến khả năng cung cấp đầu ra dự kiến của FSMS thì đó là một sự không phù hợp.

XEM XÉT NGUỒN LỰC HIỆN CÓ (7.1.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xem xét: a) khả năng của mọi hạn chế đối với các nguồn lực nội bộ hiện có;

Điều này có nghĩa là gì?

Nguồn lực luôn luôn khan hiếm với mọi tổ chức, do đó việc xác định nội lực thực sự của tổ chức trong việc cung cấp các nguồn lực là cần thiết để đảm bảo rằng FSMS của tổ chức luôn đủ các nguồn lực cần thiết cho việc vận hành.

Hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam cung cấp nguồn lực tài chính cho FSMS có vấn đề. Điều này dễ hiểu bởi vì các doanh nghiệp này thường chú trọng đến giấy chứng nhận hệ thống quản lý hơn là lợi ích thực sự mà hệ thống mang lại.

Từ khả năng có nghĩa là tổ chức có thể đáp ứng được, từ hạn chế có nghĩa là tổ chức gặp khó khăn hoặc không thể cung cấp nguồn lực này, từ nội bộ có nghĩa là khả năng của chính tổ chức. Điều khoản này nói lên rằng, sau khi xác định được nhu cầu nguồn lực cần thiết cho FSMS thì tổ chức phải xem xét lại hiện tại mình đang có cái gì, mình cần bổ sung cái gì, cái gì mình có khả năng bổ sung, cái gì mình không có khả năng bổ sung. Sau khi xem xét xong thì phải cho ra kết quả của việc xem xét.

Việc xác định có ý nghĩa rất lớn trong việc xây dựng FSMS của bạn. Nếu tổ chức có nguồn lực dồi dào thì khả năng mở rộng phạm vi của hệ thống và các quá trình được thuận lợi, còn trường hợp khả năng cung cấp nguồn lực hạn hẹp thì tổ chức phải siết chặt phạm vi của hệ thống hơn và đồng thời giới hạn khả năng cung cấp các nguồn lực cho các quá trình hỗ trợ không mấy quan trọng cho việc đạt được kết quả như dự định.

 Làm thế nào để Chứng minh?

Sau khi xác định các nguồn lực cần thiết ở trên, tổ chức tiến hành xem xét những nguồn lực nào tổ chức có thể đáp ứng, những nguồn lực nào tổ chức gặp khó khăn hoặc không có khả năng đáp ứng.

Sau khi xác định những nguổn lực nào nội bộ tổ chức không thể cung cấp được thì tổ chức nên cân nhắc sử dụng các nguồn lực bên ngoài thay thế ở mục 7.1.1.b.

XEM XÉT NHU CẦU NGUỒN LỰC BÊN NGOÀI (7.1.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xem xét: b) nhu cầu về nguồn lực bên ngoài.

Điều này có nghĩa là gì?

Tương tự như mục 7.1.1.a, đối với những nguồn lực mà tổ chức hạn chế trong việc cung cấp thì tổ chức phải xác định có cần cung cấp từ bên ngoài không, nếu cần thì xác định cung cấp từ đâu, và cung cấp như thế nào. Một ví dụ cụ thể như tổ chức cần một dây chuyền sản xuất hiện đại, điều này tổ chức không tự cung cấp nội bộ được mà phải thông qua một nhà cung cấp bên ngoài. Hay là tổ chức thiếu nguồn lực tài chình cho hoạt động FSMS thì có thể tìm nguồn tài chính bên ngoài thông qua đi vay, bán cổ phần, …

Làm thế nào để chứng minh?

Sau khi xác định các hạn chế trong việc cung cấp nguồn lực từ nội bộ, tổ chức phải xem xét xem những hạn chế nào có thể cung cấp từ bên ngoài.

Một bảng xác định rõ những nguồn lực cung cấp từ bên ngoài có thể đủ để chứng minh việc đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn. Nguồn lực bên ngoài có thể là outsource, …

7.1.2 Nhân sự

 ĐẢM BẢO NGƯỜI LIÊN QUAN FSMS CÓ ĐỦ NĂNG LỰC

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải đảm bảo rằng những người cần để vận hành và duy trì HTQL ATTP hiệu quả đều có năng lực (xem 7.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Điều này dường như lập lại một phần yêu cầu điều khoản 7.2 về năng lực, tiêu chuẩn nhắn mạnh rằng những gì liên quan đến FSMS đều phải có năng lực phù hợp, nghĩa là các vị trí này phải được xác định yêu cầu năng lực cần thiết. Phần yêu cầu có đủ nhân sự cho FSMS thì nằm 7.1.2, điều khoàn 7.1.2 nói đến những người này phải có đủ năng lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Xem điều khoản 7.2

XÁC ĐỊNH NĂNG LỰC CHUYÊN GIA BÊN NGOÀI

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi có sử dụng sự hỗ trợ của các chuyên gia bên ngoài để xây dựng, thực hiện, vận hành hoặc đánh giá HTQL ATTP, thì bằng chứng về thỏa thuận hoặc hợp đồng xác định năng lực, trách nhiệm và thẩm quyền của các chuyên gia bên ngoài phải được lưu dưới dạng thông tin được lập thành văn bản..

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải lưu lại thông tin về năng lực, trách nhiệm và quyền hạn của chuyên gia bên ngoài khi sử dụng. Đây là yêu cầu cho chuyên gia bên ngoài tích hợp hai điều khoản là 5.3 phân công vai trò trách nhiệm và 7.2 năng lực.

Làm thế nào để biết chuyên gia bên ngoài có phù hợp cho việc xây dựng, thực hiện, vận hành hoặc đánh giá FSMS? Để trả lời yêu cầu này bạn phải xác định được những yêu cầu cần thiết cho chuyên gia này, sau đó so sánh yêu cầu với thực tế để xác định xem chuyên gia có phù hợp hay không phù hợp.

Nếu trong hợp đồng tư vấn hoặc đánh giá không chỉ ra yêu cầu năng lực chuyên gia hoặc không lưu giữ bằng chứng năng lực chuyên gia bên ngoài hoặc cả hai thì đều là một sự không phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Tài liệu yêu cầu về năng lực của các chuyên gia bên ngoài được sử dụng để thiết lập FSMS của bạn (thể hiện trong hợp đồng, thoả thuận, …)

Giữ lại các tài liệu mô tả năng lực của các chuyên gia được sử dụng để thiết lập FSMS.

7.1.3 Cơ sở hạ tầng

 CUNG CẤP CÁC NGUỒN LỰC CHO VIỆC XÁC ĐỊNH, THIẾT LẬP VÀ DUY TRÌ CƠ SỞ HẠ TẦNG

 Tiêu chuẩn yêu cầu

 Tổ chức phải cung cấp các nguồn lực để xác định, thiết lập và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của HTQL ATTP.

CHÚ THÍCH: Cơ sở hạ tầng có thể bao gồm:

– đất đai, tàu thuyền, nhà cửa và các công trình liên quan;

– thiết bị, bao gồm phần cứng và phần mềm;

– vận chuyển;

– công nghệ thông tin và truyền thông.

Điều này có nghĩa là gì?

Trong yêu cầu này bạn phải cung cấp nguồn lực để:

• Cung cấp các nguồn lực cần thiết để xác định các yêu cầu cơ sở hạ tầng.
• Cung cấp các nguồn lực cần thiết để lấp đặt cơ sở hạ tầng FSMS
• Cung cấp các nguồn lực cần thiết để duy trì cơ sở hạ tầng FSMS (như bảo trì, sửa chữa, thay thế cơ sở hạ tầng, …).

Như chú thích bên trên, cơ sở hạ tầng rất nhiều, nhưng đối với doanh nghiệp, cơ sở hạ tầng quan trọng nhất vẫn là nhà xưởng và thiết bị.

Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5603:2008 (CAC/RCP 1-1969, REV.4-2003) Qui phạm thực hành về những nguyên tắc chung đối với vệ sinh thực phẩm có nói rõ về yêu cầu cơ sở hạ tầng phù hợp cho an toàn thực phẩm như sau:

4.1 Vị trí 4.1.1 Cơ sở Cần xem xét các nguồn nhiễm bẩn tiềm ẩn ảnh hưởng tới thực phẩm khi quyết định chọn vị trí để xây dựng cơ sở sản xuất, cũng như chọn các biện pháp hợp lý có hiệu quả để bảo vệ thực phẩm. Cơ sở không được đặt ở nơi, mà sau khi xem xét những biện pháp bảo vệ vẫn thấy còn mối đe dọa cho sự an toàn và tính phù hợp của thực phẩm. Đặc biệt, vị trí cơ sở thường phải ở xa: – khu vực có môi trường ô nhiễm và các hoạt động công nghiệp khác có nhiều khả năng gây ô nhiễm thực phẩm; – khu vực dễ bị ngập lụt trừ khi có biện pháp bảo vệ cơ sở bị ngập lụt một cách hữu hiệu; – khu vực dễ bị sinh vật gây hại phá hoại; – khu vực có các chất thải, rắn hay lỏng, mà không thể loại bỏ chúng một cách hiệu quả. 4.1.2 Thiết bị Thiết bị phải được bố trí để có thể: – cho phép bảo dưỡng và làm sạch dễ dàng; – vận hành đúng với mục đích sử dụng; và – thuận lợi cho việc thực hành vệ sinh tốt, kể cả giám sát. 4.2 Nhà xưởng và các phòng 4.2.1 Thiết kế và bố trí Việc thiết kế bên trong và bố trí mặt bằng của cơ sở chế biến thực phẩm cần cho phép việc thực hành vệ sinh thực phẩm tốt, bao gồm cả việc bảo vệ chống lây nhiễm chéo giữa và trong các hoạt động chế biến và xử lý thực phẩm, khi thích hợp. 4.2.2 Cấu trúc và lắp ráp bên trong nhà xưởng Cấu trúc bên trong cơ sở thực phẩm phải được xây dựng cẩn thận bằng vật liệu bền chắc và dễ thực hiện bảo dưỡng, làm sạch, khi cần có thể tẩy trùng được. Đặc biệt, khi thích hợp, các điều kiện cụ thể sau đây phải được thỏa mãn, để bảo vệ sự an toàn và phù hợp của thực phẩm: – bề mặt tường, vách ngăn và sàn nhà phải được làm bằng vật liệu không thấm, không độc hại đúng như ý đồ thiết kế; – tường và vách ngăn phải có bề mặt nhẵn, thích hợp cho thao tác; – sàn nhà phải được xây dựng sao cho dễ thoát nước và dễ làm vệ sinh; – trần và các vật cố định phía trên trần phải được thiết kế, xây dựng để làm sao có thể giảm tối đa sự tích tụ bụi, ngưng tụ hơi nước và khả năng rơi của chúng; – cửa sổ phải dễ làm sạch, được thiết kế sao cho nó có thể hạn chế bám bụi tới mức thấp nhất, ở những nơi cần thiết, phải lắp các hệ thống chống côn trùng, có khả năng tháo lắp và làm sạch được, ở nơi cần thiết, cần phải cố định các cửa sổ. – cửa ra vào phải có bề mặt nhẵn, không thấm nước, dễ làm sạch và khi cần, phải dễ tẩy rửa. – bề mặt tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm phải tốt, bền vững, dễ làm sạch, dễ bảo dưỡng và tẩy trùng. Chúng phải được làm bằng vật liệu nhẵn, không thấm nước, trơ đối với thực phẩm, trơ đối với các chất tẩy rửa, chất tẩy trùng trong những điều kiện hoạt động bình thường. 4.2.3 Nhà xưởng tạm thời/lưu động và các máy bán hàng tự động Nhà xưởng và cấu trúc được đề cập ở đây bao gồm cả các quầy bán hàng ở chợ, quầy bán lưu động và xe bán hàng rong ngoài phố, các nhà xưởng tạm thời, tại đó thực phẩm được xử lý chẳng hạn như các lều và rạp. Nhà xưởng và cấu trúc như vậy phải được bố trí, thiết kế và xây dựng sao cho tránh được ở mức tối đa sự ô nhiễm thực phẩm và sự cư trú của sinh vật gây hại. Khi áp dụng những điều kiện và yêu cầu đặc biệt này, bất kỳ mối nguy nào cho vệ sinh thực phẩm liên quan đến những phương tiện trên phải được kiểm soát đầy đủ để bảo đảm tính an toàn và tính phù hợp của thực phẩm. 4.3 Thiết bị 4.3.1 Khái quát Thiết bị và đồ đựng (không kể đồ đựng và bao gói dùng một lần) tiếp xúc với thực phẩm, phải được thiết kế và chế tạo để đảm bảo, khi cần, chúng được làm sạch, tẩy trùng và bảo dưỡng dễ dàng để tránh gây nhiễm bẩn thực phẩm. Thiết bị và đồ đựng phải được làm bằng vật liệu không gây độc hại cho việc sử dụng đã định. Nơi cần thiết, thiết bị phải bền, dễ di chuyển, tháo lắp để bảo dưỡng, để làm sạch tẩy trùng, giám sát thích hợp, ví dụ như dễ kiểm tra sinh vật gây hại chẳng hạn. 4.3.2 Thiết bị kiểm soát và giám sát thực phẩm Ngoài những yêu cầu chung trong 4.3.1, thiết bị dùng để nấu, xử lý nhiệt, làm nguội, lưu giữ hay làm đông lạnh thực phẩm phải được thiết kế làm sao nhanh chóng đạt được nhiệt độ theo yêu cầu của thực phẩm, nhằm đảm bảo tính an toàn và phù hợp của thực phẩm và duy trì nhiệt độ đó một cách hữu hiệu. Thiết bị đó phải được thiết kế có thể giám sát, kiểm soát được nhiệt độ, ở những nơi cần thiết, các thiết bị đó phải có phương tiện hữu hiệu để kiểm soát và giám sát độ ẩm không khí, dòng khí và các thông số bất kỳ nào khác có tác dụng bất lợi tới tính an toàn và phù hợp của thực phẩm. Những yêu cầu này nhằm đảm bảo: – vi sinh vật có hại hay các vi sinh vật không mong muốn hoặc các độc tố của chúng, đã được loại trừ hoặc làm giảm tới mức an toàn, hoặc sự tồn tại và sinh trưởng của chúng đã được kiểm soát một cách hữu hiệu; – ở nơi thích hợp, có thể giám sát các giới hạn tới hạn theo phương pháp HACCP; và – với nhiệt độ và với điều kiện khác cần thiết cho sự an toàn và tính phù hợp của thực phẩm có thể nhanh chóng đạt được và duy trì chúng. 4.3.3 Đồ đựng chất phế thải và các thứ không ăn được Đồ đựng phế thải, sản phẩm phụ và các chất không ăn được hoặc chất nguy hiểm phải có thiết kế đặc biệt để dễ nhận biết, có cấu trúc phù hợp, nơi cần thiết, phải được làm bằng vật liệu ít bị hư hỏng. Đổ chứa các chất nguy hiểm phải được phân biệt rõ và, khi cần, có thể khóa được để tránh sự nhiễm bẩn thực phẩm do cố ý hay tình cờ. 4.4 Phương tiện 4.4.1 Cung cấp nước Cần có hệ thống cung cấp nước uống sao cho luôn được đầy đủ và có các phương tiện thích hợp để lưu trữ, phân phối nước và kiểm soát nhiệt độ, để đảm bảo tính an toàn và phù hợp với thực phẩm. Nước uống được là nước đã qui định trong lần xuất bản mới nhất của “Các hướng dẫn về chất lượng nước uống” của Tổ chức Y tế thế giới, hoặc là nước uống có tiêu chuẩn cao hơn. Nước không uống được (ví dụ như nước dùng để cứu hỏa, sản xuất hơi nước, làm lạnh và các mục đích khác mà không làm ô nhiễm thực phẩm), thì nước này được cấp theo một hệ thống riêng. Các hệ thống nước không uống được phải được tách riêng biệt, không được nối hoặc không cho phép hồi lưu vào hệ thống nước sạch uống được. 4.4.2 Hệ thống thoát nước và rác thải Phải có hệ thống thoát nước và phương tiện đổ rác thải hợp lý. Chúng phải được thiết kế và xây dựng sao cho tránh được mối nguy hiểm nhiễm bẩn cho thực phẩm hay gây nhiễm nguồn cung cấp nước sạch uống được. 4.4.3 Làm sạch Cần bố trí các phương tiện phục vụ hợp vệ sinh, được thiết kế thích hợp để làm sạch thực phẩm, đồ dùng và thiết bị. Những phương tiện đó phải được cung cấp đủ nước uống được, nước nóng và nước lạnh, khi thích hợp. 4.4.4 Phương tiện vệ sinh cá nhân và khu vực vệ sinh Cần có các phương tiện vệ sinh cá nhân để luôn duy trì chế độ vệ sinh cá nhân ở mức thích hợp nhằm tránh nhiễm bẩn cho thực phẩm, khi thích hợp, các phương tiện đó phải bao gồm: – phương tiện để rửa và làm khô tay, như chậu rửa có hệ thống cấp nước nóng và nước lạnh (hoặc có nhiệt độ phù hợp, có thiết bị kiểm soát). – nhà vệ sinh được thiết kế hợp vệ sinh; và – có các phương tiện, khu vực riêng biệt và hợp lý để nhân viên thay quần áo; – các phương tiện trên phải được bố trí và thiết kế hợp lý. 4.4.5 Kiểm soát nhiệt độ Tùy thuộc vào bản chất của các thao tác chế biến thực phẩm, mà cần có các phương tiện phù hợp để làm nóng, làm nguội, đun nấu, làm lạnh và làm lạnh đông thực phẩm, hoặc để duy trì chế độ bảo quản mà thực phẩm đã được làm lạnh hay lạnh đông, để giám sát nhiệt độ thực phẩm và khi cần để kiểm soát nhiệt độ môi trường xung quanh nhằm đảm bảo tính an toàn và phù hợp của thực phẩm. 4.4.6 Chất lượng không khí và sự thông gió Thiết kế hệ thống thông gió tự nhiên hay dùng quạt cưỡng bức, đặc biệt nhằm: – hạn chế đến mức tối thiểu nhiễm bẩn thực phẩm do không khí, ví dụ như từ dòng khí hay nước ngưng tụ; – kiểm soát nhiệt độ môi trường xung quanh; – kiểm soát các mùi có thể ảnh hưởng tới sự phù hợp của thực phẩm; và – kiểm soát độ ẩm không khí, nếu cần, để đảm bảo tính an toàn và tính phù hợp của thực phẩm; Các hệ thống thông gió phải được thiết kế và xây dựng sao cho dòng khí không được chuyển động từ khu vực ô nhiễm tới khu vực sạch và, ở đâu cần, hệ thống thông gió đó cũng có chế độ bảo dưỡng dễ dàng và được làm sạch một cách thuận lợi. 4.4.7 Chiếu sáng Cần cung cấp đủ ánh sáng tự nhiên hay nhân tạo để tiến hành thao tác được rõ ràng. Khi thiết kế hệ thống chiếu sáng làm sao ánh sáng không làm cho người thao tác nhìn các màu bị sai lệch. Cường độ ánh sáng phải phù hợp với tính chất thao tác. Nguồn sáng cần phải được bảo vệ sao cho thực phẩm không bị nhiễm bẩn do các mãnh vỡ. 4.4.8 Bảo quản Khi cần, phải bố trí phương tiện thích hợp để bảo quản thực phẩm, cũng như bảo quản các chất liệu và các hóa chất phi thực phẩm (như các chất tẩy rửa, dầu nhờn, nhiên liệu). Khi thích hợp, phương tiện dùng để bảo quản thực phẩm phải được thiết kế và xây dựng sao cho: – có chế độ bảo dưỡng và làm vệ sinh thuận lợi; – tránh được sinh vật gây hại xâm nhập và ẩn náu; – bảo vệ một cách hữu hiệu để thực phẩm khỏi bị ô nhiễm trong khi bảo quản, và – khi cần, tạo ra được một môi trường nhằm giảm đến mức tối thiểu sự hư hại của thực phẩm (ví dụ bằng cách kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm không khí). Những loại phương tiện bảo quản, được bố trí sẽ tùy thuộc vào tính chất của thực phẩm. Nơi cần, phải bố trí các phương tiện riêng, an toàn để cất giữ các vật liệu tẩy rửa và chất độc hại.

Làm thế nào để chứng minh?

Cung cấp cơ sở hạ tầng có nghĩa là với những cơ sở hạ tầng có sẵn thì chúng ta không cần cung cấp, với những thứ mà chúng ta chưa có thì chúng ta tiến hành bổ sung thông qua việc mua sắm, thuê, … sau đó cung cấp cho quá trình cần. Chúng ta cần có một danh sách các cơ sở hạ tầng cần thiết như ở trên, sau đó một bảng bổ sung các cơ sở hạ tầng mới là đủ.

Sau khi được cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết, tổ chức phải có một kế hoạch duy trì cơ sở hạ tầng này luôn ở trạng thái phù hợp nhằm đảm bảo nó hỗ trợ quá trình tạo ra các sản phẩm như dự định. Việc duy trì không phải là duy trì số lượng hay tránh làm nó hư hỏng mà còn duy trì khả năng vốn có của cơ sở hạ tầng đó.  Duy trì cơ sở hạ tầng còn có nghĩa là đảm bảo tình nguyên vẹn trong khả năng của nó trước các sự cố như: bị mất điện, cháy nổ, nhiễm virus máy tính, lũ lụt hay một vụ nổ khí … nhằm đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh. Một kế hoạch bảo trì định kỳ là phù hợp để đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn. Kế hoạch bảo trì gồm hai quá trình là bảo trì phòng ngừa và bảo trì sửa chửa.

Cuối cùng là đảm bảo các cơ sở hạ tầng của bạn phù hợp với các yêu cầu trên của FSMS.

7.1.4 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

XÁC ĐỊNH MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CẦN THIẾT

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xác định môi trường làm việc cần thiết cho cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của HTQL ATTP (7.1.4).

 Điều này có nghĩa là gì?

Môi trường làm việc cần thiết cho HTQLATTP bao gồm 2 yếu tố, một là môi trường làm việc cho quá trình và môi trường làm việc cho người vận hành quá trình. Ví dụ môi trường làm việc cho quá trình lưu kho là nhiệt độ bảo quản (đông lạnh dưới 20 độ C), ví dụ môi trường làm việc cho người lao động khâu cắt cá là anh sáng phải đủ.

Nói về môi trường người ta thường nói đến các yếu tố chính:

• Yếu tố vật lý: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tốc độ gió, độ rung, thiên tai, độ sạch, tia UV, tia X, ….
• Yếu tố hoá học: nồng độ hoá chất trong không khí (CO₂, O₂, Xylene …) …
• Yếu tố sinh học: vi khuẩn, bệnh tật, Ecgonomic (sinh lý học lao động)…
• Yếu tố xã hội: phân biệt đối xử, xung đột, cạnh tranh…
• Yếu tố tâm lý: stress, trầm cảm, tức giận, mất ngủ, …

Nói đến quá trình là chúng ta nhớ đến sơ đồ con rùa của quá trình. Trong đó, có 4 yếu tố đầu vào là nguyên vận liệu, con người, thiết bị, phương pháp và một yếu tố đầu ra là sản phẩm. Trong 5 yếu tố này thì chỉ có một yếu tố là phương pháp là ít ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài nhất. Chúng ta xem xét bốn yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất như sau:

• Nguyên vật liệu: một số nguyên vật liệu phụ thuộc vào điều kiện bảo quản như nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, …
• Thiết bị: phụ thuộc nhiều vào môi trường hoạt động như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, chất lượng không khí;
• Sản phẩm: đỏi hỏi điều kiện bảo quản cụ thể để đảm bảo duy trì chất lượng sản phẩm và tuổi thọ, điều kiện bao gồm nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tốc độ gió.
• Con người: là nhân tố chịu ảnh hưởng của môi trường làm việc mạnh nhất, các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, không gian làm việc, tính an toàn, các vấn đề tâm lý và xã hội.

Vì vậy, để đảm bảo quá trình hoạt động tạo ra sản phẩm phù hợp chúng ta phải xác định môi trường này và đưa ra các biện pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề này.

Môi trường làm việc có tính quyết định đối với chất lượng sản phẩm và hiệu suất lao động. Các yếu tố vật lý ảnh hưởng đến cả sản phẩm và quá trình sản xuất và các yếu tố này đều ảnh hưởng đến hành vi cá nhân và điều này có tác động trực tiếp đến hoạt động của tổ chức và hậu quả là tác động đến chất lượng sản phẩm. Đây là nhiệm vụ của quản lý để kiểm soát các yếu tố vật lý, các khía cạnh kiểm soát như:

• Trước hết là giữ chúng trong mức quy định của pháp luật quy định;
• Thứ hai là giữ chúng trong các giới hạn cần thiết để ngăn chặn sự suy giảm của các sản phẩm, nguyên vật liệu, hoạt động an toàn của thiết bị;
• Thứ ba là giữ ở mức mà có thể tạo cảm giác thoải mái cho người để thực hiện công việc một cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể.

Các yếu tố vật lý của môi trường này sẽ làm ảnh hưởng đến hành vi cá nhân bằng cách gây ra mệt mỏi, mất tập trung, tai nạn và một loạt các vấn đề sức khỏe. Có những luật định chi phối rất nhiều các yếu tố vật lý như tiếng ồn, ô nhiễm không khí, không gian và an toàn. Ngoài ra còn có những luật định liên quan đến việc làm của người khuyết tật mà ảnh hưởng đến môi trường vật lý trong việc tiếp cận và ecgonomic. Các tương tác xã hội tại nơi làm việc ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các cá nhân như mối quan hệ giữa người lao động-ông chủ, người lao động với cấp dưới, người lao động với đồng nghiệp.

Đây là tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm, nên chúng ta nhìn các yếu tố môi trường làm việc này dưới góc độ an toàn thực phẩm, không nên nhìn ở gốc độ an toàn sức khoẻ sẽ dễ dẫn đến trùng lặp nhiều hệ thống và làm việc quản lý thêm nặng nề và khó khăn hơn. Chẳng hạn như tiếng ồn chúng ta nhìn hai góc độ như sau:

• Góc độ an toàn thực phẩm: tiếng ồn sẽ làm người thao tác mệt mỏi và căng thẳng làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và an toàn như là bỏ nhằm sản phẩm, tạo nhiều sản phẩm không phù hợp, …
• Góc độ an toàn: tiếng ồn làm ảnh hướng đến màng nhĩ, lâu ngày làm giảm thính lực.

Làm thế nào để Chứng minh?

Để xác định môi trường cần thiết chúng ta tiến hành theo trình tự sau:

• Đầu tiên là xác định các luật định liên quan đến mối trường làm việc cho con người, môi trường xung quanh và cho sản phẩm, các CCP, các OPRP, và các đặc điểm, yêu cầu kỹ thuật cho từng quá trình
• Tiếp theo xác định các môi trường cần thiết cho việc vận hành quá trình, bảo quản sản phẩm, phương pháp đo lường và cho các thiết bị mà hoạt động của nó có thể bị ảnh hưởng bởi môi trường làm việc.
• Cuối cùng là xác định môi trường làm việc thích hợp nhất cho người lao động cảm thấy làm việc thoải mái, làm tăng năng suất và chất lượng sản phẩm. Đồng thời cũng xác định các mâu thuẩn có thể phát sinh trong trong quá trình làm việc, các vấn để stress tâm lý. Ở các công ty châu Âu, trước giờ làm việc họ thường bố trí các nhà tâm lý trước cổng ra vào nhằm phát hiện những người lao động có vấn đề về tâm lý để tư vấn và giúp họ bớt căng thẳng và làm việc tốt hơn.

Sau khi xác định xong các yếu tố môi trường làm việc, chúng ta đánh giá xem yếu tố nào cần thiết phải quản lý, yếu tố nào chưa cần thiết và lập thành một danh sách các yếu tố này. Bảng danh sách này có thể là bằng chứng tốt nhất cho việc đáp ứng các yêu cầu này của tiêu chuẩn.

CUNG CẤP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CẦN THIẾT

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải cung cấp môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của HTQL ATTP (7.1.4).

 Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xác định được các yêu tố môi trường làm việc cần thiết cho việc vận hành quá trình đạt được sự phù hợp sản phẩm, tổ chức tiến hành xem xét những yếu tố nào hiện tại đã đạt yêu cầu không cần đưa ra đối sách kiểm soát, những yếu tố nào cần đưa ra đối sách kiểm soát.

Những yếu tố môi trường làm việc nào cần phải cung cấp cơ sở vật chất mới đáp ứng yêu cầu thì chúng ta phải cung cấp cơ sở vật chất để tạo ra môi trường phù hợp.

Trong các yếu tố môi trường làm việc thì yếu tố tâm lý và xã hội là khó quản lý nhất, chúng liên quan nhiều đến mối quan hệ công việc, cá tính và đời sống cá nhân của người lao động. Ngoài ra, yếu tố sinh học cũng tuân theo quy luật của nó, đối với buổi sáng thì con người làm việc hiệu quả và đạt chất lượng hơn buổi chiều do buổi chiều, các cơ mệt mỏi và năng lượng hoạt động giảm xuống. Chính các vấn đề này mà ở những nơi quan trọng yêu cầu độ chính xác cao và ổn định người ta thường sử dụng các con rô bốt thay cho con người.

Làm thế nào để chứng minh

Cũng giống như cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc cũng phải được cung cấp nếu chúng hiện tại chưa phù hợp để hỗ trợ các quá trình tạo ra đầu ra mong muốn. Việc cung cấp môi trường làm việc được thực hiện theo các bước sau:

• Đầu tiên là xác định các yếu tố môi trường làm việc hiện có đã phù hợp chưa và những yếu tố nào chưa phù hợp cần phải thực hiện cải tiến hoặc bổ sung nguồn lực cho việc đáp ứng các yêu cầu này.
• Đối với các yếu tố cần cải tiến hoặc bổ sung các nguồn lực để quá trình tạo ra sản phẩm phù hợp phải tiến hành cải tiến và cung cấp nguồn lực cho nó;
• Đánh giá lại hoạt động kiểm soát lại việc cung cấp môi trường làm việc có phù hợp với yêu cầu chưa.

Sau đây chúng tôi giới thiệu khái quát một số cách kiểm soát môi trường làm việc:

+ Đối phó với các yếu tố vật lý ảnh hưởng đến sản phẩm

Các yếu tố vật lý của môi trường làm việc có ảnh hưởng đến tính phù hợp của sản phẩm cần được xác định thông qua FMEA thiết kế. Điều này sẽ giúp xác định xem các sản phẩm nhạy cảm với nhiệt độ, độ ẩm, độ rung, ánh sáng và ô nhiễm.

Khi sản phẩm bị phân hủy nếu tiếp xúc với ánh sáng hoặc không khí, các quá trình sản xuất phải được thiết kế để cung cấp sự bảo vệ cần thiết khi các vật liệu tồn tại quá trình này.

Để ngăn ngừa sự ô nhiễm từ các thành phần hạt mang điện và ô nhiễm hóa học thì phòng sạch thường được xây dựng cho việc sản xuất, lắp ráp và thử nghiệm nhầm giảm thiểu tác động của chúng đến quá trình chế tạo và lắp ráp. Để sản xuất thực phẩm và thuốc theo tiêu chuẩn quy định thì mức độ sạch cao và vệ sinh tốt cần phải được duy trì trong quá trình sản xuất và chuẩn bị. Đối với những điều này và nhiều lý do khác, môi trường làm việc cần phải được kiểm soát.

• Duy trì tài liệu chuẩn mực kiểm soát.
• Cấm nhân viên không được phép vào khu vực.
• Tổ chức tập huấn cho các nhân viên đang làm việc trong các khu vực.
• Cung cấp hệ thống báo động để cảnh báo các trục trặc trong môi trường.
• Thực hiện đo lường và giám sát môt trường làm việc này.
• Duy trì hồ sơ về các điều kiện như một phương tiện để chứng minh rằng các tiêu chuẩn đang được đạt được.

+ Đối phó với các yếu tố vật lý ảnh hưởng đến con người

Ảnh hưởng của các yếu tố vật lý dễ dàng xử lý hơn so với yếu tố con người, bởi vì các yếu tố vật lý là hữu hình và dễ đo lường và kiểm soát. Để quản lý các yếu tố vật lý chúng ta trước hết cần phải xác định chúng và điều này đòi hỏi một nghiên cứu về môi trường làm việc phải được thực hiện để xác định ảnh hưởng của nó đối với người lao động và chất lượng sản phẩm. Trong đối phó với các yếu tố vật lý, bạn có thể cần làm một số công việc để xác định và quản lý các yếu tố dưới đây:

• Sử dụng một phương pháp trực quan như thảo luận để phát hiện các yếu tố liên quan đến an toàn và không liên quan chất lượng của môi trường như tiếng ồn, ô nhiễm, độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, không gian, dễ bị ảnh hưởng, …
• Nghiên cứu luật pháp và tài liệu hướng dẫn có liên quan để xác định những yếu tố có thể tồn tại trong môi trường làm việc do sự hoạt động của quá trình nhất định, sử dụng các sản phẩm hoặc thiết bị nào đó. Chúng tôi làm việc X do đó từ bằng chứng lịch sử và khoa học sẽ có tác động đến việc Y. Xác định các tiêu chuẩn cho mỗi yếu tố mà cần phải được duy trì để cung cấp môi trường thích hợp.
• Thiết lập có tiêu chuẩn có thể đạt được bằng cách thiết kế không gian làm việc, bằng cách kiểm soát người lao động hoặc kiểm soát quản lý hay bảo vệ khỏi các tác động môi trường là cần thiết (bảo vệ tai, mắt, phổi, tay chân, thân mình hoặc da).
• Xác định các quy định cần thiết để loại bỏ, giảm bớt hoặc kiểm soát các tác động.
• Đưa ra đặt ra việc đo lường cho các nơi đã được xác định.
• Đo lường và giám sát môi trường lao động cho phù hợp với các tiêu chuẩn và thực hiện các quy định.
• Định kỳ lặp lại các bước trên để xác định bất kỳ sự thay đổi đó sẽ ảnh hưởng đến các tiêu chuẩn hoặc quy định hiện tại trong nơi đó. Và tự hỏi – Tiêu chuẩn vẫn còn thích hợp không? Phương pháp bây giờ có tốt hơn để đối phó với tác động môi trường không?

+  Đối phó với các yếu tố con người

Các nhà quản lý thường bị cáo buộc bỏ qua các yếu tố con người, nhưng các yếu tố đó đều không dễ dàng xác định hoặc quản lý. Với yếu tố vật lý, bạn có thể đo lường mức độ ánh sáng và điều chỉnh nó nếu nó quá sáng hoặc quá tối. Bạn không thể đo đạo đức, văn hóa, khí hậu, căng thẳng nghề nghiệp – tất cả các bạn thấy là ảnh hưởng của nó và ảnh hưởng chính là tác động động lực thúc đẩy nhân viên.

• Các nhà quản lý cần phải hiểu và phân tích hành vi của con người và tạo điều kiện trong đó nhân viên có động lực để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
• Việc nghiên cứu tư thế lao động (công thái học hoạc ecgônômic) sẽ giúp tổ chức bố trí vị trí làm việc và tư thế làm việc phù hợp giúp hạn chế bệnh nghề nghiệp và giúp tăng năng suất lao động và chất lượng sản phẩm;
• Việc bố trí thời giam làm việc và nghỉ ngơi cũng rất quan trọng nó ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc. Theo các nhà nghiên cứu công thái học chu kỳ làm việc tốt nhất là 0 – 1,5 giờ sau đó giảm xuống dần, vì vậy ở các công ty nước ngoài sau hai giờ làm việc họ cho nghỉ giải lao 10 – 15 phút để xả bỏ áp lực, tái tạo năng lượng cho một chu kỳ làm việc mới.
• Việc bố trí những bản nhạc với cường độ phù hợp với từng thời gian cũng giúp giảm bớt stress và mệt mỗi tạo hưng phấn mới cho chù kỳ làm việc tiếp theo.

DUY TRÌ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CẦN THIẾT

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải duy trì môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của HTQL ATTP (7.1.4).

 Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi cung cấp môi trường làm việc cần thiết thì việc duy trì môi trường này một cách hiệu quả là một điều cần thiết. Một câu hỏi lớn đặt ra là làm thế nào để duy trì khả năng của môi trường làm việc sau khi đã sử dụng một thời gian? trả lời câu hỏi này là một quá trình quản lý môi trường làm việc một cách chặt chẽ và hiệu quả.

Làm thế nào để chứng minh?

Một kế hoạch đo lường và giám sát môi trường làm việc và một kế hoạch bảo trì liên quan đến các thiết bị cung cấp môi trường làm việc có thể là phù hợp để đáp ứng yêu cầu này.

Một ví dụ dễ hiểu cho quá trình này là máy lạnh tạo nhiệt độ bảo quản cho kho chứa sản phẩm dược, nhiệt độ kiểm soát là 25 ± 2⁰C. Chúng ta phải có kế hoạch bảo dưỡng máy lạnh cho việc chạy ổn định, có nhiệt kế chuẩn để giám sát xem nhiệt độ có đúng quy định không và lưu lại hồ sơ này.

Ngoài ra, chúng ta cần chú ý đến những thay đổi trong quá trình duy trì môi trường làm việc, cụ thể như số người lao động tăng lên, một số thiết bị mới gây tác động đến môi trường làm việc thì chúng ta phải tiến hành xác định và đánh giá lại.

Ví dụ Danh sách yêu cầu môi trường làm việc công ty thực phẩm
Công đoạn	Yêu cầu môi trường lao động	Phương pháp giám sát và đo lường	Thiết bị
Bảo quản nguyên liệu	Nhiệt độ 25 ± 20C	Đo lường nhiệt độ hàng ngày;	Máy lạnh; Nhiệt ẩm kế.
Độ ẩm < 70%	Đo lường độ ẩm hàng ngày;	Máy hút ẩm; Nhiệt ẩm kế.
Sản xuất	Nhiệt độ 25 – 300C	Đo lường nhiệt độ hàng ngày;	Máy lạnh; Nhiệt ẩm kế.
Độ ẩm 40 – 70%	Đo lường độ ẩm hàng ngày;	Máy hút ẩm; Nhiệt ẩm kế.
Ánh sáng 500 lux	Đo cường độ ánh sách	Đèn huỳnh quang; Quang kế
Hàm lượng vi sinh vật trong không khí < 103 CFU/m3 không khí	Lấy mẫu không khí kiểm tra mật độ vi sinh vật	Máy lọc không khí màng lọc < 0.2 μm
Tốc độ gió	0.8 – 1.2 m/s	Thiết bị đo tốc độ gió.

7.1.5 Các yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

CÁC YẾU TỐ PHÁT TRIỂN BÊN NGOÀI HỆ THỐNG PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU TIÊU CHUẨN NÀY

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi tổ chức thiết lập, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP bằng cách sử dụng các yếu tố phát triển bên ngoài của HTQL ATTP, bao gồm PRP, phân tích mối nguy và kế hoạch kiểm soát mối nguy, tổ chức phải đảm bảo rằng các yếu tố được cung cấp: a) phát triển phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này; (7.1.5.a).

 Điều này có nghĩa là gì?

Trong bài viết 
http://quantri24h.com/iso-22000-2018-so-sanh-7-1-5-va-7-1-6/, tôi đã phân biệt rõ các yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống. Các yếu tố này bao gồm các yếu tố liên quan đến áp dụng các tài liệu vào việc phân tích đánh giá các mối nguy, các chương trình PRP, Kế hoạch HACCP hoặc sử dụng các tư vấn bên ngoài trong việc thực hiện phân tích rủi ro, hoạch định hệ thống, …

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải đánh giá tính phù hợp của yếu tố phát triển bên ngoài này xem có phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này không, nếu phù hợp mới được áp dụng. Ví dụ như khách hàng bạn yêu cầu bạn sử dụng phương pháp phân tích rủi ro của khách hàng để phân tích các sản phẩm sản xuất cho họ, điều đầu tiên mà bạn làm là đánh giá xem phương pháp này có phù hợp với các yêu cầu trong điều khoản 8.5.4 của tiêu chuẩn này không, nếu phương pháp này đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn thì bạn áp dụng bình thường, trường hợp phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn thì bạn phải xem xét chúng còn thiếu xót cái gì và bổ sung thiếu xót đó để đáp ứng được yêu cầu của tiêu chuẩn này. Chẳng hạn, yêu cầu xác định mối nguy của khách hàng bạn không đề cập đến việc phân tích mối nguy nhiễm chéo từ các chất gây dị ứng, nhưng trong điều khoản 8.5.4 đề cập đến khả năng nhiễm chéo các chất dị ứng thì bạn phải bổ sung thêm phần này.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên là bạn phải xác định được các yếu tố nào là yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống, sau đó bạn phải đánh giá yếu tố này so với yêu cầu tiêu chuẩn có phù hợp hay chưa? Nếu chưa phải chỉ rõ chỗ nào chưa phù hợp và tiến hành bổ sung phần thiếu sót cho phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn.

CÁC YẾU TỐ PHÁT TRIỂN BÊN NGOÀI HỆ THỐNG PHÙ HỢP VỚI CÁC ĐẶC ĐIỂM QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi tổ chức thiết lập, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP bằng cách sử dụng các yếu tố phát triển bên ngoài của HTQL ATTP, bao gồm PRP, phân tích mối nguy và kế hoạch kiểm soát mối nguy, tổ chức phải đảm bảo rằng các yếu tố được cung cấp: b) có thể áp dụng được với các đặc điểm, các quá trình và các sản phẩm của tổ chức (7.1.5.b).

 Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn rằng, trước khi bạn áp dụng các yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống này bạn phải đánh giá xem có phù hợp với các quá trình tổ chức hay không? Nếu nó phù hợp thì áp dụng, không thì không áp dụng.

Ví dụ như bạn là nhà máy chế biến thực phẩm, bạn muốn sử dụng các chương trình tiên quyết có sẵn để áp dụng cơ sở bạn, bạn tìm thấy các tiêu chuẩn liên quan đến chương trình tiên quyết như sau: TCVN ISO/TS 22002-1:2013 – chương trình tiên quyết về an toàn thực phẩm – phần 1: chế biến thực phẩm, TCVN ISO/TS 22002-2: chương trình tiên quyết về an toàn thực phẩm – phần 2: cung cấp thực phẩm, TCVN ISO/TS 22002-3:2013 – chương trình tiên quyết về an toàn thực phẩm – phần 3: nuôi trồng. Để phù hợp với nhà máy của bạn thì bạn chọn TCVN ISO 22002-1:2013 chương trình tiên quyết về ATTP dành cho nhà máy chế biến thực phẩm là phù hợp, bạn không thề chọn TCVN ISO 22002-3 dành cho nông trại để áp dụng cho nhà máy bạn được. Hay bạn là cơ sở cung cấp suất ăn công nghiệp thì không thể dùng chương trình tiên quyết cho nhà máy chế biến được (ISO 22002-1) hay chương trình tiên quyết cho nông trại (ISO 22002-3) mà phải dùng chương trình tiên quyết cho Cung cấp thực phẩm (ISO 22002-2).

Mục đích yêu cầu này của tiêu chuẩn là khi sử dụng yếu tố bên ngoài hệ thống thì đảm bảo yếu tố đó phù hợp với các quá trình của bạn, nếu không phù hợp thì không dùng. Một ví dụ khác như bạn sử dụng chuyên gia tư vấn an toàn thực phẩm cho nhà hàng khách sạn để về tư vấn xây dựng FSMS cho công ty sản xuất mì ăn liền là không phù hợp.

Trong trường hợp khách hàng bạn là công ty chế biến hoa quả sấy khô, công ty bạn là công ty trồng trọt tạo trái cây cung cấp cho khách hàng, khách hàng bạn yêu cầu bạn sử dụng các PRP giống như của nhà máy khách hàng của bạn thì điều này là không phù hợp bởi vì quá trình nuôi trồng và chế biến rất khác nhau.

Làm thế nào để chứng minh?

Điều đầu tiên là bạn xem các quá trình mà yếu tố phát triển bên ngoài hướng đến và các quá trình sản xuất chính của bạn có phù hợp với nhau hay không? Nếu phù hợp thì mới áp dụng, không phù hợp thì không áp dụng. Bạn lưu lại bằng chứng xem xét này giống như việc chứng minh sự phù hợp của biện pháp.

CÁC YẾU TỐ PHÁT TRIỂN BÊN NGOÀI HỆ THỐNG PHÙ HỢP VỚI CÁC NHÓM AN TOÀN THỰC PHẨM

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi tổ chức thiết lập, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP bằng cách sử dụng các yếu tố phát triển bên ngoài của HTQL ATTP, bao gồm PRP, phân tích mối nguy và kế hoạch kiểm soát mối nguy, tổ chức phải đảm bảo rằng các yếu tố được cung cấp c) thích nghi đặc biệt với các quá trình và sản phẩm của tổ chức thông qua nhóm an toàn thực phẩm (7.1.5.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi mới đọc sơ qua bạn thấy yêu cầu điều khoản này trùng với yêu cầu trước đó (7.1.5.b), tuy nhiên chúng khách nhau hoàn toàn. Ở điều khoản trên nói đến sự phù hợp với các quá trình và sản phẩm của tổ chức, ở điều khoản này nói đến sự phù hợp với nhân sự trong ban an toàn thực phẩm.

Chẳng hạng, khi bạn quyết định chọn ISO 22002-1 áp dụng cho tổ chức của bạn, thì việc đảm bảo rằng các nhân sự trong đội an toàn thực phẩm có đủ năng lực để áp dụng phương pháp này vào thực tế hay không? Sau khi áp dụng xong liệu nhân sự đó có đủ trình độ để duy trình được các yêu tố này hay không. Do đó trước khi áp dụng bạn phải xác định các yêu tố này.

Trong trường hợp bạn sử dụng các kỹ thuật tiên tiến để kiểm soát các mối nguy, tuy nhiên năng lực của đội ATTP của tổ chức bạn không đủ trình độ để vận hành thì đó là một sự không phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi bạn áp dụng bất ký yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống, bạn phải đánh giá xem năng lực của đội ATTP bạn có phù hợp cho việc áp dụng yếu tố đó không, việc xác định phù hợp hay không là bằng chứng chứng minh tính phù hợp của tiêu chuẩn này.

Trong trường hợp bạn sử dụng tư vấn để thiết lập hệ thống và phân tích rủi ro, sau khi tư vấn xong thì làm thế nào bạn đảm bảo các hệ thống được cập nhật liên tục và các rủi ro mới được nhận diện và các mối nguy mới được xác định và kiểm soát. Yêu cầu này nói lên là sau khi chuyên gia đi thì nhóm ATTP phải đủ khả năng vận hành và cập nhật hệ thống, nếu nhóm không đủ trình độ đó thì hệ thống không được cập nhật kịp thời, các rủi ro và mói nguy mới phát sinh không được nhận diện và cập nhật kịp thời.

CÁC YẾU TỐ PHÁT TRIỂN BÊN NGOÀI HỆ THỐNG PHẢI ĐƯỢC THỰC HIỆN, DUY TRÌ VÀ CẬP NHẬT

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi tổ chức thiết lập, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP bằng cách sử dụng các yếu tố phát triển bên ngoài của HTQL ATTP, bao gồm PRP, phân tích mối nguy và kế hoạch kiểm soát mối nguy, tổ chức phải đảm bảo rằng các yếu tố được cung cấp d) được thực hiện, duy trì và cập nhật theo yêu cầu của tiêu chuẩn này (7.1.5.d).

 Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức đã xác định rồi phải áp dụng chúng, duy trì và cập nhật thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Việc thực hiện thì dễ việc duy trì và cập nhật lại thì khó, cập nhật nói đến các sự thay đổi của các yếu tố này, các yếu tố mới phát triển làm sao chúng ta nhận diện và cập nhật kịp thời.

Tóm lại tiêu chuẩn yêu cầu chúng ta đừng quên mình đang áp dụng các yếu tố phát triển bên ngoài hệ thống, đo đó phải kiểm soát thực hiện, và cung cấp các nguồn lực phù hợp để cập nhật kịp thời chúng.

Làm thế nào để chứng minh?

Để chứng minh bạn phải áp dụng chúng, duy trì và phải cập nhật thường xuyên các yêu tố này. Đồng thời cung cấp đủ nguồn lực để thực hiện chúng.

LƯU LẠI THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN CÁC YẾU TỐ PHÁT TRIỂN BÊN NGOÀI HỆ THỐNG

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi tổ chức thiết lập, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP bằng cách sử dụng các yếu tố phát triển bên ngoài của HTQL ATTP, bao gồm PRP, phân tích mối nguy và kế hoạch kiểm soát mối nguy, tổ chức phải đảm bảo rằng các yếu tố được cung cấp e) được lưu dưới dạng thông tin được lập thành văn bản (7.1.5.e).

 Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn lưu lại thông tin dạng văn bản về các yêu tố phát triển bên ngoài hệ thống này bao gồm:

• Bằng chứng xác định sự phù hợp yếu tố này với các quá trình, sản phẩm và đội ATTP của tổ chức;
• Bằng chứng về việc thực hiện, duy trì và cập nhật chúng;

Làm thế nào để chứng minh?

Lưu lại thông tin dạng văn bản các yêu cầu trên.

7.1.6 KIỂM SOÁT CÁC QUÁ TRÌNH, SẢN PHẨM HOẶC DỊCH VỤ ĐƯỢC BÊN NGOÀI CUNG CẤP

 

THIẾT LẬP VÀ ÁP DỤNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, LỰA CHON, GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG VÀ ĐÁNH GIÁ LẠI NHÀ CUNG CẤP TỪ BÊN NGOÀI.

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Tổ chức phải: a) thiết lập và áp dụng các tiêu chí đánh giá, lựa chọn, giám sát hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp dịch vụ từ bên ngoài về quá trình, sản phẩm và/hoặc dịch vụ; (7.1.6.a).

 Điều này có nghĩa là gì?

Các quá trình, sản phẩm, dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài là nói đến nhà cung cấp và các các quá trình gia công bên ngoài (outsource). Chúng bản chất là kiểm soát quá trình mua hàng hoá và sử dụng các nhà thầu phụ bên ngoài tổ chức. Điều khoản này hướng đến kiểm soát hoạt động của nhà cung cấp và nhà thầu phụ để họ cung cấp nguyên liệu/vật tư an toàn cho bạn để bạn tiếp tục thực hiện công đoạn tiếp theo trong chuỗi thực phẩm, còn điều khoản 7.1.5 hướng đến kiểm soát các PRP, phân tích mối nguy và kế hoạch HACCP mà tổ chức bên ngoài cung cấp hoặc áp đặt cho bạn xem chúng có phù hợp với tổ chức của bạn hay không

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn thiết lập các tiêu chí cho bốn quá trình quản lý nhà cung cấp như:

• Tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp: ví dụ như tiêu chí về chất lượng hàng hoá, tiêu chí về thời gian giao hàng, tiêu chí về trình độ tổ chức sản xuất của nhà cung cấp, … đây là hệ thống quản lý an toàn thực phẩm nên các tiêu chí cần hướng đến ATTP, các tiêu chí không liên quan đến nhiều đến ATTP như giá cả, thời gian cho nợ, … đây là tiêu chí chấp nhận của một số công ty tuy nhiên chúng chẳng có liên quan gì đến an toàn thực phẩm và liên quan đến hệ thống quản lý bền vững (ISO 9004). Trong một số trường hợp chúng ta xây dựng checklist đánh giá bên thứ 2 và trực tiếp đánh giá tại hiện trường nhà cung cấp, nếu đạt thì chấp nhận giao dịch.
• Tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp: ví dụ như chỉ chọn nhà cung cấp có số điểm khá trả lên hoặc >70 điểm.
• Tiêu chí để giám sát hoạt động nhà cung cấp: sau khi chọn xong nhà cung cấp giao dịch thì bạn giám sát họ thực hiện như thế nào nghĩa là trong quá trình giao lịch với họ làm sau bạn kiểm soát được sản phẩm họ cung cấp luôn phù hợp, thông thường các doanh nghiệp lớn thường chọn phương pháp đánh giá định kỳ nhà cung cấp để giám sát hoạt động của chúng, theo dõi dữ liệu từng đơn hàng về chất lượng, thời gian giao hàng, các vấn đề an toàn, trong trường hợp xuất hiện các mối nguy có thể thực hiện đánh giá lại từ đầu. Để làm được điều này bạn phải thiết lập cơ sở dữ liệu, phân tích dữ liệu và hệ thống cảnh báo tốt. Có rất nhiều cách để theo dõi nhà cung cấp như kiểm tra nguyên liệu trước khi nhập kho, yêu cầu nhà cung cấp gửi toàn bộ dữ liệu của lô hàng trước khi xuất xưởng cung cấp cho công ty của bạn, yêu cầu báo cáo các điểm không phù hợp khi phát hiện, … Đối với những nhà cung cấp có uy tính và lịch sử giao dịch cho thấy họ luôn đáp ứng thì bạn có thể giảm cơ số lấy mẫu kiểm tra trước khi nhập hàng để tránh lãng phí nguồn lực, đối với những nhà cung cấp cung cấp sản phẩm chất lượng không ổn định bạn có thể áp dụng biện pháp kiểm soát nghiêm nhặt như cơ số lấy mẫu lớn (thao khảo phương pháp lấy mẫu theo AQL).
• Và tiêu chí để đánh giá lại nhà cung cấp: đánh giá lại nhà cung cấp có 2 dạng theo định kỳ và đột xuất, đánh giá lại định kỳ thường dùng hàng năm, đột xuất khi phát sinh vấn đề hay nghi ngờ có tiềm ẩn rủi ro từ nhà cung cấp.

Thông thường trong thực tế chúng ta chỉ thiết lập tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mà chưa thiết lập tiêu chí giám sát hoạt động và đánh giá lại chúng (thường sử dụng 1 tiêu chí cho đánh giá lựa chọn và đánh giá lại).

Đây là một chủ đề rộng, tôi đã nói ở bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015, chúng ta nên nhớ rằng đây là tiêu chuẩn ISO 22000 về an toàn thực phẩm, do đó chỉ những nhà cung cấp nào mà chúng có khả năng ảnh hưởng đến khả năng hệ thống cung cấp các kết quả như dự định mới phải thiết lập và đánh giá, những nhà cung cấp khác thì không cần thiết (ví dụ như nhà cung cấp máy tính, nhà cung cấp xe nâng, …).

Sau khi thiết lập tiêu chí đánh giá, lựa chọn, giám sát và đánh giá lại nhà cung cấp thì bạn áp dụng các tiêu chí này cho việc kiểm soát nhà cung cấp, để thực hiện bạn phải lập kế hoạch thực hiện, kế hoạch thực hiện liên quan đến 5W1H:

• Who? Ai làm (năng lực các bộ, nguồn nhân lực)?
• What? Cần làm những gì?
• Where? Những nhà cung cấp nào (họ ở đâu)?
• When? Khi nào làm (tần suất thực hiện)?
• Why? Mục đích làm (lựa chọn, giám sát, đánh giá lại)?
• How? Làm như thế nào (hướng dẫn, quy trình thực hiện)?

Một lưu ý là không phải tất cả các nhà cung cấp đều có cùng tần suất đánh giá lại như nhau và tiêu chí áp dụng giống chúng, chúng phụ thuộc vào mức độ quan trọng của quá trình hoặc nguyên liệu/vật tư mà nhà đó cung cấp và mức độ rủi ro từ nhà cung cấp đó. Chặng hạn như tần suất đánh giá của nhà cung cấp các phụ phẩm như băng keo dan thùng carton chứa sản phẩm với nhà cung cấp nguyên liệu chính là hoàn toàn khác nhau. Đối với những nhà cung cấp uy tính và gắn bó lâu dài thì chúng ta có thể kéo dài tần suất đánh giá.

Sau khi xây dựng xong kế hoạch bạn thực hiện kế hoạch này cho các nhà cung cấp của bạn.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn áp dụng các tiêu chí trên để đánh giá và giám sát nhà cung cấp của bạn.

Bạn phải có các tiêu chí lựa chọn, đánh giá và kiểm soát nhà cung cấp;

Bạn phải lưu lại hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp của bạn để chứng minh rằng bạn đã thực hiện và nhà cung cấp của bạn phù hợp với yêu cầu.

  

ĐẢM BẢO TRUYỀN ĐẠT ĐẦY ĐỦ YÊU CẦU CHO NHÀ CUNG CẤP BÊN NGOÀI. 

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Tổ chức phải: b) đảm bảo truyền đạt đầy đủ các yêu cầu cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài; (7.1.6.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Sự đầy đủ các thông tin mua được đánh giá bởi mức độ mà nó phản ánh chính xác các yêu cầu của tổ chức cho các sản phẩm có liên quan. Tổ chức phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin liên quan đến sản phẩm được mua trước khi gửi nó đến nhà cung cấp, thông tin này có thể bao gồm:

• Thỏa thuận mua hàng (Yêu cầu kỹ thuật sản phẩm, phương thức thanh toán, yêu cầu về hệ thống quản lý an toàn, các yêu cầu luật định phải tuân thủ, các cam kết và ràng buộc khác mà tổ chức cho là cần thiết);
• Đơn hàng (số lượng, đơn giá, ngày nhận hàng, địa chỉ nơi nhận);
• Kế hoạch dự kiến mua hàng (tháng hay năm);
• Các yêu cầu khác mà tổ chức cho là cần thiết.

Làm thế nào là Chứng minh?

Trước khi đơn đặt hàng được đặt, các thông tin mua nên được kiểm tra để xác nhận rằng đơn hàng là thích hợp cho mục đích của nó. Mức độ mà bạn thực hiện các hoạt động này nên dựa trên cơ sở rủi ro và nếu bạn chọn không xem xét và phê duyệt tất cả các thông tin mua hàng thì trong quy trình mua hàng của bạn nên đưa ra các lý do cho quyết định của bạn. Thông thường chúng phải thể hiện đầy đủ trong hợp đồng mua bán hay hợp đồng nguyên tắc, trường hợp trong hợp đồng không thể hiện vấn đề này thì bạn phải thiết lập quy trình và nội dung trao đổi cho từng nhà cung cấp về các yêu cầu cụ thể của từng loại sản phẩm được mua mà chúng có thể tạo ra các mối nguy cho FSMS của bạn.

Trong một số trường hợp các đơn đặt hàng được tạo ra bằng cách sử dụng máy tính và truyền tới các nhà cung cấp trực tiếp bằng email mà không cần bất kỳ bằng chứng cho thấy đơn hàng đã được xem xét hoặc phê duyệt bởi người có trách nhiệm, thì bạn cần lưu lại email thông tin mua hàng này và những quy định cho phép thông qua đơn hàng mà không cần phê duyệt chẳng hạng như quy định lượng tồn kho tối thiểu.

Bạn nên nhập các dữ liệu mua hàng vào một cơ sở dữ liệu, mã đơn hàng được sử dụng trên một đơn đặt hàng, chúng có thể cung cấp truy xuất nguồn gốc cho tài liệu mua hàng đã được phê duyệt và khi có sự cố liên quan đến việc mua hàng.

Trong trường hợp các đơn hàng được đặt qua điện thoại thì có rất ít bằng chứng tài liệu cho một giao dịch đã diễn ra. Có thể có việc nhập vào một cơ sở dữ liệu máy tính cho thấy một đơn hàng đã được đặt với một nhà cung cấp cụ thể và các yếu cầu cụ thể của đơn hàng được trao đổi đầy đủ cho nhà cung cấp của bạn. Vậy, làm thế nào bạn có thể đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu mua hàng trong hoàn cảnh như vậy? Bạn cần thực hiện một số bước sau để làm bằng chứng phù hợp mua hàng:

• Cung cấp cho người mua thông tin truy cập để đọc những dữ liệu mua hàng được phê duyệt và danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt trong cơ sở dữ liệu.
• Cung cấp một thủ tục xác định các hoạt động, nhiệm vụ và quyền hạn của tất cả các nhân viên tham gia vào quá trình này.
• Tập huấn cho người mua trong việc sử dụng các cơ sở dữ liệu.
• Ghi lại dữ liệu mua hàng vào danh sách hàng mua.

Trong trường hợp mua văn phòng phẩm có liên quan đến chất lượng sản phẩm như bút lông, bút bi ghi trên thùng hàng, băng keo dán thùng bao gói. Chắc chắc rằng ít có tổ chức đánh giá và phê duyệt nhà cung cấp này trước khi mua. Trong trường này bạn cần phải lập ra một danh sách các nhà cung cấp đặc cách sử dụng mà không qua đánh giá và phê duyệt.

 

ĐẢM BÁO CÁC QUÁ TRÌNH/SẢN PHẨM CUNG CẤP TỪ BÊN NGOÀI KHÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN FSMS.

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Tổ chức phải: c) đảm bảo rằng quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ do bên ngoài cung cấp không ảnh hưởng xấu đến khả năng đáp ứng nhất quán các yêu cầu của HTQL ATTP (7.1.6.c).

 Điều này có nghĩa là gì?

Hay nói cách khác là các quá trình, sản phẩm, dịch vụ mà nhà cung cấp bên ngoài cung cấp không ảnh hưởng đến các mối nguy tiềm ẩn cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của tổ chức.

Về cơ bản, nhà cung cấp bên ngoài có thể chia làm 3 nhóm như sau:

•  Mua hàng từ nhà cung cấp;
•  Một thỏa thuận với một công ty liên kết để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ;
•  Gia công từ một nhà cung cấp bên ngoài.

Bởi vì có sự khác nhau về mức độ ảnh hưởng của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ cung cấp từ bên ngoài đến sự phù hợp của sản phẩm được sản xuất bởi tổ chức nên tổ chức phải xác định mức độ cho từng quá trình, sản phẩm và dịch vụ mà nhà cung cấp bên ngoài cung cấp. Ví dụ: một nhà cung cấp nguyên liệu cho việc tạo sản phẩm sẽ kiểm soát chặt chẽ hơn là nhà cung cấp bao bì bên ngoài như carton.

Đảm bảo nghĩa là không cho các sản phẩm được cung cấp bên ngoài ảnh hưởng xấu đến tính nhất quán của các yêu cầu của HTQLATTP, để đảm bảo được điều này tổ chức phải thực hiện rất nhiều hoạt động liên quan đến nhà cung cấp như:

• Xác định các mối nguy và các rủi ro từ các nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các yêu cầu của HTQLATTP.
• Xác định các mối nguy và rủi ro đáng kể cần phải kiểm soát;
• Xác định các biện pháp để kiểm soát các môi nguy và các rủi ro này;
• Cung cấp các nguồn lực để thực hiện và duy trì các biện pháp kiểm soát này;
• Xây dựng cơ chế để cảnh báo sớm khi nghi ngờ hoặc phát hiện các rủi ro từ các sản phẩm được cung cấp này.

Làm thế nào để chứng minh?

  Để chứng minh bạn cần phải thực hiện các gợi ý ở trên và ngoài ra cần phải:

• Đảm bảo rằng các quá trình được cung cấp từ bên ngoài vẫn nằm trong phạm vi kiểm soát của HTQATTP, nghĩa là các nhà cung cấp này phải được kiểm soát trong các quá trình của HTQLATTP
• Xác định định rõ các biện pháp kiểm soát dự định áp dụng đối với nhà cung cấp bên ngoài và các kết quả đầu ra của quá trình này;
• Định kỳ xác định lại hiệu lực của việc kiểm soát nhà cung cấp mà bạn đã đặt ra.

 

LƯU LẠI THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ KIỂM SOÁT NHÀ CUNG CẤP TỪ BÊN NGOÀI.

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Tổ chức phải: d) lưu thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và mọi hành động cần thiết từ kết quả của việc đánh giá và đánh giá lại (7.1.6.d).

 Điều này có nghĩa là gì?

 Tiêu chuẩn yêu cầu bạn lưu lại hồ sơ cho các hoạt động kiểm soát nhà cung cấp bao gồm:

• Tiêu chí đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp;
• Tiêu chí kiểm tra, giám sát nhà cung cấp trong suốt quá trình giao dịch;
• Hồ sơ thực hiện các hoạt động trên;
• Hồ sơ đánh giá rủi ro nhà cung cấp;
• Hồ sơ trao đổi nhà cung cấp về các yêu cầu của bạn;
• Hồ sơ đánh giá hiệu lực của các hoạt động này, …

Làm thế nào để chứng minh?

 Bạn lưu lại các hồ sơ đã nêu ở trên.

7.2 Năng lực

 XÁC ĐỊNH NĂNG LỰC CẦN THIẾT (7.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: a) xác định năng lực cần thiết của những người, bao gồm các nhà cung cấp bên ngoài, làm việc dưới sự kiểm soát mà có ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm và hiệu quả của HTQL ATTP;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Theo định nghĩa trong tiêu chuẩn này, năng lực là khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được các kết quả dự kiến. Vậy xác định năng lực là xác định các Kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc khả năng cho phép một cá nhân một cá nhân có thể thực hiện một công việc được giao và đạt được kết quả như dự kiến của công việc đó hay nói cách khác là đạt được đầu ra mong muốn của quá trình đó.

Tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động FSMS của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải xác định năng lực cần thiết của họ. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài, nhà thầu phụ, các chuyên gia tư vấn, …

Các yêu cầu về năng lực đối với những người này không chỉ giới hạn đối với những người tiến hành các công việc có liên quan tới các tác động đáng kể lên FSMS, mà còn đối với những người có chức năng hoặc đảm nhiệm một vai trò quan trọng trong việc đạt được các kết quả dự kiến của FSMS. Ví dụ như các đánh giá viên nội bộ, …

Đây cũng là một điều khoản nói lên việc xác định nhu cầu đào tạo cho những người có liên quan đến FSMS. Sau khi xác định được yêu cầu năng lực của từng cá nhân liên quan đến FSMS, bạn tiến hành kiểm tra/rà soát lại các nhân viên hay vị trí đó có đủ các năng lực như yêu cầu chưa? Nếu chưa đủ thì bạn tiến hành đào tạo theo yêu cầu tại điều khoản 7.2.b.

Làm thế nào để chứng minh?

Để xác định năng lực cần thiết của mỗi nhân viên thì điều đầu tiên là bạn xác định trách nhiệm và quyền hạn của họ liên quan đến FSMS, điều này có nghĩa là bạn xác định các công việc mà người đó phải làm có liên quan đến FSMS, chẳng hạn như thực hiện quan trắc nước thải thì năng lực anh ta là phải biết lấy mẫu đo, biết sử dụng thiết bị thử nghiệm và biết xử lý số liệu cũng như nhận định tình hình.

Vấn đề thứ 2 cần xem xét khi xác định năng lực là người đó có liên quan đến các CCP, oPRP, PRPcó nghĩa hay các yêu cầu của các bên liên quan không?

Bạn có thể tham khảo ví dụ về nhu cầu năng lực theo khung hỗ trợ;

Khung Hỗ trợ – Ví dụ về các nhu cầu về năng lực
Các lĩnh vực tiềm năng về năng lực	Vai trò điển hình của tổ chức	Ví dụ về các năng lực/khả năng cần thiết	Ví dụ về các biện pháp xây dựng năng lực
Hoạt động liên quan FSMS	Toàn bộ công nhân, nhân viên, quản lý tiếp xúc với thực phẩm	Kiến thức an toàn thực phẩm theo quy định luật định	Đào tạo và  thi an toàn thực phẩm Ban quản lý thực phẩm.
Các hoạt động An toàn thực phẩm	Những người làm việc có các hoạt động liên quan đến các rủi ro có nghĩa, CCP, oPRP, PRP	– Nhận thức về công việc của tổ chức ảnh hưởng đến kết quả hoạt động FSMS thế nào – Kiến thức về các chuẩn mực hoạt động phải đáp ứng nhằm kiểm soát mối nguy có nghĩa như CCP, oPRP, PRP, …	– Đào tạo về các mối nguy đáng kể liên quan đến công việc của tổ chức – Đào tạo về các chuẩn mực hoạt động nhằm đảm bảo các quá trình được kiểm soát đảm bảo an toàn thực phẩm.
Các hệ thống quản lý FSMS	Các nhà quản lý ATTP	– Khả năng để thiết lập, thực hiện và cải tiến FSMS	– Kinh nghiệm trong việc thực hiện FSMS – Đào tạo về các yêu cầu của FSMS – Đào tạo về các kỹ thuật xác định mối nguy về ATTP.
		– Khả năng xác định các rủi ro và cơ hội cần giải quyết nhằm đảm bảo FSMS có thể đạt được các kết quả dự kiến của mình, và lập các kế hoạch hành động thích hợp;
		– Khả năng xác định các mối nguy về ATTP và xây dựng các biện pháp kiểm soát các mối nguy này;
	Quản lý chương trình đánh giá	– Khả năng triển khai và quản lý các chương trình đánh giá để xác định hiệu lực của FSMS của tổ chức	– Đào tạo quản lý chương trình – Kinh nghiệm trong việc thực hiện chương trình
	Lãnh đạo cao nhất	– Kiến thức và sự hiểu biết về việc áp dụng khi thiết lập và triển khai một chính sách chất lượng – Kiến thức và sự hiểu biết về nguồn lực sẵn sàng và ứng dụng của nó vào FSMS, kể cả việc phân công trách nhiệm và quyền hạn	– Đào tạo về các FSMS và thiết lập chính sách môi trường – Kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh

Việc xác định năng lực cần thiết thường trải qua rất nhiều bước, tuy nhiên tóm gọn có 3 bước chính:

• Bước 1: Mô tả các công việc cần làm và quyền quyết định cho những việc đó;
• Bước 2: Xác định xem để làm được những việc này thì họ cần phải có những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm gì và mức độ áp dụng của chúng cho việc thực hiện công việc và đưa ra những quyết định đúng;
• Bước 3: sau khi xác định được kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, thống kê lại xem những yếu tố nào cốt lỗi phải có cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Đây chính là năng lực cần thiết.

Tôi sẽ dành thời gian để viết một bài về xác định năng lực cần thiết trong các bài viết sau.

ĐẢM BẢO NHỮNG NGƯỜI NÀY CÓ NĂNG LỰC CẦN THIẾT (7.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: b) đảm bảo rằng những người này, bao gồm cả nhóm an toàn thực phẩm và những người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kiểm soát mối nguy đều có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và/hoặc có kinh nghiệm thích hợp;

 Điều này có nghĩa là gì?

Đảm bảo có nghĩa là tạo điều kiện để chắc chắn có được những gì cần thiết.

Giáo dục (Education) là hoạt động cung cấp các kiến thức nhằm giúp người học mở mang kiến thức. Nhưng giáo dục không quan tâm bạn sẽ sử dụng kiến thức như thế nào. Do đó, cấp tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông thuộc về giáo dục, nghĩa là cho người đó biết biết những kiến thức cơ bản, không quan tấm đến ứng dụng kiến thức như thế nào. Trong EMS giáo dục là như giáo dục ý thức bảo vệ môi trường, giáo dục về chính sách môi trường, …

Đào tạo (Training) cung cấp các kiến thức và kinh nghiệm giúp người học biết làm một công việc rất cụ thể nào đó. Ví dụ như đào tạo lái xe, đào tạo thợ may, đào tạo thư ký, đào tạo phi công… ví dụ đào tạo kỹ thuật phân tích nước thải, kỹ thuật vận hành máy.

Kinh nghiệm (experience), hay trải nghiệm, là tri thức hay sự thông thạo về một sự kiện hay một chủ đề có được thông qua tham gia sự can dự hay tiếp xúc trực tiếp. Chúng ta cần phân biệt kinh nghiệm với thâm niên. Kinh nghiệm là sự trải nghiệm thực tế và rút ra những tri thức (bí quyết) để thực hiện công việc một cách hiệu quả, còn thâm niên là thời gian làm việc trong lĩnh vực đó. Đôi khi bạn làm trong lĩnh vực đó 1 thời gian dài nhưng chưa rút ra được tri thức hay bí quyết, một số người làm thời gian ngắn nhưng họ rút ra được những bí quyết giúp làm việc cực ký hiệu quả. Thực tế trong tuyển dụng thường nhằm kinh nghiệm và thâm niên.

Tiêu chuẩn nói rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động FSMS của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải có năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm hoặc tổng hợp các vấn đề trên, do tổ chức xác định. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài.

Sau khi xác định xong năng lực cần thiết ở trên, bạn tiến hành đánh giá lại xem những người này có đủ năng lực yêu cầu hay không, nếu không thì bạn cần lên kế hoạch giáo dục, đào tạo hoặc huấn luyện (vừa đào tạo vừa thực tập hoặc training on site) để họ có đủ năng lực cần thiết.

Một điều cần lưu ý là yêu cầu này nói lên rằng khi người đó thực hiện công việc có ảnh hưởng đến FSMS đã phải có năng lực phù hợp rồi, chứ không phải làm rồi mới bổ sung năng lực từ từ. Điều này cũng đồng nghĩa là trước khi cho thực hiện công việc bạn phải xác nhận rằng người này đã có đủ năng lực cần thiết và cho làm, chứ không phải tuyển vào làm rồi sau đó mới cho đi học để đủ năng lực. Trường hợp này hay gặp là công nhân thử việc liên quan đến chế biến thực phẩm cho học việc xong rồi, khi vào làm chính thức mới cho học khoá an toàn thực phẩm và thi lấy chứng nhận.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bản phải có bản xác định năng lực từng nhân sự liên quan đến FSMS, sau đó có kế hoạch đào tạo, huấn luyện cho từng vị trí nếu họ chưa đủ năng lực.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP CÓ KIẾN THỨC ĐA NGÀNH VÀ CÓ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG FSMS (7.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: c) đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm có kiến thức đa ngành và kinh nghiệm trong việc xây dựng và thực hiện HTQL ATTP (bao gồm nhưng không giới hạn đến các sản phẩm, quá trình, thiết bị và các mối nguy về an toàn thực phẩm trong phạm vi HTQL ATTP);

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu 2 mệnh đề, một là nhóm an toàn thực phẩm phải có kiến thức đa ngành nghĩa là phải có thành viên của tất cả phòng ban có chuyên môn khác nhau và 2 là kinh nghiệm trong xây dựng và thực hiện HTQLATTP nghĩa là đã từng làm qua hệ thống ATTP hoặc có kinh nghiệm phù hợp cho việc quản lý an toàn thực phẩm.

Tiêu chuẩn nói rằng, nếu nhóm ATTP không có kiến thức bao quát tất cả các quá trình sản xuất vận hành của doanh nghiệp thì việc xác định các mối nguy và rủi roc ho từng quá trình sẽ không đầy đủ và đúng. Vì vậy nhóm ATTP phải là nhóm người của nhiều bộ phận, mỗi người có chuyên môn riêng, họ am hiểu tất cả hoạt động và có kiến thức chuyên sâu và lĩnh vực của họ đang vận hành. Tiêu chuẩn không yêu cầu mỗi người trong nhóm ATTP phẩm phải có kiến thức đa ngành, chúng ta đừng hiểu nhằm yêu cầu này.

Trong thực tế, nếu bạn chỉ bổ nhiệm tất cả các nhân sự nhóm ATTP là các kỹ sư chế biến thực phẩm, hoặc một nhóm người ở phòng QA-QC là chưa đủ, bởi vì khi xác định các mối nguy vật lý và các môi nguy hoá học liên quan đến các thiết bị, cũng như các rủi ro liên quan đến thiết bị không được chuyên sâu bằng anh Kỹ sư cơ khí làm nhiệm vụ bảo trì. Khi nào ốc vít hư, sử dụng thiết bị nào không bị rỉ sét, sử dụng dầu bôi trơn thiết bị nào không ảnh hưởng đến sản phẩm thì đó là chuyên môn của anh bảo trì nhà máy chứ không phải là anh QC-QA.

Vấn đề thứ 2 nữa, thông thường ở các doanh nghiệp gia đình, việc thành lập các ban quản lý thường là giám đốc và các trưởng phòng QC, Sản xuất. Tuy nhiên, những người này chỉ có kiến thực hẹp về sản xuất thực phẩm và quản lý sản xuất, cũng không có nhiều thời gian cho việc hoạch định và giám sát hệ thống ATTP nên kiến thức đa ngành thường không có.

Làm thế nào chứng minh?

Bạn nên thành lập nhóm ATTP gồm nhiều thành viên từ các phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban có một thành viên có kinh nghiệm trong việc quản lý các quá trình của phòng quản lý, chẳng hạn như: Ban lãnh đạo, Phòng SX, Phòng QA-QC, phòng Bảo trì, Phòng Mua hàng và kho vận.

Sau đó, bạn phải lên kế hoạch huấn luyện chuyên sâu về quản lý hệ thống, xác định các mối nguy và rủi ro và lưu giữ hồ sơ chứng minh năng lực là được.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP CÓ KIẾN THỨC ĐA NGÀNH VÀ CÓ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC SÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG FSMS (7.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: d) khi có thể, cần có hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu quả của các hành động đã thực hiện;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Khi năng lực có được dựa trên đào tạo, thì quá trình đào tạo của tổ chức bao gồm:

– xác định các nhu cầu đào tạo;

– thiết kế và triển khai kế hoạch hoặc chương trình đào tạo nhằm giải quyết các nhu cầu đào tạo đã được xác định;

– thực hiện đào tạo;

– đánh giá kết quả đào tạo;

– Lưu hồ sơ kết quả đào tạo.

Sau khi xác định các năng lực cần thiết, bạn tiến hành xem xét những người nào chưa đạt năng lực tiến hành đào tạo, giáo dục hoặc cho họ làm thực tế để đạt được năng lực cần thiết.

Ngoài việc đào tạo, để đạt được năng lực cần thiết người ta có thể cố vấn (hướng dẫn, tư vấn cho người thực hiện), hoặc phân công lại những người hiện đang làm việc; hoặc thuê hoặc hợp đồng với người có đủ năng lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Để thực hiện quá trinh đào tạo, bạn có thể tham thảo bài viết về năng lực đào tạo điều khoản 7.2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

LƯU LẠI THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢNG VỀ NĂNG LỰC (7.2.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: e) lưu thông tin được lập thành văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng bạn phải lưu giữ hồ sơ chứng minh năng lực của người thực hiện các công việc có ảnh hưởng đến FSMS đủ năng lực thực hiện công việc và hiểu được nội dung đào tạo bắt buộc ở trên.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần phải lưu giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến việc thực hiện các hành động ở trên, về cơ bản thì chúng ta cần các hồ sơ sau:

Hồ sơ trình độ: bằng cấp, chứng chỉ, các khoá học trước khi thực hiện công việc;

Xác định năng lực cần thiết;

Đánh giá năng lực trước khi đào tạo, huấn luyện, tư vấn …;

Chương trình phát triển năng lực (kế hoạch đào tạo, danh sách đào tạo, nội dung đào tạo, kết quả đánh giá sau đào tạo …);

Đánh giá năng lực sau đào tạo;

Đánh giá năng lực định kỳ;

Giấy chứng nhận kiến thức ATTP do cơ quan chức năng cấp,

Các chứng nhận khác: chứng nhận đủ năng lực, chứng nhận học bên ngoài, nhật ký đào tạo ….

7.3 NHẬN THỨC

  Theo Tra từ Soha, nhận thức là kết quả của quá trình phản ánh và tái hiện hiện thực vào trong tư duy; kết quả con người nhận biết, hiểu biết thế giới khách quan.

Quá trình thúc đẩy nhận thức là quá trình giúp con người nhận ra và biết được vấn đề cần nhận thức. Mục đích của quá trình thúc đẩy nhận thức là giúp con người thay đổi hành vi và có hành động đúng.

Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015, nhận thức đạt được khi mọi người hiểu rõ trách nhiệm của họ và cách hành động của họ góp phần vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nhận thức về tầm quan trọng của một hoạt động có nghĩa là cá nhân có thể tiếp cận các hoạt động với các hành vi thích hợp.

Kết quả của nhận thức thường biểu hiện trên hành vi của người đó, một người nhận thức tích cực về vấn đề thì hành vi của họ có xu hướng tích cực, một người có nhận thức tiêu cực thì hành động của họ sẽ tiêu cực. Ví dụ, một người nhận thức rằng sếp của họ thiếu công bằng và bắt ép họ thì hành vi của họ trở nên bất mãn.

Để một con người làm đúng thì đầu tiên họ phải có nhận thức đúng, muốn nhận thức đúng thì chúng ta phải thực hiện các hoạt động thúc đẩy nhận thức của họ. Trong bối cảnh của tiêu chuẩn này, việc thực hiện hoạt động thúc đẩy nhận thức có rất nhiều cách, một số cách sau tổ chức có thể tham khảo:

• Giới thiệu về một công việc mới;
• Đào tạo cho một công việc mới hoặc thay đổi;
• Hướng dẫn tường tận về sản phẩm;
• Hiển thị biểu đồ và các thông báo cảnh báo;
• Trình chiếu các slide, video, email, cuộc họp về vấn đề cần nhận thức;
• Phân tích, giải thích cho đối tượng về những hành vi đúng; …

NHẬN THỨC VỀ CHÍNH SÁCH ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo những người liên quan thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được chính sách ATTP (7.3.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Trong các điều khoản khác hầu hết chỉ yêu cầu liên quan đến những người mà hoạt động của họ có ảnh hưởng đến FSMS. Nhưng trong điều khoản này yêu cầu liên quan đến những người dưới sự kiểm soát của tổ chức, yêu cầu này rộng hơn bao gồm tất cả các công nhân viên của tổ chức. Bao hàm luôn cả nhân viên vệ sinh và tập vụ.

Chính sách FSMS là mục đích và định hướng của tổ chức về ATTP, do đó tất cả các công nhân viên phải nhận thực được điều này để đảm bảo rằng hành vi của họ hướng vào chính sách của công ty.

Làm thế nào để chứng minh?

Các nhân viên cần phải nhận thức được sự tồn tại của chính sách ATTP và những ý nghĩa của nó đối với họ. Hầu hết các chính sách ATTP của tổ chức thường ở một mức độ trừu tượng và đôi khi có một vài từ khóa hoặc thuật ngữ khó hiểu, vì vậy chúng ta phải giải thích những vấn đề này một cách cụ thể giúp người lao động hiểu đúng.

Tổ chức có thể lựa trọn mốt số cách thúc đẩy nhận thức ở trên để truyền đạt chính sách ATTP. Tuy nhiên, theo chúng tôi cách tốt nhất là tổ chức một buổi giải thích cho toàn thể nhân viên về chính sách ATTP và trách nhiệm của họ với chính sách ATTP. Để họ không quên, tổ chức nên hiển thị chính sách ATTP tại một nơi nào đó thuận tiện hoặc phát cho họ những file dạng card chứa nội dung chính sách cho họ để trong bảng tên khi cần tham khảo.

Tiêu chuẩn không yêu cầu để lại bằng chứng cho quá trình nhận thức này, chỉ cần người lao động chứng minh nhận thức bằng cách giải thích nội dung và ý nghĩa của chính sách ATTP, nêu nhiệm vụ và hoạt động nào của họ giúp hỗ trợ chính sách ATTP. Tiêu chuẩn không yêu cầu học thuộc chính sách ATTP.

Trong trường hợp đánh giá việc truyền đạt chính sách chất lượng, đánh giá viên có thể hỏi bất kỳ ai liên quan đến FSMS họ phải giải thích được chính sách đang ở vị trí nào và giải thích được ý nghĩa của từng đề mục trong chính sách và đóng góp của họ trong việc duy trì có hiệu lực của chính sách ATTP.

NHẬN THỨC VỀ MỤC TIÊU ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo những người liên quan thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được mục tiêu ATTP liên quan (7.3.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Mục tiêu là cụ thể hoá của chính sách ATTP, nó là cơ sở để đo lường tính hiệu lực của chính sách. Tiêu chuẩn yêu cầu tất cả các công nhân viên của tổ chức phải nhận thức được mục tiêu của tổ chức. Một mục miêu muốn đạt được phải có sự đồng lòng và nhất trí của toàn bộ team, để cả team nhất trí cùng thực hiện mục tiêu thì điều đầu tiên họ phải biết có nhựng mục tiêu gì? Và họ cần phải làm gì để đạt được mục tiêu. Ví dụ như mục tiêu duy trì môi trường làm việc sạch sẽ không có rác thì điều đầu tiên chị lao công phải biết, anh bảo trì phải biết và tất cả những người làm trong khu vực đó phải biết để khi họ làm việc thì không để phát sinh rác thải ra khu vực xung quanh.

Mục đích của yêu cầu này là định hướng các người thực hiện công việc phải hướng vào việc đạt được mục tiêu của tổ chức, giúp khả năng hoàn thành mục tiêu được cao hơn nhờ sự tham gia của tất cả mọi người.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần phải lựa chọn phương pháp phù hợp ở trên để thúc đẩy quá trình nhận thức của công nhân viên về mục tiêu ATTP của tồ chức, một chương trình năng cao nhận thức về mục tiêu ATTP cho công nhân viên có thể bao gồm:

• Mô tả về mục tiêu và mong muốn đạt được;
• Giải thích cho họ hiểu tại sao các mục tiêu này lại cần thiết;
• Giải thích cho họ về chương trình hành động và sự đóng góp của họ vào việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

Khi một đánh giá viên hỏi bất kỳ một nhân sự nào đó thuộc sự kiểm soát của tổ chức, thì người đó phải giải thích được mục tiêu ATTP, và những hành động gì của họ nhằm góp phần đạt được mục tiêu của công ty.

NHẬN THỨC VỀ SỰ ĐÓNG GÓP CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG CHO HIỆU LỰC CỦA HỆ THỐNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 

Tổ chức phải đảm bảo những người liên quan thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được việc đóng góp của họ cho hiệu lực của hệ thống quản lý ATTP, gồm cả lợi ích của việc hiện được cải tiến (7.3.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Mục đích của yêu cầu này là nhằm đáp ứng yêu cầu sự tham gia của mọi người. Một hệ thống quản lý ATTP sẽ không được kết quả như dự định nếu không có sự tham gia của tất cả mọi người. Vì vậy, để mọi người tham gia thì chúng ta phải giáo dục ý thức của họ về hệ thống quản lý ATTP và lợi ích mà nó mang lại cho tổ chức.

Quá trình nâng cao nhận thức về ATTP có thể có các phương pháp sau:

• Xây dựng các đội có chức năng chéo,
• Cho họ tham gia vào việc lập kế hoạch ATTP,
• Khuyến khích họ đề xuất cải tiến,
• Hội thảo về sản phẩm,
• Xây dựng chương trình không khuyết tật cho toàn công ty….

Quá trình để tạo động lực cho người lao động đóng góp vào hiệu lực của FSMS có thể bao gồm việc sử dụng các phương pháp như:

• Xây dựng giải thưởng khuyến khích (khuyến khích cải tiến, khuyến khích đóng góp ý kiến, các ý tưởng mới, các nhân viên giỏi ….);
• Các chương trình đào tạo liên tục;
• Xây dựng một chương trình đánh giá hiệu quả và công bằng;
• Thực hiện các cuộc khảo sát về sự thoả mãn và nhu cầu của người động…

Làm thế nào để chứng minh?

Việc đầu tiên mà tổ chức cần phải làm là giáo dục cho tất cả công nhân viên của tổ chức nhận thức đúng về tầm quan trọng và lợi ích mà FSMS mang lại. Đồng thời, hướng dẫn cho họ biết được hành động của họ cần phải hướng vào mục tiêu và chính sách ATTP. Khi mà họ nhận thức đúng vấn đề thì hành vi của họ mới đúng được.

Đa số các nhân viên đóng góp cho FSMS bằng cách áp dụng một cách chính xác các các thành phần hợp thành FSMS trong công việc của họ. Để làm được điều đó họ cần làm cho người lao động nhận thức các công cụ FSMS và sử dụng chính xác của họ.

Bằng chứng cho việc này là rất nhiều, nhưng về cơ bản chỉ cần người lao động hiểu rõ những việc sau:

• Những việc họ cần làm là gì (nhiệm vụ)?
• Làm việc đó như thế nào (cách thức thực hiện công việc, tài liệu, tiêu chuẩn…)?
• Đánh giá hiệu quả của công việc đó như thế nào?
• Bằng cách nào làm việc tốt hơn (cải tiến)?
• Công việc làm của họ có ảnh hưởng đến QMS như thế nào?

NHẬN THỨC VỀ HỆ QUẢ CỦA SỰ KHÔNG TUÂN THỦ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo những người liên quan thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được hệ quả của việc không tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý ATTP (7.3.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này khá rõ ràng, một người thực hiện một công việc nào đó, họ phải nhận thức rằng nếu họ không tuân thủ các tiêu chuẩn công việc thì hậu quả của việc đó là gì?

Yêu cầu này là phần công việc tiếp theo điều khoản 6.1, tức là sau khi xác định các rủi ro tiến hành các hành động để cho người lao động nhận thức được các rủi ro này (bao gồm việc không tuân thủ các yêu cầu).

Trong tiêu chuẩn áp dụng FSSC, các điểm không phù hợp làm 3 cấp độ như sau: Không phù hợp quan trọng (Critical NC), Không phù hợp nặng (Major NC) và Không phù hợp nhẹ (Minor NC), trong 3 phân loại trên thì điểm Critical là điểm cực kỳ quan trọng nó sẽ dẫn đến mất an toàn thực phẩm, trong đó 2 điểm liên quan đến nhận thức nếu phát hiện thì chuyên gia sẽ để ngay một Critical NC:

• Một là: người lao động phân phân biệt thực phẩm sống và thực phẩm chính hay nói các khác sản phẩm đã tuyệt trùng và sản phẩm chưa tuyệt trùng. Ví dụ như để chung thực phẩm sống và chính cùng 1 chỗ, sử dụng chung thớt sắt thịt sống và thịt chin, …
• Hai là không tách biệt sản phẩm không phù hợp và sản phẩm phù hợp. Ví dụ như sản phẩm rớt đất không cho riêng chờ xác nhận lại mà lượm bỏ lên chuyền sản xuất tiếp, chẳng hạng cá phi lê bị rớt xuống sàn, công nhân nhặt lên bỏ lên chuyền lại. về nguyên tắc thịt rớt sản đã mất an toàn thực phẩm vì có thể nhiễm mối nguy sinh học (vi sinh vật), hoá học (hoá chất tẩy rửa sàn), vật lý (rác, bụi, …).

Làm thế nào để chứng minh?

Một người lao động, khi họ bất mãn về tổ chức thì hành vi của họ cũng có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành công việc của họ. Vì vậy, việc tạo động lực là cần thiết để đảm bảo rằng người lao động có động lực thực hiện tốt công việc.

Họ phải nhận thức được những ảnh hưởng xấu nếu họ không tuân thủ các quy trình, quy định, nhận thức được các mối nguy trong quá trình tác nghiệp và các rủi ro có thể xảy ra.

Tóm lại, dù bằng cách nào đi nữa thì người lao động phải hiểu được những rủi ro của công việc họ đang làm và những hậu quả mà nó tác động khi không thực hiện đúng yêu cầu. Tiêu chuẩn không yêu cầu để lại bằng chứng cho yêu cầu này.

7.4 TRAO ĐỔI THÔNG TIN

7.4.1 YÊU CẦU CHUNG

XÁC ĐỊNH NHỮNG GÌ CẦN TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: a) những vấn đề cần trao đổi thông tin; (7.4.1.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Cụm từtrao đổi nói lên tính 2 chiều của thông tin, nghĩa là thông báo và nhận lại phản hồi. Trao đổi thông tin nghĩa là thông báo cho họ biết thông tin cần trao đổi và nhận lại các thông tin phản hồi từ người được thông báo. Hầu hết trong các doanh nghiệp thông tin trao đổi chỉ dừng lại ở thông báo mà chưa có cơ chế rõ ràng trong việc nhận lại các thông phản hồi này.

Các nguyên tắc chính của truyền thông rủi ro tốt bao gồm:

• Cởi mở: Sự cởi mở đề cập đến cơ hội tham gia với tất cả các bên liên quan đến an toàn thực phẩm, bao gồm cả những người bị ảnh hưởng bởi rủi ro và những người có khả năng chịu trách nhiệm về nó. Đánh giá rủi ro, quản lý và truyền thông nên được thực hiện một cách cởi mở, bao gồm các cơ hội đối thoại với các bên liên quan tại các điểm thích hợp. Ví dụ, các bên liên quan có thể được mời gửi bằng chứng, tham gia vào một cuộc họp nơi các lựa chọn quản lý rủi ro được thảo luận và / hoặc để nhận xét về các thông điệp dự thảo trước khi chúng được hoàn thiện.
• Minh bạch: bao hàm một tập hợp các chính sách, thực tiễn và thủ tục cho phép các bên liên quan và công chúng quan tâm hiểu cách các quyết định về đánh giá rủi ro, quản lý và truyền thông đã được đưa ra. Điều này có nghĩa là thông tin về các quyết định được đưa ra và tài liệu về quá trình ra quyết định, nên được cung cấp cho các bên liên quan và công chúng. Ví dụ, báo cáo nghiên cứu và biên bản các cuộc họp có thể được công bố trên các trang web hoặc được cung cấp theo yêu cầu.
• Kịp thời: là điều cần thiết để bảo vệ sức khỏe cộng đồng, góp phần xây dựng và duy trì niềm tin, và có thể ngăn chặn sự phát triển của tin đồn và thông tin sai lệch. Giao tiếp sớm cũng rất quan trọng để ngăn chặn sự gián đoạn thương mại nông sản và hậu quả kinh tế tiêu cực, có thể xuất phát từ những tin đồn và thông tin sai lệch. Nhiều cuộc tranh cãi trở nên tập trung vào câu hỏi “Tại sao bạn không nói với chúng tôi sớm hơn?”. Ngay cả khi có ít thông tin để cung cấp, bạn nên thông báo về cách các cơ quan chức năng đang điều tra sự kiện và khi nào sẽ có thêm thông tin.
• Đáp ứng: là mức độ mà những người chịu trách nhiệm về an toàn thực phẩm giải quyết nhu cầu truyền thông rủi ro và mong đợi của khán giả mục tiêu trong các hoạt động truyền thông của họ. Ví dụ, mọi người có thể không tin tưởng các thông điệp rủi ro nếu họ không giải quyết mối quan tâm và nhận thức của họ mà chỉ chứa thông tin kỹ thuật về đánh giá rủi ro. Do đó, đối với truyền thông rủi ro đáp ứng, điều quan trọng là phải hiểu đối tượng mục tiêu Nhu cầu thông tin và kỳ vọng truyền thông và giải quyết những điều này trong các hoạt động truyền thông.

Một số điều khoản liên quan đến trao đổi thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn như:

• Trao Đổi thông tin về chính sách ATTP (ĐK 5.2);
• Trao Đổi thông tin về vai trò trách nhiệm (ĐK 5.3);
• Trao Đổi thông tin về Mục tiêu an toàn (ĐK 6.2.1);
• Trao Đổi thông tin Bên ngoài (ĐK 7.4.2);
• Trao Đổi thông tin nội bộ (ĐK 7.4.3);
• Trao Đổi thông tin về tình huống khẩn cấp (ĐK 8.4.2) –> Nội bộ & bên ngoài;
• Trao Đổi thông tin về Kết quả thẩm tra (ĐK 8.8.1)

Ngoài ra, những vấn đề cần trao đổi thông tin được thể hiện trong yêu cầu 7.4.2 và 7.4.3 của điều khoản này.

Cụm từ xác định nghĩa là bạn phải liệt kê tất cả các thông tin cần thiết liên quan đên FSMS, sau đó đánh giá xem những thông tin này cần cho ai, sau đó mới thiết lập danh sách các thông tin cần trao đổi.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải có danh sách các thông tin cần trao đổi, nơi nhận, địa chỉ người nhận (số điện thoại, email, địa chỉ – nếu ở bên ngoài), tần suất trao đổi thông tin, người có trách nhiệm trao đổi, cách thức trao đổi thông tin như thế nào.

Theo TCVN ISO 22004: 2015 quy định chung về trao đổi thông tin như sau:

• Trao đổi thông tin đảm bảo việc chuyển thông tin đúng giữa các bên liên quan. Chính sách để trao đổi thông tin có hiệu lực cần được xây dựng, lập tài liệu, thực hiện và duy trì. Đào tạo nhân việc được chỉ định về kỹ năng trao đổi thông tin là một khía cạnh quan trọng của quá trình trao đổi thông tin.
• TCVN ISO 22000 yêu cầu cả hệ thống trao đổi thông tin bên ngoài và nội bộ được xây dựng, thực hiện và duy trì như một phần của FSMS.
• Trao đổi thông tin cần bao gồm cơ chế phản hồi thông tin, chu trình xem xét và có dự phòng để giải quyết những thay đổi một cách chủ động về môi trường tổ chức.
• Quá trình trao đổi thông tin của tổ chức cần hoạt động nhiều chiều và cần được phù hợp với nhu cầu khác nhau của người tiếp nhận. Quá trình trao đổi thông tin cần nhấn mạnh các vấn đề:

+ đảm bảo trao đổi thông tin hai chiều có hiệu lực;

+ nâng cao tính trung thực và mức độ tin cậy;

+ sự tham gia của các bên liên quan vào quy trình, khi thích hợp;

+ điều chỉnh hoặc thay đổi chương trình trao đổi thông tin khi cần dựa trên các xem xét hệ thống.

XÁC ĐỊNH KHI NÀO TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: b) khi nào trao đổi thông tin (7.4.1.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này có hai yêu cầu nhỏ, một là thời gian trao đổi thông tin và hai là tần suất trao đổi thông tin.

Tổ chức phải xác định thời gian thực hiện việc trao đổi thông tin, điều này là quan trọng bởi vì một số thông tin có thời gian hạn định (luật có ngày hiệu lực) và có một số thông tin sau khi trao đổi một thời gian thì ký ức về nội dung trao đổi của người được trao đổi sẽ mất đi.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc quy định thời gian và tần suất trao đổi thông tin là tuỳ thuộc tổ chức, tuy nhiên khi xác định thời gian này bạn cần phải xác định rằng tầm quan trọng của thông tin cần trao đổi.

Bạn chỉ một tài liệu xác định thời gian và tần suất trao đổi cho các thông tin đã xác định ở mục 7.4.a là được.

XÁC ĐỊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN CHO AI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: c) Trao đổi thông tin cho ai (7.4.1.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là một yêu cầu về xác định người nhận thông tin, không phải bất cứ thông tin nào phải được truyền đạt cho tất cả. Do đó, sau khi xác định thông tin cần trao đổi thì tổ chức cần phải xác định thêm thông tin này cần trao đổi cho ai hay nói cách khác ai là người nhận thông tin này.

Một số đối tượng cần trao đổi thông tin như liệt kê mục 7.4.2 và 7.4.3, ngoài ra một số người cần nhận thông tin như:

• Toàn thể người lao động;
• Cấp quản lý;
• Khách hàng;
• Nhà cung cấp;
• Chính quyền địa phương;
• Chính quyền nơi tiêu thụ sản phẩm;
• Các nhà thầu;
• Các hiệp hội, …

Làm thế nào để chứng minh?

Cũng giống như điều khoản 7.4.b, tổ chứng cần có một tài liệu bao gồm các nội dung cần trao đổi và trao đổi cho ai là phù hợp.

XÁC ĐỊNH CÁCH THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: d) cách thức trao đổi thông tin (7.4.1.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là yêu cầu liên quan đến hình thức trao đổi thông tin, tổ chức phải xác định mỗi loại thông tin có một cách thức trao đổi phù hợp. Cách thức này có thể bao gồm:

• Hiển thị bản thông báo;
• Phát file giấy;
• Gửi email, đăng internet;
• Họp, hội nghị;
• Sử dụng loa, gọi điện;
• Hiển thị màng hình cảm ứng;
• Huấn luyện, đào tạo;
• Phát tờ rơi, sử dụng video…

Một điều lưu ý rằng, sau khi xác định cách thức trao đổi thông tin thì tổ chức phải đảm bảo rằng cách thức đó hiệu lực và hiệu quả. Đồng thời luôn sử dụng được bất cứ lúc nào, nhất là trường hợp thông tin liên quan đến tình huống khẩn cấp. Trong trường hợp nếu bạn được đánh giá bên thứ 2 hoặc bên thứ 3, nếu bạn chọn phương thức trao đổi thông tin là điện thoại, thì đánh giá viên có thể kiểm tra sự sẵn sàng của cách thức trao đổi thông tin bằng cách gọi vào số điện thoại mà bạn chọn trao đổi thông tin, nếu điện thoại không liên hệ được thì đồng nghĩa là cách thức trao đổi thông tin không hiệu lực và đánh giá viên có thể đưa ra 1 điểm không phù hợp cho việc trao đổi thông tin. Trong trường hợp khác, bạn chọ trao đổi thông tin bằng hệ thống loa, thì hãy đảm bảo rằng nó luôn hoạt động.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần có một tài liệu xác định các nội dung cần trao đổi, sau đó xác đình hình thức trao đổi thông tin cho từng học viên. Vì dụ như: chính sách chất lượng trao đổi bằng hình thức dán thông tin và họp giải thích ý nghĩa.

XÁC ĐỊNH NGƯỜI THỰC HIỆN TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQL ATTP, bao gồm: e) người thực hiện trao đổi thông tin (7.4.1.e).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu xác định người chịu trách nhiệm trao đổi thông tin.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bản quy định về trách nhiệm của người trao đổi thông tin là phù hợp đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Trong tất cả các yêu cầu của mục 7.4 này, tổ chức chỉ cần xây dựng một tài liệu như ví dụ bảng dưới cho tất cả các thông tin cần trao đổi có thể là đủ để đáp ứng yêu cầu này.

ĐẢM BẢO TẤT CẢ NGƯỜI ẢNH HƯỞNG ĐẾN FSMS PHẢI HIỂU ĐƯỢC VAI TRÒ TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả những người có hoạt động ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm đều phải hiểu được yêu cầu trao đổi thông tin có hiệu lực (7.4.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Các kênh trao đổi thông tin hiệu quả là rất quan trọng đối với một FSMS, vì chúng tạo ra tính minh bạch trong tổ chức và cho phép luồng dữ liệu, thông tin và kiến thức được trao đổi đầy đủ, kịp thời và chính xác. Hiệu quả của các kênh trao đổi thông tin được đo lường như sau:

• Xác minh rằng tất cả các thông tin cần thiết được xác định;
• Xác minh rằng dữ liệu và thông tin và kiến thức phù hợp hoặc chính xác được trao đổi;
• Xác minh rằng dữ liệu và thông tin và kiến thức được trao đổi đến nơi chỉ định vào đúng thời điểm.

Để đạt được hiệu quả, bạn nên trao đổi những điều sau đây liên quan đến các kênh trao đổi thông tin:

• Khuyến khích: Các kênh phải được khuyến khích phát triển và hoạt động ở tất cả các cấp tổ chức.
• Rõ ràng và dễ hiểu: Mỗi ví trí phải biết được vai trò và trách nhiệm của mình; bằng cách nào, khi nào, và những gì.
• Tính hai chiều: Nếu thông tin phải truyền theo cả hai cách (chuyển tiếp và nhận lại từ người gửi đến người nhận và ngược lại), kênh phải cho phép thông tin đó.
• Thích ứng với các yêu cầu ngôn ngữ: Nếu nhân viên của tổ chức nói nhiều hơn một ngôn ngữ, kênh giao tiếp phải hỗ trợ ngôn ngữ đó.

Trong thực tế, bạn có thể bao gồm tất cả điều này trong chương trình đào tạo và trình độ.

Trong yêu cầu này, tiêu chuẩn nói rằng, để quá trình trao đổi thông tin cáo hiệu lực thì điều quan trọng là người lao động phải hiểu được tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin, nếu họ không hiểu thì họ không tuân thủ một cách tự nguyện. Đây là một điều cực kỳ quan động, nếu quá trình trao đổi thông tin không hiệu lực thì thông tin cần trao đổi bị tắt nghẽn, điều này ngăn cản tính hiệu lực của FSMS.

Ví dụ: Một nhân viên phát hiện một mối nguy mất an toàn về thực phẩm, nếu họ không hiểu rằng phải báo cáo ngay việc này lên người có trách nhiệm thì mối nguy đó sẽ có thể tiếp cận đến người tiêu dùng, điều này có thể dẫn đến mất an toàn thực phẩm. Một số trường hợp công ty muốn che đậy một sự cố mất an toàn mà chúng có thể gây ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tính công ty, họ không thông báo cho khách hàng về sự cố mất an toàn này mà xử lý, nếu sản phẩm đã ra thị trường và tiếp xúc người dùng cuối thì việc không thông báo sự cố này là một sự không phù hợp Nặng nếu được phát hiện.

Tính hiệu lực của trao đổi thông tin có thể tóm gọn như sau:

• Trao đổi đúng người chịu trách nhiệm;
• Trao đổi kịp thời: ngay khi phát hiện/phát sinh;
• Trao đổi đúng nội dung và mức độ;
• Trao đổi đúng thực trạng và trung thực.

Làm thế nào để chứng minh?

Để làm được việc này, bạn phải đào tạo cho tất cả nhân viên về tầm quan trọng trong việc trao đổi thông tin, nếu việc trao đổi thông tin chậm hoặc không trao đổi thông tin thì sẽ gây ra hệ quả gì.

Khi đánh giá hệ thống quản lý, đánh giá viên có thể phỏng vấn bất kỳ ai liên quan đến FSMS, nếu họ không hiểu rõ những thông tin nào mà họ cần trao đổi, trao đổi cho ai, và nếu không trao đổi kịp thời thì sẽ dẫn đến hậu quả gì thì đánh giá viên có thể đưa ra một điểm không phù hợp về vất đề này.

Bạn lưu lại bằng chứng đào tạo, và định kỳ phỏng vấn lại nhân viên xem chúng có phù hợp không?

Bảng Danh sách các thông tin cần trao đổi
Người nhận	Thông tin	Thời gian/tần suất	Hình thức trao đổi	Người đảm trách
Khách hàng	Cam kết về sản phẩm dịch vụ, họp đồng	Khi có khách hàng mới	Email: [email protected] /Điện thoại: 0909090909	Phòng Sale
	Chính sách FSMS	Tháng 01 hàng năm
	Tình huống khẩn cấp	Khi có sự cố mất an toàn
	Quy trình giải quyết khiếu nại, trả hàng	Khi có khách hàng mới hoặc thay đổi quy trình
	Khảo sát thoả mãn khách hàng	Tháng 12 hàng năm
Nhà cung cấp (NCC)	Chính sách FSMS	Tháng 01 hàng năm	Email	Phòng mua hàng
	Yêu cầu chất lượng nhà cung cấp	Khi có NCC mới	Email
	Họp đồng	Khi có NCC mới hoặc hết họp đồng	Email/file giấy
	Yêu cầu hành động khắc phục (SCAR)	Khi phát hiện không phù hợp từ NCC	Email	Phòng QA
Toàn thể công nhân viên	Chính sách FSMS	Tháng 01 hàng năm hoặc sau khi thay đổi hoặc có công nhân viên mới	Họp giải thích	Trưởng ban ISO
	Mục tiêu FSMS
	Rủi ro/cơ hội
	Yêu cầu khách hàng	Chậm nhất 10 ngày sau khi áp dụng	Họp giải thích	Phòng QA
	Trách nhiệm và quyền hạn	Khi có sự bổ nhiệm mới hoặc thay đổi nhân sự	Email/thông báo	Trưởng phòng
	Yêu cầu luật định liên quan	Khi phát sinh/sửa đổi luật	Đào tạo	Phòng QA
Chính quyền địa phương/ Nơi tiêu thụ SP	Tình huống khẩn cấp	Khi có sự cố mất an toàn	Điện thoại / liên hệ trực tiếp	Phòng QA
	Báo cáo bắt buộc	Theo quy định luật định/chế định	Email / liên hệ trực tiếp	Phòng QA

7.4.2 TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI BÊN NGOÀI

ĐẢM BẢO THÔNG TIN ĐƯỢC TRAO ĐỔI LÀ ĐẦY ĐỦ VÀ SẴN CÓ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin được trao đổi với bên ngoài là đầy đủ và có sẵn cho các bên liên quan của chuỗi thực phẩm (7.4.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Giao tiếp bên ngoài hiệu quả ngụ ý rằng tổ chức cung cấp và thu thập được thông tin liên quan về an toàn thực phẩm chính xác, thông tin không có sự mơ hồ hoặc khả năng giải thích sai. Đây có thể là một thách thức đối với các công ty hoạt động ở một số thị trường do vấn đề ngôn ngữ. Các ví dụ về loại thông tin có thể được yêu cầu hoặc cung cấp bên ngoài được mô tả trong các phần sau.

Từ “sẵn có” có nghĩa là bất cứ lúc nào cần thì phải có được ngay, nghĩa là thông tin cần trao đổi của bạn phải thể hiện ở một nơi nào đó mà những bên liên quan của bạn khi cần họ có thể truy cập được.

Từ “đầy đủ” có nghĩa là tất cả nội dung cần trao đổi phải thể hiện đầy đủ khi các bên liên quan cần.

Thông thường tín sẵn có và đầy thủ thông tin thường thể hiện trên bao bì sản phẩm, ví dụ như: thành phần, năng lượng, trọng lượng, các chất bảo quản, các chất gây dị ứng, hướng dnẫ sử dụng … chúng có sẵn trên bào bì, khi khách hàng cần thì có thể xem ngay.

Riêng các thông tin liên quan đến chính sách ATTP, công bố sản phẩm, … thì cũng phải sẵn có khi các bên liên quan cần họ có thể truy cập được ngay, ví dụ như trên website, trên các hướng dẫn sử dụng sản phẩm (nếu có),…

Trao đổi thông tin với bên ngoài để đảm bảo rằng bất kỳ mối nguy liên quan nào cũng được kiểm soát tại điểm cụ thể trong chuỗi thực phẩm, ví dụ:

a) (các) mối nguy về an toàn thực phẩm có thể hoặc không được kiểm soát bởi tổ chức và do đó (các) nhu cầu cần kiểm soát tại các điểm khác, trong chuỗi thực phẩm tăng lên hoặc giảm đi;

b) với người cung cấp, thầu phụ và khách hàng là cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức an toàn thực phẩm cần thiết (bởi khách hàng) và;

c) với các cơ quan chế định/cơ quan quản lý và tổ chức khác.

Trao đổi thông tin bên ngoài được sử dụng giữa tổ chức và tổ chức khác để thỏa thuận bằng hợp đồng hoặc cách thức khác, về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết và dựa trên khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật theo thỏa thuận.

Các kênh trao đổi thông tin với các cơ quan chế định/cơ quan quản lý và các tổ chức khác cần được thiết lập. Việc này tạo cơ sở để xác định các mức chấp nhận an toàn thực phẩm cho công chúng và để đảm bảo độ tin cậy của tổ chức.

Cần thận trọng để có toàn bộ thuận lợi từ báo cáo pháp luật/quy định hoặc các hệ thống cảnh báo sớm về mối nguy được lưu ý hoặc cảm nhận.

Nhãn mác rõ ràng là một công cụ để trao đổi thông tin với khách hàng/người tiêu dùng.

Làm thế nào để chứng minh:

Bạn cần thiết lập kênh trao đổi thông tin với bên ngoài, xác định các nội dung cần trao đổi và nội dung cần thu thập khách hàng, sau đó xây dựng cách thức để các bên liên quan có thể tiếp cận dễ dàng với thông tin và các kênh để bạn dễ dàng thu thập thông tin từ khách hàng.

Kênh thông tin này là bằng chứng cho bạn đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI NHÀ THẦU VÀ NHÀ CUNG CẤP BÊN NGOÀI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: a) các nhà thầu và nhà cung cấp bên ngoài; (7.4.2.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi các tổ chức xác định nhà cung cấp và nhà thầu phụ có ảnh hưởng lớn đến an toàn thực phẩm, thì chúng ta thường nhấn mạnh tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin với các nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hóa, bao bì và vật liệu vệ sinh/làm sạch. Tuy nhiên, có những tổ chức khác có dịch vụ cũng cần được đánh giá về tác động của chúng đối với an toàn thực phẩm (ví dụ: tổ chức kiểm soát dịch hại, dịch vụ bảo trì hoặc dịch vụ thu gom chất thải).

Ví dụ về thông tin có thể được trao đổi với các nhà cung cấp và nhà thầu được cung cấp dưới đây.

– Nhà cung cấp nguyên liệu và hàng hóa:

• Chính sách ATTP (điều khoản 5.2.1.d và 5.2.2.c)
• Thỏa thuận về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết, chẳng hạn như xác định các tiêu chí vi sinh / hóa lý hoặc các yêu cầu đặc biệt khác cần được xác minh tại thời điểm tiếp nhận.
• Thông tin về các nhà cung cấp, chẳng hạn như bằng chứng tuân thủ các yêu cầu theo luật định và quy định, thực hiện hệ thống quản lý an toàn thực phẩm hoặc các chứng nhận khác.
• Thông tin kỹ thuật về các sản phẩm được cung cấp, bao gồm thông tin được đề cập trong Mục 8.5.1.2 (đặc tính nguyên liệu) và việc xác định nhu cầu kiểm soát mọi mối nguy cụ thể.
• Kết quả từ các kiểm soát được thực hiện trên các sản phẩm được cung cấp tại thời điểm tiếp nhận hoặc trong quá trình xử lý và từ các phân tích trong phòng thí nghiệm. Trao đổi thông tin về khiếu nại của khách hàng. Xác định nguyên nhân và biện pháp được thực hiện bởi các nhà cung cấp cho sự không phù hợp được báo cáo.
• Thông tin liên quan đến những thay đổi trong thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc cập nhật thông tin kỹ thuật. Các nhà cung cấp nên thông báo cho khách hàng của họ bất cứ khi nào có nhu cầu giữ lại hoặc rút sản phẩm.
• Kết quả các cuộc đánh giá được thực hiện trên các nhà cung cấp.
• Các cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết.

– Nhà cung cấp vật liệu đóng gói, vệ sinh và làm sạch:

• Chính sách ATTP (điều khoản 5.2.1.d và 5.2.2.c)
• Thông tin về các nhà cung cấp, chẳng hạn như bằng chứng tuân thủ các yêu cầu theo luật định và quy định, thực hiện hệ thống quản lý an toàn thực phẩm hoặc các chứng nhận khác.
• Thông tin kỹ thuật liên quan đến vật liệu làm sạch và vệ sinh, bao gồm việc sử dụng dự kiến và bằng chứng về sự phù hợp của chúng với mục đích mà chúng được thiết kế.
• Thông tin kỹ thuật của các vật liệu đóng gói bao gồm bằng chứng về sự phù hợp của chúng để sử dụng trong các sản phẩm thực phẩm và việc thực hiện các yêu cầu quy định cụ thể, bao gồm các giới hạn di chuyển đã thiết lập. Mức độ thông tin và yêu cầu được thiết lập cho các thành phần cũng nên được áp dụng cho bao bì tiếp xúc thực phẩm trực tiếp.
• Các cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết.

–Nhà thầu:

• Chính sách ATTP (điều khoản 5.2.1.d và 5.2.2.c)
• Hợp đồng hoặc tài liệu tương đương xác định dịch vụ sẽ được cung cấp, thời hạn và / hoặc tính định kỳ và trách nhiệm được giao cho nhà cung cấp dịch vụ. Các cơ sở để chấp nhận lẫn nhau về mức độ an toàn thực phẩm cần thiết.
• Thông tin và đào tạo về các yêu cầu an toàn thực phẩm phải được nhân viên từ công ty dịch vụ tôn trọng khi tham dự các cơ sở của tổ chức (ví dụ: kiểm soát dịch hại, bảo trì).
• Thông tin từ các nhà thầu về các sự cố được phát hiện có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của các sản phẩm thực phẩm, ngay cả khi chúng không được xác định trong trách nhiệm của họ.

Thiết lập các tiêu chí để đánh giá các nhà cung cấp và đánh giá mức độ tuân thủ của họ có thể là một phương pháp theo dõi hiệu suất của họ và xác định những người cần cải thiện, hoặc thậm chí được thay thế, nếu không thể đáp ứng các yêu cầu. Chủ đề này được đề cập chi tiết hơn trong điều khoản 7.1.6.

Làm thế nào để chứng minh?

Các yêu cầu về mức độ an toàn thực phẩm và các mối nguy liên quan đến sản phẩm và dịch vụ được cung cấp phải thể hiện rõ ràng trong hợp đồng, trong các thoả thuận hoặc sổ tay quản lý nhà cung cấp của bạn. Trường hợp bạn sử dụng sổ tay nhà cung cấp thì bạn phải yêu cầu nhà cung cấp của bạn đọc và xác nhận trên đó làm cơ sở bạn đã trao đổi thông tin.

Ngoài ra, bạn nên có đầy đủ thông tin liên lạc đến người phụ trách an toàn thực phẩm bên nhà cung cấp để trao đổi khi cần thiết hoặc có sự cố khẩn cấp.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ THÔNG TIN ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 1) thông tin sản phẩm về an toàn thực phẩm để xử lý, trưng bày, bảo quản, chuẩn bị, phân phối và sử dụng sản phẩm bên trong chuỗi thực phẩm hoặc bởi người tiêu dùng; (7.4.2.b.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Khách hàng là người nhận sản phẩm (người mua, nhận sản phẩm), người dùng là người trực tiếp sử dụng sản phẩm, có lúc khách hàng và người dùng là một (bạn mua về bạn dùng), đôi khi khách hàng và người dùng là hai người khách nhau (bạn mua xong đem biếu người khác dùng).

Tiêu chuẩn giới thiệu một số ví dụ về thông tin liên quan có thể trao đổi với khách hàng hoặc người tiêu dùng để đảm bảo rằng tất cả các kiến thức phù hợp để đảm bảo an toàn thực phẩm đều có sẵn trong chuỗi thực phẩm.

Thông tin sản phẩm: Đối với khách hàng, thông tin thường được sắp xếp trong các bảng dữ liệu của các sản phẩm nên bao gồm, trong số các thông tin khác, các tuyên bố về mục đích sử dụng, yêu cầu lưu trữ cụ thể và thời hạn sử dụng. Cụ thể như:

– ở điều khoản 8.5.1.3 – Đặc tính của sản phẩm cuối cùng: cung cấp danh sách các đặc tính thành phẩm sẽ được ghi lại và cũng có thể được xem xét khi xác định thông tin cần truyền.

– Nhãn là phương tiện thông tin quan trọng nhất về an toàn thực phẩm, vì một phần thông tin đó phải được đưa vào nhãn theo nghĩa vụ pháp lý.

– Ở điều khoản 8.5.1.4 – Sử dụng đúng mục đích: thông tin về mục đích sử dụng sản phẩm.

– Thông tin liên quan đến bảo quản thực phẩm sao cho an toàn: ví dụ nhiệt độ bảo quản, môi trường bảo quản, cách bảo quản sau khi bóc, dõ bao bì, cách sắp xếp, …

– Thông tin lên quan đến quá trình vận chuyển như: điều kiện nhiệt độ, môi trường trong suốt quá trình vận chuyển, phương tiện vận chuyển, sách thức sắp xếp trên phương tiện vận chuyển, các dấu hiệu cảnh báo các môi nguy như dễ vỡ, tránh mưa, ….

– Sử dụng sản phẩm như: hướng dẫn sử dụng, các cảnh báo, thành phần dinh dưỡng, tác dụng phụ, …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có sẵn các thông tin trên cho khách hàng và người cung cấp khi cần.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ CÁC MỐI NGUY VỀ ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 2) các nguy cơ về an toàn thực phẩm đã xác định cần được kiểm soát bởi các tổ chức khác trong chuỗi thực phẩm và/hoặc người tiêu dùng (7.4.2.b.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Mục tiêu tổng thể của troa đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm là bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng thông qua việc cung cấp thông tin cho phép họ đưa ra quyết định an toàn thực phẩm. Thông tin về rủi ro an toàn thực phẩm có thể giúp mọi người đưa ra quyết định về việc có nên tránh một loại thực phẩm cụ thể hay không, cách xử lý hoặc chuẩn bị để giảm thiểu rủi ro hoặc họ có thể làm gì để tự bảo vệ mình nếu gặp rủi ro. Ví dụ: sản phẩm có chất dị ứng, chất bảo quản, hoặc có thành phần không tốt cho một số người như trẻ em (sản phẩm Milo chỉ dùng trẻ từ 6 tuổi trở lên, …).

Trao đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm rất quan trọng đối với việc bảo vệ sức khỏe cộng đồng, động vật, thực vật và môi trường, và con người, chất lượng cuộc sống, bao gồm các yếu tố kinh tế xã hội như sinh kế.

Mục tiêu của trao đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm là cho phép mọi người bảo vệ sức khỏe của họ khỏi rủi ro an toàn thực phẩm bằng cách cung cấp thông tin cho phép họ đưa ra quyết định an toàn thực phẩm, tạo điều kiện cho đối thoại và hiểu biết giữa tất cả các bên liên quan và nâng cao hiệu quả chung của quá trình phân tích rủi ro.

Trao đổi thông tin rủi ro an toàn thực phẩm có thể liên quan đến trao đổi thông tin cả rủi ro và lợi ích. Cung cấp thông tin về cả rủi ro và lợi ích cho phép mọi người đưa ra quyết định sáng suốt về lựa chọn thực phẩm.

Điều quan trọng là phải hiểu và giải quyết các nhận thức cộng đồng về rủi ro an toàn thực phẩm để phát triển các thông điệp trao đổi thông tin rủi ro hiệu quả. Làm thế nào mọi người nhận thức được rủi ro phục vụ như là cơ sở của thái độ, ý định và hành vi của họ.

Các loại vấn đề an toàn thực phẩm khác nhau đòi hỏi các cách tiếp cận khác nhau để trao đổi thông tin rủi ro.

Các mối nguy này thường liên quan đến kiểm soát chất dị ứng, các thông tin về các chất dị ứng này phải được thể hiện cho khách hàng biết, ví dụ như trên bao bì thực phẩm, trên các tờ rơi kỹ thuật hoặc các thông tin về sản phẩm trên trang website.

Các môi nguy liên quan đến thực phẩm biến đổi gen, mức độ sạch thực phẩm (số ký hiệu dán trên từng sản phẩm – Mã số trên tem được gọi là PLU code, viết tắt của từ Price Look-up, ví dụ như táo nhập từ Mỹ)

Ngoài ra các môi nguy liên quan đến chất bảo quản, các thực phẩm có nguy cơ gay béo phì, các tác dụng phụ (nếu có), ngoài ra các cảnh báo khi phát hiện sản phẩm có hiện tượng lạ (như hư hỏng hay có nguy cơ nhiễm bẩn), …

Ngày nay tại Mỹ và các nước châu Âu, việc công bố các chất dị ứng là một yêu cầu bắt buộc, nhiều doanh nghiệp Việt Nam bị trả hàng và bị phạt về thông tin chất dị ứng trên nhãn này, ví dụ như trường hợp café hoà tan không công bố thành phần sữa đặc (một chất có khả năng gây dị ứng).

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải thể hiện các thông tin về mối nguy cần thiết để khách hàng nhận biết và sử dụng an toàn, chúng có thể thể hiện trên nhãn sản phẩm, trên cataloge, trên trang website hoặc thoả thuận mua hàng, …

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ HỢP ĐỒNG, ĐƠN HÀNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 3) thoả thuận hợp đồng, yêu cầu và đơn hàng bao gồm cả sửa đổi (7.4.2.b.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Định nghĩa hợp đồng có thể là cách tốt nhất để chính thức hóa mức độ chấp nhận lẫn nhau về an toàn thực phẩm. Định nghĩa này đặc biệt quan trọng trong các chủ đề mà luật pháp không yêu cầu hoặc luật pháp dự định đặt ra các giới hạn nghiêm ngặt hơn.

Bạn phải thể hiện các thông tin cần thiết về mức độ chấp nhận và các yêu cầu phải tuân thủ về An toàn thực phẩm mà bạn và khách hàng của bạn phải tuân thủ.

Ngoài ra, nếu hợp đồng bạn là hợp đồng nguyên tắc, thì các đơn hàng của bạn phải thể hiện rõ các yêu cầu an toàn cho từng lô hàng đó.

Trong trường hợp có sửa đổi đơn hàng hoặc hợp đồng thì cách thức trao đổi thông tin và ghi nhận bằng chứng phải được thể hiện và đồng ý giữa 2 bên.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có đầy đủ các thông tin cần ở trên.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI KHÁCH HÀNG VỀ PHẢN HỒI KHÁCH HÀNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: b) khách hàng và/hoặc người tiêu dùng liên quan đến: 4) phản hồi của khách hàng và/hoặc người tiêu dùng bao gồm cả khiếu nại (7.4.2.b.4).

Điều này có nghĩa là gì?

Khách hàng và người tiêu dùng là một nguồn thông tin rất quan trọng mà tổ chức nên trao đổi thông tin và sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động liên quan đến hệ thống an toàn thực phẩm. Trả lời các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng và người tiêu dùng cần được phân tích cẩn thận và được sử dụng làm đầu vào để cải thiện FSMS. Cần thực hiện một quy trình quản lý khiếu nại và trách nhiệm thu thập và trao đổi thông tin tin đến tổ chức, phân tích nguyên nhân và xác định các hành động khắc phục và khắc phục.

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải trao đổi thông tin về khiếu nại nghĩa lại bạn phải có kênh thu thập thông tin khiếu nại và kênh để phản hồi thông tin về các khiếu nại này. Trong yêu cầu này chỉ đề cập đến việc trao đổi thông tin khiếu nại, việc xử lý khiếu nại như thế nào sẽ điều khoản 9.3 và hành động khắc phục 10.1.

Làm thế nào để chứng minh?

Ban nên thiết lập một quá trình tiếp nhận thông tin phản hồi khách hàng như là cung cấp thông tin người nhận phản hồi (địa chỉ, email, số điện thoại, skype, zalo, website, …) trên các trang website của bạn hoặc trên bao bì, tờ rơi, … để khách hàng khi có vấn đề họ sẽ liên lạc.

Ngoài ra, đối với nội bộ bạn cũng xây dựng một quá trình tiếp nhận thông tin phản hồi khách hàng, quá trình trao đổi thông tin cho các phòng ban liên quan về các phản hồi này, quá trình xem xét và xử lý khiếu nại khách hàng và quá trình phản hồi thông tin sau xử lý. Đầu ra quá trình xử lý các phản hồi khách hàng là đầu vào quá trình xem xét của lãnh đạo.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CƠ QUAN LUẬT ĐỊNH VÀ CHẾ ĐỊNH

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: c) Cơ quan luật định và chế định (7.4.2.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn xác định tầm quan trọng của việc thiết lập các kênh liên lạc với các cơ quan quản lý theo luật định, cũng như với bất kỳ tổ chức nào khác có liên quan đến tính hiệu lực cảu FSMS. Các cơ quan theo luật định là rất quan trọng, không chỉ là một nguồn thông tin về pháp luật, mà còn để hỗ trợ cho cơ chế phản ứng nhanh khi có sự cố. Các cơ quan này cũng thường đưa ra các báo cáo về hoạt động của họ và xuất bản thông báo khi hoạt động của một tổ chức hoặc thương mại hóa sản phẩm bị đình chỉ do vấn đề an toàn thực phẩm.

Trong một số trường hợp, việc trao đổi thông tin với cơ quản luật định chế định là các báo cáo bắt buộc liên quan đến tình hình an toàn thực phẩm, các sự cố thực phẩm, các khảo sát ý kiến về dự thảo luật, …

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bạn phải xác định các thông tin cần phải trao đổi với cơ quan luật phát, sau đó xác định cách thức trao đổi, nơi nhận thông tin, và người chịu trách nhiệm trao đổi thông tin.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC TỔ CHỨC KHÁC CÓ TÁC ĐỘNG HOẶC BỊ ẢNH HƯỞNG BỞI HIỆU LỰC FSMS

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì việc trao đổi thông tin hiệu lực với: d) các tổ chức khác có tác động hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi hiệu lực của HTQL ATTP hoặc việc cập nhật HTQL ATTP (7.4.2.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Ngoài các yêu cầu trao đổi ở trên như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan luật định thì những tổ chức khác mà chúng bị ảnh hưởng bởi hệ thống quản lý ATTP cần phải xác định, ví dụ như: cơ quan quản lý nơi thị trường tiêu thụ (nếu bán ngoài nước), các hiệp hội ngành, cơ quan chứng nhận, cơ quan công nhận, tham tán thương mại tại nước bán hàng, các nhà tư vấn …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải thiết lập danh sách các tổ chức này để khi cần thiết bạn có đủ thông tin để trao đổi.

NGƯỜI ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN PHẢI CÓ TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Người được chỉ định phải có trách nhiệm và quyền hạn cụ thể đối với việc trao đổi thông tin với bên ngoài của thông tin bất kỳ liên quan đến an toàn thực phẩm. Khi có liên quan, thông tin thu được thông qua Trao đổi với bên ngoài phải được đưa vào đầu vào để xem xét quản lý (xem 9.3) và để cập nhật HTQL ATTP (7.4.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này có ba nội dung chính, một là bạn phải phân công một người hay một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện trao đổi thông tin bên ngoài này, sau đó giao quyền cho họ để thực hiện được công việc.

Người có trách nhiệm phải tổng hợp các thông tin trao đổi báo cáo cho lãnh đạo trong các cuộc xem xét của lãnh đạo.

Đồng thời, khi tiến hành cập nhật lại HTQL ATTP phẩm phải xem xét lại các vấn đề được trao đổi thông tin, chẳng hạn sau khi xử lý khiếu nại khách hàng, nguyên nhân được tìm ra do quy trình bị lỗi, khi đó sau khi xử lý khiếu nại bạn phải cập nhật lại quy trình bị lỗi đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên phải phải phân công trách nhiệm người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm cho việc trao đổi thông tin bên ngoài. Giao đó giao nhựng công việc cho họ như yêu cầu của điều khoản này.

LƯU GIỮ BẰNG CHỨNG VỀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Bằng chứng về Trao đổi thông tin với bên ngoài phải được lưu dưới dạng thông tin được lập thành văn bản (7.4.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn lưu lại thông tin dạng văn bản làm bằng chứng cho việc thực hiện trao đổi thông tin.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn lưu giữ các thông tin sau:

• Danh sách các thông tin cần trao đổi, danh sách người nhận thông tin (địa chỉ liên lạc), cách thức trao đổi thông tin, cách thức xử lý thông tin và phản hồi thông tin;
• Hồ sơ các lần trao đổi thông tin đã thực hiện,
• Phân công trách nhiệm trao đổi thông tin.

7.4.3 TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ

THIẾT LẬP, THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ PHƯƠNG THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì phương thức trao đổi thông tin hiệu quả về các vấn đề ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm (7.4.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Trao đổi thông tin nội bộ là một công cụ cơ bản để đảm bảo hoàn thành các nguyên tắc an toàn thực phẩm trong tổ chức. Chỉ việc sử dụng một cách tiếp cận toàn diện để giao tiếp cho phép một số hành vi nhất định được sửa đổi vĩnh viễn.

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất là giao tiếp bằng ví dụ, đặc biệt là khi nó đến từ ban lãnh đạo cao nhất. Đồng thời, tổ chức nên tạo ra phương tiện cho tất cả nhân viên truy cập thông tin liên quan sẽ cho phép họ đảm bảo an toàn cho các sản phẩm thực phẩm.

Quản lý cấp cao và Nhóm An toàn thực phẩm phải tạo ra một động lực giao tiếp nội bộ về các vấn đề liên quan đến an toàn thực phẩm. Bên cạnh việc sử dụng các buổi đào tạo hoặc các cuộc họp công cộng, việc sử dụng các hỗ trợ âm thanh/hình ảnh điện tử (ví dụ: truyền hình nội bộ, trang web, mạng nội bộ, bản tin) hoặc thậm chí các phương pháp thông thường như bảng thông tin, bảng hiệu hoặc khẩu hiệu đều được khuyến nghị.

Trong điều khoản này của tiêu chuẩn, đặc biệt nhấn mạnh vào nghĩa vụ thông báo cho Đội An toàn Thực phẩm về bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Thông tin này nên được sử dụng trong bản cập nhật FSMS và được đưa vào xem xét của lãnh đạo.

Hệ thống trao đổi thông tin nội bộ của tổ chức cần đảm bảo đủ thông tin liên quan và dữ liệu sẵn có cho tất cả cá nhân tham gia vào các hoạt động và thủ tục khác nhau. Trưởng nhóm an toàn thực phẩm có vai trò chính trong việc trao đổi thông tin nội bộ về các vấn đề an toàn thực phẩm trong phạm vi tổ chức.

Bất kỳ thành viên nào của tổ chức phát hiện thấy một hoạt động có thể có tác động tới an toàn thực phẩm thì cần biết cách báo cáo vấn đề và báo cáo cho ai.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bạn phải xác định các thông tin nào cần trao đổi (như các yêu cầu bên dưới và các yêu cầu khác mà tổ chức xem nó là cần thiết), sau đó thiết lập cách thức trao đổi như quy định chung điều khoản 7.4.1.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ SẢN PHẨM HOẶC SẢN PHẨM MỚI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: a) sản phẩm hoặc sản phẩm mới (7.4.3.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Bất kỳ sự thay đổi nào về sản phẩm hoặc sản phẩm mới phải được thông báo đến nhóm ATTP. Trong bối cảnh nhóm an toàn thực phẩm quản lý an toàn cho quá trình sản xuất thực phẩm được an toàn, thì bất cứ các yếu tố nào thay đổi liên quan đến sự thay đổi họ phải là người biết đầu tiên trước khi thực hiện thay đổi. Khi nhận được được thông tin thay đổi này nhóm ATTP phải có trách nhiệm rà soát lại tất cả biện pháp kiểm soát mối nguy cho sản phẩm dự định thay đổi này có còn phù hợp không, đánh giá lại các mối nguy mới nếu có phát sinh từ sự thay đổi này và đưa ra các biện pháp kiểm soát mối nguy hiệu quả nhất để đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất từ việc thay đổi được an toàn cho người sử dụng.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi có thay đổi thì bạn phải trao đổi với nhóm ATTP, tốt nhất nhóm ATTP của bạn có một thành viên trong nhóm thiết kế và phát triển sản phẩm và một thành viên quản lý sản xuất chung của nhà xưởng. điều này giúp nhóm biết được thông tin sớm nhất khi có sự thay đổi hoặc sản phẩm mới.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU, THÀNH PHẦN VÀ DỊCH VỤ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: b) nguyên vật liệu, thành phần và dịch vụ (7.4.3.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Thay đổi nguyên vật liệu, thành phần và dịch vụ khác thì các mối nguy mới sẽ phát sinh, do đó nhóm an toàn thực phẩm phải biết để xem xét và phân tích lại mối nguy, đồng thời nếu các nguyên vật liệu có có chứa thành phần tạo ra mối nguy cho người tiêu dùng thì nhóm ATTP phải có trách nhiệm thông báo chỉnh sửa bao bì, truyền thông lại cho các bên liên quan.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi có thay đổi về nguyên vật liệu, thành phần và dịch vụ thì bạn phải trao đổi với nhóm ATTP.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ HỆ THỐNG SẢN XUẤT VÀ THIẾT BỊ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: c) hệ thống sản xuất và thiết bị sản xuất (7.4.3.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Thay đổi hệ thống sản xuất và thiết bị sản xuất thì các mối nguy mới sẽ phát sinh, các điều kiện tiên quyết thay đổi, do đó nhóm an toàn thực phẩm phải biết để xem xét và phân tích lại mối nguy, các điều kiện tiên quyết. do đó khi có sự thay đổi này phải báo ngay cho nhóm ATTP trước khi thực hiện thay đổi.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi có thay đổi về hệ thống sản xuất và thiết bị sản xuất thì bạn phải trao đổi với nhóm ATTP.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ CƠ SỞ SẢN XUẤT, VỊ TRÍ THIẾT BỊ VÀ MÔI TRƯỜNG CUNG QUANH.

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: d) cơ sở sản xuất, vị trí của thiết bị và môi trường xung quanh (7.4.3.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Tương tự như điều khoản 7.4.3.c

Làm thế nào để chứng minh?

Tương tự như điều khoản 7.4.3.c

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ CHƯƠNG TRÌNH VỆ SINH VÀ KHỬ TRÙNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: e) các chương trình vệ sinh và khử trùng (7.4.3.e).

Điều này có nghĩa là gì?

Chương trình vệ sinh và khử trùng liên quan đến 2 mối nguy cơ bản là: mối nguy sinh học (khả năng loại bỏ vi sinh vật), và mối nguy hoá học (tồn dư hoá chất vệ sinh, tảy rửa). Một khi thay đổi chuông trình vệ sinh và khử trùng thì việc đầu tiên nhóm ATTP phải xác nhận rằng liệu chương trình vệ sinh mới có khả năng loại bỏ các vi sinh vật và loại bỏ các tồn dư hoá chất tảy rửa đến ngưỡng an toàn không. Chính vì điều này, mà trước khi thay đổi vấn đề này phải thông báo cho nhóm ATTP kiểm tra và xác nhận.

Làm thế nào để chứng minh?

Tương tự như điều khoản 7.4.3.c

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ HỆ THỐNG ĐÓNG GÓI, BẢO QUẢN VÀ PHÂN PHỐI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: f) hệ thống đóng gói, bảo quản và phân phối (7.4.3.f).

Điều này có nghĩa là gì?

Hệ thống đóng gói, bảo quản và phân phối có liên quan đến các mối nguy ATTP, trước khi thực hiện thay đổi phải thực hiện thẩm tra các điều kiện mới, việc thẩm tra này thường được thực hiện bởi nhóm ATTP, sau khi thẩm tra xong, việc cập nhật lại hệ thống ATTP theo điều kiện mới phải được thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu lực của hệ thống. Chính này thì thông tin thay đổi này phải được trao đổi cho nhóm ATTP.

Làm thế nào để chứng minh?

Tương tự như điều khoản 7.4.3.c

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: g) năng lực và/hoặc trách nhiệm và quyền hạn (7.4.3.g).

Điều này có nghĩa là gì?

Mỗi người thực hiện công việc liên quan đến hệ thống ATTP đã được xác định và đánh giá ở điều khoản 7.2, do đó, khi thay đổi người khác thì năng lực của vị trí đó cũng thay đổi theo, chính vì vậy mà việc thay đổi này phải thông báo cho nhóm ATTP để họ thực hiện các hành động đánh giá lại năng lực của người này có đảm bảo không để quyết định các phương pháp bổ sung năng lực lại nếu người đó chưa đủ.

Trách nhiệm/và quyền hạn là hai mảng liên quan đến một vị trí công việc, đối với những việc mà họ có trách nhiệm quản lý một quá trình hay một CCP nào đó được thay đổi phải báo cho đội ATTP để cập nhật lại thông tin người này và đánh giá năng lực anh ta khi đảm nhiệm nhiệm vụ đó. Ví dụ như thay đổi người tiếp nhận thông tin sản phẩm không phù hợp, … Ngoài ra trao đổi thông tin thay đổi này còn giúp Nhóm ATTP biết được người có trách nhiệm để trao đổi các thông tin liên quan đến trách nhiệm đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Tương tự như điều khoản 7.4.3.c

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ CÁC YÊU CẦU LUẬT ĐỊNH VÀ CHẾ ĐỊNH CÓ THỂ ÁP DỤNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: h) các yêu cầu chế định và luật định có thể áp dụng (7.4.3.h).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi có sự thay đổi về luật định và chế định, thì nhóm ATTP có trách nhiệm xem xét lại các sự thay đổi đó các ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS và có cần cập nhật lại hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống luôn tuân thủ các yêu cầu mới đó. Chính vì vậy khi có thông tin thay đổi về luật định hay chế định phải được thông báo ngay cho nhóm ATTP.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có thể phân công một thành viên trong đội phụ trách mảng cập nhật luật là phù hợp nhất, khi có sự thay đổi này thì thành viên đó nắm và trảo đổi lại trong nhóm.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ KIẾN THỨC VÀ MỐI NGUY ATTP VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: i) kiến thức về mối nguy an toàn thực phẩm và các biện pháp kiểm soát (7.4.3.i).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi có sự thay đổi về kiến thức về mối nguy an toàn thực phẩm và các biện pháp kiểm soát, thì nhóm ATTP có trách nhiệm xem xét lại các sự thay đổi đó các ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS và có cần cập nhật lại hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống phù hợp và hiệu lực. Các tông tin thay đổi phải được xác nhận nhằm đảm bảo sự thay đổi là phù hợp và biện pháp kiểm soát mối nguy là hiệu quả. Chính vì vậy khi có thông tin thay đổi về luật định hay chế định phải được thông báo ngay cho nhóm ATTP.

Trong trường hợp có sự thay đổi về kiến thức mối nguy ATTP phẩm thì Nhóm ATTP là người đầu tiên cập nhật lại để bảo bảo rằng các thành viên trong nhóm có những kiến thức phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi phát sinh những thay đổi này, người chịu trách nhiệm phải thông báo ngay cho nhóm ATTP để họ thực hiện cập nhật, kiểm tra xác nhận và cập nhật lại hệ thống.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ KHÁCH HÀNG, NGÀNH HÀNG VÀ YÊU CẦU KHÁC MÀ TỔ CHỨC QUAN SÁT

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: j) khách hàng, ngành hàng và các yêu cầu khác mà tổ chức quan sát được (7.4.3.j).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi khách hàng, ngành hàng thay đổi thì yêu cầu của khách hàng và ngành hàng cũng thay đổi theo, nhất là trong trường hợp khách hàng ngoài nước thì các yêu cầu luật pháp tại thị trường tiêu thụ cũng thay đổi theo, do đó để cập nhật kịp thời các yêu cầu này và thực hiện hiện các hành động cần thiết để đảm bảo các yêu cầu này được tuân thủ thì tổ chức phải thông báo cho nhóm ATTP để rà soát lại hệ thống FSMS của tổ chức và cập nhật lại các yêu cầu mới.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi phát sinh những thay đổi này, người chịu trách nhiệm phải thông báo ngay cho nhóm ATTP để họ thực hiện cập nhật, kiểm tra xác nhận và cập nhật lại hệ thống.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ YÊU CẦU CÁC BÊN LIÊN QUAN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: k) các yêu cầu liên quan và Trao đổi thông tin từ các bên liên quan ở bên ngoài (7.4.3.k).

Điều này có nghĩa là gì?

Tương tự như7.4.3.j.

Làm thế nào hcứng minh?

Tương tự như7.4.3.j.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ KHIẾU NẠI KHÁCH HÀNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: l) các khiếu nại và cảnh báo cho thấy mối nguy về an toàn thực phẩm liên quan đến sản phẩm cuối cùng (7.4.3.l).

Điều này có nghĩa là gì?

Khiếu nại khách hàng là cơ sở cho việc rà soát lại hệ thống FSMS và cơ hội để cái tiến nâng cao hiệu lực của FSMS. Do đó, khi có sự khiếu nại khách hàng thì nhóm ATTP phải nắm bất được, thực hiện điều tra nguyên nhân và cập nhật lại hệ thống.

Làm thế nào để chứng minh?

Tương tự như7.4.3.j.

ĐẢM BẢO NHÓM ATTP ĐƯỢC THÔNG BÁO SỰ THAY ĐỔI VỀ ĐIỀU KIỆN ẢNH HƯỞNG ĐẾN ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để duy trì hiệu lực của HTQL ATTP, tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm được thông báo kịp thời về những thay đổi sau: m) các điều kiện khác có ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm (7.4.3.m).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi có sự thay đổi về các điều kiện khác mà chúng có khả năng ảnh hưởng đến FSMS thì các điều kiện này phải được thông báo đến nhóm ATTP, mục đích của điều khoản này là để nhóm ATTP thực phẩm có thể xem xét và đưa ra các biện soát kiểm soát các điều kiện này nhằm đảm báo chúng không gây mất ATTP và ảnh hưởng đến hiệu lực của FSMS.

Làm thế nào để chứng minh?

Tương tự như7.4.3.j.

NHÓM ATTP PHẢI ĐẢM BẢO CÁC THÔNG TIN TRAO ĐỔI ĐƯỢC ĐƯA VÀO KHI CẬP NHẬT HTQLCL

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Nhóm an toàn thực phẩm phải đảm bảo rằng thông tin này được đưa vào khi cập nhật HTQL ATTP (xem 4.4 và 10.3) (7.4.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi các thay đổi liên quan đến các yêu cầu từ 7.4.3.a đến 7.4.3.m thì nhóm ATTP phải có trách nhiệm xét tính cần thiết phải cập nhật lại hệ thống thì phải xem xét khi thực hiện cập nhật hệ thống (cải tiến liên tục 10.3).

Ví dụ như: khi bạn thay đổi công nghệ thì bạn phải viết lại quy trình vận hành, các điểm kiểm soát, ..

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải để lại bằng chứng rằng các thay đổi đã được xem xét và những gì cần cập nhật lại trên hệ thống đã được cập nhật.

LÃNH ĐẠO PHẢI BẢO ĐẢM CÁC THÔNG TIN LIÊN QUAN ĐÃ ĐƯỢC ĐƯA VÀO ĐẦU VÀO CỦA XEM XÉT LÃNH ĐẠO

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các thông tin liên quan được đưa vào trong đầu vào xem xét của lãnh đạo (xem 9.3) (7.4.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là điều khoản trùng với điều khoản 9.3.2.f, nên bạn xem phần giải thích ở điều khoản 9.3.2

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu vào xem xét của lãnh đạo của bạn phải có đầy đủ các thông tin về trao đổi thông tin này.

7.5 – THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN

LÃNH ĐẠO CAO NHẤT PHẢI ĐẢM BẢO SẴN SÀNG CÁC THỦ TỤC ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP.

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo sẵn sàng các thủ tục để ứng phó các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm liên quan đến vai trò của tổ chức trong chuỗi thực phẩm. (8.4.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Các ví dụ về tình huống khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm và/hoặc sản xuất là thiên tai, sự cố môi trường, khủng bố sinh học, tai nạn lao động, các trường hợp khẩn cấp về sức khoẻ cộng đồng và các sự cố khác như mất nước, mất điện hoặc máy làm lạnh.

Trong tiêu chuẩn ISO 14001, ISO 45000 điều nhắc đến tình huống khẩn cấp, tuy nhiên mỗi tiêu chuẩn hướng đến các mục đích khác nhau. Ví dụ trường hợp nổ máy nén dàn lạnh. Về khía cạnh an toàn ISO 45000 sẽ đề cập việc nổ này sẽ ảnh hưởng đến sức khoẻ con người như thế nào, có chấn thương gì không, còn ISO 14001 quan tâm đến việc nổ này có gây ra các khía cạnh môi trường nào đang kẻ hay không như thất thoát khí gas gây ô nhiểm không phí, xì dầu nhớt, … còn ISO 22000 quan tấm đến việc nổ này có phát sinh các mối nguy an toàn thực phẩm hay không chẳng hạng thực phẩm bị nhiễm kim loại do mảnh vỡ, khi gas gây ô nhiễm thực phẩm và khía cạnh nữa làm việc nổ này sẽ làm nguồn cung cấp nhiệt cho quá trình bảo quả và chế biến thực phẫm có khả năng làm mất an toàn thực phẩm. Dưới đây là một vài ví dụ.

• Thiên tai: bao gồm mưa bảo, lụt lội, động đất, sống thần, … các thiên tai này sẽ làm ảnh hưởng đến sự an toàn của sản phẩm chúng ta, ví dụ như: ngập nước nhà xưởng thì rủi ro xâm nhiễm các yếu tố vật lý (rác, nước ô nhiểm, …), các yêu tố như (vi sinh vật, động vật, …), làm ngập kho bảo quản vạt tư, nguyên liệu và thành phẩm.
• Sự cố môi trường như: tràn nước thải, xì, tràn đổ hoá chất, cháy vào khu vực sản phẩm, nguyên liệu, hậu quả làm ô nhiễm thực phẩm;
• Tai nạn lao động như: nổ bình khí nén, nổ hệ thống lạnh, đỗ vỡ hệ thống đường ống nước nóng –> chúng làm đình trệ quá trình sản xuất. khi gập sự cố dẫn đến 2 vấn đề, một là nguy cơ nhiễm chéo và 2 là nguy cơ thiếu hơi hoặc hệ thống lạnh cho việc vận hành bảo quản thực phẩm.
• Các trường hợp sức khoẻ cộng đồng như: bệnh cúm theo mùa mà mọi người vẫn mắc phải hàng năm, dịch cúm lan rộng do người ốm ho hoặc hắt hơi và tiếp xúc với các bề mặt như núm mở cửa, nút bấm thang máy, v.v… Không giống với bệnh cúm theo mùa, mọi người sẽ ít hoặc không được bảo vệ chống lại vi-rút cúm mới, điều này hình thành nên dịch cúm và sẽ có ngày càng nhiều người bị mắc bệnh. Bệnh cúm H5N1, dịch heo tai xanh …
• Các sự cố mất điện: việc mất điện làm hệ thống sản xuất tê liệt, điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và an toàn trong quá trình sản xuất thực phẩm của bạn, chăng hạn như mất điện làm bán thành phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng và bạn cần thủ tục kiểm tra xác nhận trước khi cho tiếp tục sản xuất. ví dụ: thời gian tuyệt trùng thời gian là 15 phút, nhiệt độ 121 oC, áp suất 1 atm, tuy nhiên khi bạn vừa thực hiện được 5 phút thì cúp điện, thì lô hàng này khi có điện lại phải được cách ly và kiểm tra xác nhận lại trước khi thực hiện công đoạn tiếp theo.
• Mất nước: mất nước làm quá trình cung cấp nước cho các công đoạn rửa, đun nước, … không thực hiện được, trong trường hợp này thì các vật tư nguyên liệu chờ nước rửa phải được xửa lý hoặc bảo quản như thế nào để khi có nước để thực hiện và phương án dự phòng nước nếu cần thiết.
• Hư máy lạnh: mất nguồn cung cấp lạnh làm thực phẩm nhanh hư, do đó dẫn đến ô nhiễm thực phẩm, trong trường hợp này bạn phải làm gì để bảo quản thực phẩm khi hư lạnh.

Các sự cố  thời tiết nghiêm trọng có thể làm, lũ lụt và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của thực phẩm. Biết phải làm gì trước và sau một sự kiện thời tiết có thể giúp bạn giảm nguy cơ mắc bệnh. Bằng cách xây dựng các phương án ứng phó tình huống khẩn cấp có thể giúp bạn giảm thiểu lượng thực phẩm có thể bị mất do hư hỏng. Đặc biệt là ở những vùng dễ bị bão, mất điện có thể là một vấn đề phổ biến. Mất điện có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong năm và có thể mất từ vài giờ đến vài ngày để điện được phục hồi cho các khu dân cư. Không có điện hoặc nguồn lạnh, thực phẩm được lưu trữ trong tủ lạnh và tủ đông có thể trở nên không an toàn. Vi khuẩn trong thực phẩm phát triển nhanh chóng ở nhiệt độ từ 40 đến 140 ° F, và nếu những thực phẩm này được tiêu thụ, mọi người có thể bị bệnh nặng.

Tổ chức cần nhận biết được các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở các vấn đề như thảm họa thiên nhiên, tai nạn môi trường, khủng bố sinh học hoặc các sự cố khác làm ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm và/hoặc việc sản xuất.

Việc giải quyết tùy thuộc vào mong muốn của cơ quan quản lý địa phương hoặc quốc gia và có thể bao gồm việc trao đổi thông tin về khủng hoảng cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Việc này có thể bao gồm trao đổi thông tin với các bên liên quan như đơn vị truyền thông, khách hàng, nhân viên, các cơ quan thực thi pháp luật và cơ quan chính phủ.

Các hành động ứng phó bao gồm tất cả các hoạt động xảy ra từ báo cáo ban đầu về sự cố thông qua các giai đoạn khử trùng và làm sạch thiết bị bị ảnh hưởng bởi sự cố. Trọng tâm của các hành động phản ứng là ổn định tình hình, hạn chế tác nhân, chứa đựng và kiểm soát việc giải phóng các vật liệu nguy hiểm, vân chuyển và thu hồi vật liệu nguy hiểm, ngăn ngừa thiệt hại không cần thiết và ổn định tình hình cho các hoạt động làm sạch cuối cùng.

Làm thế nào để chứng minh?

Các bước xây dựng thủ tục đáp ứng tình huống khẩn cấp bạn có thể tham khảo:

• Điều đầu tiên bạn phải xác định các tình huống khẩn cấp mà tổ chức bạn có thể mắc phải: ví dụ như cháy nổ, mất điện, hư hệ thống lạnh, tràn nước thải vào khu vực sản xuất, bảo, lụt, dịch bệnh nguy hiểm, …
• Xác định mức độ quan trọng và khả năng xảy ra của các tình huống này;
• Xây dựng các kịch bản có thể xảy ra nếu cách tình huống khẩn cấp này xuất hiện, ví dụ như

+ Số điện thoại liên lạc cơ quan chức năng;

+ Xác định ngưỡng an toàn cho các nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm khi sự cố xẩy ra, ví dụ như hư hệ thống lạnh thì nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm bảo quản nhiệt độ môi trường trong bao lâu sẽ an toàn, qua ngưỡng đó sẽ mất an toàn. Ví dụ không thể thực phẩm tươi sống ở nhiệt độ môi trường quá 2 giờ là an toàn, sau 2 giờ mất an toàn;

+ Xác định các phương án đáp ứng tình huống này (ví dụ như hệ thống điện dự phòng, …) và các cách thức để hạn chế tối đa ảnh hưởng sự cố (ví dụ như: bảo quản nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm như thế nào để giảm thiểu các mối nguy từ sự cố. Ví dụ như bị nước tràn vào xưởng sản xuất, phương án vệ sinh, phương án thẩm tra, … để đảm bảo khu vực sản xuất an toàn).

• Thử nghiệm phương án khẩn cấp;
• Đánh giá kết quả thử nghiệm, cải tiến phương án.

Đa dạng về nhóm chức năng trong ứng phó khẩn cấp đảm bảo nhiều khu vực được chăm sóc đồng thời trong sự cố, như hậu cần, trao đổi thông tin, chuỗi cung ứng, cơ sở, hàng tồn kho, bảo trì, truy xuất nguồn gốc và quan hệ người lao động / khách hàng.

 

THIẾT LẬP CÁC THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VÀ DUY TRÌ ĐỂ QUẢN LÝ CÁC TÌNH HUỐNG VÀ SỰ CỐ NÀY

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Phải thiết lập các thông tin dạng văn bản và duy trì để quản lý các tình huống và sự cố này. (8.4.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải thiết lập thông tin dạng văn bản cho việc thiết lập thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp và duy trì thủ tục này.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thiết lập thủ tục đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

 

ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP BẰNG CÁCH ĐẢM BẢO XÁC ĐỊNH ĐƯỢC CÁC YÊU CẦU PHÁP ĐỊNH VÀ LUẬT ĐỊNH CÓ THỂ ÁP DỤNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: a) ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách: 1) đảm bảo xác định được các yêu cầu pháp định và luật định có thể áp dụng; (8.4.2.a.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xác định các tình huống khẩn cấp mà công ty có khả năng gặp phải, bạn tiến hành xác định các yêu cầu pháp luật liên quan đến tình huống khẩn cấp đó. Ví dụ sau khi chúng ta xác định tình huống khẩn cấp là cháy nổ, thì chúng ta xem xét các luật, nghị định, thông tư, tiêu chuẩn ngành liên quan đến cháy nổ đế chúng ta thực hiện theo các quy định này.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bạn phải có danh sách các tình huống khần cấp, sau đó bạn liệt kê những yêu cầu luật pháp phải tuân thủ hoặc có thể tham khảo.

Sau đó bạn liệt kê các hạn mục mà bạn phải làm để thực hiện theo tình hình đó.

 

ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP BẰNG CÁCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: a) ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách: 2) truyền thông nội bộ  (8.4.2.a.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xác định xong các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, bạn phải thực hiện trao đổi thông tin này với tất cả nhân viên trong tổ chức nhằm đảm bảo họ có một cái nhận thức về tình huống khẩn cấp và cách ứng phó thích hợp.

Ví dụ: đào tạo nhân viên nhận thức về tính huống khẩn cấp và cách xử lý, treo bản hiệu cảnh báo, …

Đối với các sự cố đang và đã xảy ra, bạn cần có một kế hoạch truyền thông như thế nào để đảm bảo rằng các thông tin kịp thời, chính xác và minh bạch.

 Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có một kế hoạch truyền thông cho tất cả các nhân viên về các tình huống này, và lưu hồ sơ lại. Khi chuyên gia phỏng vấn, thì tất cả nhân viên phải trả lời được các yêu cầu này.

 

ỨNG PHÓ CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP BẰNG CÁCH TRUYỀN THÔNG BÊN NGOÀI 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: a) ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách: 3) truyền thông với bên ngoài (ví dụ: nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chức năng, cơ quan truyền thông) (8.4.2.a.3).

Điều này có nghĩa là gì?

Khi sự cố xảy ra, việc trao đổi thông tin bên ngoài là rất cần thiết, để trao đổi thông tin này thì bạn thực hiện theo điều khoản 7.4. theo đó bạn phải hoạch định như sau:

• Những sự cố nào phải trao đổi bên ngoài, ví dụ phát hiện lô sản phẩm không phù hợp khi đưa hàng ra ngoài thị trường.
• Trao đổi cho ai? Bạn cần xác định với từng tình huống cụ thể và cách trao đổi, ví dụ như cháy nổ thì trao đổi PCCC, Công an khu vực, đối với phát hiện sản phẩm KPH thì trao đổi đội quản lý thị trường, sở y tế, sở nông nghiệp, Ban quản lý an toàn thực phẩm, … bạn phải thiết lập số điện thoại của các chuyên gia này.
• Tro đổi bằng cách nào: có thể trao đổi bằng điện thoại, email, công văn, …

 Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có danh sách các cơ quan liên quan, số điện thoại, email của cách bên liên quan và quy định cách thức trao đổi thông tin này (xem điều khoản 7.4)

 

HÀNH ĐỘNG ĐỂ GIẢM HẬU QUẢ CỦA TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP, PHÙ HỢP VỚI MỨC ĐỘ KHẨN CẤP HOẶC SỰ CỐ VÀ TÁC ĐỘNG TIỀM ẨN ĐẾN AN TOÀN THỰC PHẨM 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: b) hành động để giảm hậu quả của tình huống khẩn cấp, phù hợp với mức độ khẩn cấp hoặc sự cố và tác động tiềm ẩn đến an toàn thực phẩm; (8.4.2.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Hành động để giảm hậu quả của tình huống khẩn cấp có 2 vế chúng ta phải xác định, một là hành động để ngăn chặn sự cố và hành động để xử lý sự cố.

• Hành động để ngăn chặn sự cố như là trang bị máy phát điện đủ công suất cho hoạt động nhà máy, xây dựng hệ thống nước dự phòng, ký hợp đồng nguyên tắc các công ty cho thuê các container lạnh khi có sự cố máy lạnh thì bảo quản sản phẩm trong các container lạnh này, …
• Hành động để xử lý sự cố là những hành động để xử lý các sản phẩm không phù hợp xuất hiện từ sự cố và các hành động để ngăn chặn ảnh hưởng sự cố lên sự an toàn sản phẩm. Để làm được điều này bạn nên:

+ Xác định ngưỡng an toàn của nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. Ví dụ như thịt cá tươi bảo quản ở nhiệt độ phòng không quá 2 giờ, nếu thời thời gian vượt quá 2 giờ sản phẩm bị hư.

+ Xác thức các thức đo điếm giám sát sự cố: bạn thiết lập các điều kiện giám sát để tính đếm được thời gian sự cố để đảm bảo rằng bạn có dữ liệu chứng minh sản phẩm bạn an toàn;

+ Xác định cách thức để xử lý các sản phẩm này cũng như là phương pháp thay thế khác phương pháp xay ra sự cố.

• Đối với trường hợp tình huống khẩn cấp phát hiện sản phẩm không phù hợp ra ngoài thị trường thì bạn phải lên kế hoạch thực hiện việc thu hồi sản phẩm chưa lưu thông và/hoặc đã đưa ra thị trường nhưng có tác động mất an toàn do tình trạng/sự cố giả định xảy ra để sẵn sàng xử lý khi có sự cố thực tế xảy ra. Trường hợp này bạn phải thành lập ban ứng phó sự cố, phân công trách nhiệm, thực hiện truy vất sản phẩm, thực hiện thu hồi/triệu hồi sản phẩm.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên xây dựng một tài liệu về các sự cố khẩn cấp như miêu tả ở trên và cách thức ứng phó tình huống đó là phù hợp.

Bạn có thể theo dõi bảng dưới đây về điều kiện bảo quản an toàn khi có sự cố theo bảng dưới đây (Theo USDA, 
https://www.fsis.usda.gov/wps/portal/fsis/topics/food-safety-education/get-answers/food-safety-fact-sheets/emergency-preparedness/keeping-food-safe-during-an-emergency/ct_index. )

 Thực phẩm tủ lạnh

 

Khi nào nên tiết kiệm và khi nào nên vứt nó đi
MÓN ĂN	Giữ ở nhiệt độ trên 40 ° F trong hơn 2 giờ
THỊT, POULTRY, HẢI SẢN Thịt sống, thịt gia cầm, cá hoặc hải sản nấu chín; thay thế thịt đậu nành	Vứt bỏ
Làm tan thịt hoặc gia cầm	Vứt bỏ
Thịt, cá ngừ, tôm, gà, hoặc salad trứng	Vứt bỏ
Nước sốt, nhồi, nước dùng	Vứt bỏ
Bữa trưa, xúc xích, thịt xông khói, xúc xích, thịt bò khô	Vứt bỏ
Pizza, với bất kỳ topping	Vứt bỏ
Ham đóng hộp có nhãn “Giữ lạnh”	Vứt bỏ
Thịt và cá đóng hộp, đã mở	Vứt bỏ
Pho mát mềm CHEESE : xanh / bleu, Roquefort, Brie, Camembert, tiểu, kem, Edam, Monterey Jack, ricotta, mozzarella, Muenster, Neufchatel, phô mai trắng, phô mai tươi	Vứt bỏ
Pho mát cứng: Cheddar, Colby, Thụy Sĩ, Parmesan, provolone, Romano	An toàn
Phô mai chế biến	An toàn
Phô mai cắt nhỏ	Vứt bỏ
Pho mát ít béo	Vứt bỏ
Parmesan nghiền, Romano hoặc kết hợp (trong hộp hoặc bình)	An toàn
DAIRY Sữa, kem, kem chua, bơ sữa, sữa bay hơi, sữa chua, eggnog, sữa đậu nành	Vứt bỏ
Bơ, bơ thực vật	An toàn
Sữa bột trẻ em, đã mở	Vứt bỏ
TRỨNG Trứng tươi, nấu chín trong vỏ, món trứng, sản phẩm trứng	Vứt bỏ
Custards và pudding	Vứt bỏ
CASSEROLES, SOUPS, STEWS	Vứt bỏ
TRÁI CÂY Trái cây tươi, cắt	Vứt bỏ
Nước ép trái cây, mở	An toàn
Trái cây đóng hộp, mở	An toàn
Trái cây tươi, dừa, nho khô, trái cây sấy khô, trái cây kẹo, chà là	An toàn
SAUCES, SPREADS, Jams Mở mayonnaise, sốt tartar, cải ngựa	Hủy nếu trên 50 ° F trong hơn 8 giờ.
Bơ đậu phộng	An toàn
Thạch, gia vị, sốt taco, mù tạt, catup, ô liu, dưa chua	An toàn
Worrouershire, đậu nành, thịt nướng, nước sốt Hoisin	An toàn
Nước mắm (dầu hào)	Vứt bỏ
Mở băng giấm	An toàn
Băng vết thương mở	Vứt bỏ
Spaghetti sốt, mở lọ	Vứt bỏ
BREAD, CAKES, COOKIES, PASTA, GRAINS Bánh mì, bánh cuộn, bánh ngọt, bánh nướng xốp, bánh mì nhanh, bánh tortillas	An toàn
Tủ lạnh bánh quy, cuộn, bột bánh quy	Vứt bỏ
Mì ống nấu chín, gạo, khoai tây	Vứt bỏ
Salad salad với mayonnaise hoặc vinaigrette	Vứt bỏ
Pasta tươi	Vứt bỏ
bánh pho mát	Vứt bỏ
Thực phẩm ăn sáng Bánh quế, bánh kếp, bánh mì tròn	An toàn
PIES, PASTRY Bánh ngọt, kem đầy	Vứt bỏ
Pies mãng cầu, phô mai đầy, hoặc chiffon; Quiche	Vứt bỏ
Bánh nướng, trái cây	An toàn
RAU Nấm tươi, rau thơm, gia vị	An toàn
Xanh, cắt sẵn, rửa sạch, đóng gói	Vứt bỏ
Rau, sống	An toàn
Rau, nấu chín; đậu hũ	Vứt bỏ
Nước rau, đã mở	Vứt bỏ
Khoai tây nướng	Vứt bỏ
Tỏi thương mại trong dầu	Vứt bỏ
Xà lách khoai tây	Vứt bỏ

THỨC ĂN ĐÔNG LẠNH

Khi nào nên tiết kiệm và khi nào nên vứt nó đi
MÓN ĂN	Vẫn chứa tinh thể đá và cảm thấy lạnh như thể được làm lạnh	Rã đông. giữa nhiệt độ trên 40 ° F trong hơn 2 giờ
MEAT, POULTRY, HẢI SẢN Thịt bò, thịt bê, thịt cừu, thịt lợn và thịt xay	Làm mới	Vứt bỏ
Gia cầm và gia cầm xay	Làm mới	Vứt bỏ
Các loại thịt (gan, thận, tim, chitter)	Làm mới	Vứt bỏ
Thịt hầm, hầm, súp	Làm mới	Vứt bỏ
Cá, động vật có vỏ, hải sản tẩm bột	Đổ lại. Tuy nhiên, sẽ có một số mất kết cấu và hương vị.	Vứt bỏ
SỮA Sữa	Đổ lại. Có thể mất một số kết cấu.	Vứt bỏ
Trứng (ra khỏi vỏ) và các sản phẩm trứng	Làm mới	Vứt bỏ
Kem, sữa chua đông lạnh	Vứt bỏ	Vứt bỏ
Pho mát (mềm và bán mềm)	Đổ lại. Có thể mất một số kết cấu.	Vứt bỏ
Pho mát cứng	Làm mới	Làm mới
Phô mai cắt nhỏ	Làm mới	Vứt bỏ
Thịt hầm chứa sữa, kem, trứng, pho mát mềm	Làm mới	Vứt bỏ
bánh pho mát	Làm mới	Vứt bỏ
TRÁI CÂY Nước ép	Làm mới	Đổ lại. Vứt bỏ nếu nấm mốc, mùi men, hoặc độ mỏng phát triển.
Nhà hoặc đóng gói thương mại	Đổ lại. Sẽ thay đổi kết cấu và hương vị.	Đổ lại. Vứt bỏ nếu nấm mốc, mùi men, hoặc độ mỏng phát triển.
VEGETABLES Nước ép	Làm mới	Hủy sau khi giữ trên 40 ° F trong 6 giờ.
Nhà hoặc đóng gói thương mại hoặc blanched	Đổ lại. Có thể bị mất kết cấu và hương vị.	Hủy sau khi giữ trên 40 ° F trong 6 giờ.
BREADS, PASTRIES Bánh mì, cuộn, bánh nướng xốp, bánh ngọt (không có nhân sữa trứng)	Làm mới	Làm mới
Bánh, bánh nướng, bánh ngọt với sữa trứng hoặc phô mai	Làm mới	Vứt bỏ
Vỏ bánh, bột bánh mì thương mại và tự làm	Đổ lại. Một số mất chất lượng có thể xảy ra.	Đổ lại. Mất chất lượng là đáng kể.
KHÁC soong pasta pasta, gạo dựa	Làm mới	Vứt bỏ
Bột, bột ngô, các loại hạt	Làm mới	Làm mới
Đồ ăn sáng Bánh quế, bánh kếp, bánh mì tròn	Làm mới	Làm mới
Bữa ăn đông lạnh, món khai vị, các mặt hàng đặc sản (pizza, xúc xích và bánh quy, bánh nhân thịt, thực phẩm tiện lợi)	Làm mới	Vứt bỏ

 

KIỂM TRA ĐỊNH KỲ THEO THỰC TẾ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: c) kiểm tra định kỳ theo thực tế (8.4.2.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi bạn đã có phương án và tình huống giả định, trong điều khoản này, tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thực hiện diễn tập chúng định kỳ để đảm bảo rằng chúng ta luôn sẵn sàng cho các tình huống khẩn cấp.

Trong thực tế, các tổ chức thường dùng kết quả diễn tập PCCC cho điều khoản này, tuy nhiên kết quả diển tập PCCC là chưa đủ và chưa đúng tinh thần tiêu chuẩn. Theo phương án diễn tập PCCC thì chủ yếu cứu hộ cứu nạn tức là cứa con người, còn tiêu chuẩn ISO 22000 để cập đến an toàn sản phẩm. Ví dụ như trong trường hợp cháy nổ thì toàn hệ thống cúp điện, hệ thống máy lạnh bị tắt hoàn toàn, nước chữa cháy và khí CO2, bột chữa cháy xuất hiện, nhiệm vụ của tổ chức là làm sao các nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm của bạn không bị ảnh hưởng bới các yếu tố này chứ không phải lo cứu người, tài sản không. Ví dụ: bạn có hệ thống điện kho tách rời hệ thống điện nhà xưởng, bạn phải xây dựng phương án di dời và bảo quản sản phẩm đúng cách, cách thức xử lý nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm như thế nào,..

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thực hiện diễn tập các phương án đã xác định, sau khi diễn tập phải đánh giá và tìm cơ hội cải tiến.

 

XEM XÉT CẬP NHẬT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: d) xem xét và khi cần, cập nhật các thông tin dạng văn bản, đặc biệt là sau khi xảy ra sự cố, tình huống khẩn cấp hoặc sau khi kiểm tra. (8.4.2.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này có 2 mệnh đề, một là xem xét và cập nhật lại phương án sau khi diễn tập và hai là xem xét và cập nhật lại phương án sau khi tình huống thực tế đã xảy ra.

Trong yêu cầu thứ nhất, tức là cập nhật lại phương án sau khi diễn tập tình huống, trong yêu cầu này tiêu chuẩn muốn nhắc doanh nghiệp rằng, sau khi thực hiện diễn tập tình huống giả định phải đánh giá lại xem phương án đã hợp lý chưa, công đoạn nào cần cải thiện và bước nào cần nhanh hơn. Ví dụ: sau khi diễn tập tình huống khẩn cấp, chúng ta phát hiện rằng lối thoát hiểm quá nhỏ phải đi từng người nên thời gian vận chuyển sản phẩm trong kho chậm, sau khi chúng ta cải tiến là mở rộng cửa này ra. Một số gợi ý bạn nên xem xét sau khi thực hiện diễn tập tình huống khẩn cấp:

+ Xem xét từng công đoạn xem việc thực hiện có như phương án không;

+ Xem xét thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp, ví dụ như thời gian trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài về sự cố, thời gian vận chuyển nguyên liệu, thời gian hoạt động của hệ thống dự phòng hoặc đáp ứng tình huống khẩn cấp, thời gian hoàn thành tất cả công đoạn, …

+ So sánh kết quả thực hiện giữa các năm để rút kinh nghiệm, xem xét cải tiến phương án và đặt ra mục tiêu cho lần diễn tập tiếp theo.

Trong trường hợp thứ 2, công ty đối mặt với sự cố thực sự, điều đầu tiên là chúng ta xem xét xem liệu trong tình huống thực tế thì việc thực hiện ứng phó sự cố có giống như phương án đã diễn tập hay không, sau đó tìm kiếm những điểm hạn chế của phương án khi ứng phó sự cố xảy ra thực tế, từ đó cải tiến lại phương án diễn tập và ứng sự cố phù hợp nhất.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn để lại bằng chứng đã xem xét phương án và biên bản hợp rút kinh nghiệm sau khi diễn tập.