skip to Main Content

Hướng dẫn Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 trong doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước

Thực tế cho thấy, việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của CBCNV nâng lên rõ rệt. Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là một trong những giải pháp hay nhất, cần thiết nhất để nâng cao năng lực bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Hướng dẫn Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều các cơ quan, xí nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 trong doanh nghiệp. Sau đây ISOQ Việt Nam xin trình bày Nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 trong các doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước để các bạn tham khảo.

Nội dung trong phần đề cương triển khai dự án trình bày dưới đây nêu rõ các bước thực hiện dự án theo 5 giai đoạn, phân bổ theo tiến trình thời gian, tuy nhiên tại một số thời điểm nhất định, các công việc ở các giai đoạn khác nhau có thể được tiến hành đồng thời nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị tiến hành

Xác định mong muốn đạt được khi áp dụng ISO 9001:2015

Xác định mong muốn đạt được khi áp dụng ISO 9001:2015

Có nhiều nguyên nhân khiến doanh nghiệp mong muốn áp dụng ISO 9001, các nguyên nhân chính đó là:

– Do yêu cầu của khách hàng

+ Không ít các doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu, đề nghị hợp tác… thì nhận được yêu cầu của phía đối tác là cần có chứng nhận ISO 9001. Hiện nay, các yêu cầu về chứng chỉ chất lượng ngày càng phổ biến, trở thành cơ sở để lựa chọn đối tác uy tín, đạt tiêu chuẩn.

+ Để không bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh tiềm năng, các doanh nghiệp cần bắt đầu xây dựng, áp dụng và chứng nhận ISO 9001 để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

– Đáp ứng các yêu cầu luật định, chế định: Thông tư 15/2015/TT-BKHCN đối với cơ sở kinh doanh xăng dầu, QCVN 16:2019/BXD đối với đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng…

– Xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp: kiểm soát tốt hơn yếu tố đầu vào, kiểm soát đầu ra cho các quá trình, cải tiến…

Lập kế hoạch thực hiện việc áp dụng ISO 9001:2015

– Bổ nhiệm và chỉ định Nhóm người sẽ xây dựng và triển khai ISO 9001 (Ban ISO)

+ Lãnh đạo công ty cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO.

+ Có thể bổ nhiệm mỗi một bộ phận 1 nhân sự phụ trách:

  • Soạn thảo các quy trình công việc của bộ phận mình.
  • Thành viên của ban đánh giá nội bộ khi cần thiết.

– Xây dựng kế hoạch thực hiện

Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, trước tiên cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn ISO. Sau đó xem xét sự đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức so với yêu cầu trong Tiêu chuẩn. Sau khi tiến hành phân tích, Ban ISO sẽ lên kế hoạch thực hiện chi tiết.

–  Thông báo trong nội bộ tổ chức

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết, chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001.

– Đào tạo nhận thức chung về ISO 9001

Đào tạo nhận thức chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhằm trang bị cho cán bộ, công nhân viên của đơn vị những kiến thức về quản lý chất lượng, về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 từ đó họ sẽ thấy được trách nhiệm của họ trong việc tạo ra các sản phẩm có chất lượng cũng như ý thức về vai trò của họ trong hệ thống chất lượng. Đối tượng tham dự không hạn chế, những bắt buộc các cán bộ trong Ban ISO phải qua khoá đào tạo này.

Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng

Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản

Đào tạo về cách thức xây dựng hệ thống văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2001 cho các cán bộ trong Ban ISO và những cán bộ khác là những người sẽ tham gia vào việc biên soạn hệ thống tài liệu. Mục đích hoạt động này nhằm cung cấp các kiến thức về cấu trúc hệ thống tài liệu, kỹ năng viết và xây dựng các loại tài liệu (chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, qui trình, hướng dẫn công việc, qui định chức năng, nhiệm vụ), cách thức quản lý (biên soạn, phân phối, thu hồi và huỷ bỏ) tài liệu của hệ thống.

Lập kế hoạch xây dựng văn bản

Trên cơ sở kết quả đánh giá thực trạng tại đơn vị, Ban ISO thiết kế cấu trúc hệ thống chất lượng và xây dựng kế hoạch xây dựng văn bản của hệ thống.

Xây dựng hệ thống văn bản

Căn cứ kế hoạch xây dựng văn bản đã thống nhất, Ban ISO và những cán bộ khác tiến hành viết từng tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn và theo thiết kế hệ thống đã được thống nhất.

Tài liệu nào đã được xem xét, hoàn chỉnh sẽ được kiến nghị để phê duyệt và ban hành ngay, không nhất thiết phải đợi hoàn thành tát cả các tài liệu của toàn hệ thống.

Đưa con số mục tiêu cụ thể cho từng quá trình để có thể đo lường: Giao hàng đúng hẹn 98% các đơn hàng, Kiểm soát 100% nguyên liệu đầu vào…

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng mục tiêu chất lượng

Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện

Con người được đào tạo: Mô tả công việc của bản thân, tiêu chí đánh giá công việc đã hoàn thành, hướng dẫn thao tác công việc (nếu có).

Máy móc thiết bị cần được lập kế hoạch và thực hiện: bảo dưỡng, hiệu chuẩn – kiểm định

Cách thức báo cáo công việc, báo cáo nội bộ: Khi nào sử dụng email, khi nào phải dùng bản giấy, khi nào truyền miệng…

Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng

Ban hành và phổ biến tài liệu

Sau khi hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của đơn vị đã được hoàn thiện và được cán bộ tư vấn và Ban chỉ đạo ISO của đơn vị nhất trí thông qua, các cán bộ có trách nhiệm viết tài liệu của đơn vị sẽ phổ biến các tài liệu này đến tất cả các cán bộ liên quan trong đơn vị. Việc phổ biến có thể được tiến hành theo một trong các hình thức sau:

– Phổ biến chung trong toàn đơn vị. các cán bộ biên soạn tài liệu là người phổ biến, cán bộ liên quan là người tham gia.

– Từng phòng ban tự phổ biến cho các cán bộ, công nhân trong bộ phận mình.

Mục đích là đảm bảo sự thấu hiểu cần thiết ở các cấp quản lý và cá nhân liên quan về nội dung của các tài liệu.

Triển khai áp dụng

Ngay sau khi phổ biến, tất cả các phòng, ban, đơn vị trong đơn vị phải triển khai áp dụng theo các qui định trong hệ thống tài liệu, tương ứng với các hoạt động có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị.

Thực hiện áp dụng ISO 9001:2015 tất cả các công việc dưới sự kiểm soát.

– Kiểm soát bằng: Thực hiện theo các hướng dẫn, quy định đã ban hành…

– Kiểm soát bằng: Người kiểm tra theo dõi (nếu cần).

Phải có biện pháp để xác nhận rằng các đầu ra của quá trình quan trọng đã đạt như mong đợi: bán thành phẩm, thành phẩm, thỏa thuận dịch vụ…

Lưu giữ các hồ sơ cung cấp rằng các đầu ra của từng quá trình quan trọng đã được thực hiện.

Đánh giá hiệu quả việc tự áp dụng ISO 9001:2015

Mục đích của việc đánh giá là xác nhận hiệu lực và hiệu quả các công việc đã thực hiện. Từ đó đưa ra cơ sở để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

Phải xác định trước tư tưởng rằng:  mục tiêu của chúng ta là 10 điểm thì chắc chắn không đạt 10 điểm, đặc biệt là lần đầu tiên áp dụng ISO 9001.

Đo lường bằng cách: – Tự đánh giá nội bộ các kết quả đạt được của các bộ phận hoặc quá trình; Thu thập thông tin từ phản hồi của khách hàng…

Xem xét và cải tiến hệ thống chất lượng

Trong quá trình áp dụng sẽ có xuất hiện những bất cập cần bổ sung, sửa đổi, hoặc có thể tìm ra những cách thức khác tốt hơn để tiến hành công việc một cách hiệu quả hơn, vì vậy cán bộ tư vấn sẽ phải luôn sát cánh cùng với các cán bộ của đơn vị tiến hành việc ghi nhận những yêu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho hệ thống chất lượng sát với thực tế. Công việc này sẽ được tiến hành liên tục cho đến lúc chứng nhận.

Giai đoạn 4: Đánh giá chất lượng nội bộ

Đào tạo đánh gía chất lượng nội bộ

Đánh giá chất lượng nội bộ là một yêu cầu bắt buộc của ISO 9001: 2015, đó là một hoạt động được tiến hành trong khuôn khổ hệ thống quản lý chất lượng nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Đánh giá chất lượng là một hoạt động đánh giá có những đặc thù riêng, có những kỹ thuật và phương pháp riêng và được qui định rõ trong các tiêu chuẩn ISO (ISO 9001: 2015) vì vậy, cũng theo yêu cầu của tiêu chuẩn, các cán bộ đánh giá cần phải được đào tạo.

Đánh giá chất lượng nội bộ

Sau khi đưa toàn bộ hệ thống văn bản vào áp dụng được khoảng 1 tháng và sau khi khoá đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ có kết quả, các cán bộ đánh giá của đơn vị tiến hành đánh giá hệ thống chất lượng.

Khắc phục sau đánh giá

Cuối mỗi đợt đánh giá, đoàn đánh giá phải chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cơ sở những hành động khắc phục sẽ dần dần hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng.

Xem xét định kỳ hệ thống quản lý chất lượng

Ban lãnh đạo đơn vị cần tiến hành xem xét định kỳ hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thảo đáng và có hiệu lực.

Cho đến trước khi chứng nhận, đơn vị cần phải họp xem xét lãnh đạo ít nhất một lần, bao gồm đầy đủ các nội dung thích hợp theo yêu cầu của ISO 9001:2015.

Giai đoạn 5: Chứng nhận hệ thống

Lựa chọn cơ quan chứng nhận

Lựa chọn cơ quan chứng nhận ISO 9001 được tiến hành trước khi đánh giá chứng nhận ít nhất từ 1 đến 2 tháng. Lựa chọn cơ quan chứng nhận gồm thu thập các thông tin liên quan đến cơ quan chứng nhận, làm đơn xin chứng nhận, ký hợp đồng chứng nhận.

Xem thêm: Dịch vụ chứng nhận ISO 9001 của ISOQ

Đánh giá trước chứng nhận

Sau khi đơn vị lựa chọn cơ quan chứng nhận, nếu cần thiết hoặc theo thoả thuận, cơ quan này sẽ tiến hành đánh giá trước chứng nhận tại đơn vị. Buổi đánh giá này không cấp chứng chỉ, chỉ nhằm thống nhất phạm vi, nội dung đánh giá và năng lực thực tế của đơn vị (có thể gọi là đánh giá sơ bộ).

Chuẩn bị đánh giá chứng nhận

Đơn vị hoàn thành các thủ tục giấy tờ với cơ quan chứng nhận. Khắc phục nốt các điểm không phù hợp được phát hiện trong đợt đánh giá sơ bộ. Thực hiện tổng vệ sinh trong toàn đơn vị và chuẩn bị sẵn sàng để tiến hành đánh giá chính thức.

Đánh giá chứng nhận

Sau khi khắc phục xong những tồn tại sau đánh giá sơ bộ, đơn vị sẽ thống nhất với cơ quan chứng nhận về thời điểm đánh giá chứng nhận.

Khắc phục sau đánh giá

Đơn vị thực hiện khắc phục những sự không phù hợp được phát hiện trong đánh giá chứng nhận và lập báo cáo về kết quả thực hiện các biện pháp khắc phục để gửi tới cơ quan chứng nhận. Sau khi xác nhận các kết quả khắc phục là đã có hiệu lực, cơ quan chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận và cấp Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

Duy trì và cải tiến

Duy trì và cải tiến ISO 9001:2015

Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2015 chỉ là vấn đề khởi đầu, điều quan trọng nhất của hệ thống đó là duy trì và cải tiến. Việc duy trì và cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống được ngày càng hoàn thiện và vận hành trơn tru hơn.

Trên đây, ISOQ Việt đã chia sẻ nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 trong các doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước. Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp quý tổ chức/ doanh nghiệp hiểu hơn về cách áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp một cách suôn sẻ và hiệu quả!

5/5 - (22 bình chọn)
Chia sẻ

Hotline: 0779.31.37.39

Email: info@isoq.vn

Back To Top