skip to Main Content

Diễn giải điều khoản ISO 14001:2015

ISO 14001 là gì

ISO 14001:2015 là tiêu chuẩn Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng. Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường, mà một tổ chức có thể sử dụng làm cơ sở để nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình. Tiêu chuẩn này nhằm sử dụng cho một tổ chức mong muốn quản lý các trách nhiệm về môi trường của mình một cách có hệ thống, đóng góp cho trụ cột môi trường phát triển bền vững

Các yêu cầu của ISO 14001:2015

ISO 14001:2015 đưa ra 10 điều khoản, trong đó điều khoản 1,2, 3 là phần giới thiệu về phạm vi áp dụng, tài liệu viện dẫn và thuật ngữ định nghĩa, từ điều khoản 4 đến 10 đưa ra các yêu cầu cần phải tuân thủ. Bao gồm:

1 Phạm vi áp dụng

2 Tài liệu viện dẫn

3 Thuật ngữ và định nghĩa

4 Bối cảnh của tổ chức

4.2 Hiểu về nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường

4.4 Hệ thống quản lý môi trường

5 Sự lãnh đạo

5.1 Sự lãnh đạo và cam kết

5.2 Chính sách môi trường

5.3. Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức

6 Hoạch định

6.1 Hành động giải quyết các rủi ro và cơ hội

6.2 Mục tiêu môi trường và hoạch định đạt mục tiêu

7 Hỗ trợ

7.1 Nguồn lực

7.2 Năng lực

7.3 Nhận thức

7.4 Trao đổi thông tin

7.5 Thông tin dạng văn bản

8 Thực hiện

8.1 Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện

8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp

9 Đánh giá kết quả hoạt động

9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

9.2 Đánh giá nội bộ

9.3 Xem xét của lãnh đạo

10 Cải tiến

10.1 Khái quát

10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

10.3. Cải tiến liên tục

Diễn giải điều khoản ISO 14001:2015

4.1 – HIỂU BỐI CẢNH TỔ CHỨC:

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của mình và có ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của tổ chức. Những vấn đề này phải bao gồm các điều kiện môi trường chịu ảnh hưởng bởi hoặc có khả năng ảnh hưởng đến tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng giống như tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cũng yêu cầu tổ chức xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến mục đích của tổ chức và kết quả dự kiến của EMS. Tuy nhiên chúng khác nhau ở chỗ là mục đích của hai tiêu chuẩn khác nhau, tiêu chuẩn chất lượng là các vấn đề chất lượng, tiêu chuẩn môi trường là các vấn đề môi trường.

Mục đích của tổ chức là tầm nhìn sứ mệnh, giá trị cốt lỗi của tổ chức.

Phiên bản ISO 14001:2004, tổ chức chỉ cần hoạch định những khía cạnh và hành động nào để làm giảm tác động từ hoạt động của tổ chức đối với môi trường, đây là cách tiếp cận một chiều nên dẫn đến hệ thống không hoàn hảo. Vì vậy, tiều chuẩn ISO 14001:2015 đã cải thiện nhược điểm này bằng cách bổ sung việc hoạch định các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến tổ chức. Nghĩa là tác động 2 chiều, tổ chức tác động đến môi trường và môi trường tác động lại tổ chức.

Điều khoản này cung cấp sự hiểu biết mang tính nhận thức về các vấn đề quan trọng có thể gây ảnh hưởng tốt hoặc xấu, cách thức mà tổ chức quản lý các trách nhiệm về môi trường của họ. Vấn đề này là các chủ đề quan trọng đối với tổ chức, các vấn đề để tranh luận và thảo luận hoặc thay đổi các hoàn cảnh gây ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức để đạt được các kết quả dự định mà tổ chức đã đặt ra đối với hệ thống quản lý môi trường của nó.

Ví dụ về các vấn đề nội bộ và bên ngoài có thể liên quan đến bối cảnh của tổ chức bao gồm:

a) Vấn đề bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến mục đích của tổ chức, hoặc chịu ảnh hưởng bởi các khía cạnh môi trường của nó có thể bộ gồm:

    • Các điều kiện môi trường liên quan đến khí hậu: Mưa, bảo, gió, hạn hán,…
    • Chất lượng không khí: hàm lượng khí O2, CO2, bụi, mùi hôi, …
    • Chất lượng nước: mặn, phèn, ngọt, ô nhiểm, …
    • Sử dụng đất: đất bị bỏ hoan, đất trồng cây xanh, …
    • Tình trạng ô nhiễm hiện tại: ô nhiểm đất, nước, không khí, …
    • Sự sẵn có nguồn tài nguyên thiên nhiên và đa dạng sinh học: Cây, sinh vật, …
    • Các hoàn cảnh văn hóa: văn hóa phương đông ít chú ý môi trường, ..
    • Xã hội: các tổ chức xã hội liên quan đến môi trường, các hiệp hội ngành, kỳ vọng của xã hội …
    • Chính trị: sự ổn định chính trị, các chiến lược môi trường quốc gia, các yêu cầu về bảo vệ môi trường, …
    • Pháp lý: các thông tư, nghị định, quy định, tiêu chuẩn ngành, ..
    • Luật định: luật pháp, hiến pháp;
    • Tài chính: tiền sử dụng môi trường, các chương trình hộ trợ nhà nước về môi trường;
    • Công nghệ: sự phát triển công nghệ, các công nghệ mới, …
    • Kinh tế: sự phát triển kinh tế, sự mở rộng bán hàng, niềm tin khách hàng, …
    • Tự nhiên: đất, nước, khí hậu, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, …
    • Cạnh tranh bên ngoài: yêu cầu thị trường, hiệu quả của hệ thống môi trường của các đối thủ cạnh tranh,…

b) Vấn đề nội bộ:

    • Các hoạt động sản xuất dịch vụ: công nghệ, nguyên vật liệu, con người, các hoạt động gia công, vận chuyển, cung cấp năng lượng, bảo quản và vận chuyển rác thải….
    • Các sản phẩm: bao bì, vòng đời và cuối đời sản phẩm;
    • Dịch vụ: vận chuyển, bảo hành, …
    • Định hướng chiến lược: các chiến lược môi trường của tổ chức, kỳ vọng của tổ chức về môi trường …
    • Văn hóa: văn hóa công ty, văn hóa người lao động (có ý thức hay thiếu ý thức bảo vệ môi trường),…
    • Năng lực (nghĩa là, con người, kiến thức, các quá trình, các hệ thống).
    • Sử dụng sự hiểu biết về bối cảnh của tổ chức để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường của mình. Các vấn đề nội bộ và bên ngoài mà được xác định tại 4.1 có thể mang lại các rủi ro và cơ hội đối với tổ chức hoặc hệ thống quản lý môi trường (xem 6.1.1 đến 6.1.3). Các tổ chức xác định những vấn đề cần phải được giải quyết và quản lý (xem 6.1.4, 6.2, Điều 7, Điều 8 và 9.1).

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải xác nhận các yếu tố bên ngoài và nội bộ quan trọng ảnh hưởng đến EMS của tổ chức hoặc EMS của tổ chức ảnh hưởng đến Môi trường.

Yêu tố bên ngoài Yếu tố nội bộ
–        Luật định và pháp định ngày càng chặt chẽ và thay đổi liên tục;

–        Khí hậu toàn cầu thay đổi, môi trường ngày càng nóng lên;

–        Khách hàng ngày càng yêu cầu nghiêm ngặt về môi trường;

–        Hiệp hội ngành càng đưa ra các yêu cầu cao về môi trường;

 

–        Công nghệ cũ phát sinh khí thải môi trường lớn;

–        Ý thức bảo vệ môi trường của người lao động chưa cao;

–        Các dự án bảo vệ môi trường kinh phí quá lớn;

 

4.2 – HIỂU VỀ NHU CẦU VÀ MONG ĐỢI CỦA CÁC BÊN QUAN TÂM 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định:

a) các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý môi trường;

b) các nhu cầu và mong đợi có liên quan (nghĩa là các yêu cầu) của các bên quan tâm;

c) các nhu cầu và mong đợi nào trở thành các nghĩa vụ tuân thủ

Điều này có nghĩa là gì?

Xác định các bên quan tâm liên quan đến hệ thống quản lý môi trường (4.2.a)  tức là xác định những cá nhân hoặc tổ chức có thể gây ảnh hưởng, chịu ảnh hưởng hoặc tự nhận thấy bị ảnh hưởng (nghĩa là đã cảm nhận được ảnh hưởng liên quan đến tổ chức) bởi một quyết định hay hoạt động. Bên quan tâm có thế là khách hàng, cộng đồng, người cung ứng, nhà quản lý, các tổ chức phi chính phủ, các nhà đầu tư, ban quản lý khu công nghiệp và người lao động…

Xác định các nhu cầu và mong đợi có liên quan (nghĩa là các yêu cầu) của các bên quan tâm (4.2.b). Nhu cầu tức là những gì họ nói ra cho mình biết, ví dụ như yêu cầu hợp đồng, văn bản luật, các trao đổi thông tin trực tiếp, … Mong đợi là những thứ họ không nói ra mà tổ chức phải ngầm hiểu. Đối với mỗi bên quan tâm đã xác định ở điều khoản 4.2.a, bạn phải xác định nhu cầu và mong đợi của họ liên quan đến QMS của bạn là gì.

Xác định các nhu cầu và mong đợi nào trở thành các nghĩa vụ tuân thủ (4.2.b) nghĩa là với những nhu cầu và mong đợi ở điều khoản 4.2.b cái nào tổ chức phải tuân thủ và cái nào chưa cần thiết phải tuân thủ. Một số yêu cầu của bên quan tâm phản ánh các nhu cầu và mong đợi liên quan đến các luật, các quy định, giấy phép và các chứng chỉ theo quyết định của chính phủ hoặc thậm chí của tòa án là bắt buộc. Các tổ chức có thể quyết định chấp hành tự nguyện hoặc thừa nhận các yêu cầu khác của các bên quan tâm (ví dụ đưa vào thành quan hệ hợp đồng, đăng ký tự nguyện tuân thủ). Một khi tổ chức đã chấp nhận, thì chúng trở thành các yêu cầu của tổ chức (nghĩa là, các nghĩa vụ tuân thủ) và được tính đến khi hoạch định hệ thống quản lý môi trường (xem 4.4).

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên, tổ chức phải xác định những bên quan tâm liên quan đến QMS của rổ chức là ai? Sau đó xác định nhu cầu và mong đợi của họ là gì? Và cuối cùng là xác định cái gì phải áp dụng và cái gì chưa áp dụng. ví dụ bảng bên dưới:

Bên quan tâm Nhu cầu và mong đợi của họ Yêu cầu phải tuân thủ
Khách hàng Yêu cầu:

–  Tuân thủ luật về môi trường;

– Tuân thủ yêu cầu môi trường trong hợp đồng.

Mong đợi:

– Sản phẩm thân thiện môi trường;

– Bao bì tái sử dụng được;

–  Tuân thủ luật về môi trường;

– Tuân thủ yêu cầu môi trường trong hợp đồng.

 

Cộng đồng địa phương Yêu cầu:

–  Tuân thủ luật về môi trường;
Mong đợi:
– Giảm phát thải ra môi trường;

– Tuân thủ luật về môi trường;

 

4.3  XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định các ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý môi trường để thiết lập phạm vi của mình.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc:

a) các vấn đề bên ngoài và nội bộ được đề cập tại 4.1;

b) các nghĩa vụ tuân thủ được đề cập tại 4.2;

c) các đơn vị, các bộ phận chức năng và ranh giới vật lý của mình;

d) các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình;

e) quyền hạn và khả năng thực hiện việc kiểm soát và sự ảnh hưởng.

Khi đã xác định được phạm vi áp dụng, thì mọi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức thuộc phạm vi này đều phải đưa vào trong hệ thống quản lý môi trường.

Phạm vi áp dụng phải được duy trì như thông tin dạng văn bản và sẵn có cho các bên quan tâm.

Điều này có nghĩa là gì?

Phạm vi của hệ thống quản lý môi trường nhằm làm rõ các ranh giới về vật lý (địa điểm) và ranh giới về tổ chức (phòng ban, nhà xưởng) mà hệ thống quản lý môi trường áp dụng, đặc biệt khi tổ chức này là một phần của một tổ chức lớn hơn. Một tổ chức có quyền tự quyết định và linh hoạt để xác định ranh giới của tổ chức. Tổ chức có thể chọn áp dụng tiêu chuẩn này trong toàn bộ tổ chức, hoặc chỉ (một) (những) bộ phận cụ thể của tổ chức, miễn là lãnh đạo cao nhất cho rằng (những) bộ phận (đó) có quyền hạn để thiết lập một hệ thống quản lý môi trường.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc các vấn đề bên ngoài và nội bộ được đề cập trong bối cảnh tổ chức để xem hiện tại tổ chức đang đối mặt với những vấn đề gì. Với những vấn để đó thì phạm vi của EMS có cần hay có đủ khả năng để bao phủ hay không?

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến các nghĩa vụ tuân thủ của các bên quan tâm. Những sản phẩm khác nhau hoặc những địa điểm nhà máy khác nhau hay những khách hàng khác nhau (về thị trường) sẽ tuân thủ theo các yêu cầu và luật định khách nhau, do đó khi thiết lập phạm vi cho EMS bạn phải cân nhắc đến các yêu cầu của các bên liên quan.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến các đơn vị, các bộ phận chức năng và ranh giới vật lý của mình. Điều này có nghĩa là bạn cân nhắc xem những phòng ban hay nhà máy nào được áp dụng EMS, hay các địa điểm nào phải áp dụng dụng EMS này. Ở những địa điểm khác nhau sẽ có yêu cầu cộng đồng và điều kiện khí hậu và môi trường khác nhau.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình. Mỗi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ sẽ có các tác động đến môi trường khác nhau và yêu cầu của các bên liên quan khác nhau. Khi thiết lập phạm vi tổ chức phải cân nhắc đến vấn đề này.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến quyền hạn và khả năng thực hiện việc kiểm soát và sự ảnh hưởng. Việc phân công trách nhiệm và quyền hạn trong việc thực hiện hệ thống EMS là cần thiết để EMS thực hiện có hiệu lực, trường hợp nếu năng lực của nhân sự không phù hợp mà chọn phạm vi hệ thống quá rộng dẫn đến người trách nhiệm không hoàn thành công việc thì hệ thống cũng không hiệu lực.

Khi đã xác định được phạm vi áp dụng, thì mọi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức thuộc phạm vi này đều phải đưa vào trong hệ thống quản lý môi trường. Điều này nó rằng tất cả thứ gì nằm trong phạm vi của EMS thì phải đưa vào hệ thống EMS không được bất cứ sự loại trừ nào.

Phạm vi áp dụng phải được duy trì như thông tin dạng văn bản và sẵn có cho các bên quan tâm. Duy trì thông tin văn bản có nghĩa là yêu cầu về mặt tài liệu, tức là tổ chức phải có tài liệu về tuyên bố phạm vi này. Sẵn có các bên liên quan nghĩa là luôn có sẵn cho các bên liên quan khi họ cần.

Trong khi thiết lập phạm vi áp dụng, tính tin cậy của hệ thống quản lý môi trường phụ thuộc vào sự lựa chọn của các ranh giới tổ chức. Tổ chức cân nhắc mức độ kiểm soát hoặc ảnh hưởng mà nó có thể phát huy các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ có lưu ý cân nhắc đến quan điểm vòng đời. Phạm vi áp dụng không được sử dụng để loại trừ các hoạt động, các sản phẩm, dịch vụ hoặc các cơ sở mà chúng có hoặc có thể có các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, hoặc để trốn tránh các nghĩa vụ tuân thủ của mình. Phạm vi áp dụng là một tuyên bố mang tính thực tế và đại diện cho các hoạt động của tổ chức mà những hoạt động đó nằm trong các ranh giới hệ thống quản lý môi trường của mình, phạm vi này không được gây hiểu nhầm cho các bên quan tâm.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thiết lập phạm vi dạng văn bản bao gồm việc cân nhắc các yêu cầu từ 4.3.a đến 4.3.e. bạn nên bố trí phạm vi trên bản thông báo của tổ chức, trên trang website để mang tính sẵn có cho các bên quan tâm.

 

4.4  HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để đạt được các kết quả dự kiến, bao gồm nâng cao kết quả hoạt động môi trường, tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác của chúng, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Tổ chức phải cân nhắc các tri thức thu được tại 4.1 và 4.2 khi thiết lập và duy trì hệ thống quản lý môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Kết quả dự kiến của EMS được nêu ở điều khoản 1. Phạm vi áp dụng, chúng bao gồm 3 kết quả sau:

– Nâng cao kết quả hoạt động môi trường;

– Hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ;

– Đạt được các mục tiêu môi trường.

Theo mục A.1 giải thích điều này như sau:

Tổ chức luôn duy trì quyền hạn và trách nhiệm giải trình để quyết định tổ chức đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này thế nào, kể cả mức độ chi tiết và mức độ mà nó:

a) thiết lập một hoặc nhiều quá trình để có niềm tin rằng nó (chúng) đang được kiểm soát, thực hiện theo đúng hoạch định và đạt được kết quả mong muốn;

b) tích hợp các yêu cầu hệ thống quản lý môi trường vào các quá trình hoạt động chủ chốt khác nhau của nó, như thiết kế và triển khai, mua sắm, nguồn nhân lực, bán hàng và tiếp thị;

c) kết hợp các vấn đề liên quan đến bối cảnh của tổ chức (xem 4.1) và yêu cầu của các bên quan tâm (xem 4.2) trong phạm vi hệ thống quản lý môi trường của nó.

Nếu áp dụng tiêu chuẩn này cho (một) (các) bộ phận cụ thể của một tổ chức, thì các chính sách, các quá trình và các thông tin dạng văn bản do các bộ phận khác của tổ chức xây dựng thì có thể sử dụng để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này, miễn là chúng áp dụng được cho (những) bộ phận cụ thể đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Điều khoản này là điều khoản chung và rộng cho toàn EMS nên khó thể đưa ra một bằng chứng hay một cách làm cụ thể. Chúng bao gồm tất cả các điều khoản có trong tiêu chuẩn này, do đó để đáp ứng yêu cầu này bạn phải thực hiện và đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

5.1 LÃNH ĐẠO VÀ SỰ CAM KẾT

a. Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về hiệu lực của EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách:  a) chịu trách nhiệm giải trình về tính hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải chịu trách nhiệm về EMS của tổ chức, phiên bản năm 2004 thì trách nhiệm này thuộc về đại diện lãnh đạo.

Làm thế nào để chứng minh?

Để chứng minh sự lãnh đạo và cam kết, lãnh đạo phải phân công các trách nhiệm cụ thể liên quan đến hệ thống quản lý môi trường, trong đó lãnh đạo cao nhất phải trực tiếp tham gia hoặc lãnh đạo cao nhất phải định hướng cho EMS. Lãnh đạo cao nhất có thể giao trách nhiệm về các hành động cho những người khác, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm giải trình để đảm bảo các hành động được thực hiện.

b. Đảm bảo thiết lập chính sách và mục tiêu môi trường

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: b) bảo đảm rằng chính sách môi trường và các mục tiêu môi trường được thiết lập và tương thích với định hướng chiến lược và bối cảnh của tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu điều khoản này nói lên bằng cách nào đó, lãnh đạo phải đảm bảo chính sách môi trường và mục tiêu môi trường được thiết lập, mục tiêu và chính sách này phải phù hợp với chiến lược và bối của tổ chức. Một lưu ý rằng tiêu chuẩn không yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải tự thiết lập chính sách và mục tiêu, mà chỉ đảm bảo chính sách và mục tiêu được thiết lập, điều này nói lên rằng lãnh đạo cao nhất có thể ủy quyền cho một người hay một nhóm người thiết lập chính sách này để trình lên lãnh đạo cao nhất xem xét.

Từ thích hợp với định hướng chiến lược và bối cảnh tổ chức có nghĩa:

Thứ nhất, lãnh đạo cao nhất đảm bảo rằng có một chính sách môi trường và mục tiêu môi trường được thiết lập.

Thứ hai, các chính sách và mục tiêu phải phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức. Một định hướng chiến lược thường được thể hiện trong một kế hoạch kinh doanh, kế hoạch chiến lược, ngân sách, hoặc một số công cụ lập kế hoạch điều hành khác. Điều này cho thấy có một sự liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu, chính sách và chiến lược của công ty, giúp chúng liên thông và dễ kiểm soát hơn. Ví dụ: trong năm nay, ngân sách dành cho các hoạt động môi trường là 1 tỷ đồng, thì bạn phải thiết lập mục tiêu và chính sách phải nằm trong ngân sách chiến lược đó.

Thứ ba, các chính sách và mục tiêu phải phù hợp với bối cảnh của tổ chức. Việc xác định bối cảnh tổ chức là nhằm xác định các rủi ro và cơ hội từ có thể ảnh hưởng đến khả năng tổ chức để đáp ứng các mục tiêu. Điều này giúp mục tiêu của tổ chức dễ hoàn thành hơn. Ví dụ: trong bối cảnh tổ chức bạn xác định rằng công nghệ hiện tại phát sinh nhiều khía cạnh môi trường đáng kể và chiến lược công ty đang hiện đại hóa dây chuyền sản xuất mới thì chính sách và mục tiêu môi trường của bạn hướng đến giảm thiểu tác động môi trường do công nghệ gây ra.

Làm thế nào để chứng minh?

Lãnh đạo cao nhất tự mình hay ủy quyền cho một nhóm người thiết lập chính sách và mục tiêu của EMS dự trên các bối cảnh tổ chức ở điều khoản 4 và chiến lược phát triển của tổ chức.

Một văn bản chính sách, mục tiêu có sự phê duyệt của lãnh đạo cao nhất có thể phù hợp cho yêu cầu này.

c. Đảm bảo tích hợp các yêu cầu HTQLMT vào quá trình kinh doanh chủ chốt của tổ chức

 Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: c) đảm bảo tích hợp các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường vào các quá trình hoạt động chủ chốt của tổ chức;

 Điều này có nghĩa là gì?

Trong thực tế, nhiều tổ chức áp dụng tiêu chuẩn môi trường chủ yếu để đối phó hay lấy chứng nhận, nên trong tổ chức xảy ra hai hệ thống chạy song song với nhau, một dùng để đối ứng với đánh giá chứng nhận và một hệ thống vận hành thực tế. Vì vậy, hàm ý của điều khoản này yêu cầu tổ chức không những áp dụng tiêu chuẩn cho các quá trình trong phạm vi HTQLMT mà còn phải áp cho tất cả các quá trình khác của tổ chức ngoài phạm vi chứng nhận.

Vấn đề thứ 2 nữa là một số tổ chức cho rằng công việc ISO do một số người phụ trách như nhân viên ISO, một số người khác thì không liên quan, điều này thì không phù hợp với nguyên tắc sự tham sự của mọi người. Vì vậy, tiêu chuẩn cũng hàm ý mọi người ai cũng phải thực hiện ISO, mọi quá trình khác ngoài phạm vi chứng nhận chứ không phải một số quy trình trong phạm vi chứng nhận hoặc một số cá nhân được phân công.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc xem xét dữ liệu xem xét của lãnh đạo hay là xem xét kết quả đánh giá nội bộ có thể tìm thấy khoảng cách giữa các quá trình này một cách dễ dàng. Lãnh đạo cần chứng minh rằng quá trình EMS là quá trình thật và các quá trình đang vận hành đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan. Và tất cả các quá trình quan trọng của tổ chức đều phải kiểm soát như yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015 này.

d. Đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: d) đảm bảo tính sẵn có các nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý môi trường;

 Điều này có nghĩa là gì?

Không có quá trình nào tự hoạt động mà không cần nguồn lực, vì vậy lãnh đạo cao nhất phải cung cấp các nguồn lực cần thiết cho các quá trình này để nó hoạt động và tạo ra đầu ra mong muốn. Nguồn lực có thể là con người, thiết bị, cơ sở hạ tầng, tài chính, công nghệ …

Làm thế nào Chứng minh?

Lãnh đạo cao nhất nên lập kế hoạch chiến lược về nguồn lực và quản lý kế hoạch này. Lãnh đạo cao nhất phải giải quyết các nguồn lực đã được xác định và cung cấp một cách đầy đủ và hợp lý. Đồng thời, định kỳ xem xét lại các nguồn lực này nhằm bảo bảo rằng các nguồn lực được cung cấp là phù hợp và có hiệu quả.

e. Đảm bảo trao đổi thông tin về EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: e) trao đổi thông tin về tầm quan trọng của quản lý môi trường có hiệu lực và của việc phù hợp với các yêu cầu hệ thống quản lý môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Lãnh đạo cao nhất phải cho tất cả mọi người biết về tầm quan trọng của QMS và tại sao nó lại quan trọng như thế. Đây là một yêu cầu thông tin liên lạc được thực hiện trực tiếp bởi lãnh đạo cao nhất, do đó lãnh đạo không được ủy thác.

Làm thế nào Chứng minh?

Việc trao đổi thông tin được cụ thể hóa trong mục 7.4 của tiêu chuẩn này. Trong trường, lãnh đạo cao nhất có thể chọn một hoặc tất cả các cách sau:

Thông báo qua các buổi họp toàn thể nhân viên, họp hàng ngày;

Thông báo dựa theo mạng thông tin nội bộ như email, server, loa phát thanh …

Trao đổi trên các bảng thông báo, in các card phát cho toàn thể công nhân viên;

Và có thể in thông tin dưới file giấy, sau đó chuyển tay cho tất cả nhân viên đọc và ký tên xác nhận….

f. Đảm bảo EMS đạt được kết quả dự kiến

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: f) đảm bảo hệ thống quản lý môi trường đạt được các kết quả dự kiến;

Điều này có nghĩa là gì?

Kết quả như dự định là đầu ra của EMS, để đảm bảo được đầu ra như dự định lãnh đạo phải đảm bảo đủ các nguồn lực cần thiết cho các quá trình cần thiết của EMS, đảm bảo phân công trách nhiệm và quyền hạn thực hiện EMS rõ ràng, thiết lập chính sách, mục tiêu môi trường và giám sát và xem xét các quá trình này để đảm bảo chúng hoạt động đúng như hoạch định và đạt như dự định.. Các kết quả dự định ngoài sản phẩm ra còn có các yếu tố khác chẳng hạn như chất thải ít hơn, sự hài lòng của khách hàng cao hơn, chi phí giảm, sản phẩm thân thiện với môi trường hơn.

Làm thế nào Chứng minh?

Cách rõ ràng nhất để lãnh đạo cao nhất đảm bảo kết quả như dự định là theo dõi sự tiến triển của các mục tiêu môi trường, thực hiện xem xét các quá trình định kỳ và xem xét toàn bộ hệ thống.

Ngoài ra, lãnh đạo cũng phải thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục, đôn đốc thực hiện các hành động nhận diện rủi ro và cơ hội, yêu cầu thực hiện các hành động khắc phục cho các rủi ro và các sự cố không phù hợp.

g. Đảm bảo EMS đạt được kết quả dự kiến

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: g) định hướng và hỗ trợ mọi người nhằm đóng góp vào tính hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong nhiều tổ chức, lãnh đạo cao nhất thường không tham gia vào hoạt động của hệ thống quản lý môi trường dẫn đến không giải quyết thỏa đáng một số vấn đề mang tính quyết định cho hệ thống làm cho hoạt động của hệ thống bị bế tắc và hệ thống hoạt động không có hiệu lực và hiệu quả.

Vì vậy, tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải có sự giám sát trực tiếp với những người liên quan đến hệ thống và các quá trình. Đồng thời, nắm bắt được các điểm tắc nghẽn và đưa ra các quyết định, chỉ đạo kịp thời để đảm bảo hệ thống luôn cung cấp đầu ra như dự định.

Làm thế nào Chứng minh?

Cách rõ ràng nhất để đáp ứng yêu cầu này là lãnh đạo cao nhất phải tham gia mạnh vào việc hoạch định hệ thống, xem xét các quá trình và trong phân tích kỹ lưỡng tất cả các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình.

h. Lãnh đạo cao nhất thúc đẩy cải tiến liên tục

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: h) thúc đẩy cải tiến liên lục;

Điều này có nghĩa là gì?

Cải tiến là một hoạt động quan trọng cho hệ thống quản lý môi trường, chúng giúp năng cao hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường. Do lãnh đạo cao nhất phải là người chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống nên tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải thúc đẩy cải tiến là phù hợp.

Khi lãnh đạo cao nhất nhận thức được vai trò của hoạt động cải tiến thì việc thúc đẩy cải tiến mới hiệu quả. Đây là một yêu cầu mới nhưng nó không phải là nội dung mới. Trong hoạt động thường ngày của tổ chức lãnh đạo cao nhất cũng yêu cầu điều tra nguyên nhân cho những sự không phù hợp, những mục tiêu không đạt để khắc phục, đây cũng là thúc đẩy hoạt động cải tiến.

Việc quyết định áp dụng các công cụ 5S, Kaizen trong doanh nghiệp cũng là một quyết định liên quan đến cải tiến của lãnh đạo cao nhất.

Làm thế nào Chứng minh?

Để chứng minh yêu cầu này có rất nhiều cách, các đơn giản nhất là lãnh đạo cao nhất khuyến khích các phòng ban tham gia vào hoạt động cải tiến, đặt ra mục tiêu cải tiến cho các phòng ban, khen thưởng các phòng ban có hoạt động cải tiến tốt. Hoặc việc yêu cầu thực hiện các mục tiêu không đạt, áp dụng 6 sigma, 5S cũng là một dạng hoạt động cải tiến cho tổ chức.

Lựa chọn áp dụng các công cụ cải tiến như kaizen, 5S, TPM, … cũng thể hiện thúc đẩy cải tiến liên tục của lãnh đạo.

i. Đảm bảo hỗ trợ các vị trí quản lý liên quan thể hiện tính lãnh đạo

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý môi trường bằng cách: i) hỗ trợ các vai trò quản lý liên quan khác để thể hiện tính lãnh đạo của họ đúng như nó đã được nêu đối với các khu vực thuộc trách nhiệm của họ.

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải hỗ trợ các quản lý cấp trung, vì họ thường xuyên là một trong những phần yếu nhất của tổ chức. Quản lý cấp trung là những người trực tiếp quản lý các quá trình và giải quyết các vấn đề phát sinh từ quá trình. Do đó, các quản lý cấp trung này cần phải trang bị kiến thức quản trị và có tầm nhìn định hướng vào chiến lược để quản lý quá trình một cách có hiệu lực.

Một vấn đề thứ 2 nữa là lãnh đạo thường giao trách nhiệm và công việc phải làm nhưng lại không giao các quyền quyết định cần thiết để thực hiện trách nhiệm và công việc đó dẫn đến quản lý không thể triển khai được công việc và bế tắt trong giải quyết vấn đề. Điều khoản này một phần ngụ ý rằng lãnh đạo cao nhất phải giao đầy đủ trách nhiệm quyền hạn và nguồn lực cần thiết để họ thực hiện được công việc.

Làm thế nào để chứng minh?

Lãnh đạo cao nhất cần phải tham gia tích cực vào việc hướng dẫn quản lý cấp trung về kiến thức quản trị, tầm nhìn chiến lược của tổ chức, cùng với các quản lý cấp trung này giải quyết các vấn đề xuất hiện từ quá trình, đồng thời tạo điều kiện cho họ nâng cao khả năng thông qua các khóa học hữu ích.

Đồng thời, cung cấp cho họ những quyền hạn quyết định các nguồn lực nhất định và quyền hạn quyết định liên quan đến trách nhiệm của họ để họ để họ thực hiện tốt công việc được giao.

5.2 CHÍNH SÁCH MÔI TRƯỜNG

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách môi trường, trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Thiết lập có nghĩa là phải xây dựng chính sách môi trường,

Thực hiện có nghĩa là chúng ta áp dụng chính sách môi trường đã xây dựng vào hoạt động của tổ chức;

Duy trì có 2 nghĩa, một là đảm bảo nó luôn ở trạng thái hoạt động và hai là đảm bảo nó luôn phù hợp với những gì đã hoạch định cho nó, tức là phải đảm bảo chính sách luôn có hiệu lực.

Chính sách môi trường là tuyên bố cam kết của bạn đối với môi trường. Chính sách này sẽ đóng vai trò là nền tảng cho EMS của bạn và cung cấp một tầm nhìn thống nhất về mối quan tâm về môi trường trong toàn bộ tổ chức. Chính sách của không phải là văn xuôi hoa mỹ hay một tuyên bố viễn vong, mà nó là một định hướng cụ thể cho EMS của tổ chức. Vì nó đóng vai trò là khuôn khổ để thiết lập các mục tiêu và mục tiêu môi trường, chính sách sẽ được đưa vào cuộc sống trong các kế hoạch và hành động của tổ chức. Mọi người trong tổ chức nên hiểu chính sách môi trường và những gì được mong đợi ở họ để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Chính sách của bạn nên có ba cam kết chính là Cải tiến liên tục, Ngăn ngừa ô nhiễm và Tuân thủ luật pháp.

Làm thế nào để chứng minh?

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập chính sách môi trường phù hợp các các yêu cầu từ mục a đến mục e của điều khoản này. Sau đó phải áp dụng chúng vào hoạt động của tổ chức và duy trì chính sách này một cách có hiệu lực (tức là chính sách có thể đạt được, không phải là tuyên bố viễn vong).

a. Chính sách môi trường phải phù hợp với bối cảnh tổ chức

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách môi trường phải : a) thích hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức, bao gồm bản chất, quy mô và các tác động môi trường từ các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Theo Phụ lục A.5.2, Chính sách môi trường là một tập hợp các nguyên tắc được nêu như các cam kết, trong đó lãnh đạo cao nhất vạch ra những ý định của tổ chức để hỗ trợ và nâng cao kết quả hoạt động môi trường của nó. Chính sách môi trường cho phép tổ chức thiết lập các mục tiêu môi trường của mình, thực hiện các hành động để đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường, và đạt được sự cải tiến liên tục.

Mục đích của tổ chức là mục đích tổ chức muốn áp dụng tiêu chuẩn này để làm gì. Mục đích này đôi khi cũng là mục đích của hệ thống quản lý môi trường.

Cam kết cụ thể mà tổ chức theo đuổi phải phù hợp với bối cảnh của tổ chức, bao gồm các điều kiện môi trường địa phương hoặc khu vực. Những cam kết này có thể đề cập đến, ví dụ, chất lượng nước, tái chế, hoặc chất lượng không khí, và cũng có thể bao gồm các cam kết liên quan đến giảm nhẹ và thích ứng biến đổi khí hậu, bảo vệ đa dạng sinh học và các hệ sinh thái, và phục hồi.

Hay nói một cách đơn giản hơn, với những vấn đề nội bộ và bên ngoài đã xác định trong bối cảnh tổ chức, để đạt được mục đích hay mong muốn tổ chức khi áp dụng hệ thống quản lý môi trường thì tổ chức phải đưa ra một chính sách môi trường phù hợp với khả năng tổ chức và đạt được mục đích của mình.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc thiết lập chính sách môi trường của tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố bối cảnh như: tài chính, cơ sở hạ tầng, thiết bị, nhân lực, luật định, … và mục đích của từng tổ chức khi áp dụng hệ thống quản lý môi trường nên không có một cách nào chung cho tất cả. Để tiện cho việc giải thích điều khoản này, chúng tôi lấy 1 ví dụ minh hoạ như sau:

Công ty đúc đồng ABC muốn xây dựng hệ thống quản lý môi trường để nhằm giảm thiểu chất thải ra môi trường, tiết kiệm năng lượng và phù hợp yêu cầu luật định.

Bối cảnh tồ chức:

Vấn đề nội bộ:

+ Thiết bị lạc hậu, sử dụng than gây ra ô nhiễm môi trường;

+ Tài chính: nguồn lực tài chính ổn định;

+ Con người: Tay nghề cao, có trình độ;

Vấn đề bên ngoài:

+ Luật pháp yêu cầu nghiêm ngặt, khí thải đốt than không đáp ứng quy chuẩn ngành;

+ Khách hàng yêu cầu ngài càng cao về môi trường;

+ Công nghệ phát triển mạnh, nhiều công nghệ mới ra đời, giá thành phù hợp năng lực tài chính công ty.

+ Nguồn than đá ngày càng cạn kiệt, giá thành cao.

Chính sách công ty: “Sử dụng các công nghệ mới để giảm thiểu tác động môi trường”.

b. Chính sách môi trường phải đưa ra khuôn khổ thiết lập mục tiêu

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách môi trường phải: cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều này nói lên rằng chính sách môi trường không phải là một lời nói xuông, hay một phát biểu viễn vong. Chính sách phải được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực, để đo lường tính hiệu lực của chính sách thì chúng ta phải thiết lập mục tiêu cho nó. Hay nói cách khác mỗi tuyên bố trong chính sách điều được đo lường bằng những mục tiêu cụ thể.

Làm thế nào để chứng minh?

Mỗi tuyên bố trong chính sách của bạn, chúng phải là cơ sở để thiết lập mục tiêu.

Ví dụ với chính sách môi trường “Sử dụng các công nghệ mới để giảm thiểu tác động môi trường” à Mục tiêu: Hoàn thành thay thế công nghệ nấu sử dụng than truyền thống bằng công nghệ nấu sử dụng năng lượng điện trong tháng 10.2019.

c. Chính sách môi trường phải bao gồm cam kết bảo vệ môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách môi trường phải: c) bao gồm cam kết bảo vệ môi trường, kể cả ngăn ngừa ô nhiễm và cam kết cụ thể khác liên quan đến bối cảnh của tổ chức.

CHÚ THÍCH: (Các) cam kết cụ thể khác nhằm bảo vệ môi trường có thể bao gồm sử dụng bền vững nguồn tài nguyên, giảm nhẹ và thích ứng biến đổi khí hậu, và bảo vệ đa dạng sinh học và các hệ sinh thái.

Điều này có nghĩa là gì?

Điều này có nghĩa là chính sách môi trường của bạn phải có cam kết liên quan đến bảo vệ môi trường và ngăn ngừa ô nhiễm và cam kết cụ thể mà tổ chức theo đuổi phải phù hợp với bối cảnh của tổ chức, bao gồm các điều kiện môi trường địa phương hoặc khu vực. Những cam kết này có thể đề cập đến, ví dụ, chất lượng nước, tái chế, hoặc chất lượng không khí, và cũng có thể bao gồm các cam kết liên quan đến giảm nhẹ và thích ứng biến đổi khí hậu, bảo vệ đa dạng sinh học và các hệ sinh thái, và phục hồi.

Làm thế nào để chứng minh?

Chính sách môi trường của bạn phải thể hiện nội dung liên quan đến cam kết bảo vệ môi trường, các cam kết này phải phù hợp với bối cảnh tổ chức của bạn. Chẳng hạn như ví dụ ở trên, với bối cảnh là nguồn than đá ngày càng cạn kiệt, thì việc đưa ra chính sách thay đổi công nghệ để bảo vệ môi trường.

d. Chính sách môi trường phải bao gồm cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tuân thủ

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách môi trường phải: d) bao gồm cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tuân thủ;

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này cũng giống như yêu cầu trong điều khoản 5.2.c, nghĩa là trong chính sách môi trường của bạn cũng phải thể hiện các cam kết về thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ phải tuân thủ. Nghĩa vụ phải tuân thủ đây có thể là các yêu cầu về luật pháp, hiệp hội, cộng đồng địa phương, khách hàng, …

Làm thế nào để chứng minh?

Chính sách môi trường của bạn phải thể hiện nội dung liên quan đến cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ phải tuân thủ, chẳng hạng như “Công ty cam kết tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và khách hàng liên quan đến lĩnh vực môi trường”

e. Chính sách môi trường phải bao gồm cam kết cải tiến liên tục

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách môi trường phải: e) bao gồm cam kết về cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường để nâng cao kết quả hoạt động môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Hiệu lực của hệ thống quản lý được đánh giá bởi mức độ mà nó đáp ứng mục đích của nó. Vì vậy, nâng cao hiệu quả có nghĩa là nâng cao năng lực của hệ thống quản lý. Những thay đổi trong hệ thống quản lý để cải thiện khả năng của nó đạt được mục đích, tức là khả năng cung cấp kết quả đầu ra đáp ứng tất cả các bên liên quan, là một loại thay đổi nhất định và không phải tất cả các thay đổi hệ thống quản lý sẽ thực hiện điều này. Các thay đổi này gọi là cải tiến liên tục hệ thống quản lý. Yêu cầu này đòi hỏi lãnh đạo cao nhất theo đuổi những thay đổi mà nó mang lại một sự cải tiến trong hoạt động nhằm tạo ra một hệ thống quản lý môi trường có hiệu lực và hiệu quả.

Làm thế nào để chứng minh

Cách dễ nhất và rõ ràng nhất để làm điều này là sử dụng những từ chính xác trong chính sách của tổ chức, mặc dù tổ chức có thể diễn giải các cam kết theo cách riêng của tổ chức. Ví dụ như “Công ty cam kết thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường”.

Đồng thời lãnh đạo phải chứng minh được sự cải thiện trên hệ thống mà công ty đang áp dụng.

Chính sách môi trường phải duy trì ở dạng văn bản, trao đổi trong tổ chức và có sẵn cho các bên quan tâm

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách môi trường phải được:

– Duy trì như thông tin dạng văn bản;

– Trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức;

– Có sẵn cho các bên quan tâm.

Điều này có nghĩa là gì?

Duy trì thông tin dạng văn bản -Chính sách môi trường là một trong những mục trong hệ thống quản lý cần phải là một tài liệu bằng văn bản. Đây có thể là bản cứng hoặc mềm, nhưng nó không thể là truyền miệng. Nó cũng cần được thực hiện, có nghĩa là đã có kế hoạch được thực hiện và các nguồn lực được giao để thực hiện các cam kết trong chính sách. Khi thời gian trôi qua, chính sách cũng sẽ cần được xem xét và cập nhật khi bản chất của các tác động môi trường của công ty hoặc bối cảnh tổ chức thay đổi và đây là sự duy trì của chính sách.

Trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức -Nhân viên cần hiểu chính sách của công ty là gì và hành động làm việc của họ ảnh hưởng đến các tác động môi trường của công ty như thế nào. Chính sách này không cần phải ghi nhớ, nhưng một nhân viên sẽ có thể hiểu ý nghĩa của chúng và cách thức họ đóng góp để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Có sẵn cho các bên quan tâm – nghĩa là chính sách môi trường của bạn phải thể hiện ở một nơi nào đó mà những bên quan tâm của bạn khi cần họ có thể truy cập được.

Làm thế nào để chứng minh?

Duy trì thông tin dạng văn bản: bạn có thể thể hiện chính sách dưới dạng file cứng (file giấy, bản thông tin, …) hay file mềm (file work, excel, pdf, powerpoint, trang website, phần mềm quản lý, …).

Trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức: như gửi email, đào tạo, dán bản thông báo, …

Có sẵn các bên quan tâm: trên website, trên các bản thông tin, …

Chính sách môi trường tham khảo

Chính sách môi trường

Công ty chúng tôi sẽ thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách thức bảo vệ môi trường. Chúng tôi sẽ duy trì một hệ thống quản lý môi trường nhằm mục đích để đạt được các kết quả mong muốn như sau:

Tuân thủ quy định:

Chúng tôi sẽ xác định, đánh giá và tuân thủ tất cả các luật định và chế định liên quan đến môi trường và các yêu cầu về môi trường từ khách hàng cũng như các tiêu chuẩn ngành phải áp dụng.

Ngăn ngừa ô nhiễm

Chúng tôi sẽ tìm kiếm các biện pháp để nhằm giảm thiểu sự tạo ra các chất thải gây ô nhiễm môi trường và quản lý các chất thải mà chúng tôi tạo ra một cách hiệu quả để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng với môi trường. Đồng thời, hướng đến việc tạo ra các sản phẩm thân thiện môi trường, dễ xử lý khi chúng ở cuối vòng đời sản phẩm.

Bảo tồn

Chúng tôi sẽ cố gắng giảm tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên và sử dụng tài nguyên một cách bền vững nếu có thể.

Cải tiến

Chúng tôi cố gắng thúc đẩy cải tiến liên tục hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường của chúng tôi nhằm đạt được kết quả như mong đợi.

 

5.3 VAI TRÒ – TRÁCH NHIỆM – QUYỀN HẠN

Phân công trách nhiệm và quyền hạn

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn các vị trí liên quan đến EMS.

Điều này có nghĩa là gì?

Công việc của một người có thể được chia thành hai thành phần: hành động và quyết định, hành động thuộc về trách nhiệm và quyết định thuộc về quyền hạn. Do đó mỗi công việc cần phải có trách nhiệm cốt lõi để cung cấp cho khả năng dự báo và trách nhiệm sáng tạo của nhân viên được phân công.

Phân công trách nhiệm có nghĩa là giao công việc cho một người nào đó phụ trách, người đó phải bảo đảm làm tròn công việc được giao, nếu kết quả không tốt thì phải gánh chịu phần hậu quả. Quyền hạn là Quyền theo cương vị, chức vụ cho phép. Tức là với mỗi trách nhiệm được giao thì phải kèm theo những quyền hạn nhất định cho phép đưa ra những quyết định liên quan đến trách nhiệm đó.

Quá trình phân công trách nhiệm hiệu quả phải trải qua 3 bước: đầu tiên là xác định trách nhiệm, phân công trách nhiệm và cuối cùng là thông báo trách nhiệm.

“Vị trí liên quan” có nghĩa là chúng ta chỉ xác định trách nhiệm và quyền hạn của những người mà hoạt động của họ có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả dự định của tổ chức về môi trường. Do đó, chúng ta không cần thiết phải mô tả công việc nhân viên không liên quan…

Đây là một yêu cầu dành cho lãnh đạo, bởi vì chỉ có lãnh đạo mới có quyền phân công trách nhiệm một cách hợp pháp.

Mục đích yêu cầu này là làm rõ trách nhiệm của từng công việc để tránh việc nhầm lẫn, đùn đẩy trách nhiệm và giúp việc quản lý được tốt hơn.

Quyền hạn và trách nhiệm có mối liên quan chặt chẽ với nhau và hai vấn đề này sẽ đi với nhau như hình với bóng. Điều này có nghĩa là việc phân công trách nhiệm phải đi cùng với quyền hạn thích hợp. Có 2 lý do phải phân chia quyền hạn và trách nhiệm:

Thứ nhất, nếu một người được phân công một số trách nhiệm mà không có đủ quyền hạn nhất định thì người ấy sẽ không thể thực hiện tốt công việc được giao và cũng không thể đạt được kết quả mong muốn.

Thứ hai, nếu trao quyền cho một cá nhân mà quyền này không phù hợp với trách nhiệm thì việc sử dụng quyền sẽ bị sai trong cách này hay cách khác (lạm dụng quyền lực).

Việc thực hiện thành công hệ thống quản lý môi trường đòi hỏi sự cam kết từ tất cả nhân viên trong tổ chức. Mục đích của điều khoản phụ này là để đảm bảo rằng nhân sự được giao trách nhiệm cho một phần của hệ thống quản lý môi trường và có cấu trúc báo cáo rõ ràng và tất cả nhân viên thấu hiểu và cùng cam kết thực hiện thành công EMS.

Làm thế nào để chứng minh?

Những người tham gia trong hệ thống quản lý môi trường của tổ chức phải có sự hiểu biết rõ ràng về vai trò, (các) trách nhiệm và (các) quyền hạn của họ để phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và đạt được các kết quả dự kiến.

Các vai trò và trách nhiệm cụ thể được nhận biết tại 5.3 có thể được giao cho một cá nhân, đôi khi gọi là “người đại diện của lãnh đạo”, được chia sẻ cho một số cá nhân, hoặc giao cho một thành viên thuộc cấp lãnh đạo cao nhất.

Không nhất thiết lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm của từng vị trí liên quan đến EMS, việc này có thể do các trưởng phòng ban hoặc người đại diện chất lượng xác định, tổng hợp và trình lên lãnh đạo cao nhất để xem xét và ban hành.

Một bảng mô tả công việc, trách nhiệm và quyền hạn mà tổ chức thường xây dựng cũng thích hợp nhất cho yêu cầu này. Hay quyết định bổ nhiệm một chức danh liên quan đến EMS, một quyết định thành lập ban môi trường cũng là một ví dụ.

Trách nhiệm và quyền hạn phải được thông báo

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo trách nhiệm và quyền hạn được trao đổi trong tổ chức

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng giống như chính sách môi trường trách nhiệm và quyền hạn cũng phải được thông báo trong toàn bộ tổ chức, việc thông báo nhằm giúp mọi người biết rằng ai là người chịu trách nhiệm cho công việc đó, và giúp họ nhận thức đúng về trách nhiệm và quyền hạn được phân công và có thể bắt họ gánh chịu hậu quả khi công việc được giao không làm tròn. Đồng thời biết ai là người chịu trách nhiệm để liên lạc khi liên lạc hoặc có sự cố.

Làm thế nào để chứng minh?

Tiêu chuẩn không quy định sử dụng phương pháp nào nên tổ chức tự chọn phương pháp áp dụng phù hợp cho từng tổ chức miễn sau phương pháp sử dụng có hiệu lực. Có nhiều cách để truyền đạt trách nhiệm và quyền hạn như:

    • Trong một sơ đồ cơ cấu tổ chức (organigrams) xem hình 11.1;
    • Trong mô tả chức năng phòng ban (bảng quy định trách nhiệm phòng ban),
    • Trong mô tả công việc (mô tả vị trí công việc),
    • Trong thủ tục, quy trình (trong mỗi quy trình thêm phần trách nhiệm).
    • Trong mô tả quá trình và biểu đồ dòng chảy.

a. Đảm bảo hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu này

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn để đảm bảo hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Làm thế nào để chứng minh?

Yêu cầu này gần như yêu cầu cho đại diện lãnh đạo trong tiêu chuẩn ISO 14001:2004, tuy nhiên yêu cầu không cụ thể hóa phải là đại diện cho lãnh đạo nhằm tránh sự ủy thác một cách không quan tâm của lãnh đạo cao nhất đến hệ thống. Bất kỳ ai có sự hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 và ứng dụng của nó điều có thể được bổ nhiệm. Trách nhiệm người này có thể bao gồm một số công việc sau:

Xây dựng mô hình cho việc thiết lập hệ thống EMS theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001: 2015.

Tiến hành đánh nội bộ để đảm bảo rằng quá trình đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn.

Đào tạo về việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 vào thực tế;

Đảm bảo tính toàn vẹn của EMS trong tổ chức và làm thế nào EMS này phù hợp với yêu cầu của ISO 14001:2015.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng phân công trách nhiệm và quyền hạn cho một hoặc một nhóm người mà họ chịu trách nhiệm về việc giám sát và đảm bảo EMS hoạt động phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này là một bằng chứng phù hợp cho yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Chúng ta cũng có thể duy trì đại diện lãnh đạo như tiêu chuẩn ISO 14001:2004 để đáp ứng yêu cầu này.

Việc phân công trách nhiệm không chỉ cho đại diện lãnh đạo mà cho tất cả những người có trách nhiệm phải đảo bảo EMS hoạt động có hiệu lực, điều này có nghĩa là phân công trách nhiệm đến tất cả phòng ban và các quá trình liên quan đến EMS.

b. Báo cáo việc thực hiện EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải bổ nhiệm trách nhiệm và quyền hạn để báo cáo cụ thể việc thực hiện của hệ thống quản lý môi trường tới lãnh đạo cao nhất.

Làm thế nào để chứng minh?

Yêu cầu này liên quan đến điều khoản 9.3 xem xét của lãnh đạo. Trước đây vai trò này thuộc về đại diện lãnh đạo, nhưng tiêu chuẩn này không yêu cầu phải có đại diện lãnh đạo nên việc bổ nhiệm một người hay một nhóm người thay thế là phù hợp.

Cần một người tổng hợp và phân tích các dữ liệu để báo cáo cho lãnh đạo biết về tình hình hoạt động hiện tại của EMS và các đề xuất cải tiến có thể.

Làm thế nào để chứng minh?

Bằng cách thiết lập quá trình thu thập dữ liệu và đặt các điểm thu thập trong mỗi quá trình, dữ liệu có liên quan có thể được chuyển cho người phụ trách để phân tích, giải thích, tổng hợp và đánh giá. Sau đó nó có thể được chuyển đổi thành một ngôn ngữ thích hợp (biểu đồ, chỉ số, …) cho các hoạt động quản lý và trình bày trong xem xét của lãnh đạo. Tuy nhiên, yêu cầu này không áp đặt thời gian báo cáo, do đó hoạt động báo cáo cũng cần được thực hiện khi xét thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo cao nhất.

Chúng ta có thể để một hay một nhóm người ở điều khoản 5.3.a kiêm nhiệm việc này, họ hiểu về hệ thống nên báo cáo từ họ sẽ chính xác hơn.

Ví dụ: xác định nhiệm vụ một số chức vụ và quá trình liên quan trong tổ chức.

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ TRONG EMS
Thu mua Phát triển và thực hiện kiểm soát mua hóa chất / vật liệu mua vào tác động đến môi trường
Nguồn nhân lực Xác định các yêu cầu về năng lực và mô tả công việc cho các vai trò khác nhau trong EMS

Tích hợp quản lý môi trường vào các hệ thống khen thưởng, kỷ luật và thẩm định

Bảo trì Thực hiện chương trình bảo trì phòng ngừa cho các thiết bị chính;

Quản lý các khía cạnh môi trường và rác thải tạo ra từ quá trình bảo trì

Tài chính Theo dõi dữ liệu về chi phí quản lý môi trường

Chuẩn bị ngân sách cho chương trình quản lý môi trường

Đánh giá tính khả thi về kinh tế của các dự án môi trường

Kỹ thuật Xem xét tác động môi trường của các sản phẩm và quy trình mới hoặc được sửa đổi

Xác định các cơ hội phòng ngừa ô nhiễm;

Quản lý các tác động môi trường do quá trình sản xuất tạo ra;

Quản lý rác thải quá trình sản xuất;

Lãnh đạo cao nhất Truyền đạt tầm quan trọng của EMS trong toàn tổ chức

Cung cấp các nguồn lực cần thiết

Theo dõi và xem xét hiệu suất của EMS

Công nhân dây chuyền Cung cấp kiến thức trực tiếp về các khía cạnh môi trường của hoạt động của họ;

Hỗ trợ đào tạo cho nhân viên mới;

Quản lý các khía cạnh môi trường từ quá trình hoạt động của họ;

Thực hiện quản lý rác thải, tiết kiệm năng lượng.

Ví dụ phân công trách nhiệm theo hướng dẫn TCVN ISO 14004:2017

6.1.1 KHÁI QUÁT

Thiết lập, thực hiện và duy trì quá trình cần thiết

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu từ 6.1.1 đến 6.1.4.

Điều này có nghĩa là gì?

Thiết lập nghĩa là xây dựng hoặc tạo một cái gì đó trên cơ sở lâu dài ra và do đó trong đầu ra quá trình thiết lập các quá trình cần thiết là các quá trình đã được thiết lập. Thiết lập còn có nghĩa là xác định các quá trình cần thiết và thực hiện các hành động thích hợp để đảm bảo các quá trình này luôn hoạt động trong điều kiện kiểm soát nhằm đảm bảo các mục tiêu và kết quả dự định của tổ chức đạt được. Mục đích tổng thể của quá trình thiết lập các quá trình cần thiết là để đảm bảo rằng tổ chức có thể đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của mình, để ngăn chặn hoặc giảm tác động không mong muốn, và để đạt được sự cải tiến liên tục. Quá trình thiết lập gồm 3 giai đoạn, một là xác định tất cả các quá trình có liên quan, hai là xem xét các quá trình nào cần thiết và ba là hoạch định cho việc hoạt động của quá trình đó. Quá trình lập kế hoạch có thể giúp cho tổ chức xác định và tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực quan trọng để bảo vệ môi trường, quá trình này giúp tổ chức thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của mình và cam kết về chính sách môi trường và là cơ sở để thiết lập và đạt được mục tiêu môi trường.

Lập kế hoạch có vai trò quan trọng để xác định và thực hiện các hành động cần thiết nhằm đảm bảo HTQLMT có thể đạt được các kết quả dự kiến. Đây là một quá trình tiếp diễn liên tục, được sử dụng cho cả quá trình thiết lập và thực hiện các yếu tố của HTQLMT và để duy trì cũng như cải tiến chúng, dựa trên sự thay đổi các hoàn cảnh và các đầu vào cũng như các kết quả đầu ra của bản thân HTQLMT. Quá trình lập kế hoạch có thể giúp cho tổ chức xác định và tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực quan trọng nhất để bảo vệ môi trường. Quá trình này cũng giúp cho tổ chức thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của mình và các cam kết về chính sách môi trường khác, và được sử dụng để thiết lập và đạt được các mục tiêu môi trường.

Sau khi xác định, thiết lập bước tiếp theo là tổ chức phải thực hiện những gì đã thiết lập và đảm bảo rằng việc thực hiện nhằm giúp tổ chức đạt được kết quả dự định hay nói cách khác là hệ thống có hiệu lực. Hiệu lực thực hiện có nghĩa là tôn trọng các chính sách và thực tiễn, làm những gì bạn nói bạn sẽ làm và đạt được những gì đã hoạch định.

Duy trì có liên quan tới cả hai việc, một là giữ lại một cái gì đó đã có và hai là đảm bảo cho chúng luôn ở trạng thái có thể thực hiện các chức năng cần thiết của chúng, tức là luôn hoạt động và tạo ra kết quả dự định. Trong bối cảnh này duy trì cũng có nghĩa là luôn luôn thực hiện những gì đã hoạch định và đảm bảo chứng đạt được kết quả mong muốn.

Làm thế nào để chứng minh?

Thiết lập là thuật ngữ rất rộng, thiết lập quá trình liên quan đến nhiều vấn đề như xác định quá trình, xác định mục tiêu, chỉ tiêu, cách thức thực hiện, cách thức kiểm soát, cách thức đo lường, nguồn lực sử dụng, …để một quá trình thực hiện và tạo ra được kết quá dự kiến.

Trong yêu cầu của điều khoản này chỉ tập trung vào xác định các quá trình cần thiết để làm cơ sở xác định rủi ro và cơ hội, xác định khía cạnh môi trường và cách hành động cần thiết.

Việc thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình cần thiết là một yêu cầu chung cho toàn hệ thống, do đó việc chứng minh đáp ứng yêu cầu này chỉ đơn là bạn đã xác định các yêu cầu của EMS của bạn phù hợp yêu cầu từ 6.1.1 đến 6.1.4. , còn thực hiện và duy trì được đề cặp điều khoản 8. 9. 10 cảu tiêu chuẩn này.

a. khi hoạch định EMS phải cân nhắc bối cảnh tổ chức

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải cân nhắc a) các vấn đề được đề cập tại 4.1;

Điều này có nghĩa là gì?

Ở điều khoản 4.1 chúng ta đã xác định bối cảnh tổ chức, tức là những vấn đề nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến EMS của tổ chức. Trong điều khoản này, khi hoạch định một EMS hoạt động cần phải xem xét những tác động của bối cảnh tổ chức lên EMS và hoạch định những biện pháp kiểm soát nó (nếu cần thiết) nhằm tận dụng cơ hội và giải quyết những rủi ro từ bối cảnh mang lại.

Nói một cách đơn giản là hệ thống EMS của bạn phải làm sau tận dụng được những cơ hội và giải quyết những rủi ro mà bối cảnh tổ chức mang lại.

Làm thế nào để chứng minh?

Trong việc hoạch định EMS của bạn, bạn phải chứng minh được các vấn đề nội bộ và bên ngoài quan trọng đã được hệ thông EMS bạn tính tới và bạn đã kiểm soát được chúng.

Một ví dụ đơn giản, trong bối cảnh nguồn than đá đang cạn kiệt, yêu cầu khí thải nhà kín nghiêm ngặt, thì khi hoạch định hệ thống EMS của bạn phải cân nhắc đến việc kiểm soát khí thải và tiết kiệm sử dụng nguồn tài nguyên than đá hoặc thay thế nhiên liệu sử dụng.

b. Khi hoạch định EMS phải cân nhắc các bên liên quan

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải cân nhắc a) các vấn đề được đề cập tại 4.2;

Điều này có nghĩa là gì?

Một trong những mục đích của hệ thống quản lý môi trường là “Hỗ trợ thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ”. Nghĩa vụ tuân thủ là yêu cầu của các bên liên quan như Cơ quan nhà nước, yêu cầu khách hàng, cộng đồng địa phương, … mà tổ chức cho rằng cần thiết hoặc buộc phải tuân thủ. Chính vì điều đó, hệ thống EMS của bạn phải đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan mà tổ chức của bạn xác định là cần thiết.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bạn phải xác định tất các các bên liên quan ở điều khoản 4.2. Sau đó, bạn phải xác định yêu cầu các bên của họ. Ví dụ như: Yêu cầu luật định, yêu cầu khách hàng, yêu cầu từ hiệp hội,… sau đó bạn xem xét yêu cầu nào phải tuân thủ và tiến hành hoạch định những hoạt động, những quá trình để kiểm soát các yếu tố liên quan đến các yêu cầu tuân thủ này.

Ví dụ: sản phẩm bạn là linh kiện điện tử, bạn sản xuất bán vào thị trường Châu Âu thì bạn phải đáp ứng tiêu chuẩn RoHS. Vậy khi hoạch định hệ thống quản lý môi trường, bạn phải hoạch định thêm một quá trình kiểm soát 10 yêu tố của RoHS (bao gồm kiểm soát linh kiện đầu vào, kiểm soát tạp nhiễm trong quá trình sản xuất, và cách thức kiểm tra xác nhận trước khi xuất hàng).

c. Khi hoạch định ems phải cân nhắc phạm vi EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải cân nhắc c) phạm vi hệ thống quản lý môi trường của tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều này nói bạn rằng, khi hạch định hệ thống EMS bạn phải đảm bảo đầy đủ các quá trình trong khuôn khổ phạm vi EMS đã xác định ở điều khoản 4.3 hoặc không đi lan mang ngoài phạm vi đã xác định ban đầu.

Phạm vi liên quan đến 2 yếu tố, một là ranh giới vật lý (nghĩa là địa điểm áp dụng), hai là sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình áp dụng. Khi bạn tuyên bố phạm vi EMS thì tất cả các yếu tố nằm trong phạm vi EMS đều được xem xét khi chúng ta thiết lập các quá trình kiểm soát EMS của mình.

Làm thế nào để chứng minh?

Hệ thống quản lý môi trường của bạn phải đảm bảo cân nhắc đến tất cả các yếu tố trong phạm vi EMS. Thông thường một số hệ thống EMS ở một số tổ chức thiếu hoạch định kiểm soát các nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp làm việc trong ranh giới vật lý của phạm vi EMS. Ví dụ như, nhà thầu lấy rác hữu cơ làm xì nước rác xuống đường nội bộ trong tổ chức…

Phạm vi liên quan đến ranh giới vật lý (áp dụng nhà máy nào, ở đâu?) thì tất cả các yếu tố liên quan đến môi trường trong ranh giới vật lý đó phải được bạn cân nhắc khi thiết lập các quá trình trong EMS của bạn.

Phạm vi liên quan đến sản phẩm và dịch vụ, do đó khi thiết lập EMS của bạn, bạn phải cân nhắc đến vòng đời sản phẩm, và tính thân thiện môi trường sau khi sản phẩm ở cuối vòng đời thải ra môi trường.

Khi hoạch định EMS phải xác định các rủi ro và cơ hội

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải: xác định các rủi ro và cơ hội liên quan đến các khía cạnh môi trường (xem 6.1.2), các nghĩa vụ tuân thủ (xem 6.1.3) và các vấn đề và yêu cầu khác được nhận biết tại 4.1 và 4.2 là những vấn đề cần giải quyết để:

– đảm bảo hệ thống quản lý môi trường có thể đạt được các kết quả dự kiến;

– ngăn ngừa, hoặc giảm các tác động không mong muốn, kể cả tác động tiềm ẩn đến các điều kiện môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức;

– đạt được sự cải tiến liên tục.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, có ba nguồn có thể sinh ra các rủi ro và cơ hội cần phải giải quyết để đảm bảo rằng EMS của bạn có thể đạt được kết quả như dự định, cũng như ngăn ngừa hoặc giảm bớt các sự ảnh hưởng bất lợi và đạt được sự cải tiến liên tục. Ba nguồn đó là khía cạnh môi trường, nghĩa vụ tuân thủ, và các yêu cầu trong bối cảnh tổ chức và các bên liên quan.

Các khía cạnh môi trường có thể tạo ra những rủi ro và cơ hội liên quan đến các tác động xấu đến môi trường, các tác động môi trường có lợi, và các tác động khác đến tổ chức. Những rủi ro và cơ hội liên quan đến các khía cạnh môi trường có thể được xác định như là một phần của việc đánh giá mức độ quan trọng hoặc được xác định riêng rẽ.

Các nghĩa vụ tuân thủ có thể tạo ra những rủi ro và cơ hội, chẳng hạn như không tuân thủ hoặc thực hiện vượt xa hơn các nghĩa vụ tuân thủ của mình, hay các rủi ro liên quan đền sự thay đổi các yêu cầu phải tuân thủ chưa được cập nhật.

Các vấn đề nội bộ và bên ngoài cũng tác động đến sự đạt được các kết quả dự kiến, như môi trường nội bộ thay đổi (thay đổi máy móc, thiết bị, con người, công nghệ,…) và môi trường bên ngoài cũng có sự thay đổi (như tác động biến đổi khí hậu, môi trường kinh doanh, …). Chính vì vậy để đảm bảo đạt được kết quả như dự kiến tổ chức phải xác định và đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến các quá trình này.

Tóm lại, tổ chức phải có quá trình để xác định các rủi ro và cơ hội cần phải giải quyết. Quá trình bắt đầu từ khâu áp dụng và sự hiểu biết về bối cảnh mà tổ chức hoạt động trong đó, kể cả các vấn đề có thể ảnh hưởng các kết quả dự kiến của HTQLMT (4.1) và các nhu cầu cũng như các mong đợi có liên quan của các bên quan tâm tương ứng, gồm cả các vấn đề mà tổ chức xác nhận là các nghĩa vụ tuân thủ (4.2). Cùng với phạm vi của HTQLMT, các nghĩa vụ này trở thành đầu vào cần phải cân nhắc khi xác định các rủi ro và cơ hội cần giải quyết. Các thông tin tạo ra trong quá trình lập kế hoạch là một dữ kiện đầu vào quan trọng để xác định các hoạt động cần được kiểm soát. Cũng có thể sử dụng thông tin này trong quá trình lập và cải tiến các phần nội dung khác của HTQLMT, như xác định các nhu cầu đào tạo, cạnh tranh, theo dõi và đo lường.

Làm thế nào để chứng minh?

Để phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001, một tổ chức chỉ cần có khả năng chứng minh rằng họ đã xem xét các yếu tố môi trường được liệt kê ở trên khi đưa ra các quyết định rủi ro EMS. Bạn có thể tham khảo bên dưới.

Rủi ro từ khía cạnh môi trường.

Hoạt động Đầu vào Đầu ra Khía cạnh Tác động Rủi ro Đánh giá mức độ rủi ro Mức độ ưu tiên
Tầng suất Khả năng Mức độ Yêu cầu pháp luật Tổng điểm
Vệ sinh nhà xưởng Nước sinh hoạt

 

Nước thải sinh hoạt

 

Tạo nước thải Ô nhiễm môi trường Tràn đỗ nước thải chưa được xử lý ra môi trường, Vi phạm pháp luật 5 3 2 1 30 1
Sử dụng nguồn tài nguyên nước Cạn kiệt nguồn tài nguyên nước Vi phạm pháp luật 5 1 1 1 5 2
Hoá chất lau chùi Vỏ chai lọ hoá chất Phát sinh rác thải sinh hoạt

Tràn đổ hoá chất

Ô nhiễm môi trường đất

Ảnh hưởng người thao tác

Vi phạm pháp luật 2 2 1 1 4 3
Giẻ lau Giẻ lau thải Phát sinh rác thải sinh hoạt Ô nhiễm môi trường đất Vi phạm pháp luật 2 2 1 1 4 3

Rủi ro từ các bên liên quan

Bên liên quan Yêu cầu bên liên quan Rủi ro
Chính quyền, cơ quan hành pháp Tuân thủ pháp luật về môi trường Vi phạm pháp luật
Khách hàng Tuân thủ RoHS, Halogen Free Sản phẩm chứa các chất vượt quá quy định RoHS, Halogen Free

Rủi ro từ bối cảnh tổ chức

Vấn đề Rủi ro Cơ hội
Nguồn năng lượng hoá thạch ngày càng khang hiếm Thiếu nhiên liệu hoá thạch sản xuất; Thay đổi công nghệ
Biến đổi khí hậu, thời tiết cực đoan Tốn nhiều năng lượng cho hoạt đổng điều hoà nhiệt độ
Nhân viên chưa có ý thức bảo vệ môi trường Hệ thống quản lý môi trường áp dụng không hiệu lực Đẩy mạnh công tác đào tạo ý thức bảo vệ môi trường

 

Xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn trong phạm vi EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trong phạm vi của hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, bao gồm những trường hợp có thể có tác động môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, phạm vi của EMS của bạn xác định tới đâu thì bạn phải xác định các tính huống khẩn cấp tiền ẩn trong phạm vi đó mà nó có thể anh hưởng tới môi trường. Một số trường hợp tình huống khẩn cấp có thể bao gồm:

Cháy nổ;

Tràn đổ hoá chất, chất thải nguy hại ra môi trường.

Nổ thiết bị áp lực;

Tràn đổ nước thải chưa được xử lý ra môi trường.

Chập nổ điện;

Một số trường hợp chúng ta xác định thiếu tình huống khẩn cấp do thiết bị của nhà thầu phụ hay nhà cung cấp sử dụng.

Làm thế nào để chứng minh?

Trong yêu cầu này chỉ yêu cầu bạn xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, không yêu cầu bạn phải thực hiện các hành động. Việc yêu cầu thực hiện hành động nằm trong điều khoản 6.1.4. Do đó, để đáp ứng yêu cầu này bạn phải xác định có bao nhiêu tình huống khẩn cấp và nó ở đâu là đủ.

Duy trì thông tin dạng văn bản

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về:

– các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết

– (các) quá trình cần thiết trong 6.1.1 đến 6.1.4, ở mức độ hợp lý để có sự tin cậy rằng các quá trình đã được thực hiện như đã hoạch định.

Điều này có nghĩa là gì?

Khác với tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tiêu chuẩn ISO 14001:2015 yêu cầu tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về rủi ro và cơ hội.

Duy trì thông tin dạng văn bản nghĩa là bạn phải có tài liệu liên quan đến việc giải quyết rủi ro và cơ hội.

Tại sao tiêu chuẩn không yêu cầu Lưu giữ thông tin dạng văn bản mà yêu cầu phải duy trì thông tin dạng văn bản? nghĩa là tại sau tiêu chuẩn không yêu cầu hồ sơ lưu lại làm bằng chứng có việc đã thực hiện mà yêu cầu có tài liệu về việc đã thực hiện? Điều này có một sự khác biệt vi tế nếu để ý chúng ta mới nhận ra, tài liệu nghĩa là cái mà chúng ta căn cứ vào đó để làm và cập nhật lại khi tài liệu không còn phù hợp (chỉnh sửa tài liệu, quy trình, hướng dẫn), còn hồ sơ là bằng chứng cho việc thực hiện, tức là sau khi ghi thành văn bản thì nó trở thành bằng chứng cho chúng ta đã hoàn thành công việc và do đó nó không thể chỉnh sửa được. Trong yêu cầu này nói lên rằng, việc giải quyết rủi ro và cơ hội là phải thường xuyên và tổ chức phải đánh giá cập nhật lại liên tục khi có sự thay đổi chứ không làm một lần rồi thôi. Liên quan đến tài liệu thì chúng ta nghĩ ngay đến từ Xem xet (review) và cập nhật lại (update) chúng.

Làm thế nào để chứng minh?

Tài liệu liên quan đến yêu cầu này có thể bao gồm:

Quy trình hoặc hướng dẫn thực hiện đánh giá và giải quyết rủi ro;

Kết quả xem xét và đánh giá rủi ro;

Bằng chứng xem xét và cập nhật lại rủi ro khi có sự biến đổi;

Các thông tin dạng văn bản từ điều khoản 6.1.1 đến 6.1.4 trong tiêu chuẩn này.

6.1.2 – KHÍA CẠNH MÔI TRƯỜNG

Xác định khía cạnh môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu

Trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải xác định các khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức có thể kiểm soát và những điều có thể ảnh hưởng, và các tác động môi trường tương ứng của chúng, có cân nhắc đến quan điểm vòng đời.

Điều này có nghĩa là gì?

Theo định nghĩa: khía cạnh môi trường là yếu tố của các hoạt động hoặc sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức tương tác hoặc có thể tương tác với môi trường. Nhiều người vẫn nhằm giữa khía cạnh môi trường và tác động môi trường, khía cạnh là các yếu tố của hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ mà khi chúng được tạo ra sẽ tương tác với môi trường. Khía cạnh môi trường nói đến nguyên nhân của sự tác động môi trường. Chẳng hạng như việc vệ sinh tạo ra nước thải sinh hoạt đây là khía cạnh môi trường, chính nước thải sinh hoạt này là nguyên nhân gây ô nhiễm môi trường nước khi thảy ra song đây là tác động môi trường (ảnh hưởng của khía cạnh lên môi trường).

Từ yếu tố bao gồm tất cả các vấn đề mà một hoạt động có thể sử dụng hoặc tạo ra. Từ tương tác hoặc có thể tương tác ý nói là có những khía cạnh hiện tại đã tạo ra và đang ảnh hưởng đến môi trường và những khía cạnh hiện tại chưa xảy ra nên chưa ảnh hưởng tới môi trường nhưng tương lai có thể xảy ra và có thể ảnh hưởng đến môi trường tức là những khía cạnh tiềm ẩn.

Tác động môi trường là bất kỳ thay đổi nào của môi trường, dù có lợi hoặc bất lợi, do một phần hay toàn bộ các khía cạnh môi trường của một tổ chức gây ra. Nói một cách đơn giản tác động môi trường là những ảnh hưởng của khía cạnh môi trường lên môi trường như thế nào, bao gồm ảnh hưởng có lợi hoặc bất lợi.

Vòng đời sản phẩm là các giai đoạn liên tiếp và liên quan với nhau của một hệ thống sản phẩm (hoặc dịch vụ), từ giai đoạn thu nhận nguyên liệu thô hoặc có sẵn từ các nguồn tài nguyên thiên nhiên đến giai đoạn thải bỏ cuối cùng. Các giai đoạn của vòng đời bao gồm thu nhận nguyên liệu thô, thiết kế, sản xuất, vận chuyển/giao nhận, sử dụng, xử lý cuối vòng đời và thải bỏ cuối cùng. Khi xác đạnh khía cạnh môi trường bạn cũng phải xác định các khía cạnh liên quan đến vào đời sản phẩm, nghĩa là xác định các khía cạnh từ khâu thiết kế sản phẩm, sử dụng nguyên liệu, tạo sản phẩm, giao hàng, sử dụng và thải bỏ. Chúng ta thường ít xác định khía cạnh môi trường trong quá trình sử dụng sản phẩm của người tiêu dùng và thải bỏ sau cùng. Ví dụ như sản phẩm bạn là địa thoại thông minh thì khía cạnh môi trường là gì? Chúng ta có thể xác định như sau:

Hoạt động Đầu vào Đầu ra Khía cạnh Tác động
Sử dụng điện thoại Điện năng Nhiệt Sinh nhiệt Làm nóng môi trường
Ánh sáng Tia sáng Gây mõi hoặc tật ở mắt
Sử dụng điện Ô nhiễm môi trường, cạn kiệt tài nguyên và phá hoại môi trường sinh thái
Thải bỏ Điện thoại hỏng Rác thải công nghiệp Phát sinh rác thải công nghiệp Ô nhiễm môi trường
Pin rác thải nguy hại Phát sinh rác thải nguy hại

Một trong những mục đích của hệ thống quản lý môi trường là bảo vệ môi trường, muốn bảo vệ môi trường thì việc đầu tiên chúng ta phải xác định được các yếu tố nào của tổ chức gây ra tác động đến môi trường, sau đó tiến hành các biện pháp kiểm soát các yếu tố đó nhằm ngăn chặn hoặc giảm thiểu các yếu tố đó tác động đến môi trường. Việc xác định các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường đó gọi là xác định khía cạnh môi trường.

Xác định các khía cạnh môi trường là bước đầu tiên trong giai đoạn lập kế hoạch của hệ thống quản lý môi trường. Mục đích cơ bản của EMS là kiểm soát và giảm tác động đến môi trường của các quá trình và sản phẩm từ tổ chức của bạn. Vì lý do này, một yếu tố quan trọng của EMS liên quan đến việc xác định và ưu tiên các khía cạnh và tác động môi trường liên quan đến tổ chức của bạn.

Tiêu chuẩn nói bạn rằng bạn chỉ cần xác định các khía cạnh môi trường trong phạm vi của EMS và các khía cạnh môi trường có thể xuất phát từ 3 yếu tố đó là các quá trình trong EMS, bản thân các sản phẩm – dịch vụ và vòng đời sản phẩm.

Việc xác định khía cạnh môi trường được hướng dẫn rõ từ điều khoản 6.1.2.1 đến 6.1.2.5 trong tiêu chuẩn ISO 14004:2007 nên chúng tôi không nhắc lại, bạn vui lòng tham khảo thêm tiêu chuẩn này để biết rõ.

Theo ISO 14004:2017, khi lựa chọn phương pháp tiếp cận, có thể cân nhắc các yếu tố sau:

phát thải vào không khí;

thải vào nước;

thải vào đất;

sử dụng nguyên vật liệu thô và tài nguyên thiên nhiên;

sử dụng năng lượng,

năng lượng bị phát thải ra (ví dụ nhiệt lượng, phóng xạ, rung (tiếng ồn) và ánh sáng),

chất thải và sản phẩm phụ, và

sử dụng không gian.

Vì vậy, khi nêu các khía cạnh liên quan đến hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, cần xem xét, bao gồm:

thiết kế và phát triển các trang thiết bị, các quá trình, các sản phẩm và dịch vụ của nó;

Thu nhận nguyên liệu thô, bao gồm cả khai thác;

các quá trình vận hành và sản xuất, kể cả lưu kho;

vận hành và duy trì các trang thiết bị, các tài sản của tổ chức và cơ sở hạ tầng;

kết quả hoạt động môi trường và thực trạng thực hành của các các nhà thầu, nhà cung cấp,

vận chuyển sản phẩm và phân phối dịch vụ, kể cả đóng gói;

bảo quản, sử dụng và xử lý kết thúc vòng đời của sản phẩm;

quản lý chất thải, bao gồm tái sử dụng, tân trang, tái chế và thải bỏ.

khí thải vào không khí

thả ra nước

phát hành về đất

sử dụng nguyên liệu và tài nguyên thiên nhiên

sử dụng năng lượng

năng lượng phát ra, ví dụ như nhiệt, bức xạ, rung động (tiếng ồn), ánh sáng),

phát sinh chất thải và / hoặc sản phẩm phụ;

sử dụng không gian.

Làm thế nào để chứng minh?

Tiêu chuẩn không đưa ra một công cụ nào cụ thể để cho bạn xác định khía cạnh môi trường, do đó việc xác định phương pháp và chuẩn mực trong việc xác định các khía cạnh môi trường là do tổ chức tự quy định.

Việc hướng dẫn cách thức xác định khía cạnh môi trường có hiệu lực tôi sẽ trình bày trong bài viết sau. Trong phần này chủ yếu là giải tích yêu cầu tiêu chuẩn.

a. Xác định khía cạnh môi trường phải tính đến sự thay đổi

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xác định các khía cạnh môi trường, tổ chức phải tính đến: a) sự thay đổi, bao gồm cả những sự phát triển đã hoạch định hoặc mới, và các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc có sửa đổi;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói bạn rằng, khi xác định khía cạnh môi trường đừng quên tính đến các sự thay đổi trong hế thống.

Sự phát triển của tổ chức chia làm 2 loại: một là sự phát triển theo như hoạch định của tổ chức và sự phát triển ngoài hoạch định của tổ chức (sự phát triển mới). Các sự phát triển trong hoạch định thì theo định hướng chiến lược và tầm nhìn của tổ chức, ví dụ như chúng ta hoạch định rằng sản lượng sản xuất năm sau tăng 10% so với năm nay. Còn phát triển mới ngoài hoạch định là năm nay đơn hàng tăng đột biến, tổ chức của bạn phải nhập thêm thiết bị về sản xuất mới kịp. Dù cho là phát triển trong kế hoạch hay phát triển mới thì khi có sự phát triển mới chúng ta phải xác định lại khía cạnh môi trường khi các nhân tố này thay đổi. Chẳng hạn theo kế hoạch thì năng suất chúng ta tăng 10% thì bạn phải xác định lại khía cạnh môi trường khi năng suất bắt đầu tăng. Khi năng suất tăng thì một số khía cạnh môi trường cũng tăng theo tương ứng, chẳng hạng năng lượng dùng nhiều hơn, rác thải dùng nhiều hơn, … vì vậy chúng ta phải đánh giá khía cạnh môi trường lại và xác định thêm những khía cạnh môi trường mới nếu có.

Tương tự như vậy khi các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ phát sinh mới hoặc có sửa đổi thì chúng ta đừng quên đánh giá lại khía cạnh môi trường. Đây là một trong những vấn đề hay thiết xót của doanh nghiệp, thông thường các khía cạnh xây dựng lần đầu rồi cứ để như vậy hoài theo năm tháng, không có cập nhật, không có theo dõi. Ví dụ, khi một chiếc xe gắn máy chúng ta chạy lâu ngày thì bạc piton bị mòn làm cho buồn đốt không kín và nhiên liệu không được đốt triệt để tạo ra nhiều khói và tốn nhiều nguyên liệu hơn so với ban đầu, đó là một sự thay đổi. Sau đó ta làm lại bạc và buồn đốt kín hơn lượng nhiên liệu bị đốt triệt để hơn và nhiên liệu tiêu thụ ít hơn do đó tác động môi trường giảm. Ví dụ này cho ta thấy khi có sự thay đổi thì tác động môi trường của khía cạnh môi trường cũng thay đổi, chính vì thay đổi đó nên chúng ta phải xác định khía cạnh môi trường khi thay đổi.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc đầu tiên bạn cần làm là phải xác định những sản phẩm hoặc quá trình nào thường tay đổi theo thời gian và những quá trình hoặc sản phẩm nào phát triển mới hoặc chỉnh sửa, cải tiến lại. Sau đó, tiến hành xác định hoặc xác định lại khía cạnh môi trường của các yêu tố thay đổi đó giống như xác định khía cạnh môi trường.

b. Xác định khía cạnh môi trường phải tính đến tình huống khẩn cấp

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi xác định các khía cạnh môi trường, tổ chức phải tính đến b) các điều kiện bất thường và tình huống khẩn cấp có thể dự đoán một cách hợp lý.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nhắc bạn rằng đừng quên xác định các yếu tố từ các tình huống bất thường và tình huống khẩn cấp có thể tác động đến môi trường khi nó xảy ra. Giả sử bạn xác định tình huống khẩn cấp là cháy, thì theo yêu cầu này tổ chức của bạn phải xác định việc cháy sẽ ảnh hưởng đến môi trường như thế nào. Hay trong trường hợp chảy tràn hoá chất thì ảnh hưởng đến môi trường như thế nào.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải lưu lại bằng chứng cho việc đã xác định các khía cạnh môi trường liên quan đến tình huống khẩn cấp hoặc bất thường.

Xác định khía cạnh môi trường có nghĩa

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xác định những khía cạnh môi trường có hoặc có thể có tác động đáng kể tới môi trường, nghĩa là các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, bằng cách sử dụng các chuẩn mực đã thiết lập.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng nguồn lực của tổ chức của bạn là có hạn, do đó bạn không phải dành toàn bộ nguồn lực để kiểm soát tất cả các khía cạnh môi trường mà bạn đã xác định, cho nên bạn chỉ cần xác định trong các khía cạnh môi trường này khía cạnh nào ảnh hưởng nhiều đến môi trường và tập trung các nguồn lực để kiểm soát chúng, những khía cạnh ảnh hưởng nhiều đến môi trường này gọi là khía cạnh có nghĩa, còn khía cạnh nào không ảnh hưởng nhiều đến môi trường thì bạn chỉ cần nhận diện là được.

Tiêu chuẩn không đưa ra hoặc yêu cầu phương pháp để xác định khía cạnh môi trường nào là có nghĩa, việc xác định phương pháp để phân định khía cạnh nào có nghĩa hay không có nghĩa là do tổ chức tự quyết định. Phương pháp xác định khía cạnh có nghĩa mà tổ chức xây dựng đó gọi là chuẩn mực.

Làm thế nào để chứng minh?

Thông thường việc xác định khía cạnh môi trường có nghĩa thông qua ma trận khả năng xảy ra và hậu quá của nó. Tuy nhiên, một số tổ chức lại đánh giá dựa trên tích hợp 3 yếu tố là tầng suất xuất hiện, mức độ ảnh hưởng và yêu cầu bên liên quan (như bảng ví dụ bên dưới). Tuỳ vào từng tổ chức mà bạn chọn cách thức đánh giá phù hợp.

Về phương pháp đánh giá tôi sẽ trong bài về chia sẽ về kinh nghiệm và phương pháp xác định khía cạnh môi trường sau. Do đó trong bài viết này tôi chỉ tập trung giải thích yêu cầu tiêu chuẩn.

Hoạt động Đầu vào Đầu ra Khía cạnh Tác động Rủi ro Đánh giá khía cạnh Phân loại
Tầng suất Mức độ ảnh hưởng Yêu cầu pháp luật Tổng điểm
Vệ sinh nhà xưởng Nước sinh hoạt

 

Nước thải sinh hoạt

 

Tạo nước thải Ô nhiễm môi trường Tràn đỗ nước thải chưa được xử lý ra môi trường, Vi phạm pháp luật 5 2 1 30 Có nghĩa
Sử dụng nguồn tài nguyên nước Cạn kiệt nguồn tài nguyên nước Vi phạm pháp luật 5 1 1 5 Bình thường
Hoá chất lau chùi Vỏ chai lọ hoá chất Phát sinh rác thải sinh hoạt

Tràn đổ hoá chất

Ô nhiễm môi trường đất

ảnh hưởng người thao tác

Vi phạm pháp luật 2 1 1 4 Thấp
Giẻ lau Giẻ lau thải Phát sinh rác thải sinh hoạt Ô nhiễm môi trường đất Vi phạm pháp luật 2 1 1 4 Thấp

Trao đổi thông tin về khía cạnh môi trường có nghĩa

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải trao đổi về các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của tổ chức giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau, khi thích hợp.

Điều này có nghĩa là gì?

Từ trao đổi thông tin nói lên tính hai chiều của thông tin, nghĩa là người muốn trao đổi thông tin thông báo thông tin cho người nhận và người nhận thông tin phản hồi lại người thông báo. Tính vì sự hai chiều đó nên chúng ta không chỉ thông báo cho người nhận là xong mà còn phải nhận các phàn hồi của họ nữa.

Các cấp và các bộ phận thích hợp là nghĩa các cấp và các bộ phận có liên quan đến khía cạnh môi trường có nghĩa đó. Hay nói cách khách chúng ta không cần trao đổi khía cạnh môi trường có nghĩa của Tổ bảo trì cho phòng kinh doanh.

Trong yêu cầu này, tiêu chuẩn muốn nói với bạn rằng, bạn phải thông báo những khía cạnh môi trường có nghĩa cho những phòng ban có khía cạnh môi trường có nghĩa này để họ biết rằng công việc họ đang làm tạo ra các khía cạnh môi trường có nghĩa và họ phải có ý thức bảo việc môi trường thông qua việc thực hiện tốt các hành động kiểm soát khía cạnh môi trường có nghĩa này. Đồng thời, họ cũng phải phản hồi lại thông tin liên quan đến kết quả thực hiện hành đồng kiểm soát, các sự cố xảy ra hay đề xuất cải tiến để đảm bảo rằng các khía cạnh có nghĩa này được kiểm soát một cách có hiệu lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Để đáp ứng yêu cầu này cũng đơn giản, bạn gửi các khía cạnh môi trường của phòng ban họ cho họ, sau đó bạn nhận phản hồi của họ các thông tin này là được.

Những phản hồi của họ có thể là ý kiến hay để thực hiện cải tiến quá trình kiểm soát hoặc là đánh giá kịp thời tình trạng của khía cạnh nếu có biến động.

Việc trao đổi thông tin được nói rõ trong TCVN ISO 14063, Quản lý môi trường – Trao đổi thông tin môi trường – Hướng dẫn và ví dụ bạn có thể tham khảo thêm.

Duy trì thông tin dạng văn bản về khía cạnh môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về:

– khía cạnh môi trường và các tác động môi trường tương ứng;

– các chuẩn mực sử dụng để xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình;

– các khía cạnh môi trường có ý nghĩa.

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng giống như rủi ro, khía cạnh môi trường cũng đòi hỏi là dạng tài liệu nghĩa là phải có bằng chứng về việc thực hiện xác định khía cạnh môi trường và tác động của chúng, có quy trình để xác định các khía cạnh môi trường có nghĩa và danh sách các khía cạnh môi trường có nghĩa.

Tiêu chuẩn yêu cầu tài liệu nghĩa là các khia cạnh môi trường phải được thường xuyên cập nhật và xem xét lại định kỳ giống như một quy trình.

Khi một bảng khía cạnh môi trường được xác định cách đó 3 năm mà không được xem xét và cập nhật thì đồng nghĩa là bạn chưa đáp ứng yêu cầu (trừ khi bạn xem xét và kết luận nó không thay đôi.

Làm thế nào chứng minh?

Bạn cần có đủ các yêu cầu trên là đủ. Cụ thể như:

Danh sách khía cạnh môi trường và tác động của chúng;

Quy trình hoặc hướng dẫn xác định và đánh giá khía cạnh mô trường có nghĩa;

Danh sách các khía cạnh môi trường có nghĩa.

Bằng chứng xem xét và cập nhật các khía cạnh môi trường định kỳ.

6.1.3 – NGHĨA VỤ TUÂN THỦ

a. Xác định và tiếp cận các nghĩa vụ tuân thủ liên quan đến các khía cạnh môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: a) xác định và tiếp cận các nghĩa vụ tuân thủ liên quan đến các khía cạnh môi trường của tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Xác định có nghĩa là đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác sau khi nghiên cứu, tìm tòi, tính toán kỹ lưỡng. Tiếp cận là sử dụng những phương pháp nhất định để tìm hiểu một vấn đề, hay nói rộng ra là cách thức mà bạn thực hiện để có được các thông tin cần thiết liên quan đến vấn đề. Xác định và tiếp cận nghĩa là bạn phải đưa ra được các yêu cầu mà bạn phải tuân thủ và cách thức bạn lấy thông tin các yêu cầu này khi có sự thay đổi.

Các nghĩa vụ tuân thủ là các yêu cầu về pháp luật và các yêu cầu khác. Các yêu cầu về pháp luật mà tổ chức phải phải tuân theo và các yêu cầu khác mà tổ chức phải hoặc tự chọn để tuân thủ. Các yêu cầu khác như yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của ngành, yêu cầu của thị trường nơi tiêu thụ sản phẩm (ví dụ như luật RoHS của EU, ….).

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của các bên liên quan thì việc đầu tiên bạn phải xác định những yêu cầu nào mà các bên liên quan đưa ra cho doanh nghiệp bạn liên quan đến các khía cạnh môi trường mà doanh nghiệp bạn tạo ra và làm thế nào bạn thu thập được những yêu cầu này.

Sau khi xác định các khía cạnh môi trường của doanh nghiệp ở điều khoản 6.1.2, sang điều khoản này bạn xem lại những khía cạnh đó có liên quan gì đến yêu cầu nào của các bên liên quan không? Nếu có bạn phải đưa yêu cầu đó vào yêu cầu phải tuân thủ và quy định cách thức tiếp cập các yêu cầu này như thế nào.

Làm thế nào để chứng minh?

Đây là điều khoản khó nhất trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015 khi áp dụng ở Việt Nam, lý do là luật thay đổi liên tục và các văn bản luật trước và sau không thống nhất dẫn đến người thực hiện gặp rất nhiều khó khăn để đáp ứng yêu cầu này.

Về xác định các yêu cầu các bên liên quan thì bạn chỉ cần có một danh sách đề đủ các bên liên quan như luật định, khách hàng, ngành, thị trường tiêu thụ, … và yêu cầu của từng văn bản đó là gì và bạn phải tuân thủ nội dung gì trong các yêu cầu đó.

Về cách thức tiếp cận thì bạn có thể sử dụng các trang website cập nhật luật hàng ngày như thuvienphapluat.vn, các trang website của các cơ quan luật pháp có liên quan để cập nhất đối với các yêu cầu luật định, đối với các yêu cầu khách hàng thì bạn có thể chỉ rõ website khách hàng để cập nhật dữ liệu mới hoặc quy định nguồn tiếp nhận như email, công văn, thư từ, …

Ví dụ:

PHIẾU CẬP NHẬT CÁC YÊU CẦU PHẢI TUÂN THỦ Ký hiệu tài liệu:
Lân soát xét:
Ngày ban hành:
Kỳ cập nhật: Tháng 11 Năm: 2018
TÊN TÀI LIỆU SỐ HIỆU NGÀY HIỆU LỰC LẦN SOÁT XÉT NƠI BAN HÀNH NƠI CẬP NHẬT TÀI LIỆU CẬP NHẬT LẠI
NGÀY NỘI DUNG THAY ĐỔI
Luật môi trường 55/2014/QH13 01/01/2015 00 Quốc hội thuvienphapluat 30/11/2018 Không thay đổi
Luật lao động 10/2012/QH13 01/05/2013 01 Quốc hội thuvienphapluat 30/11/2018 Hết hiệu lực 1 phần bởi Bộ luật 92/2015/QH13
Luật bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13 01/01/2016 01 Quốc hội thuvienphapluat 30/11/2018 Bị hết hiệu lực 1 phần bởi luật 84/2015/QH13
Quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động 141/2017/NĐ-CP 25/01/2018 00 Chính phủ thuvienphapluat 30/11/2018 Thay thế Nghị định 153/2016/NĐ-CP
Nghị định quản lý chất thải rắn 59/2007/NĐ-CP 15/6/2015 01 Chính phủ thuvienphapluat 30/11/2018 Bị hết hiệu lực 1 phần bởi NĐ 38/2015-CP
Thông tư quy định về quản lý chất thải nguy hại 36/2015/TT-BTNMT 15/8/2015 00 BTNMT thuvienphapluat 30/11/2018 Không thay đổi

b. Xác định cách thức thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: b) xác định cách thức thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ này đối với tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này của tiêu chuẩn muốn nói với bạn rằng, sau khi biết được các yêu cầu mà bạn phải tuân thủ xong, bây giờ bạn cần làm cái gì để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp bạn không vi phạm các yêu cầu phải tuân thủ này.

Các nghĩa vụ tuân thủ có thể dẫn đến các rủi ro cũng như các cơ hội cần phải giải quyết. Việc xác định và tiếp cận với các nghĩa vụ tuân thủ và hiểu được cách thức chúng tác động đến tổ chức là giai đoạn đầu tiên nhằm đảm bảo sự thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ. Sử dụng các kiến thức thu được tại 4.2.4, tổ chức phải thiết lập thực hiện và duy trì các quá trình để xác định và nắm bắt được các nghĩa vụ tuân thủ liên quan đến các khía cạnh môi trường của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình. Mục đích của các quá trình này nhằm giúp tổ chức cân nhắc và chuẩn bị đối với các nhu cầu và mong đợi mới hoặc thay đổi của các bên liên quan, để kịp thực hiện các hành động thích hợp nhằm duy trì sự phù hợp. Tổ chức cũng phải cân nhắc liệu các triển khai mới và các hoạt động, các sản phẩm và các dịch vụ mới đã hoạch định hoặc thay đổi có thể ảnh hưởng đến tình trạng tuân thủ của tổ chức thế nào.

Làm thế nào để chứng minh?

Cách thức thực hiện tức là những gì bạn cần làm để đảm bảo rằng các yêu cầu này doanh nghiệp của bạn luôn đáp ứng cho dù có bất cứ sự thay đổi nào. Để làm được việc này thông thường bạn phải thiết lập các quá trình sau:

Quá trình nhận diện và xác định các yêu cầu phải tuân thủ;

Quá trình thông báo và trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến các nghĩa vụ phải tuân thủ;

Quá trình xác lập các tiêu chí đo lường và các hành động liên quan đến khía cạnh môi trường phải tuân thủ;

Quá trình xem xét và đánh giá kết quả thực hiện các nghĩa vụ phải tuân thủ.

Thông thường, các doanh nghiệp thường thiết lập quy trình nhận diện và đánh giá các nghĩa vụ phải tuân thủ để thực hiện yêu cầu này.

c. Tính đến các nghĩa vụ tuân thủ khi thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: c) có tính đến các nghĩa vụ tuân thủ này khi thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, sau khi bạn đã xác định các yêu cầu phải tuân thủ thì bạn phải tích hợp các yêu cầu này vào việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến EMS của bạn.

Theo hướng dẫn trong tiêu chuẩn ISO 14004, sau khi bạn biết các yêu cầu phải tuân thủ bạn thực hiện tích hợp vào hệ thống EMS của bạn theo những yêu cầu sau:

a) chính sách môi trường có bao gồm sự cam kết để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 5.2) chưa;

b) Bạn đã xác định, tiếp cận, và nắm vững cách thức áp dụng các nghĩa vụ tuân thủ đối với tổ chức (xem 4.2 và 6.1.3);

c) Khi lập các mục tiêu môi trường tổ chức có cân nhắc các nghĩa vụ tuân thủ (xem 6.2);

d) Bạn phải xem xét cách thức đạt được các mục tiêu môi trường liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ, thông qua:

các vai trò, trách nhiệm, các quá trình, phương tiện và khung thời gian để đạt được các mục tiêu môi trường liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 6.1.4);

các biện pháp kiểm soát việc thực hiện (bao gồm các thủ tục, khi cần thiết) để thực hiện cam kết tuân thủ và các mục tiêu môi trường liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ (xem 8.1);

e) Bạn có truyền đạt và đảm bảo rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nắm vững các quá trình áp dụng chúng, và hậu quả của việc không thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 7.3);

f) Bạn đã đánh giá và xác nhận năng lực nhân viên để đảm bảo rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có đủ năng lực cần thiết liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức, liên quan đến các quá trình áp dụng, và tầm quan trọng, ý nghĩa của việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức, dựa trên cơ sở có học thức, đào tạo hoặc kinh nghiệm phù hợp (xem 7.2);

g) Bạn đã thiết lập các quá trình trao đổi thông tin phù hợp với HTQLMT, có tính đến các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức (xem 7.4);

h) Bạn đã hoạch định và định kỳ đánh giá sự thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ (xem 9.1.2);

i) Bạn đã hoạch định các phương pháp để xác định các trường hợp không tuân thủ hoặc không phù hợp và dự đoán được các sự không tuân thủ hoặc không phù hợp tiềm ẩn và thực hiện hành động kịp thời để nhận biết, xác định, thực hiện và theo dõi các hành động khắc phục (xem 10.1);

j) Bạn phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về các kết quả đánh giá sự tuân thủ (xem 9.1.2);

k) Bạn phải giải quyết các vấn đề liên quan đến sự thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ khi thực hiện các đánh giá định kỳ về HTQLMT (xem 9.2);

l) khi thực hiện xem xét của lãnh đạo cần cân nhắc các thay đổi về nghĩa vụ tuân thủ (xem 9.3).

Làm thế nào để chứng minh?

Để chứng minh điều này bạn phải thực hiện các yêu cầu như trên đã liệt kê và để lại bằng chứng cho việc thực hiện yêu cầu này.

Duy trì thông tin dạng văn bản về các nghĩa vụ tuân thủ

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về các nghĩa vụ tuân thủ của mình.

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng giống như khía cạnh môi trường, tiêu chuẩn cũng yêu cầu bạn duy trì thông tin dạng văn bản về các nghĩa vụ tuân thủ. Điều này nói lên chúng là một dạng tài liệu phải được cập nhật và xem xét khi cần thiết hoặc theo chu kỳ nhất định.

Tổ chức phải duy trì thông tin về các nghĩa vụ tuân thủ của mình ở dạng văn bản, có thể ở dạng đăng ký hoặc danh mục. Điều này giúp duy trì nhận thức và minh bạch về các yêu cầu thực thi. Bản đăng ký này phải được xem xét định kỳ đảm bảo duy trì tính cập nhật. Danh mục hoặc đăng ký có thể gồm:

– nguồn gốc của nghĩa vụ tuân thủ, kể cả của bên quan tâm;

– tổng quan về nghĩa vụ tuân thủ;

– sự liên quan giữa nghĩa vụ tuân thủ với các khía cạnh môi trường của tổ chức và/hoặc các yêu cầu liên quan của các bên quan tâm.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có thể thiết lập một số tài liệu liên quan đến yêu cầu như sau:

Quy trình nhận biết và xác định các yêu cầu phải tuân thủ;

Danh sách các nghĩa vụ tuân thủ và nguồn gốc cập nhật;

Kết quả đánh giá các nghĩa vụ tuân thủ, …

6.1.4 HOẠCH ĐỊNH HÀNH ĐỘNG

a.1 Hoạch định thực hiện giải quyết các khía cạnh môi trường có nghĩa

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải hoạch định: a) thực hiện các hành động để giải quyết: 1) các khía cạnh môi trường có ý nghĩa;

Điều này có nghĩa là gì?

Từ hoạch định trong bối cảnh này có nghĩa là lập kế hoạch để thực hiện các hành động giải quyết khía cạnh môi trường đáng kể. Yêu cầu này của tiêu chuẩn muốn nói với tổ chức rằng, các khía cạnh môi trường mà tổ chức bạn xác định là chúng có tác động đáng kể với môi trường (khía cạnh môi trường có ý nghĩa) ở phần 6.1.2 thì tổ chức phải lập kế hoạch hành động để kiểm soát nó. Việc này giúp tổ chức kiểm soát tốt hơn các khía cạnh môi trường này và cũng hạn chế tác động từ các khía cạnh đó tới mơi trường. Ngoài ra, tổ chức cũng phải lập kế hoạch hành động cho những sự cố bất thường hoặc tình huống khẩn cấp do các khía cạnh có nghĩa có thể tạo ra.

Mục đích tiêu chuẩn ISO 14001:2015 là bảo vệ môi trường nhờ ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ các tác động xấu cho môi trường. Do đó, một tổ chức áp dụng HTQLMT không phải hoàn toàn không có tác động đến môi trường, họ có tác động nhưng các tác động này đã được kiểm soát đến mức thấp nhất mà doanh nghiệp có thể có khả năng làm được. Chính vì điều này nên việc lập kế hoạch kiểm soát các khía cạnh môi trường không phải nhất thiết là 100% không tác động đến môi trường, chúng ta chỉ cần lập kế hoạch kiểm soát sau cho hạn chế tối đa các khía cạnh này tác động đến môi trường.

Lập kế hoạch để thực hiện hành động có thể gồm một hành động đơn lẻ, như thiết lập một mục tiêu môi trường, kiểm soát việc thực hiện (thiết lập theo dõi, giám sát định kỳ, …), chuẩn bị ứng phó khẩn cấp, hoặc một quá trình kinh doanh khác, ví dụ, đánh giá nhà cung cấp. Cách khác, tổ chức có thể sử dụng một tập hợp các hành động bao gồm các mục tiêu môi trường và các kiểm soát việc thực hiện gồm các tần kiểm soát. Tuỳ vào năng lực tổ chức mà trong quá trình lập kế hoạch hành động, tổ chức phải cân nhắc các lựa chọn và các khả năng về công nghệ, và các yêu cầu về tài chính, hoạt động và kinh doanh phù hợp. Đối với bất kỳ hành động được hoạch định nào bạn hoạch định cũng đều phải cân nhắc đến rủi ro tìm năng và hậu quả ngoài dự kiến nếu chúng xảy ra, ví dụ, các tác động dài hạn hoặc ngắn hạn lên môi trường trong thời gian vòng đời của dịch vụ hoặc sản phẩm.

Làm thế nào để chứng minh?

Theo ISO 14004:2016, việc hoạch định giải quyết khía cạnh môi trường có thể tham khảo ví dụ như sau:

Hoạt động/ sản phẩm/ dịch vụ Các khía cạnh môi trường Các tác động môi trường thực tế và tiềm ẩn Các rủi ro và cơ hội cần giải quyết Lập kế hoạch hành động
Hoạt động: Vận hành nồi hơi đốt bằng dầu
Vận hành nồi hơi Tiêu thụ dầu đốt Cạn kiệt nguồn tài nguyên thiên nhiên không tái tạo được Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Không sẵn có dầu đốt;

– Tăng chi phí dầu đốt;

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Thay nguồn dầu đốt bằng năng lượng mặt trời;

– Giảm chi phí vận hành.

Đề nghị bộ phận tài chính giám sát giá thành của nhiên liệu, so sánh các kịch bản chi phí dầu tương lai và tiến hành phân tích lợi ích chi phí

Thiết lập mục tiêu môi trường để thay thế nguồn cấp nhiệt cho nồi hơi bằng năng lượng mặt trời

Phát thải từ lưu huỳnh dioxit, nitơ oxit và CO2(tức là khí nhà kính) Các tác động lên cơ quan hô hấp cho người dân địa phương

Gây mưa axit tác động lên nước mặt

Sự ấm lên toàn cầu và biến đổi khí hậu

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Không hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ;

– Có thể bị phạt;

– Nhận được ý kiến tiêu cực từ cộng đồng.

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Giảm phát thải: lắp đặt thiết bị khử lưu huỳnh.

Đưa ra các kiểm soát việc thực hiện để đảm bảo đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ

Thiết lập mục tiêu môi trường để lắp đặt thiết bị giảm phát thải thích hợp

Thải nước nóng Thay đổi chất lượng nước (ví dụ, nhiệt độ) Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Thu hồi nhiệt từ nước thải;

– Giảm chi phí vận hành.

Thiết lập chỉ tiêu môi trường để lắp đặt hệ thống thu hồi nhiệt
Bảo quản nhiên liệu cho nồi hơi trong các bể ngầm Rò rỉ dầu vào đất (tình huống khẩn cấp) Ô nhiễm đất

Ô nhiễm nước ngầm

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Chi phí làm sạch;

– Có thể bị phạt;

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Thay nguồn dầu đốt bằng năng lượng mặt trời;

Triển khai kế hoạch ứng phó khẩn cấp khi tràn dầu và làm sạch

Đưa ra các kiểm soát việc thực hiện để định kỳ kiểm tra rò rỉ của bể chứa

Thiết lập mục tiêu môi trường để thay thế nguồn cấp nhiệt cho nồi hơi bằng năng lượng mặt trời

Phân phối và vận chuyển dầu đốt Không kiểm soát được sự phát thải của dầu vào nước bề mặt của các kênh thải (tình huống khẩn cấp) Ô nhiễm nước bề mặt

Tích tụ sinh học các chất độc hại trong hệ động vật

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Chi phí làm sạch;

– Bị phạt;

– Sự tiêu cực của cộng đồng làm giảm giá trị của công ty.

Xây dựng quá trình phân phối

Triển khai các kế hoạch khẩn cấp để đáp ứng sự phát thải không kiểm soát được và làm sạch

Hoạt động: Xây dựng đường xá
Xây dựng khi trời mưa to Nước mưa chảy trên bề mặt (điều kiện bất thường) Xói mòn đất

Ô nhiễm nước bề mặt

Suy thoái môi trường sống vùng ngập nước

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Chi phí làm sạch;

– Bị phạt;

Sự tiêu cực của cộng đồng (do sự suy thoái môi trường sống) làm cho mất đi các dự án xây dựng trong tương lai.

Thực hiện các biện pháp kiểm soát việc thực hiện nhằm giữ lại dòng chảy phù sa

Triển khai các kế hoạch khẩn cấp để giảm hiện tượng dòng chảy phù sa không kiểm soát được

Hoạt động: Nông nghiệp: Trong lúa
Lũ lụt và chuẩn bị ứng phó cho các cánh đồng lúa Tiêu thụ nước Cạn kiệt nguồn cung cấp nước ngầm Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Biến đổi khí hậu (ví dụ, giảm lượng nước mưa);

– Tăng sự phụ thuộc vào giếng khoan và nước ngầm;

– Giá nước cao hơn;

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Tìm các loại lúa cần ít nước (ví dụ, chịu được khô hạn hơn);

– Trồng cây khác thay thế.

Thực hiện mô hình hoá tính sẵn có của nước dựa trên các kịch bản biến đổi khí hậu trong tương lai

Đầu tư nghiên cứu các cơ hội

Sử dụng thuốc trừ sâu Ô nhiễm đất

Tích tụ sinh học các chất độc hại trong hệ động vật gây các ảnh hưởng xấu cho sức khỏe hoặc mất đi các loài động vật

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Ô nhiễm nước ngầm;

– Các sinh vật kháng thuốc trừ sâu;

– Sử dụng thuốc sâu tăng lên;

Tăng chi phí.

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Sử dụng các phương pháp nông nghiệp hữu cơ;

– Quản lý sâu bệnh.

– Giảm chi phí cho thuốc trừ sâu.

Điều tra tiềm năng để giảm thiểu/thay thế việc sử dụng thuốc trừ sâu

Kiểm soát việc thực hiện về sử dụng thuốc trừ sâu

Nghiên cứu các phương pháp canh tác hữu cơ hiện hành

Phát thải CO2 và metan (tức là khí nhà kính) Sự nóng lên toàn cầu và biến đổi khí hậu Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Làm xấu đi hình ảnh của tổ chức và ngành công nghiệp;

Nghiên cứu khả năng bù đắp lượng cacbon
Sản phẩm: Nồi hơi
Thiết kế nồi hơi hiệu suất cao Giảm sự tiêu thụ nhiên liệu * Bảo toàn nguồn năng lượng không tái tạo được (tác động có lợi) Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Tăng lượng bán hàng:

– Danh tiếng được cải thiện nhờ có các thiết kế sáng tạo

Chiến dịch tiếp thị liên quan đến tiết kiệm chi phí và lượng cacbon
Thay thế vật liệu không nguy hại trong giai đoạn thiết kế. Giảm sự sinh ra chất thải độc hại khi hết tuổi thọ Giảm chất thải độc hại vào các bãi rác (tác động có lợi) Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Tăng lượng bán hàng;

– Giảm các hình thức phạt từ trách nhiệm pháp lý của người sản xuất.

Cung cấp các thông tin cùng với sản phẩm về sự thu hồi thích hợp
Sản phẩm: Hộp mực máy in
Hộp được thiết kế để tái sử dụng Giảm sử dụng nguyên vật liệu thô và năng lượng.

Giảm sự thải ra chất thải rắn khi hết tuổi thọ

Bảo toàn nguồn năng lượng không tái tạo được (tác động có lợi)

Giảm chất thải cho các bãi rác (tác động có lợi)

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Cung cấp các hoạt động dịch vụ;

– Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Cung cấp các thông tin về cách tái chế vỏ hộp mực tại điểm bán sản phẩm
Sản phẩm: Máy điều hòa nhiệt độ
Tiêu dùng sản phẩm Sử dụng điện (tổ chức có thể là khía cạnh “ảnh hưởng”) Cạn kiệt các nguồn tài nguyên thiên nhiên không tái tạo được Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Mất doanh thu so với các nhà sản xuất cạnh tranh hơn.

Hiệu suất chuẩn đối chứng đối với các đối thủ cạnh tranh khác

Đầu tư thê nhiều nghiên cứu và phát triển liên quan đến hiệu suất năng lượng

Sử dụng các chất làm lạnh Sự nóng lên toàn cầu và khả năng làm suy thoái tầng khi hệ thống điều hoà không khí bị rò rỉ. Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Ảnh hưởng xấu đến cộng đồng từ việc sử dụng các chất làm lạnh có tính chất làm nóng toàn cầu cao và nguy cơ suy thoái tầng ozon. Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Các dịch vụ mới cung cấp các kỹ sư có trình độ

Thiết lập mối quan hệ đối tác cùng viện nghiên cứu về các chất thay thế chất làm lạnh
Sinh ra chất thải rắn (tổ chức có thể là khía cạnh “ảnh hưởng”) Tăng lượng chất thải vào bãi chôn lấp Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Tăng các chi phí ban đầu

– Lệnh cấm chôn lấp.

Nghiên cứu tái chế hoặc các lựa chọn tái sử dụng
Dịch vụ: Các dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng
Sử dụng và bảo quản hoá chất Trong quá trình hoả hoạn không kiểm soát được sự phát thải hoặc nổ (tình huống khẩn cấp) Ô nhiễm không khí

Ô nhiễm đất Thương tật cho con người

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Chi phí làm sạch

– Bị phạt

– Bất lợi cho cộng đồng

Thiết lập mục tiêu môi trường nhằm xoá bỏ sử dụng hoá chất
Nhà thầu phụ sửa chữa điều hoà không khí Thải các chất làm suy thoái ozon (tức là chất làm lạnh) (điều kiện bất bình thường) Gây suy thoái tầng ozon Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Bị phạt

– Bất lợi cho cộng đồng

Chấm dứt hợp đồng nhằm đảm bảo cải tiến quá trình bảo dưỡng
Dịch vụ: Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng
In tài liệu Sử dụng điện

Sử dụng giấy

Cạn kiệt tài nguyên thiên nhiên Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Mất cơ hội kinh doanh do công nghệ văn phòng ít giấy cạnh tranh hơn

Nghiên cứu các cơ hội để đưa ra công nghệ văn phòng ít giấy
Photo hai mặt Giảm sử dụng tài nguyên thiên nhiên (tổ chức có thể là khía cạnh “ảnh hưởng”) Bảo tồn tài nguyên thiên nhiên (tác động có lợi) Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Giảm chi phí

Xây dựng tài liệu tiếp thị để cải thiện môi trường và các lợi ích chi phí cho khách hàng tiềm năng
Tái chế giấy loại Giảm sinh ra chất thải rắn (tổ chức có thể là khía cạnh “ảnh hưởng”) Giảm chất thải vào các bãi chôn lấp (tác động có lợi) Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Giảm chi phí

– Tác động tích cực cho cộng đồng

Dịch vụ: Vận chuyển và phân phối sản phẩm và dịch vụ
Bảo dưỡng đội xe thường xuyên (kể cả thay dầu) Giảm phát thải khí NOx

Xả chất thải dầu

Giảm ô nhiễm không khí (tác động có lợi)

Ô nhiễm đất

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Bị phạt

– Các chi phí làm sạch

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Tái chế dầu thải

– Giảm chi phí vận hành

Trao đổi thông tin các lợi ích về môi trường cho các bộ phận thực hiện bảo dưỡng.

Xây dựng quá trình kiểm soát việc thực hiện để quản lý chất thải

Cân nhắc sự thay đổi bằng xe chạy điện trong quá trình tái tạo

Hoạt động đội xe Sử dụng nhiên liệu Cạn kiệt nhiên liệu hoá thạch không tái tạo được Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Sẵn sàng nhiên liệu

– Chi phí nhiên liệu cao hơn

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Sử dụng nhiên liệu thay thế (CNG/LNG) (Khí nén thiên nhiên/Khí thiên nhiên hoá lỏng)

– Giảm chi phí nhiên liệu

Thiết lập mục tiêu môi trường để giảm tiêu thụ nhiên liệu
Phát thải NOx Ô nhiễm không khí

Sự nóng lên toàn cầu và biến đổi khí hậu

Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Giới thiệu các tiêu chuẩn phát thải khí nghiêm ngặt hơn

Nghiên cứu các phương pháp giảm khí phát thải
Gây tiếng ồn Gây khó chịu hoặc bất tiện cho người dân địa phương Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

– Làm xấu đi hình ảnh của tổ chức

Đào tạo lái xe

Áp đặt nghiêm ngặt các giờ hoạt động

Bao gói Thu lại bao bì Giảm rác thải Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

– Cải thiện mối quan hệ với khách hàng

Tăng cường dịch vụ như một phần của các quá trình đàm phán hợp đồng

 

a.2 Hoạch định thực hiện giải quyết các nghĩa vụ tuân thủ

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải hoạch định: a) thực hiện các hành động để giải quyết: 2) các nghĩa vụ tuân thủ;

Điều này có nghĩa là gì?

Một trong những mục đích của HTQLMT là hỗ trợ tổ chức trong việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ sự phù hợp. để đạt được mục đích này thì đầu tiên chúng ta phải xác định các nghĩa vụ phải tuân thủ (Điều khoản 6.1.3), sau đó phải xác định làm cách nào để chúng ta luôn đáp ứng được các yêu cầu này. Việc xác định làm cách nào để đáp ứng được yêu cầu này được gọi là lập kế hoạch giải quyết các nghĩa vụ tuân thủ.

Có rất nhiều cách để lập kế hoạch hành động giải quyết các nghĩa vụ tuân thủ như: thiết lập các quá trình giám sát và đo lường các yêu cầu đó, trang bị thiết bị để giải quyết các yêu cầu, thiết lập mục tiêu liên quan để phấn đấu đạt được, … Đối với từng yêu cầu phải tuân thủ tổ chức phải thiết lập các hành động để giải quyết từng yêu cầu này.

Làm thế nào để chứng minh

Theo ISO 14004:2016, việc hoạch định giải quyết các yêu cầu phải tuân thủ có thể tham khảo ví dụ như sau:

Các nghĩa vụ tuân thủ Các rủi ro về cơ hội cần phải giải quyết Lập kế hoạch hành động
Các yêu cầu pháp lý khẩn cấp Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

Không xác định và không đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ mới hoặc thay đổi có thể làm mất danh tiếng của tổ chức và có thể bị phạt.

Xây dựng (các) quá trình đảm bảo theo dõi các yêu cầu về cảnh quan được hiệu quả nhằm nhận diện tốt hơn các yêu cầu khẩn cấp.
Yêu cầu chế định về thông tin Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

Không đáp ứng, hoặc ứng phó chậm, hoặc ứng phó không đúng có thể dẫn đến sự giám sát chặt hơn từ phía cơ quan quản lý.

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

Trao đổi thông tin kịp thời, chủ động và minh bạch có thể làm tăng thêm cho mối quan hệ giữa tổ chức và cơ quan quản lý.

Xây dựng (các) quá trình trao đổi thông tin hiệu quả hơn và đáp ứng thông tin liên lạc từ các cán bộ quản lý, kể cả các lịch trình báo cáo.

Áp dụng chương trình đánh giá nội bộ để đưa ra các khuyến nghị nhằm cải tiến trước thời hạn và rõ ràng về trao đổi thông tin, và thực hiện hành động để cải tiến liên tục các quá trình trao đổi thông tin, khi cần thiết.

Yêu cầu của khách hàng trong khu vực để thu hồi sản phẩm hết tuổi thọ Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

Tăng các nguồn lực theo yêu cầu và logistic để hỗ trợ thu hồi sản phẩm trong khu vực có thể làm tăng chi phí cho mỗi đơn vị sản xuất.

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

Thực hiện thu hồi sản phẩm cho tất cả các khách hàng trên toàn thế giới có thể làm nâng cao danh tiếng như một cách quản lý môi trường của tổ chức, và có thể dẫn đến các cơ hội kinh doanh mới.

Thiết lập các mục tiêu về triển khai và thực hiện thiết kế để sản xuất các sản phẩm liên quan chương trình thu hồi, nhằm bảo tồn các nguồn tài nguyên và giảm cho phí cho nguyên vật liệu thô.

a.3 Hoạch định thực hiện giải quyết các nghĩa vụ tuân thủ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải hoạch định: a) thực hiện các hành động để giải quyết: 3) các rủi ro và cơ hội được nhận biết tại 6.1.1;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với tổ chức rằng, Những rủi ro và cơ hội bạn đã xác định ở mục 6.1.1 cần phải được xử lý để hạn chế tối đa các tác động của rủi ro tiêu cực và tận dụng tốt các cơ hội đó để đạt được mục đích của hệ thống quản lý chất lượng.

Tiêu chuẩn không đưa ra một công cụ cụ thể cho việc xác định rủi ro và xư lý rủi ro, việc thực hiện bằng phương pháp nào là do tổ chức quyết định. Trong thực tế, không phải bất cứ một rủi ro nào cũng phải thực hiện hành động hoặc bất cứ cơ hội nào cũng được tận dụng tuyệt đối. Việc quyết định cách thức thực hiện và số lượng các rủi ro được hoạch định là tuỳ tổ chức, tuy nhiên các hành động này phải đảm bảo rằng việc xử lý các rủi ro và cơ hội này nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục đích HTQLMT.

Làm thế nào để chứng minh

Theo ISO 14004:2016, việc hoạch định các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội như ví dụ sau:

Các vấn đề và các yêu cầu khác Các rủi ro và cơ hội cần phải giải quyết Lập kế hoạch hành động
Thuế cacbon (dịch vụ quản lý tài sản/tài chính của tổ chức) Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

Các tài sản bị mắc kẹt, như lượng than dự trữ chưa dùng đến, do sự chuyển đổi sang nền kinh tế sử dụng năng lượng cacbon thấp.

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

Lợi nhuận về tài chính cao hơn nhờ sự đầu tư vào công nghệ năng lượng sạch/tái tạo được.

Xây dựng các mục tiêu để đa dạng hoá các danh mục đầu tư bằng cách tăng đầu tư vào các ngành năng lượng tái tạo và giảm đầu tư vào các ngành năng lượng có phát thải nhiều.
Khan hiếm nước (các tổ chức thuộc ngành thực phẩm và nước giải khát) Rủi ro (ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn)

Sản xuất hạn chế do lượng nước có sẵn bị hạn chế

Cơ hội (ảnh hưởng có lợi tiềm ẩn)

Hiệu quả tăng lên nhờ quá trình tối ưu hoá

Áp dụng các quá trình kiểm soát kỹ thuật để giảm lượng nước bị thất thoát trong quá trình sản xuất. Thiết lập các chỉ số môi trường và theo dõi/đo lường nước tiêu thụ trên một đơn vị sản xuất.

b.1 Hoạch định phương pháp tích hợp vào các quá trình hoạt động

Tiêu chuẩn yêu cầu

b) phương pháp để: 1) tích hợp và thực hiện các hành động vào các quá trình của hệ thống quản lý môi trường (xem 6.2, Điều 7, Điều 8 và 9.1), hoặc các quá trình hoạt động chủ chốt khác;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói bạn rằng, bạn đã lập kế hoạch hành động xong nếu để nó rời rạc và riêng lẽ thì HTQLMT của bạn sẽ không hiệu quả. Do đó, bạn phải đưa các hành động này vào các quá trình kiểm soát của HTQLMT và các quá trình khác có liên quan để chúng luôn thực hiện đồng thời khi hoạt động.

Việc lập kế hoạch để thực hiện hành động có thể gồm một hành động đơn lẻ, như thiết lập một mục tiêu môi trường (6.2) cho khía cạnh môi trường đó, hoặc áp dụng cơ chế kiểm soát cho việc thực hiện quá trình này (8), chuẩn bị ứng phó khẩn cấp (9.1), hoặc một quá trình kinh doanh khác, ví dụ, đánh giá nhà cung cấp. Cách khác, tổ chức có thể sử dụng một tập hợp các hành động bao gồm các mục tiêu môi trường và các kiểm soát việc thực hiện gồm các tần kiểm soát.

Làm thế nào để chứng minh?

Sau khi chúng ta đã lập kế hoạch hành động cho khía cạnh môi trường có nghĩa, Yêu cầu tuân thủ và các rủi ro và cơ hội ở điều khoản 6.1.4.a, điều khoản này yêu cầu chúng ta phải xây dựng cách thức để tích hợp chúng vào các quá trình có liên quan của hệ thống quản lý môi trường. Ví dụ như: khía cạnh môi trường có nghĩa chúng ta là tiêu thụ điện là rất đáng kể, chúng ta đã hoạch định việc tiết kiệm điện năng tiêu thụ xong, phần này có thể là đặt ra mục tiêu tiết kiệm điện bao nhiêu %.

Truong trường hợp, khía cạnh môi trường có nghĩa của tổ chức là xả nước thải, thì quá trình giám sát và đo lường của tổ chức phải có việc đo lường chất lượng nước thải sau khi xử lý, …

Một ví dụ khác: trong quá trình xác định các yêu cầu phải tuân thủ chúng ta xác định sản phẩm điện tử chúng ta phải tuân thủ luật RoHS của EU thì quá trình mua hàng chúng ta phải tích hợp thêm việc đánh giá tuân thủ RoHS của nguyên liệu mua vào cùng với đánh giá chất lượng sản phẩm mua vào.

b.2 Hoạch định phương pháp đánh giá hiệu lực của hành động này

Tiêu chuẩn yêu cầu:

b) phương pháp để: 2) đánh giá tính hiệu lực của các hành động này (xem 9.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, sau khi lập kế hoạch thực hiện 6.1.4.a và thực hiện hành động đã hoạch định 6.1.4.b bạn cần phải kiểm tra lại tính hiệu lực của hành động đã được thực hiện xem chúng có đạt được những gì mình mong muốn và tìm ra các cơ hội để cải tiến.

Tiêu chuân không đưa ra một công cụ hay một phương pháp hướng dẫn đánh giá nào cho yêu cầu này. Việc xác định phương pháp đánh giá là do tổ chức quyết định.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải thiết lập phương pháp đánh giá các hành động đã thực hiện ở mục 6.1.4.b. ví dụ như bạn hoạch định kiểm soát lượng nước thải sau khi xử lý thì kết quả đánh giá đó có đạt hay không và bạn cần làm gì thêm để cải tiến hoạt động này.

Tổ chức có thể áp dụng các phương pháp hoặc các kỹ thuật khác nhau để đánh giá hiệu lực của hành động đã thực hiện, từ các kỹ thuật thống kê đến các so sánh các kết quả quan trắc và đo lường với các kết quả hoạt động dự kiến (xem 9.1). Một số các yêu cầu pháp lý có thể định rõ cần thẩm định hoặc kiểm định khả năng thực hiện và kết quả thực hiện thực tế của một số kiểm soát. Trong một số trường hợp, các tổ chức chọn để đánh giá hiệu lực của các hành động nằm ngoài HTQLMT. Điều này có thể thực hiện, ví dụ, thông qua hệ thống quản lý an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp hoặc các quá trình kỹ thuật hoặc kinh doanh. Khí các hành động được thực hiện ngoài HTQLMT, thì có thể viện dẫn điều này trong HTQLMT.

b. Khi hoạch định các hành động phải cân nhắc tới công nghệ, tài chính

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định các hành động này, tổ chức phải cân nhắc việc lựa chọn công nghệ và các yêu cầu về hoạt động chủ chốt và tài chính của mình.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói bạn rằng, khi hoạch định các hành động này tổ chức phải xem xét đến các yếu tố công nghệ và tài chính của mình. Điều này có nghĩ là tuỳ theo năng lực tài chính của công ty mà bạn hoạch định các hành động sử dụng các nguồn lực, cơ sở hạ tầng phù hợp. Chẳng hạn nếu bạn hoạch định quá cao mà tài chính bạn không cho phép thì bạn không thực hiện được kế hoạch đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc đầu tư một thiết bị hoặc một công nghệ để kiểm soát các khía cạnh môi trường hoặc để đáp ứng yêu cầu phải tuân thủ chúng phụ thuộc vào nguồn lực tài chính của công ty chi cho HTQLMT. Do đó, việc chứng minh đáp ứng yêu cầu này không có gì khó, chúng có thể là bảng phân phối nguồn lực cho HTQLMT.

6.2.1 MỤC TIÊU MÔI TRƯỜNG

Thiết lập mục tiêu môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu môi trường ở từng cấp và các bộ phận chức năng liên quan, có tính đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và các nghĩa vụ tuân thủ liên quan và cân nhắc đến các rủi ro và cơ hội của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Thiết lập có nghĩa là phải xây dựng, hoặc tạo ra một cái gì đó.

Thiết lập các mục tiêu môi trường ở từng cấp và các bộ phận chức năng liên quan: ở một công ty có thể chia ra thành 2 cấp độ như sau: cấp chiến lược và cấp phương án (cấp độ hoạt động). Cấp chiến lược bao gồm các cấp độ cao nhất của tổ chức và các mục tiêu môi trường có thể được áp dụng cho toàn bộ tổ chức, nghĩa là mục tiêu của tổ chức. Các cấp độ phương án hay hoạt động có thể bao gồm các mục tiêu môi trường đối với các đơn vị cụ thể riêng biệt hoặc các bộ phận chức năng trong phạm vi EMS của tổ chức và các mục tiêu này phải phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức. Như vậy tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức thiết lập 2 cấp mục tiêu môi trường, cấp công ty và cấp phòng ban. Việc thiết lập mục tiêu môi trường ở cấp độ phòng ban cũng đồng nghĩa với việc xác định sự đóng góp của các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau của tổ chức trong việc đạt các mục tiêu, phải làm cho các thành viên riêng biệt trong tổ chức nhận thức được các trách nhiệm của mình.

Cụm từ có tính đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa không có nghĩa là một mục tiêu môi trường phải được lập cho từng khía cạnh môi trường có ý nghĩa, tuy nhiên, những khía cạnh này có cấp độ ưu tiên cao và là cơ sở khi thiết lập các mục tiêu môi trường. Chẳng hạng khía cạnh môi trường lớn nhất của các doanh nghiệp đúc là sử dụng điện năng, vậy mục tiêu môi trường có thể là giảm lượng điện năng tiêu thụ.

Cụm từ có tính đến các nghĩa vụ tuân thủ liên quan nghĩa là không phải tất cả các yêu cầu phải tuân thủ điều phải thiết lập mục tiêu cho chúng, các nghĩa vụ này chỉ là cơ sở để chúng ta quyết định chọn ra các nghĩa vụ nào quan trọng nhất để phấn đấu đạt được.

Cụm từ cân nhắc đến các rủi ro và cơ hội của tổ chức, từ cân nhắc có nghĩa là so sánh, suy xét một cách cẩn thận để lựa chọn các rủi ro và cơ hội nào quan trọng cần đặt mục tiêu phấn đấu đạt được. Ví dụ chẳng hạn tổ chức bạn làm bên lĩnh vực xăng dầu, rủi ro lớn nhất là cháy nổ, vậy bạn có thể đạt mục tiêu liên quan đến PCCC.

Theo TCVN ISO 14004:2017, khi thiết lập mục tiêu môi trường bạn phải cân nhắc đến một số yếu tố đầu vào, bao gồm:

– các nguyên tắc và các cam kết trong chính sách môi trường của mình;

– các khía cạnh môi trường có ý nghĩa (và các thông tin thu được trong quá trình xác định chúng);

– các nghĩa vụ tuân thủ;

– các rủi ro cũng như các cơ hội cần giải quyết như xác định tại 6.1.1, liên quan đến các vấn đề và các yêu cầu khác gây ảnh hưởng đến HTQLMT.

Tổ chức cũng cần cân nhắc:

– các ảnh hưởng khi đạt được các mục tiêu môi trường sẽ tác động đến các hoạt động và các quá trình khác;

– các ảnh hưởng có thể về hình ảnh của công ty đối với cộng đồng;

– những phát hiện từ các cuộc xem xét về môi trường;

– các mục tiêu khác của tổ chức.

Làm thế nào đế chứng minh?

Bạn phải thiết lập Mục tiêu môi trường của tổ chức bạn, mục tiêu này đáp ứng các yêu cầu trên bằng cách:

Bạn xem xét lại tất cả các khía cạnh môi trường nào có nghĩa mà ảnh hướng lớn nhất đến EMS của bạn, sau đó bạn chọn ra vài khía cạnh để đặt mục tiêu. Đối với cấp độ phòng ban thì cũng xem xét khía cạnh môi trường nào phòng ban đó tác động lớn đến EMS thì bạn đặt mục tiêu kiểm soát nó. Ví dụ: Phòng Hành chính nhân sự khía cạnh môi trường có nghĩa lớn là tiêu thụ giấy và mực in, vậy chúng ta đặt mục tiêu tiết kiệm giấy sẽ vừa giảm lượng giấy và vừa giảm lượng mực in.

Thứ 2 về yêu cầu các bên liên quan, bạn phải rà soát lại tất cả các yêu cầu các bên liên, tuỳ vào mức độ quan trọng của yêu cầu mà bạn đặt ra mục tiêu phù hợp. Ví nếu bạn bán hàng điện tử vào thị trường châu âu thì mục tiêu của bạn có thể liên quan đến tuân Thủ RoHS, hay có thể mục tiêu bạn là không vi phạm pháp luật về môi trường.

a. Mục tiêu môi trường phải nhất quán với chính sách môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu

Các mục tiêu môi trường phải: a) nhất quán với chính sách môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong mục 5.2.1.b chúng ta đã nói về vấn đề này, chính sách môi trường là tài liệu cao nhất trong EMS của tổ chức nó định hướng tất cả các hành động và quyết định liên quan đến EMS. Thậm chí có thể gọi nó là hiến pháp. Mục tiêu môi trường ví như là các luật, nó phải phù hợp với hiến pháp.

“Nhất quán với các chính sách môi trường” có nghĩa là các mục tiêu môi trường được liên kết rộng rãi và hài hòa với các cam kết do lãnh đạo cao nhất đưa ra trong chính sách môi trường, bao gồm cả các cam kết về cải tiến liên tục. Các mục tiêu môi trường cần nhất quán với các cam kết và chính sách môi trường nhằm bảo vệ môi trường, ngăn ngừa ô nhiễm, thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ và cải tiến liên tục.

Có thể nói, mục tiêu là cơ sở đo lường tính phù hợp của chính sách môi trường. Thông thường mỗi mệnh đề trong chính sách môi trường người ta thường triển khai thành các mục tiêu môi trường để biết chính sách mình có phù hợp không?

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên, bạn chắc chắn rằng tất cả các mệnh đề của chính sách đều có mục tiêu môi trường kèm theo. Sau đó, bạn kiểm tra tất cả các mục tiêu còn lại xem có phù hợp với chính sách hay không. Tránh trường hợp mục tiêu xung đột với chính sách, một ví dụ dưới đây sẽ làm sáng tỏ vấn đề này.

Chính sách: “Cam kết sử dụng nguồn tài nguyên tiết kiệm và hiệu quả”

Mục tiêu: “Phấn đấu tới tháng 12, giảm 3% lượng điện tiêu thụ/sản phẩm so với 31/12 năm trước.”

b. Mục tiêu môi trường phải đo lường được

Tiêu chuẩn yêu cầu

Các mục tiêu môi trường phải: b) đo lường được (nếu có thể);

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là chữ M (Measurable) trong mô hình xây dựng mục tiêu SMART. Điều này nói lên rằng tất cả các mục tiêu đều gắn với một chỉ tiêu đo lường .

Yêu cầu là trả lời cho câu hỏi: “Làm thế nào bạn biết mục tiêu bạn đặt ra có đạt hay không?” câu trả lời là các mục tiêu phải đo lường được và chúng ta phải thiết lập cơ chế đo lường và giám sát tiến độ của chúng.

Các chỉ số được lựa chọn để đánh giá các mục tiêu môi trường có thể đo lường được. “Đo lường” có nghĩa là có thể sử dụng các phương pháp định lượng hoặc định tính có liên quan đến một thang đo đã định để xác định mục tiêu môi trường đã đạt được hay không. Bằng cách quy định “nếu có thể”, công nhận rằng có thể có những tình huống không khả thi để đo lường một mục tiêu môi trường, tuy nhiên, điều quan trọng là tổ chức có khả năng xác định một mục tiêu môi trường đã đạt được hay không.

Làm thế nào để chứng minh?

“Đo lường được” là một thuật ngữ kép, nó yêu cầu rằng mỗi mục tiêu đều có một chỉ số đo lường và có phương pháp để đo lường.

Chỉ số đo lường thường gắn liền đến một con số hay một mức độ của mục tiêu. Ví dụ như: đạt 100%, giảm X%, không có trường hợp nào, …

Phương pháp đo lường là cách thức mà chúng ta có thể đo lường mục tiêu để biết được mức độ đạt được mục tiêu của chúng ta như thế nào? Phương pháp do tự tổ chức quyết định và thống nhất cho toàn bộ tổ chức. một điểm lưu ý là một số trường hợp cùng một mục tiêu mà các phòng ban lại có cách đo lường khác nhau.

Mục tiêu và mục đích có sự khác nhau. Mục đích chỉ có duy nhất một đích đến và chúng ta đạt được mục đích hay không, còn mục tiêu là một bảng gồm nhiều mức độ đạt mục tiêu, ví dụ như: đạt 80% mục tiêu, đạt 100% mục tiêu hoặc đạt 150% mục tiêu.

c. Mục tiêu môi trường phải được theo dõi

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Các mục tiêu môi trường phải: c) được theo dõi;

Điều này có nghĩa là gì?

Theo định nghĩa ISO 14001:2015, Theo dõi (monitoring) là xác định tình trạng của một hệ thống, một quá trình hoặc một hoạt động. Chú thích 1: Để xác định tình trạng, đôi khi cần phải kiểm tra, giám sát hoặc quan trắc chặt chẽ.

Theo dõi mục tiêu là xác định tình trạng của mục tiêu đó, theo dõi mang tính thường xuyên, do đó tổ chức phải xác định thường xuyên tình trạng đạt được của các mục tiêu môi trường của mình. Do đó, nếu tổ chức chỉ báo cáo mục tiêu môi trường một lần trong năm là không đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Làm thế nào để chứng minh?

Các yêu cầu về theo dõi phải được thiết lập một cách chắc chắn, vì vậy để làm được điều đó ta nên trả lời các câu hỏi liên quan dưới đây:

Ai chịu trách nhiệm thu thập các dữ liệu?

Làm thế nào để theo dõi thường xuyên các mục tiêu?

Cần các phương pháp nào để thống kê hay xử lý dữ liệu thu thập?

Mục tiêu được hiển thị hay biểu thị như thế nào?

Ai chịu trách nhiệm cho việc phân tích các mục tiêu và rút ra kết luận về tình trạng mục tiêu?

Có theo dõi kế hoạch để đạt được mục tiêu không?

Việc xem xét mục tiêu là trách nhiệm của lãnh đạo, việc theo dõi mục tiêu giúp tổ chức có thể đưa ra một hành động cần thiết khi mục tiêu chất lượng xuất hiện rủi ro.

Việc theo dõi mục tiêu có thể bao gồm: thống kê dữ liệu mục tiêu, kiểm tra hoặc giám sát quá trình để đưa ra kết luận về mục tiêu, hoặc có thể thực hiện quang trắc để lấy kết quả.

Một bảng báo cáo tiến độ mục tiêu hàng tháng (hàng tuần) có lẽ là bằng chứng phù hợp cho việc đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.

d. Mục tiêu môi trường phải được trao đổi

Tiêu chuẩn yêu cầu

Các mục tiêu môi trường phải: d) được trao đổi;

Điều này có nghĩa là gì?

Cụm từ trao đổi nói lên tính 2 chiều của thông tin, nghĩa là thông báo và nhận lại phản hồi.

Tiêu chuẩn yêu cầu mục tiêu phải được trao đổi, điều này hơi mơ hồ vì trao đổi cho ai? một số người liên quan hay là trao đổi trong toàn bộ tổ chức hay trao đổi cho các bên liên quan. Chỉ cần tổ chức có bằng chứng đã trao đi63 và phổ biến là được, không cần biết hiệu quả việc truyền thông này như thế nào.

Làm thế nào để chứng minh?

Để đáp ứng yêu cầu này thì chúng ta có thể thực hiện một số cách sau:

Gửi email thông báo;

Dán thông tin bản tin;

Đưa mục tiêu chuyển tay nhau đọc và ghi lại xác nhận đã đọc;

Cập nhật lên mạng nội bộ và yêu cầu mọi người lên đó xem;

Tổ chức cuộc họp toàn thể và phổ biến cho họ mục tiêu này, nên lưu lại biên bản họp ….

Tuy nhiên, một số nhân viên có thể không có thói quen suy nghĩ hướng về các mục tiêu của công ty. Để quá trình truyền thông hiệu lực bạn nên trao đổi một số câu hỏi dưới đây với tất cả nhân viên của bạn:

Mục tiêu chính xác của chúng ta là gì? (nhắc nhở họ hàng trăm lần).

Tại sao chúng quan trọng? (Giải thích lý do tại sao những mục tiêu quan trọng và tại sao đạt được chúng sẽ tạo sự khác biệt cho tổ chức).

Những việc mà nhân viên nên làm để đóng góp cho việc hoàn thành các mục tiêu này là gì?

Phải rất cụ thể. Cung cấp hướng dẫn để hành động và để tác động đến suy nghĩ của nhân viên của bạn. Quá trình tác động liên tục sẽ tạo thành một lối mòn nhận thức theo hướng tư duy theo mục tiêu.

Ngoài ra bạn nên nhận lại các phản hồi từ họ về mục tiêu hay các khó khăn của họ trong việc đạt mục tiêu để làm cơ hội cải tiến mục tiêu cho lần sau.

e. Mục tiêu môi trường phải được cập nhật khi thích hợp

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Các mục tiêu môi trường phải: e) được cập nhật khi thích hợp.

Điều này có nghĩa là gì?

Bối cảnh tổ chức (4.1), yêu cầu các bên liên quan (4.2) và chính sách luôn được xem xét và cập nhật lại nên mục tiêu cũng phải được cập nhật lại để phù hợp với các yếu tố này. Ngoài ra, quá trình quản lý mục tiêu, luỹ kế mục tiêu đã đạt rất sớm trước thời hạn hoặc những mục tiêu rất khó hoàn thành thì chúng ta có để điều chỉnh lại tiêu chí mục tiêu cho phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Yêu cầu này là để đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức luôn phù hợp. Tổ chức phải đảm bảo rằng các mục tiêu được xem xét khi có sự thay đổi trong chiến lược, môi trường, và các nhu cầu của khách hàng, các khía cạnh môi trường có nghĩa, các rủi ro mới xuất hiện. Tiêu chuẩn không yêu cầu tần suất thay đổi, đo đó để phù hợp tổ chức nên xem xét điều chỉnh mục tiêu ít nhất một lần một năm.

Một số thay đổi sau đây bạn nên xem xét để cân nhắc điều chỉnh lại mục tiêu:

Bối cảnh tổ chức (vấn đề nội bộ và bên ngoài);

Yêu cầu các bên liên quan;

Chính sách môi trường;

Các quá trình mới hoặc thay đổi thiết bị, công nghệ;

Công nghệ mới;

Luỹ kế mục tiêu vượt hơn nhiều lần so với mục tiêu;

Chiến lược công ty thay đổi;

Các rủi ro mới xuất hiện;

Cách khía cạnh môi trường mới, …

Mục tiêu môi trường phải được duy trì thông tin dạng văn bản

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải duy trì các thông tin dạng văn bản về các mục tiêu môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Điều này yêu cầu bạn phải viết thành một tài liệu dạng văn bản, có thể là file giấy, file mềm, bản hiển thị, … miễn sau đó chúng được duy trì khi còn hiệu lực.

Chữ Duy trì nói lên mục tiêu chất lượng là một tài liệu thực hiện chứ không phải là một hồ sơ để lưu bằng chứng đã làm.

Làm thế nào để chứng minh?

Một file giấy có sự phê duyệt của lãnh đạo cao nhất có lẽ phù hợp nhất cho việc đáp ứng yêu cầu này. Ngoài ra, bạn phải kiểm soát tài liệu này theo yêu cầu của điều khoản 7.5 Thông tin dạng văn bản.

Một số tài liệu bạn cần phải lưu lại bằng chứng cho việc nại là:

Mục tiêu môi trường dạng văn bản;

Các bằng chứng về việc trao đổi mục tiêu;

Kế hoạch thực hiện mục tiêu;

Kết quả theo dõi định kỳ (báo cáo mục tiêu môi trường tháng, năm, …)

Chính sách môi trường

Công ty chúng tôi sẽ thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách thức bảo vệ môi trường. Chúng tôi sẽ duy trì một hệ thống quản lý môi trường nhằm mục đích để đạt được các kết quả mong muốn như sau:

Tuân thủ quy định:

Chúng tôi sẽ xác định, đánh giá và tuân thủ tất cả các luật định và chế định liên quan đến môi trường và các yêu cầu về môi trường từ khách hàng cũng như các tiêu chuẩn ngành phải áp dụng.

Ngăn ngừa ô nhiễm

Chúng tôi sẽ tìm kiếm các biện pháp để nhằm giảm thiểu sự tạo ra các chất thải gây ô nhiễm môi trường và quản lý các chất thải mà chúng tôi tạo ra một cách hiệu quả để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng với môi trường. Đồng thời, hướng đến việc tạo ra các sản phẩm thân thiện môi trường, dễ xử lý khi chúng ở cuối vòng đời sản phẩm.

Bảo tồn

Chúng tôi sẽ cố gắng giảm tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên và sử dụng tài nguyên một cách bền vững nếu có thể.

Cải tiến

Chúng tôi cố gắng thúc đẩy cải tiến liên tục hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường của chúng tôi nhằm đạt được kết quả như mong đợi.

 

Mục tiêu môi trường năm 20xx

CÔNG TY XYZ

Tuân thủ quy định:

Không có trường hợp nào vi phạm pháp luật về môi trường

 

Ngăn ngừa ô nhiễm

Giảm lượng rác thải nguy hại môi trường 10% so với năm 2018

Giảm nước thải 5% so với năm 2018

 

Bảo Tồn

Giảm lượng nước tiêu thụ 15% so với năm 2018;

Giảm lượng điện tiêu thụ/sản phẩm 5% so với năm 2018

 

Cải tiến

Có 3 cải tiến liên quan đến môi trường/01 tháng.

6.2.2. HOẠCH ĐỊNH HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC CÁC MỤC TIÊU MÔI TRƯỜNG

a. Hoạch định những gì cần phải thực hiện

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Khi hoạch định cách thức để đạt được các mục tiêu môi trường, tổ chức phải xác định: a) những gì sẽ được thực hiện;

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là yêu cầu tổ chức phải có những hành động cụ thể để hướng vào việc đạt được mục tiêu đó. Không thể nói rằng, “Bằng cách cố gắng hơn nữa” nó là không đủ cụ thể.

Đây là một trong 5 yêu cầu của công cụ 5W1H mà chúng ta thường hay dùng để thực hiện công việc.

Làm thế nào để chứng minh?

Để đạt mục tiêu này tổ chức cần phải xác định những hoạt động nào có ảnh hưởng đến việc mục tiêu, sau đó chọn những hoạt động nào tác động trực tiếp và đưa ra các giải pháp để hoạt động cung cấp hoặc tạo điều kiện cho việc đạt được mục tiêu.

Thứ hai là xác định những việc cần làm còn lại để đạt được mục tiêu.

b. Xác định những nguồn lực cần thiết

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định cách thức để đạt được các mục tiêu môi trường, tổ chức phải xác định: b) những nguồn lực gì được yêu cầu;

Điều này có nghĩa là gì?

Nói về nguồn lực thì chúng ta nghĩ đến 4 nguồn lực quan trọng trong EMS của một tổ chức:

Con người;

Cơ sở hạ tầng (máy móc, thông tin, nhà xưởng, vận chuyển, …);

Công nghệ;

Tài chính;

Xác định nguồn lực cần thiết có nghĩa là xác định 4 nguồn lực trên cái nào cần thiết cho các hoạt động để cung cấp cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Bất cứ hoạt động nào của tổ chức đều cần đến nguồn lực, không có nguồn lực thì hoạt động không thể thực hiện và bất cứ điều gì cũng không hoàn thành. Do đó, việc xác định nguồn lực cần thiết là cực kỳ quan trọng, có ảnh hưởng khá lớn đến việc hoàn thành mục tiêu đề ra.

Không cần để lại bằng chứng cho yêu cầu này, chỉ cần bạn chứng tỏ được các hoạt động mục 6.2.2.a được thực hiện với nguồn lực đủ và hiệu quả là đủ.

c. Phân công trách nhiệm

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định cách thức để đạt được các mục tiêu môi trường, tổ chức phải xác định: c) ai là người chịu trách nhiệm;

Điều này có nghĩa là gì?

Mục tiêu là cái chung của tổ chức, của phòng ban hoặc của một quá trình liên quan đến nhiều người, nếu chúng ta không chỉ ra trách nhiệm của từng người thì khó có thể hoàn thành mục tiêu như mong muốn. Do đó, tổ chức phải phân công trách nhiệm cho từng mục tiêu cụ thể, ai phải làm gì. Đây là điều khoản nhằm cụ thể hoá điều khoản 5.3 phân công trách nhiệm và quyền hạn.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng kế hoạch hành động kèm thêm cột trách nhiệm có thể là đủ để đáp ứng yêu cầu này (xem ví dụ 6.2.2.a). Tuy nhiên việc phân công trách nhiệm cũng cần chú ý đến năng lực và khả năng xử lý vấn đề của người được phân công. Ngoài ra, cần phải phổ biến cho người được phân công trách nhiệm và những người có liên quan được biết về vấn đề này.

d. Xác định thời gian hoàn thành

Tiêu chuẩn yêu cầu

Khi hoạch định cách thức để đạt được các mục tiêu môi trường, tổ chức phải xác định: d) khi nào mục tiêu được hoàn thành;

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là chữ T trong mô hình SMART, nếu không có thời gian hoàn thành sau biết được mục tiêu đạt hay không đạt.

Làm thế nào để chứng minh?

Đối với mỗi mục tiêu, bạn cần phải ấn định thời gian hoàn thành. Ngoài ra, để quản lý tốt và theo dõi kịp thời tình trạng mục tiêu thì bạn nên xây dựng lũy kế mục tiêu, tức là hàng tháng phải đạt bao nhiêu.

e. Cách thức đánh giá mục tiêu môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Khi hoạch định cách thức để đạt được các mục tiêu môi trường, tổ chức phải xác định: e) cách thức để đánh giá các kết quả, bao gồm cả các chỉ số để theo dõi tiến trình nhằm đạt được các mục tiêu môi trường có thể đo được của mình (xem 9.1.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Điều này yêu cầu bạn đưa ra phương pháp đánh giá kết quả sau khi thu thập và phân tích dữ liệu. Đồng thời xem xét kết quả thu được có đạt chưa.

Làm thế nào để chứng minh?

Đây là một điều quan trọng, làm thế nào để biết mục tiêu của chúng ta có hoàn thành hay không? kết quả này có đúng hay không? phương pháp phân tích dữ liệu có phù hợp chưa đó là những câu hỏi mà chúng ta phải trả lời cho yêu cầu này.

Làm thế nào để bạn xác định hiệu quả của các hành động? thời điểm hợp lý nhất để đánh giá kết quả là xem xét của lãnh đạo. Để chứng minh điều này bạn cần phải làm như sau:

Xây dựng phương pháp thu thập dữ liệu liên quan đến mục tiêu;

Xây dựng phương pháp phân tích và đánh giá dữ liệu đã được thu thập;

Cách thức báo cáo kết quả phân tích dữ liệu lên người chịu trách nhiệm và lãnh đạo cao nhất để xem xét và đánh giá.

Không có yêu cầu về tài liệu trong mục 6.2.2 này, bạn có thể để thông tin dạng văn bản hay không là tùy bạn. Nhưng bạn phải chứng minh cho đánh giá viên biết được bạn đang thực hiện và đã đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn.

Tích hợp mục tiêu môi trường vào các quá trình

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải cân nhắc cách thức hành động để đạt được các mục tiêu về môi trường của mình có thể tích hợp vào các quá trình hoạt động chủ chốt của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Các hành động thực hiện mục tiêu phải gắn liền với các quá trình, dự án, sản phẩm, dịch vụ, các địa điểm hoặc các cơ sở vật chất của một địa điểm riêng biệt. Trong quá trình lập kế hoạch mang tính chiến lược của mình, các tổ chức có thể kết hợp các chương trình để đạt được mục tiêu môi trường với các chương trình khác.

Làm thế nào để chứng minh?

Nói một cách đơn giản dễ hiểu là mục tiêu môi trường của tổ chức của bạn liên quan đến quá trình nào, thì các hành động đạt mục tiêu môi trường của bạn phải được kết hợp vào quy trình quản lý quá trình đó. Chẳng hạn, mục tiêu bạn là giảm lượng rác thải nguy hại thì kế hoạch hành động của bạn phải bao gồm:

Bộ phận R&D: cải tiến quá trình sản xuất sử dụng ít nguyên liệu phát sinh rác thải nguy hại;

Quá trình mua hàng: hạn chế mua nguyên liệu tạo ra rác thải nguy hại và tìm trên thị trường vật liệu thay thế thân thiện với môi trường;

Quá trình sản xuất: tiết kiệm những vật tư nguyên liệu tạo ra các chất thải nguy hại;

Quá trình quản lý rác thải nguy hại: phải kiểm tra và thống kê lượng rác thải nguy hại phát sinh.

Các hành động này phải đưa thành quy định và áp dụng cho các bộ phận liên quan phải tuân thủ.

7.1. NGUỒN LỰC

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết đối với việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Xác định có nghĩa là đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác sau khi nghiên cứu, tìm tòi, tính toán kỹ lưỡng. Xác định các nguồn lực cần thiết là nghiên cứu và tính toán kỹ lượng các nguồn lực nào cần để vận hành hệ thống EMS và đưa ra các kết quả cụ thể là các nguồn lực này cần thiết cho EMS của bạn.

Cung cấp có nghĩa là bằng cách nào đó làm cho có thứ cần để sử dụng, cung cấp nguồn lực nghĩa là bằng cách nào đó tổ chức phải là cho có các nguồn lực cần thiết để sử dụng. Tổ chức có thể cung cấp các nguồn lực này thông qua mua, thuê, tuyển dụng, điều động, mượn …

Mục đích của điều khoản hỗ trợ này là để đảm bảo rằng tài chính có sẵn và nhân sự có năng lực được giao trách nhiệm cho một phần của hệ thống quản lý môi trường và có các cơ sở hạ tầng để thực hiện các quá trình của EMS.

Theo ISO 14004:2017, các nguồn lực cần thiết có thể bao gồm:

    • cơ sở hạ tầng: nhà xưởng, thiết bị, các nhà máy xử lý nước thải, khí thải, bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy, các tòa nhà, thiết bị, bể ngầm và hệ thống thoát nước
    • các nguồn lực được cung cấp từ bên ngoài:
    • các hệ thống thông tin;
    • năng lực;
    • công nghệ;
    • nguồn lực thiên nhiên
    • tài chính, nhân lực và các nguồn lực cụ thể khác cho các hoạt động, các sản phẩm và các dịch vụ của tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Một EMS hiệu quả sẽ mang theo các lợi ích như chi phí; việc chứng minh giá trị lợi nhuận từ đầu tư vào EMS sẽ lần lượt giúp đảm bảo và duy trì các nguồn lực cần thiết. Đảm bảo đủ nguồn lực cho EMS của bạn bao gồm ba bước chung:

    • xác định nhu cầu nguồn lực;
    • chuẩn bị ngân sách đáp ứng nhu cầu;
    • và theo dõi chi phí EMS trên cơ sở liên tục để đảm bảo rằng các nguồn lực tiếp tục phản ánh nhu cầu hiện tại.

Bước đầu tiên để đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp có sẵn cho EMS, quản lý cấp cao phải được biết và hiểu rõ về nhu cầu nguồn lực của tổ chức. Bạn phải xác định những nguồn lực nào mà EMS sẽ yêu cầu để hoạt động đúng vì bạn sẽ quen thuộc nhất với các yêu cầu của EMS. Để xác định các yêu cầu nguồn lực của EMS. bạn sẽ cần đánh giá mức độ cần thiết mà các nhiệm vụ môi trường hiện tại của cơ sở bạn yêu cầu, cũng như hiệu quả của các kế hoạch của công ty, dự báo, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, kế hoạch sản xuất và kế hoạch chi tiêu vốn. Điều quan trọng là phải xem xét dự báo kinh doanh và kế hoạch phát triển mới khi đánh giá các nguồn lực cần thiết bởi vì chúng có thể có tác động đáng kể đến các vấn đề môi trường. Ví dụ, khi kế hoạch kinh doanh bạn năm sau tăng gấp đôi thì bạn phải xem xét các nguồn lực đáp ứng cho EMS của bạn, vì việc tăng này có thể liên quan đến nhiều giấy phép hoạt động môi trường (ví dụ, giấy phép không khí, giấy phép nước thải, v.v.) và tăng cường sử dụng vật liệu nguy hiểm và phát sinh chất thải nguy hại, có thể gây ra các yêu cầu pháp lý bổ sung. Để quản lý sự gia tăng này trong các yêu cầu quy định, nguồn lực bổ sung, nhân sự. và các kỹ năng có thể được yêu cầu. Nó cũng có thể yêu cầu chi tiêu vốn mới. chẳng hạn như máy lọc không khí mới và máy theo dõi khí thải liên tục.

Để xác định nguồn lực, đầu tiên bạn phải xác định các khía cạnh môi trường có nghĩa và các yêu cầu của các bên liên quan (như pháp luật khách hàng), sau đó bạn tiến hành hoạch định các biện pháp để kiểm soát các khía cạnh có nghĩa và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan. Từ các biện pháp này bạn xác định được các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạch định đã được thiết lập. Các nguồn lực chẳng hạn như: cần bao nhiêu người để vận hành và năng lực họ như thế nào, cần nhà xưởng và không gian có diện tích bao nhiêu, cần thi công công trình gì thêm không, cần có thiết bị máy móc gì không, cần công nghệ nào, cần các nguồn cung cấp bên ngoài nào (chẳng hạn thuê thiết bị kiểm tra, thuê nhà thầu kiểm soát, …), … từ các thông tin đó bạn xác định mình cần bao nhiêu tiền để đầu tư cho các nguồn lực này. Nguồn lực đó lấy từ đâu và nó có phù hợp với chiến lược không, … Từ các câu hỏi đó chúng ta dễ dàng xác định được các nguồn lực cần thiết cho việc vận hành hệ thống.

Sau khi các nguồn lực cần thiết đã được xác định, bạn nên hoạch định ngân sách dựa trên mức nguồn lực bắt buộc phải trang bị cho EMS của bạn. chúng nên bao gồm tất cả chi phí lao động, chi phí vốn và các mục khác (như chuyên gia tư vấn chuyên ngành), cơ sở vật chất và công nghệ cần thiết để vận hành EMS của bạn. Ngoài việc chuẩn bị ngân sách cho EMS, bạn nên phát triển một hệ thống để theo dõi chi phí EMS trên cơ sở liên tục để ghi nhận dữ liệu cho việc đánh giá hiệu quả của EMS cũng như hiệu lực của quá trình cung cấp nguồn lực.

Sau khi theo dõi chi phí EMS trong vài năm cũng sẽ cho phép bạn xác định xem hệ thống có hoạt động hiệu quả hay không và cung cấp thông tin chuẩn để xác định xem hệ thống của bạn có được cải tiến liên tục hay không. Khoản 7.1 không yêu cầu bất kỳ loại hồ sơ hoặc tài liệu nào. Điều khoản chỉ đơn giản yêu cầu các nguồn lực được cung cấp và bạn có thể tự do giải quyết vấn đề này theo bất kỳ cách nào phù hợp nhất với tình huống cụ thể của bạn.

7.2 NĂNG LỰC

a. Xác định năng lực cần thiết của người làm việc liên quan EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: a) xác định năng lực cần thiết của (những) người làm việc dưới sự Kiểm soát của tổ chức có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường và khả năng đáp ứng nghĩa vụ tuân thủ của mình;

Điều này có nghĩa là gì?

Theo định nghĩa trong tiêu chuẩn này, năng lực là khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được các kết quả dự kiến. Vậy xác định năng lực là xác định các Kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc khả năng cho phép một cá nhân một cá nhân có thể thực hiện một công việc được giao và đạt được kết quả như dự kiến của công việc đó hay nói cách khác là đạt được đầu ra mong muốn của quá trình đó.

Tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải xác định năng lực cần thiết của họ. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài.

Các yêu cầu về năng lực đối với những người này không chỉ giới hạn đối với những người tiến hành các công việc có liên quan tới các tác động đáng kể lên môi trường, mà còn đối với những người có chức năng hoặc đảm nhiệm một vai trò quan trọng trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLMT. Ví dụ như các đánh giá viên nội bộ, …

Đây cũng là một điều khoản nói lên việc xác định nhu cầu đào tạo cho những người có liên quan đến EMS. Sau khi xác định được yêu cầu năng lực của từng cá nhân liên quan đến EMS, bạn tiến hành kiểm tra/rà soát lại các nhân viên hay vị trí đó có đủ các năng lực như yêu cầu chưa? Nếu chưa đủ thì bạn tiến hành đào tạo theo yêu cầu tại điều khoản 7.2.b.

Làm thế nào để chứng minh?

Để xác định năng lực cần thiết của mỗi nhân viên thì điều đầu tiên là bạn xác định trách nhiệm và quyền hạn của họ liên quan đến EMS, điều này có nghĩa là bạn xác định các công việc mà người đó phải làm có liên quan đến EMS, chẳng hạn như thực hiện quan trắc nước thải thì năng lực anh ta là phải biết lấy mẫu đo, biết sử dụng thiết bị quan trắc và biết xử lý số liệu cũng như nhận định tình hình.

Vấn đề thứ 2 cần xem xét khi xác định năng lực là người đó có liên quan đến các khía cạnh môi trường có nghĩa hay các yêu cầu của các bên liên quan không? Giả sử anh ta làm trong xưởng, khía cạnh môi trường đáng kể là cháy nổ thì anh ta phải biết sử dụng bình chữa cháy, biết lối thoát hiểm gần nhất và biết các quy định về phòng cháy tại khu vực đó.

Bạn có thể tham khảo ví dụ về nhu cầu năng lực theo khung hỗ trợ 17 tiêu chuẩn ISO 14004:2017 bên dưới.

Khung Hỗ trợ Thực hành 17 – Ví dụ về các nhu cầu về năng lực
Các lĩnh vực tiềm năng về năng lực Vai trò điển hình của tổ chức Ví dụ về các năng lực/khả năng cần thiết Ví dụ về các biện pháp xây dựng năng lực
Công nghệ môi trường Các kỹ thuật viên môi trường – Thành thạo trong việc lấy mẫu môi trường

– Khả năng sử dụng thiết bị quan trắc

– Đào tạo và đánh giá về các yêu cầu thu thập và thực hành

– Chứng chỉ hoặc giấy phép sử dụng thiết bị

Quản lý viên chương trình môi trường – Thành thạo trong việc áp dụng các quy định pháp luật về môi trường – Bằng cấp trong lĩnh vực môi trường

– Đào tạo về áp dụng các quy định pháp luật

Các hoạt động môi trường Những người làm việc có các hoạt động liên quan đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa – Nhận thức về công việc của tổ chức ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường thế nào

– Kiến thức về các chuẩn mực hoạt động phải đáp ứng nhằm giảm thiểu tác động môi trường bất lợi

– Đào tạo về các tác động môi trường liên quan đến công việc của tổ chức

– Đào tạo về các chuẩn mực hoạt động nhằm đảm bảo các quá trình được kiểm soát

Các hệ thống quản lý môi trường Các nhà quản lý môi trường – Khả năng để thiết lập, thực hiện và cải tiến HTQLMT – Kinh nghiệm trong việc thực hiện HTQLMT

– Đào tạo về các yêu cầu của HTQLMT

– Khả năng xác định các rủi ro và cơ hội cần giải quyết nhằm đảm bảo HTQLMT có thể đạt được các kết quả dự kiến của mình, và lập các kế hoạch hành động thích hợp
Quản lý chương trình đánh giá – Khả năng triển khai và quản lý các chương trình đánh giá để xác định hiệu lực của HTQLMT của tổ chức – Đào tạo quản lý chương trình

– Kinh nghiệm trong việc thực hiện chương trình

Lãnh đạo cao nhất – Kiến thức và sự hiểu biết về việc áp dụng khi thiết lập và triển khai một chính sách chất lượng

– Kiến thức và sự hiểu biết về nguồn lực sẵn sàng và ứng dụng của nó vào HTQLMT, kể cả việc phân công trách nhiệm và quyền hạn

– Đào tạo về các HTQLMT và thiết lập chính sách môi trường

– Kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh

 

b. Đảm bảo năng lực người liên quan EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: b) đảm bảo những người này có đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo, hoặc kinh nghiệm thích hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Đảm bảo có nghĩa là tạo điều kiện để chắc chắn có được những gì cần thiết.

Giáo dục (Education) là hoạt động cung cấp các kiến thức nhằm giúp người học mở mang kiến thức. Nhưng giáo dục không quan tâm bạn sẽ sử dụng kiến thức như thế nào. Do đó, cấp tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông thuộc về giáo dục, nghĩa là cho người đó biết biết những kiến thức cơ bản, không quan tấm đến ứng dụng kiến thức như thế nào. Trong EMS giáo dục là như giáo dục ý thức bảo vệ môi trường, giáo dục về chính sách môi trường, …

Đào tạo (Training) cung cấp các kiến thức và kinh nghiệm giúp người học biết làm một công việc rất cụ thể nào đó. Ví dụ như đào tạo lái xe, đào tạo thợ may, đào tạo thư ký, đào tạo phi công… ví dụ đào tạo kỹ thuật phân tích nước thải, kỹ thuật vận hành máy.

Kinh nghiệm (experience), hay trải nghiệm, là tri thức hay sự thông thạo về một sự kiện hay một chủ đề có được thông qua tham gia sự can dự hay tiếp xúc trực tiếp. Chúng ta cần phân biệt kinh nghiệm với thâm niên. Kinh nghiệm là sự trải nghiệm thực tế và rút ra những tri thức (bí quyết) để thực hiện công việc một cách hiệu quả, còn thâm niên là thời gian làm việc trong lĩnh vực đó. Đôi khi bạn làm trong lĩnh vực đó 1 thời gian dài nhưng chưa rút ra được tri thức hay bí quyết, một số người làm thời gian ngắn nhưng họ rút ra được những bí quyết giúp làm việc cực ký hiệu quả. Thực tế trong tuyển dụng thường nhằm kinh nghiệm và thâm niên.

Tiêu chuẩn nói rằng tất cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức mà gây ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, kể cả khả năng của tổ chức để thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ, đều phải có năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm hoặc tổng hợp các vấn đề trên, do tổ chức xác định. Những người này bao gồm các nhân viên của tổ chức, cũng như các người khác làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ví dụ như các nhà cung cấp từ bên ngoài.

Yêu cầu này nói lên rằng khi người đó thực hiện công việc có ảnh hưởng đến EMS đã phải có năng lực phù hợp rồi, chứ không phải làm rồi mới bổ sung năng lực từ từ. Điều này cũng đồng nghĩa là trước khi cho thực hiện công việc bạn phải xác nhận rằng người này đã có đủ năng lực cần thiết.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi bạn phân công một người nào đó thiện các công việc liên quan đến EMS thì bạn đã xác định rằng người này đã có đủ năng lực thực hiện công việc thông qua việc đánh giá các hoạt động đào tạo của anh ta, các hoạt động giáo dục và kinh nghiệm thực tế. Trường hợp anh ta không đủ năng lực thì bạn phải thực hiện các hành động đào tạo theo như yêu cầu điều khoản 7.2.d.

c. Xác định nhu cầu đào tạo khía cạnh môi trường và EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: c) xác định các nhu cầu đào tạo tương ứng với các khía cạnh môi trường và hệ thống quản lý môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Theo điều khoản 7.3 tiêu chuẩn ISO 14004:2017 thì người lao động cần hiểu biết được các vấn để sau:

– chính sách môi trường của tổ chức và cam kết của tổ chức về chính sách môi trường;

– tầm quan trọng của việc phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT;

– sự đóng góp của tổ chức vào hiệu lực của HTQLMT;

– các lợi ích về kết quả hoạt động môi trường được cải thiện;

– các trách nhiệm hoặc trách nhiệm giải trình của tổ chức trong phạm vi của HTQLMT;

– các khía cạnh môi trường có ý nghĩa thực tế hoặc tiềm ẩn và các tác động môi trường liên quan của các hoạt động trong công việc của tổ chức;

– các rủi ro và cơ hội xác định được mà cần giải quyết liên quan đến các hoạt động trong công việc của tổ chức, nếu có;

– hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu của HTQLMT hiện hành, kể cả các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.

Đây là các yêu cầu nhận thức về tiêu chuẩn mà chúng ta cần thực hiện giáo dục người lao động liên quan đến EMS.

Ngoài ra, chúng ta cần nên thực hiện đào tạo thêm các lĩnh vực chuyên môn để người thực hiện công việc liện quan đến EMS hoàn thành nghĩa vụ của họ.

Làm thế nào để chứng minh?

Ở yêu cầu này chúng ta chỉ xác định nhu cầu đào tạo về khía cạnh môi trường và các hoạt động của EMS.

Việc đào tạo khía cạnh môi trường có nghĩa phải dựa trên những người có liên quan đến khía cạnh đó, không nhất thiết đào tạo khía cạnh môi trường có nghĩa cho tất cả mọi người.

Riêng việc đào tạo về hệ thống EMS sẽ nằm trong yêu cầu phần nhận thức như liệt kê ở trên.

Đầu ra của yêu cầu này là bạn có một danh sách các yêu cầu cần phải đào tạo và người được đào tạo. Từ danh sách này chúng ta tiến hành xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo ở yêu cầu sau.

Tiêu đề đào tạo

 

Đối tượng tham dự Phòng ban đảm trách
1. Giới thiệu công ty

2. Chính sách 5S

3. Nội Quy Công ty

4. An toàn lao động

5. Đào tạo kiến thức ISO cơ bản, phân loại rác, khía cạnh môi trường có nghĩa

Công nhân viên mới nhận việc tại công ty

 

 

Phòng nhân sự

 

 

 

 

6. Đào tạo kiến thức ISO.

– Huấn luyện đánh giá nội bộ

– Huấn luyện về sự thay đổi tiêu chuẩn

– Huấn luyện về thay đổi tài liệu

– Huấn luyện về quản lý hóa chất;

– Huấn luyện quản lý quá trình môi trường

– Các quá trình huấn luyện khác (theo yêu cầu khách hàng, các vấn đề phát sinh …)

 

 

 

 

Các nhân viên liên quan hệ thống ISO

 

 

 

 

 

 

Ban thư ký ISO

 

d. Thực hiện đào tạo và đánh giá hiệu quả đào tạo

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải: d) khi có thể áp dụng, thực hiện các hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu lực của các hành động đã thực hiện. Chú thích: các hành động áp dụng có thể bao gồm, ví dụ, đào tạo, cố vấn, hoặc phân công lại những người hiện đang làm việc; hoặc thuê hoặc hợp đồng với người có đủ năng lực.

Điều này có nghĩa là gì?

Khi năng lực có được dựa trên đào tạo, thì quá trình đào tạo của tổ chức bao gồm:

– xác định các nhu cầu đào tạo;

– thiết kế và triển khai kế hoạch hoặc chương trình đào tạo nhằm giải quyết các nhu cầu đào tạo đã được xác định;

– thực hiện đào tạo;

– đánh giá kết quả đào tạo;

– Lưu hồ sơ kết quả đào tạo.

Sau khi xác định các năng lực cần thiết, bạn tiến hành xem xét những người nào chưa đạt năng lực tiến hành đào tạo, giáo dục hoặc cho họ làm thực tế để đạt được năng lực cần thiết.

Ngoài việc đào tạo, để đạt được năng lực cần thiết người ta có thể cố vấn (hướng dẫn, tư vấn cho người thực hiện), hoặc phân công lại những người hiện đang làm việc; hoặc thuê hoặc hợp đồng với người có đủ năng lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Xem lưu giữ hồ sơ năng lực

Lưu giữ hồ sơ năng lực

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng bạn phải lưu giữ hồ sơ chứng minh năng lực của người thực hiện các công việc có ảnh hưởng đến EMS đủ năng lực thực hiện công việc và hiểu được nội dung đào tạo bắt buộc ở trên.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần phải lưu giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến việc thực hiện các hành động ở trên, về cơ bản thì chúng ta cần các hồ sơ sau:

    • Hồ sơ trình độ: bằng cấp, chứng chỉ, các khoá học trước khi thực hiện công việc;
    • Xác định năng lực cần thiết;
    • Đánh giá năng lực trước khi đào tạo, huấn luyện, tư vấn …;
    • Chương trình phát triển năng lực (kế hoạch đào tạo, danh sách đào tạo, nội dung đào tạo, kết quả đánh giá sau đào tạo …);
    • Đánh giá năng lực sau đào tạo;
    • Đánh giá năng lực định kỳ;
    • Các chứng nhận khác: chứng nhận đủ năng lực, chứng nhận học bên ngoài, nhật ký đào tạo ….

7.3 Nhận thức

Khái Quát Về Nhận Thức:

Theo Wikipedia, Nhận thức là hành động hay quá trình tiếp thu kiến thức và những am hiểu thông qua học hỏi, suy nghĩ, kinh nghiệm và quan sát. Quá trình thúc đẩy nhận thức là quá trình giúp con người nhận ra và biết được vấn đề cần nhận thức. Mục đích của quá trình thúc đẩy nhận thức là giúp con người thay đổi hành vi và có hành động đúng.

Quá trình nhận thức của con người diễn ra qua hai giai đoạn: nhận thức cảm tính (trực quan sinh động) và nhận thức lý tính (tư duy trừu tượng) (quá trình nhận thức như hình bên dưới).

– Nhận thức cảm tính có được nhờ sự hoạt động của các giác quan nhận biết của con người, như thính giác, thị giác, xúc giác… Nhận thức cảm tính cung cấp những hiểu biết ban đầu về đối tượng nhận thức, nhưng những hiểu biết đó mới chỉ dừng lại ở những nét bề ngoài của đối tượng. ví dụ về EMS như mắt thấy bảng chính sách môi trường treo, tai nghe đào tạo hoặc phát thanh, …

– Nhận thức lý tính có được nhờ sự hoạt động của tư duy trừu tượng, nó được tiến hành qua ba hình thức: khái niệm, phán đoán, suy luận.

+ Khái niệm là quá trình phản ánh những mối liên hệ và thuộc tính bản chất phổ biến của các sự vật, hiện tượng nào đó. Nghĩa là nhìn nhận sự việc một cái tổng thể, đây là cái gì. Ví dụ như đây là chính sách môi trường, chúng bao gồm các yêu cầu như 1, 2 ,3 …

+ Phán đoán là sự liên kết các khái niệm riêng lẻ tạo thành một nhận định nhằm khẳng định hay phủ định một thuộc tính, mối liên hệ nào đó của hiện thực khách quan. Nghĩa là đưa ra một nhận định về sự vật hiện tượng, cái đó tốt, xấu, đẹp, ngon, dỡ, … ví dụ về EMS thì chính sách môi trường là đúng để bảo vệ môi trường

+ Suy luận phản ánh quá trình vận động của tư duy đi từ những cái đã biết đến việc nhận thức những cái chưa biết một cách gián tiếp, dựa trên cơ sở sử dụng những tri thức đã có. Nghĩa là từ cái hiện tại có được chúng ta có thể đưa ra dự đoán cho tương lai, từ cái biết có chính sách môi trường là đúng thì chúng ta phải làm gì để đạt được chúng, hay thay đổi hành vi để đạt được chính sách môi trường.

Ở doanh nghiệp, chúng ta thường treo bảng chính sách môi trường, phát thẻ chính sách môi trường photo hay phổ biến thông qua đọc hay đào tạo ban đầu, hai việc này chỉ dừng lại ở bước Cảm giác và Khái niệm nên chưa thay đổi được hành vi của người lao động ý thức hơn về việc đạt được hiệu lực của chính sách này cũng như đầu ra của EMS. Để nhân viên có ý thức bảo vệ môi trường và tầm quan trong của việc đạt được mục đích tổ chức thì tổ chức cần phải giải thích và chỉ rõ được lợi ích của hệ thống EMS là gì, lợi ích chính sách môi trường là gì, tại sao chúng ta phải thực hiện nó, từ đó người lao động họ sẽ tự đưa ra các Phán đoán rằng việc này là tốt, là đúng, là bảo vệ cho chúng ta, cho xã hội. Từ cái này là tốt và đúng thì người lao động khi thực hiện công việc họ tự đưa ra Suy luận và cân nhắc rằng làm như thế nào bảo vệ môi trường và đạt được EMS. Chính cái suy luận này sẽ làm thay đổi hành vi của người lao động và họ có hành động đúng với vấn đề cần nhận thức. Đây chính là mục đích của quá trình nhận thức và đây cũng là yêu cầu cốt lỗi về nhận thức trong ISO 14001:2015 mà tổ chức phải đáp ứng.

Như vậy quá trình thức đẩy nhận thức diễn qua 2 giai đoạn, giai đoạn 1 là thức đẩy nhận thức cảm tính, sau đó là thúc đẩy nhận thức lý tính.

– Thúc đẩy nhận thức cảm tính nghĩa là cho họ tiếp xúc, nhìn thấy và nghe thấy về cái muốn cần nhận thức để họ có cái tiếp xúc ban đầu về cái cần nhận thức. Trong doanh nghiệp chúng ta thường treo các băng ron, các biển thông báo, phát thanh, phát thẻ chính sách môi trường … là nhằm tạo nhận thức cảm tính của con người. Do bản chất của việc nhận thức cảm tính là cái tiếp xúc ban đầu nên việc chỉ sử dụng biện pháp này không hiệu quả nếu không thúc đẩy quá trình nhận thức lý tính. Đây là lý do tại sau doanh nghiệp đã đào tạo, dán thông báo hay phát các chính sách môi tường cho từng nhân viên mà họ không nhận thức được ý thức tuân thủ hoặc không có ý thức bảo vệ môi trường, việc này chỉ đơn thuần là tạo nhận thức cảm tính.

– Thúc đẩy nhận thức lý tính là dùng các biện pháp kích thích quá trình tìm tòi, học hỏi, suy luận về vấn đề cần phải nhận thức. Một số ví dụ về quá trình thúc đẩy nhận thức lý tính như:

+ Tiến hành trao đổi (phỏng vấn, …) người lao động định kỳ sau khi đào tạo hoặc đào tạo lặp lại để đảm bảo người lao động có nhận thức đúng về vấn đề cần nhận thức;

+ Quan sát công việc của họ và chỉ họ các vấn đề liên quan cần nhận thức;

+ Tổ chức các cuộc thi, hỏi thảo kích thích tìm hiểu về vấn đề cần nhận thức;

+ Thực hành kỹ luật lao động sau khi đào tạo….

Tóm lại để quá trình nhận thức có hiệu lực, việc đầu tiên là bạn phải thúc đẩy nhận thức cảm tính, nghĩa là tiến hành đào tạo, dán biển báo, băng ron, áp phít, …., sau đó thúc đẩy nhận thức lý tính thông qua việc trao đổi thông tin thường xuyên, coaching, tổ chức các cuộc thi tìm hiểu, thiết lập cơ chế kiểm tra và giám sát việc nhận thức định kỳ, … Nhưng việc quan trọng nhất là giúp họ nhìn ra vấn đề cần nhận thức và thực hiện hành động theo các vấn đề này.

a. Nhận thức về chính sách môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo những người làm việc dưới sự kiểm soát của mình nhận thức được về: a) chính sách môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Quá trình thúc đẩy nhận thức môi trường là quá trình giúp họ hiểu về chính sách môi trường có những gì, để đạt được những điều đó thì họ phải cần những hàng động gì.

Kết quả của nhận thức thường biểu hiện trên hành vi của người đó, một người nhận thức tích cực về vấn đề thì hành vi của họ có xu hướng tích cực, một người có nhận thức tiêu cực thì hành động của họ sẽ tiêu cực. Do đó, nếu nhân viên tổ chức nhận thức rằng công việc của họ nhằm đối phó với EMS để nhận chứng nhận thì không bao giờ hệ thống EMS bạn không bao giờ có hiệu lực. Mọi việc làm đúng khi chúng ta nhận thức đúng vấn đề.

Mục đích của Điều khoản này là để đảm bảo rằng nhân viên ở tất cả các cấp của tổ chức hiểu rõ ràng về Chính sách, nguyên tắc của EMS và cách thức mà các hoạt động công việc của họ tác động đến môi trường và việc đạt được các mục tiêu của EMS bao gồm việc đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ.

Làm thế nào để chứng minh?

Nhận thức về chính sách môi trường không nên được hiểu là các cam kết trong chính sách cần phải được ghi nhớ hoặc những người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức phải có một bản sao của chính sách môi trường. Thay vào đó, những người này nên nhận thức được sự tồn tại của chính sách môi trường này, mục đích tạo ra nó và vai trò của họ trong việc đạt được các cam kết trong chính sách này, bao gồm cả cách thức công việc của họ có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.

Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm chính trong việc xây dựng nhận thức trong tổ chức liên quan đến HTQLMT và kết quả hoạt động môi trường nhằm tăng cường kiến thức và thúc đẩy hành vi hỗ trợ các cam kết về chính sách môi trường của tổ chức. Điều này bao gồm việc làm cho nhân viên và những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được các giá trị về môi trường của tổ chức, và cách thức để các giá trị này có thể đóng góp được vào chiến lược kinh doanh của tổ chức.

Bạn có thể thực hiện nhận thức thông qua đào tạo và giải thích họ hiểu về ý nghĩa của chính sách môi trường, thực hiện đọc chính sách môi trường hàng ngày trước giờ làm việc, tổ chức các cuộc thi về bảo vệ môi trường, treo các bản chính sách làm việc tại những nơi phù hợp. Định kỳ bạn nên phỏng vấn đột xuất chính sách môi trường một số người, sau đó cho họ những món quà nho nhỏ cũng kích thích quá trình hình thành nhận thức của họ.

b. Nhận thức về khía cạnh môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo những người làm việc dưới sự kiểm soát của mình nhận thức được về: b) các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và các tác động môi trường thực tế hoặc tiềm ẩn liên quan đến công việc của họ;

Điều này có nghĩa là gì?

Một người muốn bảo vệ môi trường khi họ biết được công việc của họ tác động đến môi trường như thế nào? Vì vậy muốn EMS của bạn có hiệu lực thì đầu tiên người thực hiện công việc liên quan đến khía cạnh môi trường phải biết được công việc của họ tạo ra những khía cạnh môi trường nào và tác động của chúng đến môi trường. Việc nhận thức các khía cạnh môi trường này giúp người lao động hình thành ý thức tự kiểm soát các khía cạnh môi trường mà họ tạo ra.

Làm thế nào để chứng minh?

Cũng giống như Chính sách môi trường, bạn có thể phổ biến các khía cạnh môi trường thông qua đào tạo, trao đổi thông tin, hướng dẫn, kèm cập, kiểm tra các hoạt động của họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể treo các bảng khía cạnh môi trường tại nơi làm việc.

c. Nhận thức về đóng góp của họ về EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải đảm bảo những người làm việc dưới sự kiểm soát của mình nhận thức được về: c) đóng góp của họ vào tính hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường, bao gồm cả lợi ích của việc nâng cao kết quả hoạt động môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015, nhận thức đạt được khi mọi người hiểu rõ trách nhiệm của họ và cách hành động của họ góp phần vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nhận thức về tầm quan trọng của một hoạt động có nghĩa là cá nhân có thể tiếp cận các hoạt động với các hành vi thích hợp.

Vì vậy điều đầu tiên bạn phải chỉ cho họ thấy được lợi ích của việc áp dụng có hiệu lực EMS của bạn, sau đó chỉ cho họ biết vai trò và trách nhiệm của họ trong việc đảm bảo hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường.

Làm thế nào để chứng minh?

Để làm được điều này, bạn phải thiết lập các nội dung cần thiết trao đổi, đào tạo và phổ biến để người lao động hình thành nhận thức về EMS, một số nội dung dưới đây có thể cần thiết như:

    • Vai trò và trách nhiệm của họ trong việc bảo vệ môi trường;
    • Ý thức bảo vệ môi trường như: bỏ rác đúng quy định, làm đúng quy trình, tiết kiệm tài nguyên, …
    • Ý thức về các khía cạnh môi trường có nghĩa;
    • Ý thức về việc đạt mục tiêu của tổ chức;
    • Tình hình biến đổi khí hậu toàn cầu và các tác động môi trường do ô nhiễm…

Theo ISO 14004:2017, giải thích như sau: Lãnh đạo cao nhất cũng phải đảm bảo rằng những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức phải biết đến:

    • chính sách môi trường của tổ chức và cam kết của tổ chức về chính sách môi trường;
    • tầm quan trọng của việc phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT;
    • sự đóng góp của tổ chức vào hiệu lực của HTQLMT;
    • các lợi ích về kết quả hoạt động môi trường được cải thiện;
    • các trách nhiệm hoặc trách nhiệm giải trình của tổ chức trong phạm vi của HTQLMT;
    • các khía cạnh môi trường có ý nghĩa thực tế hoặc tiềm ẩn và các tác động môi trường liên quan của các hoạt động trong công việc của tổ chức;
    • các rủi ro và cơ hội xác định được mà cần giải quyết liên quan đến các hoạt động trong công việc của tổ chức, nếu có;
    • hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu của HTQLMT hiện hành, kể cả các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.
    • Các ví dụ về các phương pháp nâng cao nhận thức có thể bao gồm quá trình trao đổi thông tin nội bộ, các dấu hiệu trực quan, biểu ngữ, chiến dịch, đào tạo hoặc giáo dục và tư vấn.

d. Nhận thức về ảnh hưởng của sự KPH đến với EMS

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo những người làm việc dưới sự kiểm soát của mình nhận thức được về: d) ảnh hưởng của sự không phù hợp với các yêu cầu hệ thống quản lý môi trường bao gồm cả việc không đáp ứng nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn muốn nhắc tổ chức rằng, nếu không hiểu được hậu quả của hành động tạo ra thì họ sẽ không để ý đến việc phòng ngừa vấn đề. Cũng như không biết tác hại của việc xả thải môi trường thì họ cứ vô tư xả thải hoặc vứt rác bừa bải.

Nhân viên hiểu được hậu quả của hành động của họ thì khi hành động hõ sẽ căn nhắc đến môi trường và họ sẽ đưa ra quyết định thân thiện với môi trường hơn. Nhân viên phải hiểu cách thực hiện trách nhiệm của mình phù hợp với EMS và hiểu cách thực hiện không chính xác các hoạt động công việc của họ sẽ ảnh hưởng đến môi trường.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc chứng minh điều này giống như phần trên.

 

7.4  TRAO ĐỔI THÔNG TIN

 

XÁC ĐỊNH NHỮNG THÔNG TIN CẦN TRAO ĐỔI (7.4.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: a) trao đổi thông tin gì;

Điều này có nghĩa là gì?

Cụm từ trao đổi nói lên tính 2 chiều của thông tin, nghĩa là thông báo và nhận lại phản hồi. Trao đổi thông tin nghĩa là thông báo cho họ biết thông tin cần trao đổi và nhận lại các thông tin phản hồi từ người được thông báo. Hầu hết trong các doanh nghiệp thông tin trao đổi chỉ dừng lại ở thông báo mà chưa có cơ chế rõ ràng trong việc nhận lại các thông phản hồi này.

Cụm từ thích hợp nói lên 3 vấn đề, một là thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, thứ hai là những thông tin mà các bên liên quan bắt buột phải trao đổi (các báo cáo môi trường cho cơ quan chức năng, các báo cáo năng lượng, lao động, cho các sở ban ngành, …), và ba là những thông tin mà tổ chức cho rằng cần thiết cho EMS hoạt động có hiệu lực (báo cáo không phù hợp, thông báo về luật mới, thông báo kết quả hoạt động EMS, ….).

Tiêu chuẩn nói rằng, tổ chức phải xác định những thông tin nào cần thiết phải trao đổi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức để đảm bảo rằng EMS của rổ chức có hiệu lực và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải thiết lập một quá trình trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm để thông báo/báo cáo hệ thống EMS và nhận lại các phản hồi về hệ thống quản lý EMS này.

Các nội dung yêu cầu trao theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015:

  • Lãnh đạo cao nhất phải truyền đạt về ý nghĩa và tầm quan trọng của việc quản lý môi trường hiệu quả và sự phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT (xem 5.1).
  • Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các vấn đề sau đây phải được thông báo trong nội bộ tổ chức:
  • chính sách môi trường của tổ chức (xem 5.2);
  • trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan (xem 5.3).
  • Tổ chức phải thông báo về:
  • các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình đến tất cả các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau của tổ chức, nếu thích hợp (xem 6.1.2.5);
  • các mục tiêu môi trường của mình (xem 6.2.2);
  • Các thông tin dạng văn bản (xem 5.2.b)
  • (các) yêu cầu về môi trường có liên quan đến các nhà cung cấp bên ngoài, kể cả các nhà thầu phụ (xem 8.1);
  • các kết quả hoạt động môi trường liên quan cả nội bộ và bên ngoài, được xác định theo các quá trình trao đổi thông tin và theo yêu cầu của các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức (xem 9.1.1).
  • Tổ chức phải đảm bảo rằng các kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ được báo cáo cho cấp quản lý tương ứng (xem 9.2).
  • Cuộc xem xét của lãnh đạo cao nhất về HTQLMT của tổ chức phải bao gồm việc cân nhắc về (các) trao đổi thông tin từ các bên quan tâm (xem 9.3).

Các vấn đề nội bộ như:

Nội dung thông tin Thời gian Người nhận/nơi nhận Cách thức trao đổi Đảm trách
Báo cáo rác thải nguy hại cho cơ quan chức năng 1 năm/ 1 lần Sở môi trường – phòng quản lý chất thải rắn Gửi báo cáo file giấy Ban ISO
Thông báo về chính sách môi trường, mục tiêu môi trường, và các khía cạnh môi trường đáng kể từ nhà cung cấp Khi có nhà cung cấp mới Nhà cung cấp mới Gửi email Ban ISO
Báo cáo Đo môi trường lao động Hàng  năm Sở lao động thương binh xã hội Gửi báo cáo file giấy Ban ISO
Báo cáo giám sát môi trường 6 tháng/ 1 lần Chi cục môi trường tp.HCM Gửi báo cáo file giấy Ban ISO
Báo cáo 5S nội bộ hàng tháng Bản thông tin/ban giám đốc Dán bản thông tin 5S, báo cáo file giấy ban giám đốc Ban ISO
Báo cáo ATVSLĐ 6 tháng/lần 6 tháng/1 lần Sở lao động thương binh xã hội Gửi báo cáo file giấy Ban ISO
Báo cáo diễn tập PCCC tháng 11 hàng năm Công an PCCC quận/TP Gửi báo cáo file giấy Ban ISO
Báo cáo mục tiêu hàng tháng, kỳ, năm 1tháng/ 1 lần Ban giám đốc/bản thông báo Báo cáo ban giám đốc và Trưởng các phòng ban/ban ISO
Báo cáo sự không phù hợp EMS 1 tháng/ 1 lần Ban ISO/ Trưởng các phòng ban Gửi email / file giấy Người phát hiện sự không phú hợp
Thông báo các luật mới, các yêu cầu các bên liên quan mỗi tháng Ban giám đốc/ Phòng ban liên quan Email/ Bản thông báo/ đào tạo Ban ISO
Trao đổi về khía cạnh môi trường đáng kể, chính sách, mục tiêu môi trường đầu năm / phát sinh nhân sự mới Bản thông báo / Toàn bộ CNV Email/ Bản thông báo/ đào tạo Ban ISO

Để trao đổi thông tin hiệu quả người ta thường thực hiện theo mô hình trao đổi 4’C’s (Clear – rõ ràng, Concise – ngắn gọn, Continuous – liên tục, Connected – Gắn kết).

  • Rõ ràng: thông tin trao đổi phải rõ ràng, người nghe dễ hiểu vấn đề và không thể giải thích sai.
  • Ngắn gọn (súc tích): để dễ nhớ và tránh nhàm chán.
  • Liên tục: việc trao đổi thông tin EMS là quá trình liên tục và có hệ thống. Việc trao đổi không phải là khi mới thiết lập xong rồi thôi, mà nó phải liên tục để duy trì EMS.
  • Gắn kết: các thông tin cần trao đổi phải biên soạn sao cho hợp lý với người nhận và các thông tin này phải kết nối với công việc của họ và có thể liên hệ với thực tế bên ngoài (chẳng hạn như ảnh hưởng trực tiếp biến đổi khí hậu).

Việc trao đổi thông tin phải:

  1. a) minh bạch, nghĩa là tổ chức phải công khai theo cách lấy ra những gì phải báo cáo;
  2. b) thích hợp, sao cho thông tin đáp ứng nhu cầu của các bên quan tâm có liên quan, tạo điều kiện cho họ tham gia;
  3. c) trung thực và không gây hiểu lầm cho những người chỉ dựa trên các thông tin báo cáo;
  4. d) thực tế, chính xác và có thể tin cậy;
  5. e) không loại trừ các thông tin có liên quan;
  6. f) hiểu được các bên quan tâm.

Các bước của quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức:

  • Thu thập các thông tin, yêu cầu kể cả từ phía các bên quan tâm (xem 4.2);
  • Xác định (các) đối tượng tiếp nhận chính và các nhu cầu của tổ chức về thông tin hoặc đối thoại;
  • Lựa chọn thông tin liên quan tới lợi ích của đối tượng tiếp nhận thông tin chính;
  • Quyết định loại thông tin được truyền đạt tới (các) đối tượng tiếp nhận thông tin;
  • Quyết định các phương pháp và hình thức trao đổi thông tin phù hợp,
  • Định kỳ đánh giá và quyết định tính hiệu lực của quá trình trao đổi thông tin.

XÁC ĐỊNH THỜI GIAN TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: b) trao đổi thông tin khi nào (7.4.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này có hai yêu cầu nhỏ, một là thời gian trao đổi thông tin và hai là tần suất trao đổi thông tin.

Tổ chức phải xác định thời gian thực hiện việc trao đổi thông tin, điều này là quan trọng bởi vì một số thông tin có thời gian hạn định (luật có ngày hiệu lực) và có một số thông tin sau khi trao đổi một thời gian thì ký ức về nội dung trao đổi của người được trao đổi sẽ mất đi.

Làm thế nào để chứng minh?

Việc gian định thời gian và tần suất trao đổi thông tin là tuỳ thuộc tổ chức, tuy nhiên khi xác định thời gian này bạn cần phải xác định rằng tầm quan trọng của thông tin cần trao đổi.

Bạn chỉ một tài liệu xác định thời gian và tần suất trao đổi cho các thông tin đã xác định ở mục 7.4.1.a là được (xem bảng 7.4.1.a)

TRAO ĐỔI THÔNG TIN CHO AI

Tiêu chuẩn yêu cầu:

  Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: c) trao đổi thông tin với ai (7.4.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là một yêu cầu về xác định người nhận thông tin, không phải bất cứ thông tin nào phải được truyền đạt cho tất cả. Do đó, sau khi xác định thông tin cần trao đổi thì tổ chức cần phải xác định thêm thông tin này cần trao đổi cho ai hay nói cách khác ai là người nhận thông tin này.

Một số đối tượng cần trao đổi thông tin như:

  • Toàn thể người lao động;
  • Cấp quản lý;
  • Khách hàng;
  • Nhà cung cấp;
  • Chính quyền địa phương;
  • Các nhà thầu;
  • Các hiệp hội, …

Làm thế nào để chứng minh?

Cũng giống như điều khoản 7.4.1.c, tổ chứng cần có một tài liệu bao gồm các nội dung cần trao đổi và trao đổi cho ai là phù hợp (xem bảng 7.4.1.a).

CÁCH THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

   Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm: d) trao đổi thông tin như thế nào (7.4.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Đây là yêu cầu liên quan đến hình thức trao đổi thông tin, tổ chức phải xác định mỗi loại thông tin có một cách thức trao đổi phù hợp. Cách thức này có thể bao gồm:

  • Hiển thị bản thông báo;
  • Phát file giấy;
  • Gửi email, đăng internet;
  • Họp, hội nghị;
  • Sử dụng loa, gọi điện;
  • Hiển thị màng hình cảm ứng;
  • Huấn luyện, đào tạo;
  • Báo cáo định kỳ;
  • Phát tờ rơi, sử dụng video…

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức cần có một tài liệu xác định các nội dung cần trao đổi, sau đó xác đình hình thức trao đổi thông tin cho từng học viên. Vì dụ như: chính sách môi trường trao đổi bằng hình thức dán thông tin và họp giải thích ý nghĩa.

CÂN NHẮC CÁC NGHĨA VỤ TUÂN THỦ VÀ THÔNG TIN NHẤT QUÁN TRONG VIỆC THIẾT LẬP QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

   Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi thiết lập (các) quá trình trao đổi thông tin, tổ chức phải:

– tính đến các nghĩa vụ tuân thủ của mình;

– đảm bảo thông tin môi trường được trao đổi nhất quán với thông tin phát sinh trong hệ thống quản lý môi trường và thông tin phải đáng tin cậy.

Điều này có nghĩa là gì?

Trao đổi thông tin cho phép tổ chức cung cấp và nhận được các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý môi trường của mình, bao gồm các thông tin liên quan đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, kết quả hoạt động môi trường, các nghĩa vụ tuân thủ và các khuyến nghị để cải tiến liên tục. Trao đổi thông tin là một quá trình hai chiều, trong và ngoài tổ chức.

Khi thiết lập (các) quá trình trao đổi thông tin, phải tiến hành cân nhắc cơ cấu tổ chức trong nội bộ để đảm bảo việc trao đổi thông tin được tiến hành với các cấp độ và các bộ phận chức năng thích hợp nhất. Một cách tiếp cận duy nhất có thể đủ để đáp ứng các nhu cầu của nhiều bên quan tâm khác nhau, hoặc có thể cần nhiều phương pháp tiếp cận để giải quyết các nhu cầu cụ thể của từng bên quan tâm riêng lẻ.

Thông tin tổ chức nhận được có thể gồm các yêu cầu từ các bên quan tâm về các thông tin cụ thể liên quan đến việc quản lý các khía cạnh môi trường của tổ chức, hoặc có thể gồm các cảm nghĩ hoặc quan điểm về cách thức quản lý của tổ chức. Những cảm nghĩ hoặc quan điểm có thể tích cực hoặc tiêu cực. Trong trường hợp tiêu cực (ví dụ, các khiếu nại), điều quan trọng là tổ chức cần trả lời nhanh chóng và rõ ràng. Sự phân tích tiếp theo các khiếu nại có thể cung cấp các thông tin có giá trị để phát hiện các cơ hội cải tiến đối với hệ thống quản lý môi trường.

Trong yêu cầu này, tiêu chuẩn nói chúng ta rằng, yêu cầu từ các bên liên quan rất quan trọng cho sự vận hành có hiệu lực của EMS, vì vậy tổ chức phải xem xét những nghĩa vị tuân thủ từ các bên liên quan này xem chúng có liên quan đến các phòng ban hoặc nhân sự cụ thể nào để phổ biến cho họ biết và thực hiện công việc của họ trong sự kiểm soát để đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ đó.

Ngoài ra, tiêu chuẩn cũng nhắc chúng ta rằng, các thông tin trao đổi phải nhất quán và trung thực. Trong nhiều tổ chức, họ thường yêu cầu bên quan trắc môi trường thực hiện vào ngày sản xuất ít nhất hay không sản xuất và lấy kết quả quan trắc này báo cáo cơ quan chức năng, điều này không phù hợp với yêu cầu này của tiêu chuần.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên, bạn phải xác định những yêu cầu nào cần phải tuân thủ, sau đó xác định những cơ quan bên ngoài nào cần phải trao đổi và những phòng ban nội bộ nào cần được biết các thông tin này, sau đó xây dựng quá trình trao đổi cho thông tin này.

Để đảm bảo thông tin nhất quán, thì thông tin phải được xem xét trước khi trao đổi và đảm bảo đây là dữ liệu thực của EMS của bạn.

ĐẢM BẢO QUÁ TRÌNH TRẢO ĐỔI THÔNG TIN VÀ LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN

Tiêu chuẩn yêu cầu:

   Tiêu chuẩn yêu cầu:

  • Tổ chức phải đáp ứng các trao đổi thông tin liên quan về hệ thống quản lý môi trường của mình.
  • Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về trao đổi thông tin của mình, khi thích hợp.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thực hiện quá trình trao đổi thông tin theo những gì đã được hoạch định và đáp ứng chúng có hiệu quả. Điều này nói lên rằng bạn chỉ có quy trình trao đổi thông tin là chưa được, bạn phải thực hiện nó một cách hiệu lực và mang lại hiệu quả cho EMS của bạn.

Tiêu chuẩn cũng yêu càu lưu giữ thông tin dạng văn bản khi thích hợp, cụm từ khi thích hợp nói lên rằng bạn phải để lại bằng chứng cho những thông tin bắt buộc phải trao đổi theo yêu cầu tiêu chuẩn này và yêu cầu các bên liên quan, đối với các yêu cầu mà tổ chức tự xác nhận thì có thể không lưu lại bằng chứng cũng được.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải thực hiện những gì đã được hoạch định cho quá trình trao đổi thông tin của tổ chức.

Một số dạng trao đổi thông tin không cần lập thành văn bản nếu không mang lại lợi ích cho HTQLMT, ví dụ, các thông tin không chính thức. Tổ chức phải tính đến bản chất, quy mô, các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình, bản chất và nhu cầu và các mong đợi của các bên quan tâm khi thiết lập (các) quá trình trao đổi thông tin của mình.Đối với thông tin từ yêu cầu các bên liên quan, các khía cạnh môi trường có nghĩa và các yêu cầu từ EMS phải thiết lập thông tin dạng văn bản.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ CHO CÁC PHÒNG BAN LIÊN QUAN (7.4.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: trao đổi thông tin nội bộ liên quan đến hệ thống quản lý môi trường giữa các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau, bao gồm cả những thay đổi của hệ thống quản lý môi trường, khi thích hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong điều khoản 7.4.1 chúng ta đã hoạch định các thông tin nội bộ cần trao đổi và xác định cách thức trao đổi cũng như là tần suất trao đổi, điều khoản này yêu cầu tổ chức phải thực hiện trao đổi các thông tin nội bộ này đến các phòng ban và các bộ phận có liên quan trong nội bộ tổ chức.

Việc trao đổi thông tin giữa và trong các cấp và bộ phận chức năng trong tổ chức đóng vai trò quan trọng đối với hiệu lực của HTQLMT. Ví dụ, trao đổi thông tin rất quan trọng để giải quyết vấn đề, để phối hợp các hoạt động, để theo dõi các kế hoạch hành động và để phát triển hơn nữa HTQLMT. Việc cung cấp các thông tin phù hợp tới những người lao động dưới sự kiểm soát của tổ chức sẽ thúc đẩy họ chấp nhận những nỗ lực của tổ chức để nâng cao kết quả hoạt động môi trường của tổ chức. Việc trao đổi thông tin có thể giúp người lao động và các nhà cung cấp bên ngoài làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình và giúp tổ chức để đạt được các mục tiêu môi trường. Tổ chức phải có quá trình cho phép sự trao đổi thông tin từ tất cả các cấp của tổ chức. Điều này cho phép các nhận xét và các đề xuất được đưa ra nhằm cải tiến HTQLMT và nâng cao các kết quả hoạt động môi trường của tổ chức. Các kết quả quan trắc, đánh giá và xem xét của lãnh đạo về HTQLMT phải được thông báo cho những người thích hợp trong tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thực hiện những gì đã hoạch định và lưu lại bằng chứng cho việc thực hiện. Lưu ý việc này bao gồm việc trao đổi thông tin cho người mới vào công ty.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ CHO CÁC PHÒNG BAN LIÊN QUAN (7.4.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: b) đảm bảo (các) quá trình trao đổi thông tin cho phép (những) người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có khả năng đóng góp nhằm cải tiến liên tục.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này nói bạn rằng, không những bạn thông báo, truyền đạt thông tin cần trao đổi cho người nhận thông tin mà bạn cần phải có cơ chế nhận lại sự phải hồi của họ để làm cơ sở cho việc cải tiến liên tục hiệu lực của EMS. Thông trường thông tin trao đổi bạn có tính 1 chiều, tiêu chuẩn muốn nhấn mạnh rằng chúng là quá trình 2 chiều, cho đi và nhận lại.

Làm thế nào để chứng minh?

Ở các doanh nghiệp nước ngoài, các ý tưởng cải tiến được thực hiện qua các hộp thư góp ý, các buổi gặp gỡ/ hợp hàng tuần và hợp thư điện tử. Việc này nhằm giúp tổ chức nắm rõ thực trạng EMS và các cơ hội cải tiến để đưa ra các quyết định chiến lược nhằm cải tiến hiệu lực EMS của bạn.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ CHO CÁC PHÒNG BAN LIÊN QUAN (7.4.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu:

 Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải trao đổi với bên ngoài các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý môi trường, theo (các) quy trình trao đổi thông tin đã thiết lập của tổ chức và theo yêu cầu nghĩa vụ tuân thủ của mình..

 

Điều này có nghĩa là gì?

Trao đổi thông tin với các bên quan tâm là công cụ quan trọng và hiệu quả đối với hoạt động quản lý môi trường. Tổ chức phải tính đến các yêu cầu về trao đổi thông tin liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ và các quá trình trao đổi thông tin của mình (xem 7.4.1), và trao đổi thông tin liên quan đến HTQLMT ra bên ngoài khi có yêu cầu. Đồng thời tổ chức cũng cần cân nhắc liệu có trao đổi thông tin tới các bên quan tâm của mình về những khía cạnh môi trường, kể cả những thông tin có liên quan tới việc phân phối, sử dụng và thải bỏ các sản phẩm.

Tổ chức nên thực hiện quá trình trao đổi thông tin với các bên quan tâm bên ngoài khi có tình huống khẩn cấp hoặc gặp sự cố mà chúng có thể ảnh hưởng hoặc gây lo ngại cho họ. Ví dụ như gọi cảnh sát PCCC khi có sự cố cháy nổ, Báo cáo Sở lao động khi có tai nạn lao động, …

Các phương pháp trao đổi thông tin với các bên quan tâm bên ngoài liên quan đến kết quả hoạt động môi trường của tổ chức phải đảm bảo chính xác, tin cậy và kiểm chứng được. Các tuyên bố liên quan đến kết quả hoạt động môi trường có thể, ví dụ, dưới hình thức các báo cáo về sự bền vững của tổ chức, tài liệu hoặc các chiến dịch quảng cáo. Tổ chức có thể cân nhắc các cách tiếp cận khác nhau để xác minh các tuyên bố về kết quả hoạt động môi trường của mình.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức thực hiện những gì được trao đổi như đã hoạch định và lưu lại bằng chứng;

Một số vấn đề trao đổi thông tin bên ngoài như:

  • Các báo cáo quan trắc môi trường;
  • Các báo cáo tình hình an toàn vệ sinh lao động;
  • Các báo cáo về quan trắc môi trường lao động;
  • Các báo cáo về tình hình tiêu thụ năng lượng;
  • Các báo cáo về tình hình phát sinh rác thải;
  • Báo cáo Sự cố môi trường;
  • Báo cáo sự cố an toàn lao động;
  • Thông tin trao đổi cảnh sát PCCC về sự cố chảy nổ, …

8.1. HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT VẬN HÀNH

THIẾT LẬP, THỰC HIỆN, KIỂM SOÁT VÀ DUY TRÌ CÁC QUÁ TRÌNH CẦN THIẾT (8.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập, thực hiện, kiểm soát và duy trì các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường và thực hiện các hành động được nhận biết tại 6.1 và 6.2.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Thiết lập là xây dựng một chương trình để bắt đầu một cái gì đó sẽ tồn tại trong một thời gian dài hoặc để tạo một cái gì đó theo một cách cụ thể để đạt được mục tiêu. Thiết lập các quá trình nghĩa là xây dựng một chương trình hoạt động cho các quá trình nhằm đảm bảo rằng các quá trình này luôn hoạt động trong điều kiện kiểm soát và tạo ra kết quả như dự định.

Thực hiện có nghĩa là làm theo những gì đã thiết lập trước đó;

Kiểm soát là thực hiện các hành động để làm cho một thiết bị, hệ thống, quá trình, … hoạt động theo đúng cách bạn đã thiết lập cho chúng hoặc xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với những điều đã được thiết lập cho chúng.

Duy trì là để giữ một cái gì đó luôn trong tình trạng đã được thiết lập cho nó.

Thiết lập, thực hiện, kiểm soát và duy trì các quá trình cần thiết nghĩa là bạn phải xây dựng các chương trình thực hiện cho các quá trình liên quan đến các khía cạnh môi trường có nghĩa mà bạn đã xác định trong điều khoản 6.1 và 6.2, và thực hiện các chương trình này một cách có hiệu lực để đảm bảo rằng các quá trình luôn hoạt động như dự kiến và luôn tạo ra kết quả mong đợi.

Mục đích của điều khoản hoạch định và kiểm soát vận hành là để đảm bảo rằng các khía cạnh môi trường được coi là có ý nghĩa (như được xác định trước đó trong Điều 6.1.2) được kiểm soát ở mức độ mà các mục tiêu và chỉ tiêu có thể đạt được. Do đó, việc kiểm soát các quá trình/hoạt động sẽ thiết lập dựa trên bản chất của quá trình hoặc hoạt động mà chúng đề cập đến, chúng có thể là hướng dẫn công việc chi tiết hoặc quy trình hoặc flowchart,…

Loại và mức độ kiểm soát thực hiện phụ thuộc vào bản chất của các hoạt động, các rủi ro và cơ hội, các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và nghĩa vụ tuân thủ. Tổ chức phải có sự linh hoạt để lựa chọn loại phương pháp kiểm soát hoạt động, riêng lẻ hoặc kết hợp, điều này là cần thiết để đảm bảo (các) quá trình là có hiệu lực và đạt được các kết quả mong muốn. Những phương pháp này có thể bao gồm:

a) thiết kế (các) quá trình theo cách để ngăn ngừa sai sót và đảm bảo các kết quả nhất quán;

b) sử dụng công nghệ để kiểm soát (các) quá trình và ngăn ngừa các kết quả bất lợi (nghĩa là các kiểm soát kỹ thuật);

c) sử dụng người có năng lực để đảm bảo các kết quả mong muốn;

d) thực hiện (các) quá trình theo cách quy định;

e) theo dõi hoặc đo lường (các) quá trình để kiểm tra các kết quả;

f) xác định việc sử dụng và số lượng cần thiết thông tin dạng văn bản.

Sau khi thiết lập các cơ chế kiểm soát quá trình, chúng ta tiến hành thực hiện chúng theo các đã được thiết lập, đồng thời thực hiện các biện pháp để kiểm soát việc thực hiện này một cách có hiệu lực.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Nói đến thiết lập chương trình hoạt động cho quá trình bạn hãy nghĩ ngay đến sơ đồ con rùa, mà chúng tôi đã trình bày trong bài viết trước đó.

  • Đầu tiên là xác định tiêu chí đầu vào của quá trình: nguyên liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật là gì? Ví dụ: quá trình xử lý nước thải đầu vào là nước thải, thông số kỹ thuật nước thải là bao nhiêu (pH, hàm lượng hữu cơ hoà tan, CoD, BOD, hàm lượng kim loại nặng, …)
  • Xác định phương pháp thực hiện hay là quy trình thực hiện và các tiêu chí cần kiểm soát trong suốt quá trình vận hành. Ví dụ nước thải là quy trình vận hành hệ thống xử lý nước thải, công đoạn bùn lắng đo mật độ bụn, …
  • Xác định thiết bị sử dụng cho quá trình, ví dụ như hệ thống xử lý nước thải;
  • Con người thực hiện quá trình cần năng lực gì, ví dụ tốt nghiệp ngành công nghệ môi trường;
  • Chỉ số đo lường năng lực quá trình là gì, ví dụ năng suất thiết kế hệ thống xử lý nước thải 500 m3 ngày/đêm, thực tế vận hành 450 m3 ngày/đêm.
  • Kết quả đầu ra mong muốn quá trình là gì. Ví dụ chỉ số nước thải sau xử lý đạt cột B, …

Như vậy, đối với từng khía cạnh môi trường có nghĩa bạn phải thiết lập các quá trình theo mô hình con rùa để vận hành và kiểm soát chúng để đảm bảo rằng các khía cạnh môi trường có nghĩa này luôn nằm trong giới hạn cho phép.

Đây là một yêu cầu chung cho việc thực hiện kiểm soát vận hành, nội dung yêu cầu cụ thể được thể hiện ở các điều khoản nhỏ phần sau.

 

THIẾT LẬP CÁC CHUẨN MỰC THỰC HIỆN ĐỐI VỚI (CÁC) QUÁ TRÌNH (8.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải thiết lập các chuẩn mực thực hiện đối với (các) quá trình;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Chuẩn mực là tập hợp những mong đợi, yêu cầu, qui tắc chung để chúng ta vận hành một quá trình, thông thường chúng gắn liền với cách thức thực hiện và tiêu chí kiểm soát cho từng giai đoạn của quá trình.

Trong ngữ cảnh này, chuẩn mực nói đến các quy trình, hướng dẫn để thực hiện quá trình và các tiêu chí cần kiểm soát cho từng công đoan/hoạt động của quá trình.

Ví dụ: quá trình kiểm soát khía cạnh nước thải vượt chuẩn là quy trình vận hành hệ thống xử lý nước thải, tiêu chí theo dõi đo lường trong quá trình vận hành và tiêu chí kiểm tra xác nhận nước thải sau khi xử lý, các quy chuẩn nước thải công nghiệp.

Tổ chức phải đảm bảo rằng các hoạt động cũng như các quá trình liên quan của tổ chức phải được thực hiện theo cách thức được kiểm soát để đáp ứng các cam kết về chính sách môi trường của mình, đạt được các chỉ tiêu môi trường và quản lý được các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, các nghĩa vụ tuân thủ và các rủi ro cũng như các cơ hội cần giải quyết. Để lập kế hoạch kiểm soát việc thực hiện hiệu quả và hiệu lực tổ chức cần xác định tại khâu nào cần kiểm soát và mục đích việc kiểm soát là gì.

Nên quy định các dạng và các mức độ kiểm soát để chúng đáp ứng các nhu cầu của tổ chức. Những dạng kiểm soát việc thực hiện đã lựa chọn thì cần duy trì và định kỳ đánh giá về tính hiệu lực liên tục của chúng.

Về cơ bản, hệ thống quản lý môi trường có một số quá trình chính liên quan khía cạnh môi trường như sau (không hạn chế):

  • Quá trình kiểm soát khí thải;
  • Quá trình kiểm soát nước thải;
  • Quá trình kiểm soát rác thải (rác thải thông thường và nguy hại);
  • Quá trình kiểm soát sử dụng nguồn tài nguyên: điện, nước, giấy;
  • Quá trình ứng phó tình huống khẩn cấp;
  • Quá trình kiểm soát hoá chất;
  • Quá trình kiểm soát PCCC;
  • Quá trình soát tia bức xạ; …

 

Làm thế nào để chứng minh?

Đối với mỗi khía cạnh môi trường có nghĩa bạn phải thiết lập các chuẩn mực để thực hiện và kiểm soát các quá trình liên quan khía cạnh môi trường có nghĩa này. Chúng có thể là quy trình, là hướng dẫn công việc, các tiêu chuẩn kỹ thuật, … để vận hành và kiểm soát các quá trình.

Để tránh xảy ra các lệch lạc so với chính sách môi trường, các mục tiêu môi trường và các nghĩa vụ tuân thủ, có thể xây dựng văn bản (chuẩn mực) thích hợp để giải thích, ví dụ:

  • trình tự cụ thể của các hoạt động phải thực hiện;
  • trình độ chuyên môn cần thiết của những người tham gia trong tổ chức, kể cả trình độ tay nghề theo yêu cầu;
  • các thay đổi chính phải được giữ trong các giới hạn nhất định, ví dụ, thời gian, lý học, sinh học;
  • các tính chất của vật liệu sẽ sử dụng;
  • các đặc điểm của hạ tầng cơ sở sẽ sử dụng;
  • các đặc tính của các sản phẩm tạo ra từ các quá trình.

 

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH, PHÙ HỢP VỚI CÁC CHUẨN MỰC THỰC HIỆN (8.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải thực hiện kiểm soát quá trình, phù hợp với các chuẩn mực thực hiện;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Ở điều khoản trên, chúng ta đã thiết lập chuẩn mực thực hiện cho các quá trình liên quan đến khía cạnh môi trường có nghĩa và yêu cầu của các bên liên quan, ở điều khoản này tiêu chuẩn yêu cầu chúng ta thực hiện và kiểm soát việc thực hiện đó.

Khi cân nhắc xem xét các dạng kiểm soát đối với các tác động môi trường bất lợi, tổ chức cần tham khảo các phân cấp sau đây:

– loại bỏ rủi ro: như cấm sử dụng các chất PCB, CFC, v.v… trong sản phẩm của chúng ta;

– thay thế rủi ro: Việc sử dụng sơn gốc dung môi sẽ gây ra hoá chất nguy hại, để hạn chế sử dụng chúng ta thay sơn gốc dung môi bằng sơn nước;

– Sử dụng các biện pháp kiểm soát kỹ thuật: như kiểm soát khí phát thải, công nghệ ít gây khí thải, v.v…;

– các biện pháp kiểm soát hành chính, như các thủ tục, quan sát, hướng dẫn công việc, bảng dữ liệu an toàn (SDS/MSDS/CSDS), v.v…

 

Làm thế nào để chứng minh?

Có nhiều dạng kiểm soát việc thực hiện khác nhau, như các thủ tục, hướng dẫn công việc, kiểm soát về mặt lý học, sử dụng những người có năng lực, hoặc bất kỳ hình thức kết hợp nào của chúng. Việc lựa chọn những phương pháp cụ thể nào đó phụ thuộc vào một số yếu tố, như kỹ năng và kinh nghiệm của người thực hiện tác nghiệp đó cũng như tính phức tạp, mức ý nghĩa môi trường của bản thân tác nghiệp đó. Tổ chức có thể chọn để hoạch định và thiết lập các quá trình nhằm nâng cao khả năng của tổ chức để thực hiện các biện pháp kiểm soát một cách nhất quán.

Cách thông thường để xác lập những hoạt động kiểm soát việc thực hiện bao gồm:

a) chọn phương pháp kiểm soát,

b) chọn chuẩn mực hoạt động có thể chấp nhận được, ví dụ, các tính năng hoạt động của máy móc và phương pháp đo lường hoặc khối lượng hoặc nhiệt độ;

c) thiết lập các quá trình cần thiết, mà các quá trình đó nêu rõ các việc thực hiện sẽ được lập kế hoạch, được tiến hành và được kiểm soát như thế nào,

d) lập thành văn bản các quá trình cần thiết dưới dạng các chỉ dẫn, ký hiệu, biểu mẫu, hình ảnh, v.v…

e) ứng dụng các giải pháp công nghệ, như các hệ thống tự động, vật liệu, thiết bị và phần mềm.

Các kiểm soát việc thực hiện cũng bao gồm các quy định cho phép đo, theo dõi và đánh giá, và để xác định xem các chuẩn mực hoạt động đang phù hợp không.

Một khi các kiểm soát việc thực hiện đã được lập, tổ chức cần theo dõi tình trạng áp dụng thường xuyên các quy định kiểm soát này và hiệu lực của nó, cũng như việc lập kế hoạch và tiến hành các hành động khắc phục khi cần thiết.

Theo phục lục A.8.1 TCVN ISO 14001:2015, Loại và mức độ (các) kiểm soát thực hiện phụ thuộc vào bản chất của các hoạt động, các rủi ro và cơ hội, các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và nghĩa vụ tuân thủ. Tổ chức phải có sự linh hoạt để lựa chọn loại phương pháp kiểm soát hoạt động, riêng lẻ hoặc kết hợp, điều này là cần thiết để đảm bảo (các) quá trình là có hiệu lực và đạt được các kết quả mong muốn. Những phương pháp này có thể bao gồm:

  1. a) thiết kế (các) quá trình theo cách để ngăn ngừa sai sót và đảm bảo các kết quả nhất quán;
  2. b) sử dụng công nghệ để kiểm soát (các) quá trình và ngăn ngừa các kết quả bất lợi (nghĩa là các kiểm soát kỹ thuật);
  3. c) sử dụng người có năng lực để đảm bảo các kết quả mong muốn;
  4. d) thực hiện (các) quá trình theo cách quy định;
  5. e) theo dõi hoặc đo lường (các) quá trình để kiểm tra các kết quả;
  6. f) xác định việc sử dụng và số lượng cần thiết thông tin dạng văn bản.

 

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI (8.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải kiểm soát những thay đổi đã hoạch định và xem xét các hậu quả của những thay đổi không mong muốn, thực hiện hành động để giảm nhẹ các tác động môi trường bất lợi, khi cần thiết.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng khi xác định các mức độ kiểm soát cần thiết, hoặc xem xét các thay đổi đối với các mức kiểm soát hiện hành, thì cần cân nhắc các rủi ro và cơ hội cần giải quyết, và bất kỳ các hậu quả không mong muốn nào sẽ xảy ra. Tổ chức cần kiểm soát các thay đổi đã hoạch định và xem xét các hậu quả của các thay đổi ngoài ý muốn, đồng thời thực hiện hành động để giảm nhẹ các ảnh hưởng bất lợi, khi cần thiết.

Nói một cách đơn giản, khi thay đổi việc kiểm soát các quá trình liên quan đến khía cạnh môi trường có nghĩa, tổ chức phải đánh giá lại các rủi ro và cơ hội mà quá trình thay đổi này mang lại, tác động của việc thay đổi này đến việc hoàn thành các mục tiêu của hệ thống. Khi việc đánh giá ra cho thấy các rủi ro bất lợi ở mức hành động (đáng kể) thì bạn phải thiết lập và thực hiện các hành động để kiểm soát các rủi ro này nhằm ngăn chặn hay giảm thiểu sự ảnh hưởng bất lợi của chúng.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên thiết lập quá trình kiểm soát sự thay đổi về hệ thống EMS, quá trình này bao gồm việc xác định trình tự việc thực hiện thay đổi, cách thức đánh giá rủi ro và cơ hội, trách nhiệm người phê duyệt việc thay đổi cũng như là các đối sách phòng ngừa tác động ngoài mong muốn của việc thay đổi.

Ví dụ: khi bạn thay đổi hệ thống xử lý bụi bằng thiết bị mới và công sức lớn hơn, bạn phải tiến hành đánh giá rủi ro từ việc thay đổi này. Chẳng hạn như rủi ro về năng lượng sử dụng, rủi ro về năng lực người vận hành, rủi ro mức độ xử lý bụi, rủi ro về hệ thống điện, ….

Tổ chức nên giải quyết các thay đổi có hoạch định và không hoạch định để đảm bảo rằng những hậu quả không lường trước được từ những thay đổi này không có ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả dự định của hệ thống quản lý môi trường. Ví dụ về sự thay đổi bao gồm:

  • các thay đổi theo hoạch định đối với các sản phẩm, quá trình, hoạt động, thiết bị, hoặc các phương tiện;
  • các thay đổi về đội ngũ nhân viên hoặc các nhà cung cấp bên ngoài, bao gồm cả các nhà thầu;
  • thông tin mới liên quan đến các khía cạnh môi trường, các tác động môi trường và các công nghệ liên quan;
  • các thay đổi về nghĩa vụ tuân thủ.

 

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT CÁC QUÁ TRÌNH THUÊ NGOÀI (8.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình thuê ngoài được kiểm soát hoặc được can thiệp. Loại hình và mức độ kiểm soát hoặc can thiệp áp dụng cho (các) quá trình phải được xác định trong hệ thống quản lý môi trường.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, khi bạn sử dụng các quá trình thuê ngoài hay quá trình mua hàng, tổ chức cần phải thực hiện kiểm soát chúng để chúng không ảnh hưởng đến mục tiêu EMS của tổ chức. Tuỳ theo mức độ quan trọng của các quá trình mà tổ chức lựa chọn phương thức kiểm soát phù hợp.

Khi xác định loại và mức độ kiểm soát hoạt động liên quan đến các nhà cung cấp bên ngoài, bao gồm cả nhà thầu, tổ chức có thể cân nhắc một hoặc nhiều yếu tố như:

  • các khía cạnh môi trường và các tác động môi trường mà quá trình thuê ngoài đó tạo ra, ví dụ khi bạn sử dụng dịch vụ sơn tĩnh điện bên ngoài, thì bạn phải xem xét việc kiểm soát các khía cạnh môi trường mà quá trình sơn tạo ra và kiểm soát chúng.
  • các rủi ro và cơ hội liên quan đến việc sản xuất các sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của mình;
  • các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức, nghĩa là xem xét xem các yêu cầu luật định và các yêu cầu mà tổ chức chúng ta phải tuân thủ có liên quan đến quá trình thuê ngoài này không?

Khi một quá trình được thuê ngoài, hoặc khi các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi (một) nhà cung cấp bên ngoài, khả năng của tổ chức để kiểm soát hoặc tác động có thể khác nhau từ việc kiểm soát trực tiếp đến kiểm soát bị hạn chế hoặc không có tác dụng. Trong một số trường hợp, một quá trình thuê ngoài thực hiện tại chỗ có thể là dưới sự kiểm soát trực tiếp của tổ chức; trong các trường hợp khác, khả năng của một tổ chức gây ảnh hưởng đến quá trình thuê ngoài hoặc nhà cung cấp bên ngoài có thể bị hạn chế.

Do đó, tuỳ theo mức độ quan trọng của các quá trình thuê ngoài hoặc mua sản phẩm – dịch vụ mà tổ chức chọn cách thức kiểm soát phù hợp.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức quyết định mức độ kiểm soát cần thiết thuộc phạm vi các quá trình hoạt động chủ chốt của mình (ví dụ, quá trình mua) để kiểm soát hoặc tác động đến (các) quá trình thuê ngoài hoặc cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Các quyết định này phải được dựa trên các yếu tố sau:

– tri thức, năng lực và nguồn lực, bao gồm:

– năng lực của nhà cung cấp bên ngoài để đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường của tổ chức;

– năng lực kỹ thuật của tổ chức để xác định các kiểm soát phù hợp hoặc đánh giá sự thỏa đáng, thích hợp của các kiểm soát này.

– tầm quan trọng và hiệu quả tiềm ẩn của sản phẩm và dịch vụ sẽ phải có trong khả năng của tổ chức để đạt được kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của mình;

– mức độ mà kiểm soát quá trình được chia sẻ;

– khả năng đạt được sự kiểm soát cần thiết thông qua việc áp dụng quá trình mua bán chung của tổ chức;

– các cơ hội cải tiến sẵn có.

Để tiện cho việc vận hành quá trình này, bạn nên xây dựng một tài liệu hướng dẫn cho việc thực hiện quá trình này.

 

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT CÁC QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ VÀ PHÁT TRIỂN (8.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Để nhất quán với quan điểm về vòng đời, tổ chức phải: a) thiết lập các kiểm soát, khi thích hợp, để đảm bảo rằng (các) yêu cầu về môi trường được giải quyết trong quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ, có cân nhắc cân nhắc từng giai đoạn vòng đời;

Điều này có nghĩa là gì?

Quan điểm vòng đời phải được cân nhắc càng sớm càng tốt, tức là ngay trong giai đoạn thiết kế và xây dựng. Điều này sẽ mang lại cơ hội tốt hơn để tạo ra các sự cải thiện cho tất cả các kết quả hoạt động môi trường của các hoạt động, các quá trình, các sản phẩm hoặc các dịch vụ, và giúp cho tổ chức giảm khả năng chuyển các tác động môi trường bất lợi sang các giai đoạn khác. Điều này mang lại giá trị cao hơn cho tổ chức và bảo vệ môi trường.

Tiêu chuẩn nói chúng ta rằng, ngay khi bắt tay vào việc thiết kế sản phẩm mới thì chúng ta phải cân nhắc đến các khía cạnh môi trường có nghĩa trong suốt vòng đời sản phẩm và tiến hành hành các biện pháp phù hợp để kiểm soát chúng. Chẳng hạng như xem xét thiết kế sử dụng vật liệu thân thiện môi trường, vật liệu dễ xử lý, vật liệu không chứa các thành phần đọc RoHS, …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn xem thêm bài viết hướng dẫn xác định khía cạnh môi trường, 
http://quantri24h.com/iso-140012015-6-1-2-huong-dan-xac-dinh-khia-canh-moi-truong/

Sau khi xác định các khía cạnh môi trường liên quan vòng đời sản phẩm, chúng ta lựa chọn các giải pháp giải quyết các khía cạnh môi trường có nghĩa này đảm bảo sản phẩm chúng ta phì hợp.

 

XÁC ĐỊNH CÁC YÊU CẦU VỀ MÔI TRƯỜNG KHI MUA SẢN PHẨM DỊCH VỤ (8.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Để nhất quán với quan điểm về vòng đời, tổ chức phải: b) xác định (các) yêu cầu về môi trường của tổ chức khi mua các sản phẩm và dịch vụ, khi thích hợp;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức khi thực hiện mua hàng, phải xác định các yêu cầu liên quan đến các yêu tốt về môi trường mà sản phẩm và dịch vụ được mua có thể tạo ra hoặc các yêu cầu liên quan đến môi trường mà tổ chức buộc phải tuân thủ.

Ví dụ như tổ chức bạn sản xuất sản phẩm điện tử bán vào thị trường châu âu phải tuân thủ tiêu chuẩn RoHS.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Khi xác định yêu cầu liên quan đến nhà cung cấp bạn cần xem xét các vấn đề sau:

  • các khía cạnh môi trường và các tác động môi trường kèm theo sản phẩm và dịch vụ, ví dụ như bao bì thải, tái chế, …;
  • các rủi ro và cơ hội liên quan đến việc sản xuất các sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của mình, ví dụ như cách thức xử lý tràn đổ hoá chất, hướng dẫn vận hành an toàn (MSDS), …
  • các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức như luật định, yêu cầu khách hàng, yêu cầu thị trường, …

Tổ chức phải xây dựng các yêu cầu này cho từng nhóm sản phẩm được mua để phù hợp với yêu cầu. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết quản lý RoHS
http://quantri24h.com/quan-ly-hoa-chat-nguy-hai-trong-nganh-dien-tu-rohs-hf-reach/

TRAO ĐỔI CÁC YÊU CẦU MÔI TRƯỜNG CHO CÁC NHÀ CUNG CẤP (8.1.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Để nhất quán với quan điểm về vòng đời, tổ chức phải: c) trao đổi (các) yêu cầu môi trường liên quan của tổ chức với các nhà cung cấp bên ngoài, kể cả các nhà thầu;

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi bạn thiết lập các yêu cầu mua hàng xong, bạn tiến hàng thông báo các yêu cầu mua hàng này cho các nhà cung cấp có liên quan để họ biết và triển khai các biện pháp để tuân thủ.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Các ví dụ về trao đổi thông tin nhà cung cấp như:

  • cung cấp đào tạo về cách quản lý các khía cạnh môi trường liên quan;
  • cung cấp cách truy cập thông tin dễ dàng (ví dụ, trên trang web, như FAQ):
  • thành lập các nhóm người sử dụng để chia sẻ các thông tin, và tạo cho người sử dụng cập nhật, ví dụ gửi email, thư, yêu cầu cam kết, …

 

YÊU CẦU NHÀ CUNG CẤP CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ SẢN PHẨM CỦA HỌ (8.1.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Để nhất quán với quan điểm về vòng đời, tổ chức phải: d) cân nhắc sự cần thiết phải cung cấp thông tin về tác động môi trường đáng kể tiềm ẩn liên quan đến việc vận chuyển hoặc giao nhận, sử dụng, xử lý cuối vòng đời và thải bỏ cuối cùng các sản phẩm và dịch vụ của mình,

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói chúng ta rằng, nếu chúng ta xem xét sản phẩm và dịch vụ mà nhà cung cấp cung cấp cho chúng ta có tác động đáng kể đến môi trường thì chúng ta phải yêu cầu họ cung cấp các thông tin liên quan đến an toàn quá trình vận chuyển, xếp dỡ, xử lý rác thải, tình huống khẩn cấp, các lưu ý khi sử dụng.

Trong thực tế, các yêu cầu này chủ yếu liên quan đến hoá chất nguy hại và các chất có hại cho môi trường hoặc các thiết bị có nguy cơ an toàn cao. Thông tin tròng trường hợp này thường là MSDS.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Bản có thể thiết lập danh sách các về sản phẩm và dịch vụ phải cung cấp bảng dữ liệu an toàn (SDS/MSDS/CSDS), v.v… và tiến hành đào tạo thông tin này cho người có liên quan và sẵn có nơi làm việc là được.

 

DUY TRÌ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN CHO QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH (8.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản ở mức độ đủ để tin chắc rằng các quá trình được diễn ra đúng như hoạch định.của mình,

 

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải duy trì các thông tin dạng văn bản cho việc thực hiện hoạch định thực hiện EMS.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn có thể xây dựng văn bản thích hợp để giải thích, ví dụ:

  • trình tự cụ thể của các hoạt động phải thực hiện;
  • trình độ chuyên môn cần thiết của những người tham gia trong tổ chức, kể cả trình độ tay nghề theo yêu cầu;
  • các thay đổi chính phải được giữ trong các giới hạn nhất định, ví dụ, thời gian, lý học, sinh học;
  • các tính chất của vật liệu sẽ sử dụng;
  • các đặc điểm của hạ tầng cơ sở sẽ sử dụng;
  • các đặc tính của các sản phẩm tạo ra từ các quá trình.

8.2. CHUẨN BỊ SẴN SÀNG VÀ ỨNG PHÓ VỚI TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP

 

Bài viết này tôi chỉ giải thích về tiêu chuẩn, riêng phần kỹ thuật tiêu chuẩn này tôi sẽ trình bày cho từng tình huống cụ thể sau như tình huống sự cố cháy nổ, tình huống tràn đổ hoá chất, tình huống rò rỉ khí gas và tình hướng tràn đổ nước thải chưa xử lý ra hệ thống thoát nước công cộng.

 

THIẾT LẬP, THỰC HIỆN, KIỂM SOÁT VÀ DUY TRÌ CÁC QUÁ TRÌNH CẦN THIẾT CHUẨN BỊ SẴN SÀNG TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP (8.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình cần thiết để chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn được nhận biết tại 6.1.1.

Điều này có nghĩa là gì?

Tình huống khẩn cấp là một tình huống hoặc sự kiện ngoài ý muốn dẫn đến sự tham gia của các dịch vụ khẩn cấp công cộng, cảnh sát, cơ quan quản lý môi trường hoặc đội ứng phó tình huống khẩn cấp.

Tình huống khẩn cấp tiềm ẩn là những tình huống được nhận dạng là có khả năng xảy ra sự số ngoài ý muốn hoặc ngoài kiểm soát của các vấn đề được nhận diện ở phần 6.1.1 (chủ yếu là các khía cạnh môi trường có nghĩa). Một số tính huống khẩn cấp thường gặp ở doanh nghiệp như: Cháy, nổ, tràn đỗ hoá chất, tràn đỗ nước thải chưa xử lý, rò rỉ khí (gas), thiên tai, bảo lũ, động đất, sống thần, hỏng thiết bị xử lý khí thải, …

Trong mục 6.1.1 chúng ta đã nhận diện được các điều kiện bất thường và tình huống khẩn cấp trong EMS, trong điều khoản này tiêu chuẩn yêu cầu chúng ta thiết lập các quá trình để ứng phó các tình huống này nếu chúng xảy ra trong thực tế.

Ví dụ như bạn đã nhận diện được tình huống cháy là tình huống khẩn cấp, thì mình phải lập các công việc phải làm để chữa cháy và di tản người nhanh nhất để tránh tác động cong người, môi trường. Các hành động như: trang bị thiết bị PCCC, kiểm tra và bảo dưởng thiết bị PCCC định kỳ (máy bơm, bình chữa cháy, đèn exit, đèn chiếu khẩn cấp, hệ thống ống dẫn nước, loa phun, hệ thống báo cháy tự động, …), xây dựng phương án chữa cháy, đào tạo phương án chữa cháy, giáo dục ý thức PCCC, diễn tập phương án chữa cháy định kỳ;

Mục đích của kế hoạch khẩn cấp là hướng dẫn nhân viên ứng phó trong tình huống tai nạn hoặc khẩn cấp để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu thương tích, thiệt hại và mất mát vật chất. Một mục tiêu nữa là ngăn ngừa hoặc giảm thiểu tác động môi trường từ tai nạn hoặc trường hợp khẩn cấp.

Khi lập kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng cho trường hợp khẩn cấp, cần cân nhắc các liên kết với các hệ thống quản lý khác liên quan đến kinh doanh liên tục, an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.

Làm thế nào để chứng minh?

Tiêu chuẩn không đưa ra một mô hình hay ví dụ điển hình về việc lập kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp. Có nhiều cách lập kế hoạch thực ứng phó tình huống khẩn cấp như BCP (Business Continuity Plan), Phương án diễn tập tình huống khẩn cấp, … Trong phần này tôi giới thiệu một số bước chính trong quá trình lập kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp.

a. Bước 1 – Nhận dạng

Bạn phải xác định các tình huống khẩn cấp tiềm năng cụ thể liên quan đến khía cạnh môi trường và loại hoạt động của bạn. Nếu bạn hoạt động trong một văn phòng, hỏa hoạn có thể là rủi ro tiềm ẩn duy nhất của bạn.

Một số loại tình huống khẩn cấp như:

• Ngọn lửa

• Vụ nổ hóa chất

• Tràn hoặc giải phóng các vật liệu ăn mòn, độc hại, dễ cháy hoặc gây ung thư

Bước 2 – Phòng ngừa

Bạn làm việc với nhân viên của mình để có biện pháp phòng ngừa liên quan đến mọi loại tai nạn. ISO 14001 tuyên bố rằng (các) kế hoạch khẩn cấp sẽ bao gồm các hành động để ngăn ngừa và giảm thiểu các tác động môi trường liên quan.

Các biện pháp phòng ngừa phụ thuộc vào tình huống cụ thể của bạn và có thể bao gồm:

Sự cố Biện pháp phòng ngừa

Sự cố Biện pháp phòng ngừa
Cháy nổ
  • Thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng bình chữa cháy
  • Cung cấp thông tin xe chữa cháy công cộng
  • Dán nhãn và dấu hiệu cảnh báo
  • Đào tạo nhân viên
  • Hoạt động giám sát
Sự cố tràn hoặc giải phóng các vật liệu ăn mòn, độc hại, có thể thay đổi hoặc gây ung thư
  • Một khu vực lưu trữ bê tông không thấm nước để thu thập nhiên liệu tràn ra khỏi bể (bể chống tràn)
  • Chỉ lưu trữ dầu trên bề mặt không thấm nước và không kết nối với hệ thống thoát nước mưa để tránh tràn đổ môi trường ra ngoài môi trường.
  • Đào tạo nhân viên về tình huống khẩn cấp;
  • Trang bị thiết bị xử lý tình huống khẩn cấp như thiết bị rửa mắt, tắm khi bị hoá chất văn bắn vào người, các bảo hộ lao động, các dụng cụ ứng phó tình huống khẩn cấp như cát, mùn cưa, giẻ lau, dụng cụ thu hồi hoá chất;
  • Dán thông tin an toàn hoá chất MSDS tại khu vực;
  • Hoạt động giám sát.

Bước 3: Kế hoạch khẩn cấp.

Tùy thuộc vào sự phức tạp và nhu cầu, tổ chức nên thiết lập một hoặc nhiều kế hoạch khẩn cấp.

Một kế hoạch khẩn cấp nhằm:

• xác định các loại tai nạn và tác động môi trường (bước 1)

• xác định biện pháp phòng ngừa (bước 2)

• cung cấp thông tin liên lạc cho nhân viên chủ chốt (tại chỗ & ngoài địa điểm)

• xác định vị trí của dữ liệu kỹ thuật phù hợp và thiết bị khẩn cấp (bố trí địa điểm)

• làm nổi bật bất kỳ hướng dẫn hoặc hành động đặc biệt

• xác định và cung cấp tên của những người được đào tạo về sơ cứu

Hãy chắc chắn rằng tất cả nhân viên của bạn biết về kế hoạch, nơi tìm thấy nó và những gì nó chứa. Điều quan trọng là họ biết cách phòng ngừa tai nạn và phải làm gì trong trường hợp xảy ra tai nạn. Bạn nên, như đã nêu trong ISO 14001, xem xét và sửa đổi kế hoạch khẩn cấp của bạn khi cần thiết, đặc biệt là sau khi xảy ra tai nạn hoặc tình huống khẩn cấp.

d. Bước 4 – Đào tạo và diễn tập.

Bạn phải đào tạo nhân viên của mình về các biện pháp phòng ngừa và kế hoạch khẩn cấp của bạn, và bạn nên đưa vào kế hoạch đào tạo tất cả các thông tin cần thiết. Thật không may, điều này là không đủ, bởi vì trong tình huống khẩn cấp thực sự, hành vi của mọi người là không thể đoán trước. Để chắc chắn rằng nhân viên sẽ phản ứng theo kế hoạch khẩn cấp, bạn phải, như đã nêu trong ISO 14001, thực hiện các cuộc tập trận định kỳ dựa trên các kịch bản được xác định trước. Bao lau? Điều đó phụ thuộc vào rủi ro. Ví dụ, tàu ngầm nguyên tử có cuộc tập trận hàng ngày hoặc hàng tuần. Tần suất thử nghiệm phải liên quan đến rủi ro môi trường của trang web của bạn, doanh thu của nhân viên, giới thiệu các quy trình hoặc tài liệu mới và kết luận từ bất kỳ bài tập hoặc sự cố nào trước đó. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các cuộc tập trận hàng năm thường sẽ đạt yêu cầu.

e. Bước 5 – Đánh giá và cải tiến.

Báo cáo khoan phải xem xét khoảng cách giữa kế hoạch khẩn cấp và kết quả khoan. Đầu ra của báo cáo khoan nên tập trung vào việc đóng các khoảng trống và bất kỳ khuyến nghị nào khác liên quan đến việc cải thiện kế hoạch khẩn cấp. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy trong quá trình khoan rằng việc truy cập miễn phí cho xe cứu hỏa bị chặn bởi các pallet cho nguyên liệu thô. Bạn phải nêu bật điều này trong báo cáo, theo sau, như đã nêu trong ISO 14001, các hành động khắc phục để loại bỏ (các) nguyên nhân sự cố để ngăn ngừa tái diễn. Điều đó nghĩa là gì? Bạn phải tìm hiểu tại sao quyền truy cập miễn phí bị chặn, ví dụ, do thiếu nhãn cảnh báo, hoặc đào tạo nhân viên hoặc một cái gì đó khác, theo sau là các hành động để ngăn chặn điều đó xảy ra lần nữa trong tương lai. Với phương pháp này, bạn sẽ tiếp tục cải thiện hiệu suất của mình theo thời gian,

Ngay cả với sự chuẩn bị và phòng ngừa tốt nhất, tai nạn vẫn xảy ra. Khi họ làm như vậy, bạn sẽ sẵn sàng và sẵn sàng cho một phản ứng nhanh để giảm thiểu thương tích, thiệt hại môi trường, mất thiết bị và loại bỏ các cuộc gọi không cần thiết đến các dịch vụ khẩn cấp công cộng.

LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG NGĂN NGỪA HOẶC GIẢM NHẸ TÁC ĐỘNG TỪ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP (8.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: a) chuẩn bị để ứng phó bằng cách hoạch định các hành động để ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ các tác động môi trường bất lợi từ các tình huống khẩn cấp;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải xây dựng một kế hoạch bao gồm các hành động để ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ các tác động bất lợi từ nếu các tình huống khẩn cấp này phát sinh.

Việc xây dựng kế hoạch này bạn cũng phải xem xét đến các yêu cầu luật định có liên quan như luật môi trường, luật PCCC, luật hoá chất, … để quyết định các cách thức ứng phó phù hợp.

Kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp cần xem xét các mức độ thảm họa của các tình huống khác nhau – bao gồm cả trường hợp xấu nhất. Kịch bản thời gian tồi tệ nhất cũng nên được xem xét, chúng có thể xảy ra vào thời điểm thay đổi ca, cuối tuần và thời gian nghỉ của nhân viên.

Mục đích yêu cầu này là đảm bảo rằng doanh nghiệp tồn tại khi có sự cố xảy ra và rằng sẽ có sự gián đoạn tối thiểu của dịch vụ hoặc nguồn cung cấp sản phẩm cho khách hàng. An toàn của cá nhân, nhân viên và những người khác đương nhiên sẽ là tối quan trọng nhưng tất nhiên tác động môi trường phải được xem xét để giải quyết. Cả hai yếu tố (an toàn và tác động môi trường) có thể liên quan đến nhau và doanh nghiệp phải lập kế hoạch thực hiện việc này.

Làm thế nào để chứng minh?

Tuỳ theo các khía cạnh môi trường có nghĩa và yêu cầu các bên liên quan mà tổ chức hoạch định việc chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp khác nhau. Tuy nhiên, dù là loại hình doanh nghiệp nào đi chăng nữa thì khi lập các kế hoạch của mình, tổ chức phải cân nhắc về:

– các điều kiện môi trường thực tế và tiềm ẩn bên ngoài, kể cả các thảm họa thiên nhiên;

– bản chất của các mối nguy hại tại chỗ (như chất lỏng dễ cháy, bồn chứa, khí nén, và các biện pháp phải tiến hành trong trường hợp bị rò rỉ hay bị tháo xả do sự cố);

– loại hình và quy mô của sự cố hay xảy ra nhất và tình huống khẩn cấp;

– thiết bị và các nguồn lực cần thiết;

– khả năng tiềm ẩn của (các) tình huống khẩn cấp xảy ra ở gần cơ sở của mình (ví dụ, nhà máy, đường xá, đường ray tàu hỏa);

– (các) phương pháp thích ứng nhất để ứng phó với các tình huống khẩn cấp;

– các hành động cần thiết để giảm thiểu thiệt hại về môi trường;

– lập cơ cấu tổ chức và trách nhiệm đối với tình huống khẩn cấp;

– các tuyến sơ tán và các địa điểm tập hợp;

– danh sách người và các cơ quan cứu trợ chính, bao gồm thông tin liên lạc chi tiết (ví dụ, trạm cứu hỏa, dịch vụ làm sạch những chất bị trào, đổ);

– khả năng hỗ trợ lẫn nhau của các tổ chức gần kề;

– các phương án trao đổi thông tin nội bộ và với bên ngoài;

– (các) hành động ứng cứu và làm giảm nhẹ cần được thực hiện đối với các dạng khác nhau của (các) tình huống khẩn cấp hoặc sự cố;

– (các) quá trình đánh giá sau khi xảy ra sự cố, kể cả đánh giá hành động ứng phó được hoạch định, để lập và thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa;

– kiểm tra định kỳ đối với (các) thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp;

– thông tin về các chất độc hại, bao gồm tác động môi trường tiềm ẩn của mỗi nguyên vật liệu, và các biện pháp phải tiến hành khi chúng ngẫu nhiên bị rò rỉ;

– đào tạo hoặc các yêu cầu về năng lực, kể cả đối với những người tham gia ứng phó khẩn cấp và kiểm tra tính hiệu lực.

Bảng dưới đây là một số biện pháp phòng ngữa cũng như là giảm thiếu một số tác động của tình huống khẩn cấp.

Sự cố Biện pháp phòng ngừa
Cháy nổ
  • Thành lập đội phòng cháy chữa cháy cơ sở;
  • Định kỳ 2 năm cho thành viên đội tham gia lớp nghiệp vụ PCCC
  • Trang bị đầy đủ trang thiết bị dụng cụ cho việc phòng cháy chữa cháy (máy bơm, bình chữa cháy, đèn exit, đèn chiếu khẩn cấp, hệ thống ống dẫn nước, loa phun, hệ thống báo cháy tự động, đống phục chữa cháy…),
  • Xây dựng phương án chữa cháy, đào tạo phương án chữa cháy,
  • Giáo dục ý thức PCCC,
  • Diễn tập phương án chữa cháy định kỳ;
  • Cung cấp thông tin xe chữa cháy công cộng
  • Dán nhãn và dấu hiệu cảnh báo
  • Hoạt động giám sát việc thực hiện PCCC và giám sát việc diễn tập PCCC để đưa ra các chương trình cải tiến phù hợp.
Sự cố tràn hoặc giải phóng các vật liệu ăn mòn, độc hại, có thể thay đổi hoặc gây ung thư
  • Một khu vực lưu trữ bê tông không thấm nước để thu thập nhiên liệu tràn ra khỏi bể (bể chống tràn)
  • Chỉ lưu trữ dầu trên bề mặt không thấm nước và không kết nối với hệ thống thoát nước mưa để tránh tràn đổ môi trường ra ngoài môi trường.
  • Đào tạo nhân viên về tình huống khẩn cấp;
  • Trang bị thiết bị xử lý tình huống khẩn cấp như thiết bị rửa mắt, tắm khi bị hoá chất văn bắn vào người, các bảo hộ lao động, các dụng cụ ứng phó tình huống khẩn cấp như cát, mùn cưa, giẻ lau, dụng cụ thu hồi hoá chất;
  • Dán thông tin an toàn hoá chất MSDS tại khu vực;
  • Xây dựng các phương án diễn tập chảy tràn hoá chất định kỳ;
  • Diễn tập phương án chảy tràn hoá chất định kỳ hàng năm’
  • Hoạt động giám sát.
Nổ bình chứa áp lực
  • Dán nhãn cảnh báo khu vực có áp lực cao để cảnh báo;
  • Định kỳ kiểm định thiết bị an toàn hàng năm;
  • Bảo dưỡng thiết bị định kỳ để đảm bảo thiết bị trong tình trạng tốt nhất;
  • Huấn luyện người lại động vận hành an toàn.
Chảy tràn nước thải chưa xử lý
  • Xây dựng quy trình vận hành hệ thế xử lý nước thải;
  • Tách biệt hệ thống cống thu gôm nước thải với cống thu gom nước mưa;
  • Xây dựng hồ đệm chứa nước đã xử lý trước khi thải ra môi trường để thu gôm nước thải chưa qua xử lý nếu có sự cố tràn nước thải chưa xử lý ra hồ đệm..
  • Đào tạo cán bộ để đảm bảo đủ năng lực thực hiện vận hành hệ thống xử lý nước thải;

 

ỨNG PHÓ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP THỰC TẾ (8.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: b) ứng phó với các tình huống khẩn cấp thực tế;

Điều này có nghĩa là gì?

Khi tình huống khẩn cấp xảy ra thực tế, bạn phải tiến hành thực hiện các hành động ứng phó tình huống khẩn cấp theo như đã hoạch định để ngăn chặn hay là giảm tác động của sự cố tới con người và môi trường.

Làm thế nào để chứng minh?

Để đáp ứng yêu cầu của điều khoản này, chúng ta chỉ cẩn đảm bảo các quá trình sẵn sàng cho quá trình ứng phó tình huống khẩn cấp là được. Trong trường hợp doanh nghiệp bản xuất hiện tình huống khẩn cấp thì bạn phải thực hiện các phương án giảm thiểu rủi ro như đã thiết lập, và bạn lưu lại hồ sơ cho việc thực hiện này.

Ví dụ như công ty bạn có xuất hiện sự cố tràn đổ hoá chất, bạn tiến hành cô lập chống chảy tràn hoá chất, thực hiện thu gôm hoá chất chảy tràn để xử lý theo rác thải nguy hại, thực hiện tẩy độc khu vực tràn đổ để không ảnh hưởng môi trường đất, nước, không khí, …

Trong thực tế, việc kiểm soát nhân sự ra vào công ty vào gồm xuất trình giấy CMND và giấy tờ tuỳ thân khác cho bảo vệ là điều rất cần thiết, đây vừa để kiểm soát an ninh vừa chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp nếu chúng xảy ra. Trong trường hợp cháy nổ, hay thiên tai thì việc kiểm đếm số lượng nhân sự có mặt tại vị trí là chất cần thiết, chúng vừa đảm bảo việc cứu người đầy đủ và vừa đảm bảo cho việc tập trung chữa cháy kịp thời. Sự cố cháy diễn ra rất nhanh, nên trách nhiệm của bộ phận nhân sự là trong thời gian ngắn nhất có thể xác định số người trong nội bộ tổ chức có mặt tại vị trí là bao nhiêu và đội bảo vệ cổng phải xác định được số người bên ngoài (bao gồm nhà thầu phụ) có mặt tại công ty là bao nhiêu (thông qua khai báo giấy tờ tuỳ thân) để kiểm đếm nhân sự kịp thời.

 

THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG NGĂN NGỪA HOẶC GIẢM NHẸ HẬU QUẢ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP (8.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: c) thực hiện các hành động để ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ các hậu quả của các tình huống khẩn cấp, thích hợp với mức độ nghiêm trọng của tình huống khẩn cấp và tác động môi trường tiềm ẩn;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn muốn nói rằng, sau khi chúng ta thực hiện ứng pho xong tình huống khẩn cấp như ngăn chặn sự phát triển của sự cố (như dập tắt lửa, khoanh vùng khu vực chảy tràn hoá chất, …) tiếp sau đó là chúng ta thực hiện các hành động để ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ tác động của sự cố đối với môi trường (ví dụ như sau khi dập tắt lửa chúng ta phải xử lý các tang tích của đám cháy như là tro, bụi, các vật liệu cháy dỡ thuộc chất thảy nguy hại, … hay đối với chảy tràn hoá chất bạn sau khi khoanh vùng không cho chảy tràn thêm bạn tiến hành thu gôm hoá chất chảy tràn lại và xử lý theo chất thảy nguy hại, sau đó tẩy độc khu vực chảy tràn nếu cần thiết.

Điều đáng chú ý là ngay cả khi tình huống cháy được xử lý chính xác bởi dịch vụ chữa cháy bên ngoài, các vấn đề môi trường có thể được gây ra bởi nguồn nước bị ô nhiễm được sử dụng bởi các dịch vụ chữa cháy. Hoặc nước bị ô nhiễm bởi các sản phẩm đốt khi chữa cháy có thể xâm nhập vào kênh, suối và cống, và các kế hoạch khẩn cấp nên xem xét điều này.

Làm thế nào để chứng minh?

Có hai trường hợp xảy ra trong yêu cầu này. Một là nếu tổ chức của bạn chưa xảy ra sự cố thì trong phương án diễn tập tình huống khẩn cấp bạn phải để cập cách thức xử lý sau sự cố để hạn chế tối đa ảnh hưởng của sự cố với môi trường. Trường hợp thứ 2 là tổ chức bạn đã xảy ra sự cố thì bạn phải thực hiện hành động xử lý và lưu lại hồ sơ cách thức xử lý sự cố này.

 

THỬ NGHIỆM ĐỊNH KỲ CÁC HÀNH ĐỘNG ỨNG PHÓ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP (8.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: d) thử nghiệm định kỳ các hành động ứng phó đã hoạch định, khi có thể;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong phần đầu chúng ta đã đề cập đến việc xây dựng phương áp ứng phó tình huống khẩn cấp, trong yêu cầu này tiêu chuẩn yêu cầu chúng ta thực hiện diễn tập phương án đó. Việc diễn tập phương án có nhiều ý nghĩa như sau:

– Xem liệu phương án đưa ra có phù hợp không và tìm cơ hội để cải tiến và hoàn thiện phương án;

– Tạo tinh thần sẵn sàng ứng phó sự cố cho tất cả các người hoạt động trong tổ chức, tránh bất ngờ, hoản loạn khi có sự cố thật diện ra;

– Tích luỹ kinh nghiệm thực hiện ứng phó sự cố cho đội ứng phó tình huống khẩn cấp.

– Tuân thủ các yêu cẩu của luật định và chế định.

Cụm từ khi có thể trong tiêu chuẩn này ý nói những phương án nào có thể tạo tình hình tương tự thì chúng ta phải diễn tập, những phương áp nào không thể tạo ra tình huống tương tự thì chúng ta có thể không cần thực tập. ví dụ một số trườn hợp có thể diễn tập tình huống như:

– Diễn tập phòng cháy chữa cháy;

– Diễn tập tràn đổ hoá chất;

– Diễn tập rò rỉ khí gas.

Một số trường hợp khó có thề thực tập như sự cố mưa lớn làm tràn nước thải chưa xử lý ra hệ thống thoát nước công cộng, tình huống nổ bình áp lực, …

Khi viết kịch bản cho tình huống diễn tập bạn cần thực hiện theo những gợi ý sau:

• Các cá nhân chủ chốt có thể được liên lạc trong một tình huống ngoài giờ không?

• Nếu nhân viên bị thương có thể liên lạc với người thân qua địa chỉ nào?

• Các chìa khóa cho các khu vực nhất định (ví dụ, kho dung môi) có sẵn lúc ngoài giờ không?

• Khi nghỉ lễ hoặc vắng mặt do bệnh hoặc ca đêm có nhân sự thay thế vị trí đó không?

• Dịch vụ ứng phó tình huống khẩn cấp có thể truy cập địa điểm – ngày hay đêm?

• Tổ chức có vòi chữa cháy có đúng chức năng không?

• Họ có duy trì bảo dưỡng không?

• Có đồ đạc cản trở vòi phù hợp với vòi dịch vụ chữa cháy?

• Khí độc có thể được giải phóng trong đám cháy. Nếu vậy, những khí này là gì, phương án hạn chế tác động môi trường của khí này là gì?

• Bạn có xem xét hướng nào chủ yếu?

• Khả năng cao nhất xảy ra ở đâu?

• Thông tin nào sẽ được cung cấp cho cảnh sát địa phương trong một sự kiện như vậy?

• Thông tin liên lạc trực tiếp khi có sự cố có đầy đủ không? Và ở đâu?

Một điều lưu ý mà hầu hết doanh nghiệp đều mắc phải là việc đánh giá khía cạnh môi trường có nghĩa tạo ra do quá trình diễn tập và thực hiện các biện pháp để giảm tác động môi trường do quá trình diễn tập. Ví dụ như khi diễn tập PCCC chúng ta phải đánh giá khía cạnh môi trường của hoạt động này như:

  • Lượng nước sử dụng là bao nhiêu? –> tiêu thụ tài nguyên;
  • Nước thải đã sử dụng cho hoạt động diễn tập này có yếu tố nào gây hại cho môi trường nước hay không (chẳng hạn khu vực chứa hoá chất, dầu, … thì việc phun nước này có cuốn theo các hoá chất này không) –> Nếu đánh giá là có thì nước này phải dẫn vào hệ thống xử lý nước thải;
  • Nhiên liệu tạo đám cháy có ảnh hưởng đến môi trường hay không? –> nếu sử dụng dầu đốt lò thì khí này phải được thu gôm và xử lý?
  • Nếu sử dụng bình bột để chữa cháy thì phải đánh giá khí cạnh về bụi trong khu vực, đặc biệt là phòng hay xưởng kính (đánh giá ảnh hưởng sức khoẻ người diễn tập), …;

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn định kỳ diễn tập ứng phó sự cố theo như phương án đã định và lưu lại hồ sơ liên quan đến diễn tập. Các hồ sơ này có thể bao gồm:

– Tình huống diễn tập;

– Biên bản hợp triển khai diễn tập và họp rút kinh nghiệm;

– Hình ảnh hoặc video diễn tập;

– Biên ghi chép thời gian từng bước trong phương án, và thời gian tổng của thực hiện phương án.

Trong thực tế, việc diễn tập phương án ứng phó thực tế các doanh nghiệp thường không ghi lại thời gian thực hiện cho từng công đoạn và cho toàn cuộc diễn tập, ví dụ như thời gian phát hiện đám cháy, thời gian triển khai dập lửa của đội PCCC, thời gian sơ tán hết nhân sự và điểm danh nhân sự, thời gian cảnh sát PCCC đến, … tổng thời gian hoàn thành cuộc diễn tập. việc ghi chép thời gian này là cơ hội để chúng ta đánh giá lại phương án, xem xét công đoạn nào mất thời gian nhất và chỉnh sửa lại phương án hay cơ sở hạ tầng cho phù hợp. Một ví dụ điển hình như thời gian sơ tán nhân sự hoàn thành mất 1 giờ, trong đó phương án cho phép là 30 phút, sau khi đội PCCC họp lại tìm nguyên nhân thì phát hiện rằng cửa thoát hiểm hơi nhỏ, khi 2 người qua bị vướng, do đó họ đề xuất mở rộng cửa ra thêm 60 cm, trong lần sau thời gian sơ tán là 30 phút theo đúng phương án ban đầu.

 

ĐỊNH KỲ XEM XÉT VÀ CHỈNH SỬA QUÁ TRÌNH ỨNG PHÓ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP (8.2.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: e) định kỳ xem xét và chỉnh sửa (các) quá trình và các hành động ứng phó đã hoạch định, đặc biệt là sau khi xảy ra các tình huống khẩn cấp hoặc các lần thử nghiệm;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng chúng ta phải định kỳ xem xét và cập nhật lại phương án ứng phó tình huống khẩn cấp cho phù hợp với tình hình thực tế. Dưới đây là một số cơ sở để xem xét cập nhất lại phương án ứng phó tình huống khẩn cấp:

– Sau khi thực hiện diễn tập phương án, chúng ta xem xét những gì phù hợp và những gì chưa phù hợp cần phải chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp;

– Khi có sự thay đổi điều kiện tự nhiên hay cơ sở hạ tầng nhà xưởng;

– Khi một yếu tố mới xuất hiện có rủi ro cao. Ví dụ như thay nồi hơi sử dụng điện sang nồi hơi sử dụng dầu (phương án cập nhật thêm các nguyên tắc và vật liệu dập tắt đám cháy bằng dầu,…)

– Khi yêu cầu bên liên quan phải tuân thủ mới phát sinh hay thay đổi.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải quy định thời gian xem xét lại phương án này là bao lâu, sau đó tới kỳ hạn tiến hành xem xét lại. Thông thời thời gian xem xét là 1 năm sau thời gian diễn tập phương án ứng phó tình huống khẩn cấp.

Biên bản xem xét phương án ứng phó tình huống khẩn cấp là phù hợp nhất cho việc đáp ứng yêu cầu này. Đôi khi thông tin kiểm soát thay đổi tài liệu trên phương án cũng thể hiện nội dung đã xem xét định kỳ.

 

CUNG CẤP THÔNG TIN VÀ ĐÀO TẠO TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP (8.2.f)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải f) cung cấp thông tin phù hợp và đào tạo liên quan đến sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với trường hợp khẩn cấp, khi thích hợp, cho các bên quan tâm, bao gồm cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Cung cấp thông tin phù hợp này có 2 nội dung, một là cung cấp thông tin cho việc chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp và hai là cung cấp thông tin cho việc ứng phó tình huống khẩn cấp.

Cung cấp thông tin cho việc sẵn sàng tình huống khẩn cấp có thể bao gồm một số thông tin sau:

– Danh sách đội ứng phó tình huống khẩn cấp, số điện thoại liên lạc khi có sự cố (báo tin cho ai?)

– Các quy trình xử lý và phương án xử lý;

– Danh sách cơ quan ứng phó tình huống khẩn cấp (ví dụ như CS PCCC, Cấp cứu, sở tài nguyên môi trường, sở lao động thương binh xã hội, …)

– Sơ đồ thoát hiểm và các bản chỉ dẫn thoát hiểm (đèn exit, hướng thoát hiểm …);

– Sơ đồ các dụng cụ ứng phó tình huống khẩn cấp (ví dụ như bình chữa cháy, tủ chữa cháy, cát, giẻ lau, xuổng, …);

– Các loa thông báo, cách thức vận hành loa;

– Các hướng dẫn sử dụng các công cụ ứng phó tình huống khẩn cấp….

Cung cấp thông tin cho việc ứng phó tình huống khẩn cấp như:

– Danh sách người lao động kể cả khách và nhà thầu phụ có mặt trong công cy;

– Phương thức thông báo sự cố;

– Phương thức báo cáo sự cố cho cơ quan chức năng (gọi cảnh sát PCCC, gọi cấp cứu, gọi cứu hộ, …)

– Báo cáo kết quả khắc phục sự cố cho cơ quan chức năng (sở tài nguyên môi trường, sở lao động thương binh xã hội, chính quyền địa phương, …)

Đào tạo thông tin cho nhân viên:

– Hướng dẫn về phương án ứng phó tình huống khẩn cấp và cách thức thoát hiểm cho người lao động và nhà thầu,

– Đào tạo về sử dụng các phương tiện PCCC, …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thực hiện các vấn đề được nêu ở trên và lưu lại hồ sơ nếu có.

 

DUY TRÌ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (8.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết để có sự tin cậy rằng (các) quá trình được thực hiện theo hoạch định.

Điều này có nghĩa là gì?

Duy trì thông tin dạng văn bản nghĩa là tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải tài liệu liên quan đến yêu cầu này, các tài liệu đó có thể bao gồm:

– Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp;

– Phương án diễn tập PCCC;

– Sơ đồ thoát hiểm;

– Các hướng dẫn sử dụng công cụ sử dụng ứng phó tình huống khẩn cấp;

– Danh sách nhân viên, khách tham quan và nhân sự nhà thầu phụ;

– Hồ sơ đào tạo về ứng phó tình huống khẩn cấp;

– Các bản chỉ dẫn, hướng dẫn cho tình hướng (đèn exit, …), …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn cần duy trì các thông tin trên phù hợp với với tổ chức của bạn.

9.1.1  THEO DÕI, ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ

TỔ CHỨC PHẢI THEO DÕI, ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG EMS (9.1.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường của mình.

 

Điều này có nghĩa là gì?

Theo định nghĩa Theo dõi (monitoring) là xác định tình trạng của một hệ thống, một quá trình hoặc một hoạt động. Để xác định tình trạng, đôi khi cần phải kiểm tra, giám sát hoặc quan trắc chặt chẽ. Hay nói một cách đơn giản Theo dõi là xác lập các hành động để có thể kiểm tra xem một cái gì đó đang xảy ra có như dự định hoặc theo kế hoạch không? Ví dụ: việc kiểm tra xem liệu công việc vệ sinh có được thực hiện hai lần một tuần theo như kế hoạch không thì đây là một quy trình theo dõi, người kiểm tra sau khi xác nhận đã thực hiện như kế hoạch thì tick vào checklist theo dõi. Hay là hệ thống quan trắc nước thải mà sở tài nguyên môi trường yêu cầu chúng ta lấp đặt đó là thiết bị theo dõi.

Đo lường (measurement) là quá trình xác định một giá trị. Do đó, đo lường có nghĩa là xác định một giá trị nào đó của đại lượng đo ví dụ như kích thước hoặc cường độ của một sự kiện được đo, tính toán hoặc ước tính với một giá trị số được chỉ định. Điều này có thể bao gồm các hoạt động như cân chất thải; Lượng khí hoặc điện tiêu thụ mỗi tuần, đo mức độ tiếng ồn ở ranh giới địa điểm, v.v.  Ngoài ra, đo lường còn có nghĩa là có thể sử dụng các phương pháp định lượng hoặc định tính có liên quan đến một thang đo đã định để xác định đại lượng cần đo đã đạt được hay không.

Theo dõi mang tính liên tục, đo lường thường mang tính gián đoạn theo tầng suất quy định. Chúng ta cần phân biệt thiết bị theo dõi và thiết bị đo lường ở thông qua đặc điểm là tính liên tục hay gián đoạn của việc ghi nhận giá trị đại lượng đo. Ví dụ: áp kế gắn trên hệ thống hơi ghi nhận liên tục giá trị áp suất của hệ thống hơi nên là thiết bị theo dõi, còn áp kế bạn dùng để kiểm tra định kỳ áp suất trong hệ thống hơi là thiết đo lường. Kết quả đầu ra của quá trình theo dõi và đo lường thường là kết quả đầu vào của quá trình đánh giá và phân tích.

Việc thực hiện theo dõi và đo lường giúp bạn:

  • đánh giá hiệu quả môi trường;
  • phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề;
  • đánh giá việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý;
  • xác định các khu vực yêu cầu hành động khắc phục và

Phân tích có nghĩa là chẻ vấn đề ra thành từng mảnh nhỏ, để hiểu từng chi tiết, từng khía cạnh nhỏ, hiểu được vấn đề từ ngoài vào trong, từ trong ra ngoài. Trong bối cảnh này, phân tích có ý nghĩa là phân tích dữ liệu, tức là quá trình phát hiện, giải thích và truyền đạt các mô hình có ý nghĩa trong dữ liệu nhằm mục đích hiểu biết về quá trình thông qua dữ liệu được ghi lại. Các phương pháp toán học, thống kê, kỹ thuật mô tả và mô hình dự báo được sử dụng rộng rãi trong phân tích dữ liệu nhằm thu thập những hiểu biết có giá trị từ dữ liệu. Những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu được sử dụng để đề xuất hành động hoặc định hướng việc đưa các ra quyết định kịp thời cho quá trình hay cho EMS của bạn. Hay nói cách đơn giản là sử dụng các phương pháp thích hợp để biết được tình trạng của các quá trình, cách thức hoạt động cũng như các vấn đề trong việc vận hành các quá trình thông qua các dữ liệu thu thập được từ quá trình giám sát và đo lường.

Đánh giá dữ liệu có nghĩa nhận định giá trị của dữ liệu được phân tích. Sau khi tiến hành phân tích dữ liệu, chúng ta tiến hành đánh giá dữ liệu này là tốt hay xấu, xu hướng nó như thế nào, đạt yêu cầu hay không. Từ kết quả đánh giá này là đầu vào xem xét lãnh đạo để đưa ra các quyết định đển cải tiến liên tục hệ thống quản lý của tổ chức. Đầu ra của quá trình đánh giá là một sự kết luận về dữ liệu được phân tích (tốt, xấu, đạt, không đạt, vấn đề tồn tại, vấn đề cần cải tiến, tuân thủ hay không tuân thủ, …).

Tổ chức phải có một phương pháp tiếp cận mang tính hệ thống để thường xuyên đo lường và theo dõi, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường của mình. Điều này cho phép tổ chức có thể báo cáo và trao đổi thông tin một cách chính xác về kết quả hoạt động môi trường của mình.

Hoạt động theo dõi nói chung là các quá trình quan trắc thực hiện theo thời gian. Hoạt động đo lường nói chung là các quá trình trong đó thiết bị được sử dụng một cách điển hình để xác định các tính chất một cách định tính hoặc định lượng. Do đó, đo lường có thể bao hàm nhu cầu kiểm soát thêm nhằm đảm bảo độ tin cậy bền vững các thiết bị này (ví dụ, hiệu chuẩn), khi thích hợp. Tổ chức phải xác định vấn đề gì cần phải theo dõi và đo lường, có tính đến các mục đích môi trường, khía cạnh môi trường, nghĩa vụ tuân thủ và các hình thức kiểm soát việc thực hiện của mình. Trong đó phải bao gồm việc xác định tần suất và các phương pháp sử dụng để thu thập dữ liệu.

Để tập trung nguồn lực của mình vào các phép đo quan trọng nhất, tổ chức phải lựa chọn các chỉ số liên quan, dễ hiểu và cung cấp các thông tin hữu ích để đánh giá các kết quả hoạt động môi trường của mình, việc lựa chọn các chỉ số phải phản ánh được bản chất và qui mô các hoạt động của tổ chức và thích hợp với các tác động môi trường của mình. Ví dụ về các chỉ số bao gồm các thông số vật lý, như nhiệt độ, áp suất, độ pH và sử dụng nguyên vật liệu, hiệu suất năng lượng, lựa chọn cách bao gói và vận chuyển. Xem TCVN ISO 14031 về hướng dẫn lực chọn các chỉ số.

Theo dõi và đo lường có thể phục vụ cho nhiều mục đích trong HTQLMT, như:

  • bám sát tiến trình để đạt được các cam kết về chính sách môi trường, và các mục tiêu môi trường, và cải tiến liên tục;
  • cung cấp các thông tin để xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa;
  • thu thập các dữ liệu về phát thải và xả thải để hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ;
  • thu thập các dữ liệu về tiêu thụ nước, năng lượng hoặc nguyên vật liệu thô để đạt được các mục tiêu môi trường;
  • cung cấp dữ liệu để hỗ trợ hoặc đánh giá hoạt động kiểm soát việc thực hiện;
  • cung cấp dữ liệu để đánh giá kết quả hoạt động môi trường của tổ chức;
  • cung cấp dữ liệu đề đánh giá kết quả hoạt động của HTQLMT.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi xác định quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá, tổ chức có thể thao khảo các bước sau:

  • Xác định rõ ràng nhu cầu theo dõi và đo lường cho EMS của bạn. Mặc dù việc thu thập thông tin rõ ràng rất quan trọng, việc theo dõi và đo lường có thể tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp.
  • Xem xét các loại theo dõi và đo lường mà bạn hiện đang làm để tuân thủ quy định và các mục đích khác (chẳng hạn như đo lường môi trường lao động, quan trắc môi trường theo yêu cầu luật định, …). Những gì cần theo dõi hoặc đo lường bổ sung nữa?
  • Bắt đầu thiết lập một hệ thống giám sát và đo lường tương đối đơn giản, sau đó cải tiến từ từ khi bạn có kinh nghiệm thực tế, không nên xây dựng ban đầu quá hoàn hảo đôi khi chúng không phù hợp với thực tế lại lãng phí nguồn lực mà bạn cần đầu tư ban đầu cho chúng.
  • Đánh giá kết quả hoạt động môi trường của thiết bị: Quay lại và xem xét các khía cạnh môi trường quan trọng của bạn và các chỉ tiêu và mục tiêu liên quan đến các khía cạnh quan trọng đó. Bạn cần thông tin gì để xác định xem công ty có đạt được mục tiêu và mục tiêu không?
  • Hiệu chỉnh thiết bị: Xác định các thiết bị và hoạt động thực sự ảnh hưởng đến kết quả hoạt động môi trường của bạn. Một số công ty chọn đặt thiết bị giám sát chính theo chương trình hiệu chuẩn và bảo trì phòng ngừa đặc biệt. Điều này có thể giúp đảm bảo giám sát chính xác và cho phép nhân viên biết công cụ nào là quan trọng nhất cho mục đích giám sát môi trường. Trong một số trường hợp, việc ký hợp đồng hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị giám sát có thể hiệu quả hơn về mặt chi phí so với việc thực hiện các chức năng này trong nội bộ.
  • Đánh giá tuân thủ quy định: Xác định tình trạng tuân thủ của bạn một cách thường xuyên là rất quan trọng. Bạn nên có một quy trình để xác định một cách có hệ thống để khắc phục và ngăn ngừa vi phạm. Hiệu quả hoạt động của chương trình quản lý tuân thủ cần được xem xét trong quá trình xem xét lãnh đạo EMS.
  • Hãy đưa thông tin môi trường ở dạng phù hợp với chức năng từng cá nhân sẽ làm tăng khả năng đạt được kết quả dự định của EMS.

Về các yêu cầu chi tiết cho việc thiết lập, thực hiện, phân tích và đánh giá bạn xem các yêu cầu tiếp sau đây.

TỔ CHỨC PHẢI NHỮNG GÌ CẦN THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG (9.1.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác định: a) những gì cần phải được theo dõi và đo lường;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Để thực hiện việc theo dõi và đo lường thì điều đầu tiên bạn phải xác định được những gì cần phải theo dõi và đo lường. Theo thông thường, có 4 vấn đề cần phải theo dõi và đo lường là

  • Mục tiêu môi trường;
  • Các khía cạnh môi trường có nghĩa;
  • Các nghĩa vụ phải tuân thủ, và;
  • Các hoạt động kiểm soát thực hiện;

Việc theo dõi các mục tiêu môi trường nhằm biết được tình trạng của mục tiêu và khả năng đạt được mục tiêu để đưa ra các hành động kịp thời.

Đối với các khía cạnh môi trường có nghĩa, sau khi thực hiện các biện pháp kiểm soát, chúng ta cũng phải xác định cách thức đo lường để biết rằng các khía cạnh môi trường này có nằm trong mức độ kiểm soát mong muốn không?

Việc theo dõi nghĩa vụ tuân thủ giúp tổ chức biết được mình có tuân thủ hay chưa.

Làm thế nào để chứng minh?

Để thực hiện việc này, việc đầu tiên bản phải xác định là các khía cạnh môi trường có ý nghĩa nào cần phải giám sát và đo lường, sau đó liệt kê bảng các hạng mục cần theo dõi và đo lường.

Đối với quá trình vận hành cũng vậy, bạn cũng xác định rằng làm thế nào để biết một quá trình có được thực hiện đầy đủ như hoạch định hay không. Ví dụ như làm thế nào để biết việc phân loại rác có được thực hiện đầy đủ hay không? Một số trường hợp chúng ta cũng phải thiết lập quá trình đo lường trong vận hành để đảm bảo các quá trình luôn tạo ra kết quả như dự định, chẳng hạng như đo lường hàm lượng bùn trong bể sinh học hàng ngày. Điều này cũng như xác định các tiêu chí giám sát đo lường trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Riêng mục tiêu chất lượng thì bạn phải theo dõi đo lường thường xuyên, thông thường hàng tháng.

Bạn có thể tham khảo bản sau đây:

KẾ HOẠCH GIÁM SÁT VÀ ĐO LƯỜNG NĂM
STT Hạng mục giám sát và đo lường Phương pháp giám sát Tiêu chí đánh giá Tầng suất giám sát /Tháng Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Đo lường chỉ tiêu khí thải Bên ngoài Không có chỉ tiêu nào vượt quy định O O O O
2 Kiểm định các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn Bên ngoài Tất cả thiết bị kiểm định đạt yêu cầu O
3 Đo lường chỉ tiêu nước thải sinh hoạt Bên ngoài Không có chỉ tiêu nào vượt quy định O O O O
4 Đo lường môi trường lao động (Tiếng ồn, khí thải, độ ẩm, ánh sáng…) Bên ngoài Không có chỉ tiêu nào vượt quy định O
5 Đo lường không khí xung quanh Bên ngoài Không có chỉ tiêu nào vượt quy định O O
6 Kiểm tra điện trở nối đất hệ thống chống sét định kỳ Bên ngoài Kết quả đo lường đạt yêu cầu O
7 Mục tiêu chất lượng Theo kế hoạch hành động mục tiêu Đạt mục tiêu O O O O O O O O O O O O
8 Giám sát lượng nước tiêu thụ Theo dõi lượng nước tiêu thụ theo hoá đơn nước Lượng nước tiêu thụ trung bình dưới 0,1 lít/sp O O O O O O O O O O O O
9 Giám sát lượng giấy tiêu thụ Theo dõi xuất nhập tồn giấy in Lượng giấy tiêu thụ trung bình dưới 0,5 tờ/sp O O O O O O O O O O O O
10 Giám sát lượng gas tiêu thụ Theo dõi lượng gas sử dụng hàng tháng Lượng giấy tiêu thụ trung bình dưới 0,5 kg/ 100 sp O O O O O O O O O O O O
11 Giám sát rác thải thông thường Theo dõi biên bản bán rác hàng tháng Lượng rác phát sinh trung bình dưới 0,5 kg/100 sp O O O O O O O O O O O O
12 Giám sát rác thải nguy hại Định kỳ hàng tháng cân rác thải nguy hại Lượng rác phát sinh trung bình dưới 0,01 kg/100 sp O O O O O O O O O O O O
13 Giám sát lượng điện tiêu thụ Theo dõi lượng điện tiêu thụ trên hoá đơn điện Lượng điện tiêu thụ trung bình dưới 0.01 kw/sp O O O O O O O O O O O O
14 Giám sát lượng CO2 quy đổi Tính công thức quy đổi về lượng CO2 trung bình Lượng CO2 quy đổi phát sinh trung bình dưới 0,1 kg/100 sp O O O O O O O O O O O O

 

 

TỔ CHỨC PHẢI XÁC ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG (9.1.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác định: b) các phương pháp theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá có thể áp dụng, để đảm bảo kết quả có giá trị;

 

Điều này có nghĩa là gì?

Ở phần 9.1.1.a chúng ta đã xác định những gì cần phải giám sát đo lường, phần này chúng ta xác định cách thức đo theo dõi và đo lường các vấn đề cần theo dõi và đo lường.

Các phương pháp mà tổ chức sử dụng để theo dõi và đo lường, phân tích và đánh giá phải được xác định trong hệ thống quản lý môi trường, để đảm bảo rằng:

  1. a) thời gian theo dõi và đo lường được phối hợp cùng các nhu cầu để phân tích và đánh giá các kết quả;
  2. b) các kết quả theo dõi và đo lường đáng tin cậy, tái lập và có thể truy tìm nguồn gốc;
  3. c) việc phân tích và đánh giá là đáng tin cậy và có thể tái lập, và cho phép tổ chức báo cáo các xu hướng.

Hoạt động theo dõi và đo lường phải được tiến hành trong điều kiện được kiểm soát và với quá trình đo thích hợp để đảm bảo tính hiệu lực của kết quả, như:

– lựa chọn các phương pháp lấy mẫu và thu thập dữ liệu;

– cung cấp hiệu chuẩn hoặc kiểm định thiết bị đo đầy đủ;

– sử dụng các chuẩn đo liên kết với các chuẩn đo quốc gia hoặc quốc tế;

– sử dụng nhân viên có năng lực;

– sử dụng các phương pháp kiểm soát chất lượng phù hợp, kể cả việc diễn giải dữ liệu và xu hướng phân tích.

Tổ chức phải cân nhắc việc sử dụng thích hợp các phòng thử nghiệm có các phương pháp thử đã được tổ chức công nhận quốc gia công nhận hoặc được các cơ quan quản lý phê duyệt. Nếu không có sự công nhận hoặc phê chuẩn sẵn sàng, thì tổ chức phải cân nhắc các phương pháp thích hợp khác để xác nhận độ chính xác của các kết quả, như tách riêng việc phân tích mẫu, thử nghiệm các chất chuẩn đã được công nhận và các chương trình thử nghiệm thành thạo.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi thiết kế phương pháp theo dõi và đo lường, bạn nên xem xét các yếu tố sau:

  • Xác định các quá trình chính nào cần phải giám sát và đo lường;
  • Xác định các đầu ra mong muốn hay các mục tiêu cần đạt được và các rủi ro từ các quá trình này;
  • Từ các đầu ra mong muốn, tiến hành xác định các điểm cần thiết trong quá trình cần phải theo dõi và đo lường để đảm bảo đạt được đầu ra mong muốn và kiểm soát được rủi ro;
  • Từ các điểm cần thiết, tiến hành xác định các tham số cụ thể mà chúng có thể cho biết cách thức quá trình đang hoạt động (quá trình đang tốt hay xấu);
  • Xác định chức năng hoặc vai trò chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động đo lường (nhân viên, phòng ban);
  • Xác định các thông số để theo dõi và đo lường như điều kiện quá trình, khoảng thời gian lấy mẫu, tỷ lệ lấy mẫu và số lượng mẫu lấy;
  • Mô tả các giai đoạn trong quá trình thực hiện các hoạt động đo lường (kỹ thuật thực hiện hoặc hướng dẫn thực hiện);
  • Các nguồn lực phục vụ đo lường: công cụ, thiết bị hoặc phần mềm cần thiết để thực hiện hoặc hỗ trợ đo lường;
  • Các kết quả phải được ghi lại ở đâu và ghi như thế nào?
  • Hành động bắt buộc trong trường hợp phát hiện sự không tuân thủ

Bạn phải thiết lập cách thức đo lường từng các yếu tố mà bạn xác định cần phải đo lường. Bạn có thể tham khảo bảng Kế hoạch giám sát và đo lường năm cột Phương pháp giám sát ở trên.

 

TỔ CHỨC PHẢI XÁC ĐỊNH CHUẨN MỰC LÀM CĂN CỨ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG (9.1.1.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác địnhc) các chuẩn mực làm căn cứ để tổ chức đánh giá kết quả hoạt động môi trường, và các chỉ số thích hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này yêu cầu bạn là làm thế nào chúng ta biết được kết quả đo lường đạt hay không đạt, muốn biết thì chúng ta phải thiết lập các chỉ tiêu hoặc mục tiêu cho chúng.

Các chỉ số kết quả hoạt động của bạn cần lưu ý:

  • Đơn giản và dễ hiểu.
  • định lượng rõ ràng.
  • Có thể kiểm chứng, đánh giá, so sánh;
  • Có liên quan đến mục tiêu và chỉ tiêu của EMS.

Dưới đây là một số chỉ số mẫu về chỉ số hoạt động môi trường. Mỗi chỉ số mà bạn chọn phải liên quan đến nguyên nhân của một tác động tiềm năng. Các mẫu dưới đây minh họa các cách để nêu các chỉ số của bạn.

  • Số lượng CO2 được tạo ra trên mỗi đơn vị sản phẩm được sản xuất.
  • Số lượng chất độc hại phát ra trên mỗi đơn vị sản phẩm.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Đối với mỗi tiêu chí đo lường bạn phải xác nhận được chỉ số đo lường thích hợp để làm căn cứ kết luận các chỉ số hoạt động môi trường đạt hay không đạt.

Bạn có thể tham khảo Kế hoạch giám sát và đo lường năm cột tiêu chí đánh giá ở trên hay hình minh hoạ bên dưới.



TỔ CHỨC PHẢI XÁC ĐỊNH KHI NÀO PHẢI THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG (9.1.1.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác địnhd) khi nào việc theo dõi và đo lường phải được thực hiện;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này yêu cầu bạn xác định tầng suất đo lường cho từng chỉ tiêu đã được xác định. Việc xác định tầng suất này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

  • Yêu cầu các bên liên quan, ví dụ như luật định;
  • Cam kết của tổ chức, ví dụ trong ĐTM chúng ta cam kết 3 tháng 1 lần quan trắc chất lượng nước thải đầu ra và báo cáo Trung tâm môi trường thì định kỳ 3 tháng chúng ta tiến hành giám sát và đo lường;
  • Theo tính chất và mức độ phát sinh của khía cạnh môi trường, ví dụ như rác thải nguy hại chúng ta phát sinh ít có thể 3 tháng chúng ta mới cân đo một lần, nếu nhiều thì hàng tuần phải cân đo 1 lần;
  • Tầng suất báo cáo hay phân tích dữ liệu.

Làm thế nào chứng minh?

Ban quy định tầng suất đo lường cho từng chỉ tiêu cần giám sát và đo lường. bạn có thể tham khảo bảng Kế hoạch giám sát và đo lường năm cột tần suất giám sát ở trên

 

TỔ CHỨC PHẢI XÁC ĐỊNH KHI NÀO KẾT QUẢ THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG ĐƯỢC PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ (9.1.1.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác địnhe) khi nào kết quả theo dõi và đo lường phải được phân tích và đánh giá.

Điều này có nghĩa là gì?

Tất cả việc theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá bạn đang thực hiện cho quá trình làm rõ ràng kết quả hoạt động và tính hiệu lực của EMS. Ba hạng mục sau sẽ đặc biệt hữu ích trong việc minh họa mức độ hiệu lực EMS của bạn:

  • Kết quả mục tiêu môi trường
  • Kết quả đánh giá nội bộ.
  • Kết quả xem xét lãnh đạo.

Đây là 3 yếu tố chủ yếu cho việc đánh giá tính hiệu lực của EMS.

Tiêu chuẩn không yêu cầu sử dụng phương pháp nào để phân tích dữ liệu thu được, do đó việc lựa chọn phương pháp phân tích và đánh giá là tuỳ tổ chức, bản có thể sử dụng 7 công cụ thống kế, phương pháp data analytic, inovar, … Dù bạn sử dụng phương pháp nào đi chăn nữa thì kết quả phân tích và đánh giá phải chỉ ra được các vấn đề sau:

  • Tình trạng hệ thống quản lý EMS;
  • Xu hướng của các quá trình;
  • Cơ hội cải tiến thu được là gì.

Làm thế nào để chứng minh?

Các kết quả theo dõi và đo lường phải được phân tích và sử dụng để xác định sự không phù hợp, theo các giới hạn được xác định bởi các nghĩa vụ tuân thủ, xu hướng kết quả cũng như các cơ hội để cải tiến liên tục. Phân tích các dữ liệu có thể bao gồm sự cân nhắc về chất lượng dữ liệu, hiệu lực, tính đầy đủ và đồng bộ cần thiết của dữ liệu để tạo ra các thông tin đáng tin cậy. Có thể sử dụng các kỹ thuật thống kê như một công cụ làm tăng độ tin cậy khi quyết định liệu đã đạt được kết quả mong muốn hay chưa. Các công cụ này có thể gồm, kỹ thuật đồ thị, lập chỉ số, tổng hợp hoặc trọng số.

Thông thường, người ta thường dùng 7 công cụ thống kê để phân tích dữ liệu.

 

TỔ CHỨC PHẢI ĐẢM BẢO THIẾT BỊ THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG ĐƯỢC HIỆU CHUẨN HOẶC KIỂM TRA XÁC NHẬN (9.1.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải đảm bảo rằng thiết bị theo dõi và đo lường đã hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận được sử dụng và bảo dưỡng, khi thích hợp.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu các thiết bị sử dụng giám sát đo lường phải được hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận khi sử dụng và được bảo dưỡng để đảm bảo tính sẵn sàng và tính đúng của thiết bị đo.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn tham khảo bài viết phần 7.1.5. nguồn lực theo dõi và đo lường ISO 9001:2015 theo link sau:
http://quantri24h.com/7-1-nguon-luc/

 

TỔ CHỨC PHẢI ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MÔI TRƯỜNG VÀ HIỆU LỰC EMS (9.1.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải đánh giá kết quả hoạt động môi trường của mình và tính hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Hiệu lực được định nghĩa là mức độ theo đó các hoạt động đã hoạch định được thực hiện và đạt được các kết quả đã hoạch định. Nghĩa là các chỉ số thu được từ quá trình hoạt động cho thấy chúng đạt được mục tiêu.

Kết quả hoạt động môi trường là kết quả có thể đo được liên quan đến việc quản lý các khía cạnh môi trường.

Đánh giá dữ liệu có nghĩa nhận định giá trị của dữ liệu được phân tích. Sau khi tiến hành phân tích dữ liệu, chúng ta tiến hành đánh giá dữ liệu này là tốt hay xấu, xu hướng nó như thế nào, đạt yêu cầu hay không.

Tiêu chuẩn yêu cầu chúng ta phải đánh giá lại kết quả phân tích dữ liệu thu được từ quá trình theo dõi và đo lường ở trên tiến hành đánh giá lại các kết quả môi trường có đạt hay không đạt mục tiêu đề ra và xu hướng của các quá trình hiện tại.

Đánh giá hiệu lực EMS nghĩa là bạn xem các hoạch định cho EMS ban đều của bạn có đạt được như mong muốn hay không, Mục đích EMS có đạt được hay không, các mục đích bao gồm:

  • nâng cao kết quả hoạt động môi trường;
  • hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ;
  • đạt được các mục tiêu môi trường.

Làm thế nào để chứng minh?

Năm hạng mục sau sẽ đặc biệt hữu ích trong việc minh họa mức độ hiệu lực EMS của bạn:

  • Kết quả mục tiêu môi trường;
  • Kết quả giám sát và đo lường;
  • Kết quả đánh giá tuân thủ;
  • Kết quả đánh giá nội bộ.
  • Kết quả xem xét lãnh đạo.

Nếu tất cả 5 yếu tố trên điều cho thấy hệ thống EMS đạt được kết quả như hoạch định chúng ta dễ dàng kết luận rằng EMS chúng ta có hiệu lực.

 

TỔ CHỨC PHẢI TRAO ĐỔI KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MÔI TRƯỜNG CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN (9.1.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải trao đổi thông tin kết quả hoạt động môi trường có liên quan cả trong nội bộ và bên ngoài, như đã nhận biết trong (các) quá trình trao đổi thông tin và theo yêu cầu của các nghĩa vụ tuân thủ.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải thực hiện trao đổi về kết quả hoạt động môi trường cho các bên liên quan theo như xác định ở phẩn trao đổi thông tin.

  • Đối với nội bộ: Các phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường phải được báo cáo đến những người có trách nhiệm và quyền hạn để để xuất hành động thích hợp, cho những người có liên quan đến các hoạt động của họ để họ nhận thức rằng mình đang kiểm soát tốt hay chưa để họ tuân thủ và cải tiến lại mình;
  • Đối với bên ngoài: báo cáo cho khách hàng, cho cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan quản lý địa phương. Ví dụ như báo cáo quan trắc môi trường gửi cho chi cục bảo vệ môi trường, …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thực hiện trao đổi thông tin như những gì đã hoạch định.

 

TỔ CHỨC PHẢI LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ THEO DÕI ĐO LƯỜNG (9.1.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về các kết quả theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải duy trì các thủ tục dạng văn bản để thực hiện các hoạt động theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá có thể hỗ trợ để cung cấp sự nhất quán, độ tái lập và độ tin cậy vào các dữ liệu thu được. và các kết quả theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá cũng phải được lưu giữ như một thông tin dạng văn bản.

 

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thiết lập quy trình theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động theo yêu cầu của điều khoản này và duy trì chúng có hiệu lực;

Bạn lưu lại các kết quả giám sát đo lường, phân tích, đánh giá, trao đổi thông tin liên quan đến hoạt động này.

9.1.2 ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ

TỔ CHỨC PHẢI THIẾT LẬP, THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ (9.1.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết để đánh giá việc đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ của mình.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thiết lập quá trình để đánh giá mức độ hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, thông qua các hoạt động theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động của mình dựa theo các nghĩa vụ tuân thủ, như đã xác định tại 4.2 và 6.1.3. Quá trình này giúp tổ chức chứng minh được các cam kết của mình về sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, nắm vững được tình trạng tuân thủ, làm giảm khả năng vi phạm các quy định và tránh được các hành động bất lợi từ các bên quan tâm của tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi bạn đã xác định Nghĩa vụ tuân thủ của mình ở điều khoản 4.2 và 6.1.3, bây giờ bạn phải đánh giá liệu xem mình đã tuân thủ các yêu cầu này chưa. Để làm được điều đó, bạn phải lập kế hoạch và thực hiện một quá trình để đánh giá để nhằm xác định rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu pháp lý về môi trường và các yêu cầu khác áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Thiết lập quá trình đánh giá tuân thủ theo nguyên tắc 5W1H

  • What: đánh giá cái gì? điều này nói lên bạn cần phải xác định những nội dung nào cần đánh giá (theo yêu cầu phải tuân thủ);
  • Where: Thu thập dữ liệu đánh giá từ đâu? Bạn phải xác định các nguồn thu thập dữ liệu và nơi tạo ra dữ liệu đó?
  • When: Khi nào thì đánh giá (xem mục 9.1.2.a)?
  • Why: Tại sao phải đánh giá các chỉ tiêu này? chúng liên quan đến yêu cầu nào?
  • Who: ai là người đảm trách?
  • How: Phương pháp đánh giá như thế nào? Xác định phương pháp/cách thức đánh giá?

Quá trình này bao gồm các yêu cầu tiếp theo.

  

TỔ CHỨC PHẢI XÁC ĐỊNH TẦN SUẤT ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ (9.1.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: a) xác định tần suất đánh giá sự tuân thủ;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xác định rõ ràng khi nào tổ chức thực hiện đánh giá tuân thủ. Việc xác định thời gian đánh giá tuân thủ phụ thuộc vào một số yếu tố như:

  • Các yêu cầu pháp lý của tổ chức, ví dụ yêu cầu quan trắc môi trường 6 tháng 1 lần thì tẩn suất đánh giá tuân thủ là 6 tháng (sau khi có kết quả quan trắc tiến hành đánh giá xem mình có tuân thủ hay không?);
  • Sự liên quan của các yêu cầu khác được chấp nhận là các nghĩa vụ tuân thủ, ví dụ yêu cầu khách hàng 3 tháng báo cáo tình hình tuân thủ RoHS;
  • Các thay đổi về các nghĩa vụ tuân thủ, ví dụ: luật nghiêm khắc hơn;s
  • Kết quả hoạt động trước đây của tổ chức liên quan đến nghĩa vụ tuân thủ, kể cả các ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn liên quan đến các nghĩa vụ không tuân thủ, ví dụ trước đây 6 tháng đúng ta mới đánh giá tuân thủ liên quan đến hàm lượng CO2 phát thải vào không khí, tuy nhiên việc đánh giá này lâu quá khiến doanh nghiệp không có các hành động kịp thời, do đó lần này chúng ta tiến hành dời lại 3 tháng đánh giá 1 lần
  • Các thay đổi dự kiến về kết quả của một quá trình hoặc hoạt động, ví dụ, kết quả của nhà máy xử lý nước thải có thể khác nhau tùy thuộc vào lượng nước thải thu được.
  • Rủi ro càng cao, việc tự đánh giá phải được thực hiện thường xuyên hơn.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải thiết lập thời gian thực hiện đánh giá tuân thủ đối với từng nghĩa vụ mà bạn phải tuân thủ, bạn có thể tham khảo bản kế hoạch bên dưới.

TT Hạng mục Tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Đo lường không khí xung quanh x x
2 Đo lường nước thải sinh hoạt x x x x
3 Đo lường môi trường môi trường lao động x
4 Đo lường không khí tại khu vực sản xuất x x
5 Đo lường nước thải sinh hoạt x x x x
6 Đo lường khí thải x x x x
7 Báo cáo rác thải cho cơ quan hữu quan x x
8 Kiểm định an toàn thiết bị Không đánh giá, do hạn kiểm định đến năm 2020
9 Đo lường hệ thống chống sét Không đánh giá, do hạn kiểm định đến năm 2020
10 Diễn tập PCCC x
11 Đánh giá nội bộ x
12 Báo cáo giám sát môi trường x x x x
13 Đánh giá nhà thầu rác thải nguy hại x
14 An toàn hóa chất x x x x x x x x
15 Phương tiện PCCC (trang bị, bố trí, kiểm tra, bảo dưỡng) x x x x x x x x
16 Quản lý rác thải (thông thường và nguy hại) x x x x x x x x
17 Tình hình thực hiện từng mục tiêu môi trường x x x x x x x x

TỔ CHỨC PHẢI ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ (9.1.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: b) đánh giá sự tuân thủ và thực hiện hành động, khi cần thiết;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thực hiện đánh giá tuân thủ theo tầng suất đã định, trong quá trình đánh giá nêu chúng ta thấy rằng chúng ta chưa tuân thủ hay có xu hướng không tuân thủ thì chúng ta phải thực hiện hành động phân tích nguyên nhân và đưa ra các biện pháp cải tiến nhằm đảm bảo rằng chúng ta luôn đáp ứng được yêu cầu phải tuân thủ.

Việc đánh giá sự tuân thủ phải là quá trình lặp, sử dụng đầu vào từ các lĩnh vực khác của HTQLMT nhằm xác định xem liệu tổ chức có hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ không. Các phương pháp được sử dụng để đánh giá sự tuân thủ có thể gồm cả thu thập thông tin và dữ liệu, ví dụ, qua:

  • các cuộc thăm quan hoặc kiểm tra cơ sở vật chất;
  • các quan sát hoặc phỏng vấn trực tiếp;
  • các xem xét dự án hoặc công việc;
  • xem xét các phép phân tích mẫu hoặc các kết quả thử, và so sánh với các giới hạn quy định;
  • xác nhận việc lấy mẫu hoặc thử nghiệm;
  • xem xét các thông tin dạng văn bản theo yêu cầu pháp lý (ví dụ, các biểu hiện về chất thải nguy hại, các điều khoản qui định).

Làm thế nào để chứng minh?

Có thể sử dụng các cuộc đánh giá nội bộ  để xác định hiệu lực của quá trình được thiết lập và áp dụng để đánh giá sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, nhưng không được sử dụng chúng để chứng minh rằng các nghĩa vụ tuân thủ đã được tổ chức thực hiện hoàn thành. Tuy nhiên, tổ chức có thể áp dụng các phương pháp đánh giá để xác định sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ của mình.

Có thể tính đến các nghĩa vụ tuân thủ trong nhiều quá trình của HTQLMT, như:

  • xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và các rủi ro cũng như các cơ hội cần phải giải quyết;
  • lập kế hoạch hành động;
  • thiết lập các mục tiêu môi trường;

Hiệu quả của các quá trình này và các kết quả đạt được cũng có thể cung cấp làm bằng chứng về việc hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ.

Tổ chức có thể lựa chọn để xem xét các báo cáo và trao đổi thông tin do các bên quan tâm cung cấp (ví dụ, các báo cáo kiểm tra tại chỗ theo quy định hoặc các cuộc đánh giá của khách hàng), hoặc thông báo với các bên quan tâm đặc biệt các vấn đề liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ.

Khi đã xác định là không hoàn thành hoặc có nguy cơ không hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, tổ chức phải thực hiện các hành động khắc phục, có thể sử dụng các quá trình về hành động khắc phục để giải quyết các sự không phù hợp của tổ chức. Khi thích hợp và theo yêu cầu, tổ chức phải thông báo hoặc báo cáo về sự không hoàn thành nghĩa vụ tuân thủ với bên quan tâm.

Một sự không tuân thủ không nhất thiết phải nâng thành sự không phù hợp của toàn hệ thống quản lý, nếu, ví dụ, sự không tuân thủ được xác định và được khắc phục bởi các quá trình của HTQLMT.

TỔ CHỨC DUY TRÌ TRI THỨC VÀ HIỂU BIẾT VỀ TÌNH TRẠNG TUÂN THỦ (9.1.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: c) duy trì tri thức và hiểu biết về tình trạng tuân thủ của mình.

Điều này có nghĩa là gì?

 Nói cách đơn giản, tổ chức phải luôn biết tình trạng tuân thủ các yêu cầu pháp lý của tổ chức. Nếu một yêu cầu thay đổi, bạn cần nhận biết về nó và biết nếu thay đổi đó ảnh hưởng đến việc tuân thủ nghĩa vụ liên quan của bạn. Nếu bạn thực hiện thay đổi trong cơ sở của mình, bạn có thể cần đánh giá xem bạn có tiếp tục đáp ứng tất cả các yêu cầu hay không, cả trong và sau khi thay đổi, ngay cả khi bạn chưa đánh giá điều này theo lịch trình thường xuyên của mình.

Làm thế nào để chứng minh?

Bằng cách đánh giá sự tuân thủ, tổ chức thu được kiến thức và sự hiểu biết về tình trạng tuân thủ của mình. Tần suất của các cuộc đánh giá sự tuân thủ phải thích hợp để giữ cho kiến thức và sự hiểu biết này được cập nhật. Các cuộc đánh giá phải được thực hiện theo cách sao cho cung cấp đầu vào kịp thời cho cuộc xem xét của lãnh đạo, như vậy lãnh đạo có thể xem xét sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức và duy trì sự hiểu biết về tình trạng thực hiện nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.

TỔ CHỨC LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (9.1.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng về (các) kết quả đánh giá sự tuân thủ.

Điều này có nghĩa là gì?

 Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức lưu giữ các thông tin văn bản về kết quả đánh giá tuân thủ.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về sự đánh giá tuân thủ của mình. Điều này có thể bao gồm:

– các báo cáo về các kết quả của các cuộc đánh giá sự tuân thủ;

– các báo cáo về các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài;

– các báo cáo và các thông báo nội bộ và bên ngoài.

9.2 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Yêu cầu trong điều khoản đánh giá nội bộ tương tự như yêu cầu trong đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

9.3 XEM XÉT LÃNH ĐẠO

LÃNH ĐẠO PHẢI XEM XÉT EMS (9.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Lãnh đạo cao nhất phải xem xét hệ thống quản lý môi trường của tổ chức theo tần suất được hoạch định, để đảm bảo nó luôn phù hợpthỏa đáng và có hiệu lực.

Điều này có nghĩa là gì?

Phù hợp” dùng để chỉ cách hệ thống quản lý môi trường phù hợp với tổ chức, các hệ thống hoạt động, văn hóa và hoạt động chủ chốt của tổ chức.

Thỏa đáng” dùng để chỉ việc đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này và được thực hiện một cách thích hợp.

Tính hiệu lực” dùng để chỉ các kết quả đã hoạch định có đạt được hay không.

Tại những khoảng thời gian do mình xác định, lãnh đạo cao nhất của tổ chức cần tiến hành xem xét HTQLMT của mình để đánh giá tính phù hợp, thỏa đáng và hiệu lực liên tục của hệ thống. Việc xem xét này phải bao trùm các khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ thuộc phạm vi của HTQLMT.

Thông thường, lãnh đạo sẽ xem xét các vần đề riêng lẽ của hệ thống quản lý chất lượng, trong xem xét lãnh đạo là sự xem xét mang tính hệ thống, chúng gắn kết các vấn đề nền tản của EMS tạo thành một chuỗi, chuỗi này cho thấy các mối quan hệ và tương tác với nhau một cách chặt chẽ để lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh cách thức hoạt động của EMS của tổ chức và cách thức mà chúng tạo ra kết quả như dự định.

Việc xem xét của lãnh đạo có thể tiến hành trùng hợp với các hoạt động quản lý khác (ví dụ, các cuộc họp của ban lãnh đạo, tác nghiệp) hoặc có thể thực hiện như một hoạt động riêng lẻ. Xem xét của lãnh đạo có thể phối hợp với chu kỳ lập kế hoạch và ngân sách của tổ chức, và kết quả hoạt động môi trường có thể được đánh giá trong quá trình xem xét của lãnh đạo về kết quả kinh doanh chung của mình, như vậy các quyết định về các ưu tiên và các nguồn lực đối với HTQLMT sẽ được cân bằng với các ưu tiên và các nhu cầu về nguồn lực khác dành cho kinh doanh.

Một điều lưu ý là không một yêu cầu nào trong tiêu chuẩn nói đến việc xem xét phải thực hiện qua cuộc họp với các phòng ban, do đó bạn có thể xem xét qua các báo cáo tổng hợp, qua các họp giao ban, hoặc bất cứ hình thức nào mà điều đó chứng tỏ rằng lãnh đạo đã nắm được các vấn đề theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Việc xem xét của lãnh đạo nhằm kiểm tra xem những gì đã được lên kế hoạch có thực hiện đúng hay không, và cần phải điều chỉnh, bổ sung hay thay đổi những gì đã hoạch định cho EMS hay không.

Làm thế nào để chứng minh?

 Xem xét của lãnh đạo phải ở cấp cao tức là lãnh đạo cao nhất; tổ chức không cần phải là thực hiện xem xét đầy đủ các yêu cầu trong một xem xét. Các vấn đề được xem xét của lãnh đạo trong mỗi lần cần phải được giải quyết tất cả cùng lúc.

Việc xem xét có thể diễn ra trong một khoảng thời gian và có thể là một phần của các hoạt động quản lý định kỳ, như là các cuộc họp cấp ban lãnh đạo hoặc nhân viên; và không cần phải là một hoạt động riêng biệt.

Một điều lưu ý là không một yêu cầu nào trong tiêu chuẩn nói đến việc xem xét phải thực hiện qua cuộc họp với các phòng ban, do đó bạn có thể xem xét qua các báo cáo tổng hợp, qua các họp giao ban, hoặc bất cứ hình thức nào mà điều đó chứng tỏ rằng lãnh đạo đã nắm được các vấn đề theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Trong nhiều trường hợp việc xem xét lãnh đạo được thực hiện 1 năm 1 lần, điều này về mặt nguyên tắc thì có thể chấp nhận được, nhưng về mặt tiếp cận rủi ro thì chưa phù hợp. Việc chưa phù hợp thể hiện rõ nhất ở việc tuân thủ các bên liên quan. Chẳng hạn khi bạn thực hiện quan trắc môi trường, kết quả quan trắc trước khi nộp chi cục bảo vệ môi trường thì lãnh đạo đã xem xét và đưa ra chỉ đạo trước khi nộp báo cáo rồi, việc này cũng như là xem xét lãnh đạo.

Thời gian xem xét EMS phụ thuộc vào các vấn đề sau:

  • Các yêu cầu phải tuân thủ (ví dụ yêu cầu thời gian báo cáo của luật môi trường, luật vệ sinh an toàn lao động, …);
  • Mức độ quan trọng của các khía cạnh môi trường;
  • Các vấn đề thay đổi lớn;
  • Văn hoá doanh nghiệp (ví dụ 6 tháng họp xem xét 6 tháng đầu năm, …)
  • Nguồn lực của tổ chức.

XEM XÉT TÌNH TRẠNG CÁC CUỘC XEM XÉT TRƯỚC ĐÓ (9.3.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: a) tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét trước đó của lãnh đạo;

Điều này có nghĩa là gì?

Sau mỗi cuộc hợp xem xet lãnh đạo luôn có các hành động cần được thực hiện để cải tiến hiệu lực EMS. Tiêu chuẩn yêu cầu bạn rằng, mỗi lẫn xem xét lãnh đạo bạn phải xem lại những hành động mà lãnh đạo đã đưa ra trong lần xem xét trước đã thực hiện tới đâu? Và kết quả đạt được như thế nào để lãnh đạo biết để làm cơ sở cho các quyết định cho lần xem xét sau hiệu quả hơn.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải lập một báo cáo bao gồm những nội dung cần thực hiện của lần xem xét trước, kế hoạch thực hiện, tình trạng hoặc kết quả đạt được trình cho lãnh đạo cao nhất để tiến hành xem xét lãnh đạo.

XEM XÉT CÁC THAY ĐỔI (9.3.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: b) các thay đổi trong:

1) các vấn đề nội bộ và bên ngoài mà liên quan đến hệ thống quản lý môi trường;

2) các nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm, bao gồm cả các nghĩa vụ tuân thủ;

3) các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình;

4) các rủi ro và cơ hội;

Điều này có nghĩa là gì?

Tổ chức yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải xem xét các yếu tố tác động lên sự phù hợpthỏa đáng và có hiệu lực của EMS, các yếu tố đó chính là các vấn đề nội bộ và các vấn đề bên ngoài tổ chức được nêu ở điều khoản 4.1 Bối cảnh tổ chức. Thông tin về bối cảnh tổ chức phải nên chỉ rõ có những gì thay đổi không? Chúng có thể bao gồm các thay đổi liên quan đến kinh tế, nhân khẩu học, cạnh tranh, nhà cung cấp, sản phẩm, quy trình, luật hoặc bất kỳ điều gì khác ảnh hưởng đến tổ chức. Điểm mạnh hay điểm yếu của chúng ta có thay đổi không? Có cơ hội hoặc mối đe dọa mới được phát hiện? Đây là những thông tin quan trọng cho việc hoạch định lại chiến lược tổ chức cũng như là cho EMS mà lãnh đạo cao nhất phải nắm được. Tóm lại, sau một thời gian thực hiện các hoạch định cho EMS của bạn, tại một thời điểm nào đó lãnh đạo phải nhìn nhận lại bối cạnh tổ chức hiện tại so với bối cảnh tổ chức tại thời điểm hoạch định có gì thay đổi không? Chúng còn phù hợp với những gì đã hoạch định trước đó không để tìm cơ hội cải tiến nâng cao hiệu lực của EMS. Ví dụ tại thời điểm hoạch định việc xử lý bụi khí thải dùng công nghệ lọc vải, nhưng tại thời xem xét lãnh đạo công nghệ ngưng tụ bằng cyclone phát triển, tổ chức xem xét lại vấn đề thay thế hay không?

Sau khi xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài, việc tiếp theo tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải xem xét lại yêu cầu của các bên liên quan. Yêu cầu các bên liên quan được tổ chức xác định khi thiết lập hệ thống EMS, bây giờ tổ chức phải xem lại yêu cầu của các bên liên quan mà tổ chức phải tuân thủ. Yêu cầu này nói lên 2 vấn đề:

  • Một là xem xét các nghĩa vụ tuân thủ đã được đáp ứng chưa? Chúng ta cần phải làm gì để đáp ứng các yêu cầu này;
  • Hai là các yêu cầu của các bên liên quan có gì thay đổi hay có yêu cầu nào mới phát sinh hay không. Việc xem xét này giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời để đáp ứng các sự thay đổi và các yêu cầu tuân thủ mới phát sinh. Đồng thời cung cấp nguồn lực để đáp ứng sự thay đổi và phát sinh mới này.

Các khía cạnh môi trường đã được nhận diện và thực hiện các biện pháp kiểm soát, trong yêu cầu này tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải xem xét lại liệu các biện pháp kiểm soát đã được hoạch định và thực hiện một cách hiệu quả chưa? Có vấn đề nào xảy ra liên quan đến khía cạnh môi trường nào phát sinh và có khía cạnh môi trường nào mới phát sinh không? Việc xem xét khía cạnh môi trường có ý nghĩa giúp lãnh đạo có một bức tranh chung về hoạt động bảo vệ môi trường của tổ chức, đồng thời giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định cần thiết như cung cấp thêm cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, tài chính, … để đảm bảo tất cả các khía cạnh môi trường có nghĩa được kiểm soát một cách có hiệu lực.

Ngoài ra, các rủi ro và cơ hội cũng phải được rà soát trong lần xem xét lãnh đạo. Trong quá trình hoạt động của tổ chức, những cơ hội đã được tận dung hay chưa? Hay các rủi ro có được kiểm soát hay không? Có vấn đề nào thay đổi hoặc phát sinh mới liên quan đến rủi ro và cơ hội không? Việc xem xét các vấn đề này là trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất.

Làm thế nào để chứng minh?

Trong hầu hết các tổ chức, việc xem xét lãnh đạo chỉ liệt kê các đầu mục cần xem xét để đối phó tiêu chuẩn chứ chưa có một dữ liệu đầu vào chi tiết cho việc xem xét các yếu tố này. Vì vậy hầu hết đầu ra của cuộc xem xét điều trống rỗng, không mang lại giá trị cho hệ thống EMS cũng như cho tổ chức.

Để đáp ứng việc này, bạn cần có một dữ liệu cụ thể trình bày tóm tắt hoặc các kết quả phân tích dữ liệu trình cho lãnh đạo cao nhất xem xét và đánh giá.

Đối với các vấn đề nội bộ và bên ngoài bạn cần phải liệt kê tất cả vấn đề nội bộ và bên ngoài hiện tại thời điểm thiết lập EMS hoặc trong kỳ xem xét trước và dữ liệu về các vấn đề nội bộ và bên ngoài hiện tại tổ chức đang đối mặt. so sánh những yếu tố này có gì thay đổi, có gì mới phát sinh và tính phù hợp của yếu tố này liên quan đến các hoạch định cho EMS của bạn. khi nhìn dữ liệu này lãnh đạo dễ dàng nhận định được vấn đề.

Đối với yêu cầu các bên liên quan, các khía cạnh môi trường có nghĩa và các rủi ro và cơ hội cũng cần một bản phân tích tương tự như vậy. Nhìn vào bảng phân tích này lãnh đạo dễ dàng nhận ra vấn đề cần cải tiến cho EMS của bạn.

Một số vấn đề thay đổi trong tổ chức như:

  • luật pháp và các quy định;
  • hướng dẫn pháp lý liên quan;
  • các yêu cầu khác khác (chính sách của công ty, sáng kiến của hiệp hội thương mại, quy tắc thực hành, v.v.);
  • quy trình / vật liệu / hoạt động / cơ sở hạ tầng / nhà máy, v.v;
  • danh sách nhà cung cấp / nhà thầu, hoặc những thay đổi do họ mang lại;
  • cấp độ nhân viên, cơ cấu tổ chức, nhân sự;
  • Các khái cạnh và tác động môi trường;

Các thông tin thu thập sự thay đổi từ:

  • báo cáo đánh giá nội bộ (đặc biệt là các hành động khắc phục và phòng ngừa và tình trạng hiện tại của chúng);
  • báo cáo về các sự cố cá nhân;
  • các nguồn thông tin khác (hội nghị thương mại, báo cáo báo chí, tạp chí chuyên môn, v.v.);
  • báo cáo thị trường;
  • tạp chí môi trường về các vấn đề mới nổi;
  • ủy ban môi trường (cục môi trường, sở môi trường, bộ môi trường, …);
  • các bên quan tâm bên ngoài;
  • hồ sơ khiếu nại và sự cố;
  • các cuộc họp về hoạch định/cập nhật các đánh giá rủi ro;
  • hồ sơ đào tạo và phân tích nhu cầu;
  • Xem xét lãnh đạo về EMS trước đây (nếu có);
  • đánh giá liên quan về chất lượng hoặc hệ thống an toàn và sức khỏe.

MỨC ĐỘ ĐẠT CÁC MỤC TIÊU (9.3.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: c) mức độ đạt được của các mục tiêu môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Mục tiêu môi trường của tổ chức là những thước đo chính xác của sự thành công hoặc thất bại của tổ chức hay là thước đo tính hiệu lực của hệ thống EMS của tổ chức. Điều đó làm cho chúng trở thành số liệu rất quan trọng. Trong quá trình xem xét lãnh đạo, lãnh đạo cao nhất sẽ phân tích và đánh giá tiến độ đối với các mục tiêu, những điểm còn hạn chế trong việc đặt và quản lý mục tiêu của tổ chức. Một vấn đề khác có liên quan là lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu cũng nên xem xét.

Làm thế nào để chứng minh?

Một bảng báo cáo về tình trạng thực hiện các mục tiêu và kết quả đạt được có thể là cần thiết cho việc đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn. Ngoài ra, bảng báo cáo này cũng nên bao quát các yêu cầu của điều khoản 6.2 và những thay đổi liên quan đến việc thực hiện mục tiêu môi trường nếu có. Trong trường hợp không đạt cũng chỉ rõ nguyên nhân của sự không đạt và cơ hội cải tiến cho lần sau.

XEM XÉT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – PHÒNG NGỪA (9.3.d.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

1) các sự không phù hợp và các hành động khắc phục;

Điều này có nghĩa là gì?

Mục đích yêu cầu này tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo phải xem lại cách hành động khắc phục trong thời gian qua để biết cái nào mình thực hiện có hiệu quả hay chưa, cái nào chưa có hiệu quả, cái nào bị tái diễn để tìm cơ hội cải tiến. Có rất nhiều trường hợp hành động khắc phục không hiệu quả do thiếu các nguồn lực hỗ trợ mà thẩm quyền cung cấp các nguồn lực này nằm ở lãnh đạo cao nhất.

Hành động khắc phục phòng ngừa nói lên hiệu quả của các hoạch định cho các quá trình gây ra sự không phù hợp, việc xem xét các hành động khắc phục phòng ngừa cũng để xem xét lại liệu các hoạch định kiểm soát và vận hành có phù hợp hay chưa, những quá trình nào xảy ra việc không phù hợp nhiều nhất chứng tỏ việc hoạch định cho quá trình đó chưa phù hợp cần phải xem xét và điều chỉnh lại.

Việc xem xét hành động khắc phục có thể tìm được các cải tiến như:

  • Bổ sung đầy đủ các kỹ thuật phân tích và giải quyết vấn đề;
  • Cơ hội cho các chương trình đào tạo mới;
  • Cơ hội để xem xét các nguồn lực và phân bổ các nguồn lực hợp lý;
  • Năng cao khả năng của hệ thống để duy trì kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu.

Làm thế nào để chứng minh?

Có hai điều phải làm ở đây. Một là bạn phải tổng hợp một báo cáo tổng quan các các sự không phù hợp bao gồm:

  • Mô tả sự không phù hợp;
  • Các hành động thực hiện;
  • Kết quả thực hiện và hiệu lực của hành động.

Thứ 2 là phải xem xét những yêu cầu trong điều khoản 10.2 chúng ta có đáp ứng hay không?

XEM XÉT KẾT QUẢ HOẠT THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG (9.3.d.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

2) các kết quả theo dõi và đo lường;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong điều khoản 9.1.1 chúng ta đã thực hiện giám sát đo lường, điều khoản này yêu cầu Lãnh đạo cao nhất phải xem xét các kết quả giám sát đo lường đó.

Kết quả theo dõi và đo lường thể hiện một phần hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường, các tiêu chí cần đo thường liên quan đến khía cạnh môi trường và các nghĩa vụ tuân thủ. Do đó, việc xem xét này giúp lãnh đạo xem lại những gì mà chúng ta đã hoạch định cho quá trình có đạt được không? và những gì cần phải cải tiến cho hoạt động này.

Làm thế nào để chứng minh?

Một điều lưu ý là tiêu chuẩn không yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải xem xét tất cả các chỉ số giám sát đo lường. Sau một chu kỳ hoạt động thì có hàng ngàn dữ liệu giám sát và đo lường được thu thập, do đó không tài nào lãnh đạo cao nhất đủ thời gian để xem tất cả các dữ liệu này. Vì vậy, bạn chỉ cần chuẩn bị những gì liệu đo lường nào mang tính hệ thống, ví dụ như:

  • Kết quả đo lường các khía cạnh môi trường;
  • Kết quả đo lường các yêu cầu phải tuân thủ;
  • Kết quả đo lường các quá trình then chốt;
  • Kết quả đo lường các nguồn lực chủ yếu, …

XEM XÉT KẾT QUẢ ĐÁP ỨNG TUÂN THỦ (9.3.d.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

3) đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ;

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đão phải xem xét lại các nghĩa vụ tuân thủ mà mình xác định ở điều khoản 6.1 liệu chúng ta có đáp ứng hay không? Trường hợp không đáp ứng, thì thông qua việc xem xét lãnh đạo phải đưa ra các cải tiến phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải có một danh sách các nghĩa vụ tuân thủ của mình, sau đó liệt kê các kết quả đạt được cho việc kiểm soát các nghĩa vụ tuân thủ này. Đối với các nghĩa vụ tuân thủ không đáp ứng được bạn cũng phải chỉ ra nguyên nhân sự không đáp ứng đó để trình lên lãnh đạo xem xét.

XEM XÉT KẾT QUẢ CÁC CUỘC ĐÁNH GIÁ (9.3.d.4)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: d) thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng về:

4) các kết quả đánh giá;

Điều này có nghĩa là gì?

Các dạng đánh giá thường gặp đối với một tổ chức:

  • Đánh giá bên thứ nhất: đánh giá nội bộ (9.2),
  • Đánh giá bên thứ hai: các cuộc đánh giá của khách hàng, cơ quan pháp luật, các tổ chức ngành;
  • Đánh giá bên thứ 3: đánh giá của cơ quan chứng nhận.

Kết quả đánh giá thường được sử dụng để xác định liệu hệ thống có hoạt động như kế hoạch hay không và liệu các cam kết được công bố trong chính sách môi trường có được tôn trọng hay không. Bạn có thể xác định điều này bằng cách xem xét các kết quả của các đánh giá EMS, các quy trình và khía cạnh môi trường. Kết quả đánh giá cũng được sử dụng để xác định xem chương trình đánh giá có hiệu quả không và bạn có thể xác định điều này bằng cách cung cấp bằng chứng về kết quả đánh giá trước đó và các vấn đề được báo cáo bằng các phương tiện khác. Việc xem xét kết quả các cuộc đánh giá sẽ cung cấp các cơ hội cải tiến như:

  • Cải tiến phạm vi và chiều sâu của chương trình đánh giá;
  • sự phù hợp của phương pháp đánh giá để phát hiện các vấn đề đáng chú ý trong quản lý;
  • Cơ hội đào tạo để năng lực của các đánh giá viên và khám phá các cơ hội nâng cao năng lực của tổ chức;
  • Cải tiến mục tiêu của tổ chức;
  • Nhận định lại các vấn đề đang tồn tại hay các phát hiện, kiến nghị trong đánh giá và biện pháp giải quyết. Đồng thời có cái nhìn nhận đầy đủ nhất về hiệu lực của EMS của bạn.

Làm thế nào để chứng minh?

Thông tin kết quả các cuộc đánh giá có thể bao gồm thông tin tích cực, không phù hợp và cơ hội cải tiến. Như với tất cả các thông tin được trình bày cho lãnh đạo cao nhất. Sử dụng biểu đồ và đồ họa để trình bày nội dung logic súc tích để tiện cho lãnh đạo xem xét.

Ngoài ra, lãnh đạo cần nên xem xét việc tiến hành cuộc đánh giá có đảm bảo các yêu cầu như điều khoản 9.2 và các cuộc đánh giá này có hiệu lực như mong muốn hay không?

Bạn nên lập một danh sách các các đánh giá đã được thực hiện và kết quả các cuộc đánh giá này, đồng thời nên phân tích rõ những mặt tích cực và những vấn đề cần giải quyết thông qua kết quả của các cuộc đánh giá.

XEM XÉT SỰ THOẢ ĐÁNG CÁC NGUỒN LỰC (9.3.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: e) sự thỏa đáng của các nguồn lực;

Điều này có nghĩa là gì?

Nguồn lực là thành phần quan trọng để EMS hoạt động và đạt được kết quả như dự kiến. Vì vậy, việc xem xét liệu EMS đã được cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho chúng hoạt động là rất quan trọng, điều này chỉ có duy nhất lãnh đạo cao nhất mới làm được. Ở các tổ chức, ngoài Lãnh đạo cao nhất, ít có người nào có đủ quyền lực để cung cấp đầy đủ nguồn lực cho EMS hoạt động.

Các nguồn lực này được nêu chi tiết ở điều khoản 7.1 của tiêu chuẩn này.

Làm thế nào để chứng minh?

Các nguồn lực cho việc vận hành EMS được yêu cầu chi tiết ở điều khoản 7.1. Điều khoản này yêu cầu chúng ta xem lại những yêu cầu về nguồn lực ở điều khoản 7.1 có được đáp ứng hay chưa?

Làm thế nào để biết các nguồn lực có được đầy đủ? Một số gợi ý sau có thể giúp bạn:

Xem xét các phản hồi của các bên liên quan liên quan đến hoạt động môi trường;

  • Hiệu lực của các quy trình: các quá trình vận hành có đạt được kết quả như dự kiến hay không? Nếu không thì liệu nguồn lực cung cấp cho nó có được đáp ứng.
  • Kết quả các cuộc đánh giá: các cuộc đánh giá có chỉ ra rằng ở quá trình hay công đoạn nào đang thiếu nguồn lực cần thiết không? hay có các khuyến nghị nào bổ sung thêm nguồn lực hay không?
  • Kết quả theo dõi và đo lường: các kết quả theo dõi và đo lường sẽ cho ra các kết quả các chỉ số này chưa đạt được, liệu các chỉ số chưa đạt này là do thiếu các nguồn lực hay không?

Các nguồn lực cần thiết có thể bao gồm:

  • Các công cụ;
  • Thiết bị;
  • Cơ sở hạ tầng, phương tiện vận chuyển;
  • Thông tin liên lạc;
  • Tài chính;
  • Con người;
  • Nguồn lực theo dõi và đo lường.

XEM XÉT THÔNG TIN TỪ CÁC BÊN LIÊN QUAN (9.3.f)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: f) (các) trao đổi thông tin có liên quan từ các bên quan tâm, kể cả các phàn nàn;

Điều này có nghĩa là gì?

Trao đổi thông tin từ các bên liên quan có thể liên quan đến nhiều vấn đề như:

  • Các yêu cầu mới từ các bên liên quan;
  • Các thông báo của các bên liên quan (báo cáo môi trường, báo cáo an toàn lao động, báo cáo tình hình sử dụng năng lượng, … có đúng thời hạn và tầng suất quy định không? Có vấn đề gì không? …);
  • Các văn bản xử phạt từ các bên chức năng;
  • Các khuyến nghị từ khách hàng và các bên liên quan;
  • Các phàn nàn hay khiếu này từ các bên liên quan;
  • Các cuộc hội nghị phổ biến các yêu cầu hay lấy ý kiến về các văn bản sắp ban hành.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải liệt kê các nội dung trao đổi thông tin như phần trên trình lãnh đạo xem xét.

Khi xem xét trao đổi thông tin với các bên ngoài, bạn đang cố gắng xác định mức độ hài lòng của các bên này với bạn. Xác định nếu khiếu nại đang giảm và phản hồi tích cực tăng, thì hệ thống của tổ chức có xu hướng tích cực. Những phản hồi nhỏ có thể được giải quyết trước khi chúng trở thành những lời phàn nàn lớn (chẳng hạn như một người hàng xóm đề cập đến mùi từ nhà máy)? Quan trọng nhất là bất kỳ ý kiến bạn đã nhận được từ các bên hành pháp như chính quyền địa phương, cơ quan bảo vệ môi trường của chính phủ đều phải được xem xét bởi lãnh đạo cao nhất.

XEM XÉT CÁC CƠ HỘI CẢI TIẾN (9.3.g)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc cân nhắc về: g) các cơ hội cải tiến liên tục.

Điều này có nghĩa là gì?

Cải tiến là một phần rất quan trọng để năng cao hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường. Vậy các cơ hội cải tiến có được từ đâu? Sau đây là một số gợi ý về cải tiến:

  • Các vấn để rút ra từ việc phân tích dữ liệu ở điều khoản 9.1.3;
  • Các đề xuất cải tiến từ các phòng ban;
  • Các điểm không phù hợp xuất hiện;
  • Các sự thay đổi trong E

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên chuẩn bị các tài liệu liệt kê ở trên, phân tích và báo cáo cho lãnh đạo cao nhất để lãnh đạo cao nhất xem xét và đưa ra các vấn đề cần cải tiến. Xem xét lãnh đạo có thể được mở rộng nội dung cho các yêu cầu khác trong ISO 14001 như theo dõi và xem xét thông tin (chẳng hạn như điều khoản 4.1 và 4.2).

Bạn có bất kỳ khuyến nghị từ các bên liên quan bên ngoài hoặc nhân viên của tổ chức? Nếu vậy, các khuyến nghị này nên được xem xét để xem liệu họ có thể được thực hiện để làm cho các quá trình hoạt động tốt hơn và có thể tiết kiệm tiền hay không. Nếu quyết định là không thực hiện một đề nghị, nên đưa ra phản hồi cho người đề xuất nó một cách trân trọng.

ĐẦU RA CỦA XEM XÉT LÃNH ĐẠO (9.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Các kết quả xem xét của lãnh đạo phải bao gồm:

– các kết luận về sự phù hợp liên tục, thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường;

– các quyết định liên quan đến các cơ hội cải tiến liên tục;

– các quyết định liên quan đến bất cứ nhu cầu thay đổi nào đối với hệ thống quản lý môi trường, bao gồm cả các nguồn lực;

– các hành động, nếu cần thiết, khi đã không đạt được các mục tiêu môi trường;

– các cơ hội để cải tiến sự tích hợp của hệ thống quản lý môi trường với các quá trình hoạt động chủ chốt khác, nếu cần thiết;

– bất kỳ các điều gợi ý liên quan đối với các định hướng chiến lược của tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Hiệu lực của hệ thống EMS có được do kết quả của đánh giá của các vấn đề sau:

  • Chính sách: chúng tôi vẫn đáp ứng các cam kết chính sách của mình và chính sách của chúng tôi có đáp ứng nhu cầu của chúng tôi không?
  • Pháp lý và các yêu cầu khác: chúng tôi có duy trì tuân thủ không và nếu được yêu cầu, chúng tôi có thể sử dụng các kết quả đầu ra từ kết quả giám sát và đo lường để chứng minh điều này với các cơ quan quản lý không?
  • Đánh giá sự tuân thủ: điều này nói gì về khả năng tổ chức để duy trì kết quả đạt được của EMS trong các thông số dự định đạt được không?
  • Mục tiêu và chỉ tiêu: mục tiêu và chỉ tiêu của chúng ta có đạt được hay không? Và những mục tiêu nào cần được sửa đổi và những mục tiêu nào cần được thêm mới?
  • Nhận dạng / đánh giá tác động: những dữ liệu này cho chúng tôi biết về hiệu quả của của việc kiểm soát các tác động môi trường, liệu chúng ta có kiểm soát tốt chúng như hoạch định hay không?
  • Sự cố / lỗi hệ thống: những dữ liệu này cho chúng ta biết về hiệu lực của EMS, liệu chúng ta có những sự cố nghiêm trọng ngoài kiểm soát không?
  • Hệ thống giám sát và đo lường: hệ thống giám sát và đo lường có đủ khả năng để phát hiện tất cả các sai hỏng của hệ thống không? Nếu chúng đủ khả năng cho thấy EMS bạn có hiệu lực

Từ các vấn đề này cho thấy rằng hệ thống EMS của chúng ta có hiệu lực hay không?

Đối với các vấn đề cải tiến, sau khi chúng ta xem xét tất cả các yêu cầu đầu vào ở trên và tìm thấy những lổ hỏng và những điểm cần cải tiến của EMS, lãnh đạo sẽ quyết định tổ chức cần phải cải tiến những nào mục nào trước, những hạn mục nào sau, việc quyết định các cơ nội nào cần phải thực hiện trước hay sau chúng phụ thuộc vào tính khẩn cấp của vấn đề và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Chúng ta nên phân biệt giữa cải tiến và thay đổi để tránh hiểu nhầm. Cải tiến là hoạt động để nâng cao kết quả thực hiện, còn Thay đổi là sự đổi mới phương pháp, thủ tục, thông tin hoặc nguồn lực nhằm đổi mới quá trình năng cao hiệu quả. Cải tiến là sự tiếp cận dựa trên cái cũ để làm nó tốt hơn, còn thay đổi là đưa cái mới vào để nó tốt hơn. Khi quá trình xem xét dữ liệu đầu vào, Lãnh đạo cao nhất phải xem xét xem những cái nào đã phù hợp, nhưng cái nào chưa phù hợp cần thay đổi cái mới. Chẳng hạn các thay đổi về nguồn lực như: công nghệ mới, thiết bị mới và con người mới.

Các hành động liên quan đến các mục tiêu môi trường thường có 2 dạng, một là hành động để năng cao khả năng đạt được mục tiêu môi trường và thứ 2 là năng cao tính thử thách của mục tiêu. Trong trường hợp mục tiêu bạn không có khả năng đạt được thì quyết định điều chỉnh mục tiêu là một quyết định được đưa ra bởi lãnh đạo hay có thể là cung cấp thêm các nguồn lực để đạt được mục tiêu. Trong trường hợp mục tiêu bạn đã đạt được một cách dễ dàng thì việc nâng mức độ khó của mục tiêu là một yêu cầu gần như bất buộc, điều này giúp tổ chức năng cao hiệu lực của EMS của tổ chức.

Các vấn đề tồn tại của EMS sau khi phát hiện thông qua xem xét lãnh đạo là một cơ hội cải tiến tuyệt vời cho EMS của bạn, chính vì vậy lãnh đạo phải thực hiện các hành động phù hợp để tận dụng các vấn đề này nhằm đạt được sự cải tiến liên tục của EMS.

Việc xem xét lãnh đạo cũng cần cân nhắc đến định hướng chiến lược của tổ chức. Khi có sự thay đổi của định hướng chiến lược như một sản phẩm mới hình thành hoặc một sản phẩm đang sản xuất bị ngưng sản xuất thì lãnh đạo cũng đưa ra các quyết định phù hợp để đảm bảo rằng EMS của bạn luôn bao quát phạm vi và kiểm soát được tất cả vấn đề mới phát sinh trong EMS của bạn.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu ra của xem xét lãnh đạo của bạn cần phải đảm bảo các yêu cầu đã mô tả ở trên.

LƯU LẠI THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN CHO VIỆC XEM XET (9.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng về các kết quả xem xét của lãnh đạo.

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng như các yếu tố đầu vào để xem xét quản lý phải được ghi lại và kết quả đầu ra cũng phải lập thành văn bản.

Hồ sơ từ việc xem xét của lãnh đạo là cần thiết lưu lại vì nhiều lý do:

  • truyền đạt các hành động từ việc xem xét đến những người đang thực hiện chúng;
  • truyền đạt các quyết định và kết luận như một phương tiện tạo động lực cho nhân viên;
  • cho phép so sánh được thực hiện tại các đánh giá sau này khi xác định tiến độ;
  • xác định cơ sở mà các quyết định đã được đưa ra;
  • chứng minh hiệu lực của EMS cho các bên liên quan;
  • Và làm đầu vào xem xét lãnh đạo tiếp theo.

Làm thế nào điều này được chứng minh?

Các hồ sơ từ các xem xét của lãnh đạo cần phải có:

Ngày xem xét (vị trí có thể cần thiết nếu việc xem xét được tiến hành tại một cuộc họp);

  • Những người đóng góp ý kiến vào việc xem (chủ sở hữu quá trình, người quản lý chức năng, quản lý đại diện, đánh giá viên …);
  • Các tiêu chí mà hệ thống quản lý đang được đánh giá hiệu quả (mục tiêu, biện pháp và mục tiêu của tổ chức);
  • Các tiêu chuẩn mà hệ thống quản lý sẽ được đánh giá để phù hợp liên tục (những thay đổi trong tương lai trong tổ chức, pháp luật, tiêu chuẩn, yêu cầu của khách hàng, thị trường);
  • Bằng chứng được gửi, kiểm tra kết quả thực hiện hiện tại của ban quản lý hệ thống (biểu đồ, bảng và các dữ liệu khác chống lại các mục tiêu);
  • Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa (SWOT – phân tích: Chúng ta giỏi gì? Cái gì chúng ta không giỏi? Chúng ta có thể thay đổi cái gì? chúng ta không thể thay đổi? Chúng ta phải thay đổi điều gì?);
  • Kết luận (là hệ thống quản lý có hiệu quả hay không và nếu không theo cách nào?);
  • Hành động và quyết định (những gì sẽ giữ nguyên và những gì sẽ thay đổi?);
  • Trách nhiệm và thời gian cho các hành động (ai sẽ làm điều đó và khi nào nó sẽ được hoàn thành?).

10  CẢI TIẾN

10.1  KHÁI QUÁT

XÁC ĐỊNH CÁC CƠ HỘI CẢI TIẾN EMS (10.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác định các cơ hội cải tiến (xem 9.1, 9.2 và 9.3) và thực hiện các hành động cần thiết để đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của mình.

Điều này có nghĩa là gì?

 Cải tiến là một phần của một HTQLMT hiệu quả. Việc xác định các cơ hội cải tiến thường thông qua các vấn đề như là kết quả của:

  • hoạt động theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường liên quan và hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ (xem 9.1). Trong quá trình giám sát và đo lường, cũng như là phân tích và đánh giá, chúng ta dễ dàng nhận định được các vấn đề nào tốt, các vấn đề nào chưa tốt cần phải làm lại cho tốt hơn, các điều chưa tốt này chính là cơ sở để chúng ta xác định các cơ hội cải tiến.
  • các cuộc đánh giá về HTQLMT của mình (xem 9.2): việc đánh giá nội bộ là rà soát lại tất cả vấn để đã được hoạch định có được thực hiện đầy đủ hay không? Và liệu các hoạch định đó có phù hợp hay không? Kết quả của đánh giá nội bộ chỉ ra rằng EMS chúng ta còn những điểm yếu gì cần phải cải tiến và chính điều này là cơ sở cho quá trình cải tiến liên tục.
  • xem xét của lãnh đạo (xem 9.3): cũng tương tự như đánh giá nội bộ, sau khi lãnh đạo xem xét lại tất cả các vấn đề cốt lỗi của hệ thống thì dễ dàng xác định những tồn tại của EMS và đưa ra những quyết định phù hợp để cải tiến hiệu lực của EMS.

Để đạt được các kết quả dự kiến của HTQLMT, tổ chức phải thực hiện các hành động cần thiết để giải quyết các cơ hội cải tiến đã được xác định, kể cả hành động kiểm soát và khắc phục sự không phù hợp, và nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình thông qua quá trình cải tiến liên tục về tính phù hợp, thỏa đáng, và có hiệu lực của HTQLMT của mình.

Ví dụ về cải tiến bao gồm hành động khắc phục, cải tiến liên tục, thay đổi đột phá, đổi mới và cơ cấu lại tổ chức.

Làm thế nào để chứn minh?

 Điều khoản này yêu cầu các tổ chức xác định các cơ hội để cải thiện EMS. Yêu cầu cải tiến liên tục đã được mở rộng để đảm bảo rằng sự phù hợp và đầy đủ của EMS cũng như hiệu lực của hệ thống ngày một nâng cao hơn. Có một số hành động được yêu cầu bao gồm xử lý các hành động khắc phục. Đầu tiên các tổ chức cần đáp ứng với sự không phù hợp và thực hiện hành động. Thứ hai, họ cần xác định xem sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không. Điều khoản này yêu cầu các tổ chức xác định các cơ hội để cải tiến liên tục của EMS.

Đây là một yêu câu chung cho việc thực hiện các yêu cầu sau đó trong điều khoản lớn này, đo đó để chứng minh thì bạn cần phải thực hiện các hành động ở điều khoản 10.2 và 10.3 của tiêu chuẩn này.

10.2  SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

Trước khi vào giải thích yêu cầu tiêu chuẩn, tôi xin giải thích một số thuật ngữ liên quan đến hành động khắc phục và phòng ngừa:

  • Sự không phù hợp là sự không đáp ứng một yêu cầu. Yêu cầu ở đây là yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của luật định, yêu cầu của bên liên quan mà tổ chức phải tuân thủ và yêu cầu từ nội bộ tổ chức.
  • Sự khắc phục là hành động nhằm loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện. Việc khắc phục có thể được thực hiện trước, đồng thời hoặc sau hành động khắc phục, Việc khắc phục có thể là, ví dụ như làm lại hoặc hạ cấp. Như vậy sự khắc phục có nghĩa là sửa chữa nó lại cho phù hợp hoặc hạ cấp nó xuống để phù hợp với tiêu chuẩn thấp hơn. Nói tóm là sự khắc phục là làm cho nó phù hợp lại.
  • Hành động khắc phục là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa việc tái diễn. Nghĩa là điều tra nguyên nhân cho những sự không phù hợp đang hoặc đã xảy ra, sau đó tìm đối sách hữu hiệu để loại bỏ nguyên nhân tạo ra sự không phù hợp đó nhằm ngăn chặn chúng xuất hiện một lần nữa. Hành động này nhắm đến các sự không phù hợp đã xảy ra rồi.
  • Hành động phòng ngừa là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hoặc các tình huống không mong muốn tiềm ẩn khác. Hành động này nhắm đến các điểm không phù hợp chưa xảy ra, nhưng ta dự đoán nó có khả năng xảy ra trong tương lai và thực hiện hành động trước để ngăn ngừa nó xảy ra. Về cơ bản cách thức thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa là như nhau tức là thực hiện phân tích nguyên nhân, sau đó thực hiện hành động để loại bỏ nguyên nhân góc. Tuy nhiên, chúng khác nhau ở một điểm cơ bản là hành động khắc phục dành cho những điểm không phù hợp đã và đang xảy ra, hành động phòng ngừa dành cho các điểm không phù hợp chưa xảy ra (chúng ta dự đoán có khả năng xảy ra). Nhiều người lằm tưởng rằng sau khi thực hiện hành động khắc phục rồi tới thực hiện hành động phòng ngừa, điều này hoàn toàn sai, hai hành động này không có gì liên quan hết. Lý do đơn giản là hành động khắc phục đã loại bỏ nguyên nhân góc thì hành động phòng ngừa đâu có tìm được nguyên nhân góc nào nữa để loại trừ.

THỰC HIỆN HÀNH ĐỂ ĐỂ KIỂM SOÁT VÀ KHẮC PHỤC SỰ KPH (10.2.a.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: a) ứng phó với sự không phù hợp và khi có thể: 1) có hành động để kiểm soát và khắc phục;

Điều này có nghĩa là gì?

Sự không phù hợp được định nghĩa là sự không đáp ứng một yêu cầu. Sự không phù hợp liên quan đến các yêu cầu của tiêu chuẩn này và các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường do một tổ chức thiết lập cho chính mình. Sự không phù hợp môi trường là sự không đáp ứng một yêu cầu, yêu cầu này có thể liên quan đến HTQLMT hoặc theo kết quả hoạt động môi trường. Những tình huống có thể xảy ra tại một phần của HTQLMT mà phần đó không thể hiện đúng chức năng như đã dự tính hoặc các yêu cầu kết quả hoạt động môi trường không được đáp ứng.

Các ví dụ của những tình huống như vậy bao gồm:

– sự không phù hợp với kết quả hoạt động của HTQLMT, như:

  • các khía cạnh môi trường của sản phẩm không được đánh giá về mặt ý nghĩa;
  • không xác định đúng các trách nhiệm để chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp;
  • không đánh giá định kỳ về việc thực hiện hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ.

– sự không phù hợp về kết quả hoạt động môi trường, như:

  • không đạt được các chỉ tiêu giảm năng lượng;
  • không thực hiện được các yêu cầu về duy trì như lịch trình;
  • không đáp ứng các chuẩn mực về vận hành (ví dụ, các mức giới hạn cho phép).

Để HTQLMT hiệu quả trên cơ sở liên tục vận hành, tổ chức phải có cách tiếp cận một cách hệ thống để xác định sự không phù hợp, thực hiện (các) hành động làm giảm nhẹ các tác động môi trường bất lợi, phân tích nguyên nhân sinh ra sự không phù hợp, và thực hiện hành động khắc phục. Cách tiếp cận này giúp cho tổ chức thực hiện và duy trì HTQLMT.

Thông thường quá trình xử lý sản phẩm không phù hợp trải qua các bước như sau:

Nhận diện sự không phù hợp –> Thực hiện hành động kiểm soát sự lan rộng và khắc phục tạm thời –> khắc phục hậu quả sự không phù hợp xuất hiện –> Phân tích nguyên nhân sự không phù hợp –> thực hiện hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân và tránh lập lại –> đánh giá hiệu lực hành động thực hiện.

Đây là yêu cầu của bước đầu tiên sau khi nhận diện sự không phù hợp, trong giai đoạn này chủ yếu chúng ta phải thực hiện các hành động để kiểm soát và thực hiện khắc phục tạm thời cho chúng để chúng không tiếp tục xảy ra hoặc là khoanh vùng tránh lây lan. Ví dụ như trong trường hợp sự không phù hợp liên quan đến chảy tràn hoà chất thì đây là bước cô lập không cho hoá chất tiếp tục tràn nữa bằng cách dùng các khoanh vùng không cho chảy tràn.

Cụm từ “khi có thể” nói lên những việc liên quan đến sự không phù hợp mà chúng ta có khả năng can thiệp được thì phải cản thiệp, chăng hạn tràng đổ hoá chất thì khoanh vùng tránh chảy tràn và thu gôm hoá chất chảy tràn, có những trường hợp mà chúng ta phát hiện thì chúng đã diễn ra rồi chẳng hạng như hỏng thiết bị xử lý khí, khí độc đã phát tán vào môi trường không thể thu hồi được, trường hợp này chỉ thực hiện đối sách phòng ngừa.

Làm thế nào để chứng minh?

Thông thường, người ta thường dùng công cụ 8D trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến sự không phù hợp. Trong một số trường hợp bạn có thể sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề theo phương thức Toyota mà tôi đã giới thiệu trong bài viết trước để tham khảo,

Yêu cầu này chủ yếu lieu quan đến sự khắc phục tạm thời, nghĩa là thực hiện biện pháp ngăn chặn sự không phù hợp. Do đó, bạn phải thực hiện hành động khắc phục khi sự không phù hợp xuất hiện.

XỬ LÝ HẬU QUẢ CỦA SỰ KPH (10.2.a.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: a) ứng phó với sự không phù hợp và khi có thể: 2) xử lý các hệ quả, bao gồm cả hành động để giảm nhẹ tác động xấu đến môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi bạn đã thực hiện hành động khắc phục, bước này bạn xử lý hậu quả của sự không phù hợp. Để dễ hiễu, hãy xét ví dụ trong trường hợp chảy tràn hoá chất, điều khoản 10.2.a.1 chúng thực hiện khắc phục bằng cách dùng chác chóng chảy tràn, dùng mùng cưa thấm hút hết hoá chất chảy tràn, trong yêu cầu 10.2.a.2 này chúng ta xử lý hậu quả là xử lý các hoá chất được thu gôm bằng cát và mùn cưa ở bước 10.2.a.1 và xử lý hoá chất thấm dưới nền, đối với cát và mùn cưa thì chúng ta cho vào hoá chất nguy hại, bảo quản cách ly và thuê nhà thầu xử lý, đối với hoá chất thấm vào nền thì dùng nước rửa, thu nước thải quá trình rửa vào hệ thống xử lý nước thải hoặc thùng chứa hoá chất thải chuyên dụng để xử lý.

Làm thế nào để chứng minh?

Biểu đồ Pareto là một công cụ phân tích giúp bạn tìm thấy một vài cơ hội cải tiến lớn trong một đống thông tin mà bạn tiếp nhận. Để làm được điều đó đầu tiên bạn phải tiến hành mô tả điểm không phù hợp một cách ngắn gọn và chính xác.

Một cách khác để xếp hạng mức độ quan trọng của các điểm không phù hợp là do mức độ nghiêm trọng. Không phải tất cả các điểm không phù hợp sẽ có cùng tác động đến chất lượng sản phẩm. Một số có thể là quan trọng và một số khác có thể không đáng kể. Bằng cách phân loại các điểm không phù hợp về mặt hạn chế, một danh sách những sự không phù hợp nghiêm trọng nhất có thể biểu hiện bằng cách sử dụng phân tích Pareto. Mặc dù tần suất xuất hiện của một sự không phù hợp cụ thể có thể cao, nó có thể không ảnh hưởng đến bất kỳ đặc tính của các yêu cầu khách hàng.

Khi xem xét và phân tích các điểm không phù hợp, một số câu hỏi sau đầy là cần thiết và cần được trả lời:

  • Vấn đề đầu tiên được báo cáo như thế nào? Mô tả sơ bộ về sự không phù hợp.
  • Ai gặp vấn đề? Những người mà họ có thể cung cấp thông tin cho ta về sự không phù hợp.
  • Xác định lại vấn đề chính gì đang xảy ra? Kết quả điều tra sơ bộ về vấn đề.
  • Khi nào vấn đề xảy ra? Thời gian của vấn đề là rất quan trọng. Nếu chúng ta có thể xác định khi nào vấn đề đang xảy ra, chúng ta gần hơn với việc hiểu rõ nguyên nhân của nó.
  • Vấn đề xảy ra ở đâu? Nơi nó xảy ra.
  • Sự cố xảy ra có thường xuyên không? Tần suất xuất hiện giúp làm rõ phạm vi và độ lớn của một vấn đề.
  • Ảnh hưởng của nó như thế nào?
  • Mức nghiêm trọng và khả năng lan rộng của sự không phù hợp?

LOẠI BỌ NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ KPH BẰNG CÁCH XEM XÉT SỰ (10.2.b.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động để loại bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp, để không tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách: 1) xem xét sự không phù hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Xem xét sự không phù hợp nghĩa là không phải sự không phù hợp nào chúng ta cũng phải thực hiện phân tích nguyên nhân, có những phù hợp nhỏ lẻ không ảnh hưởng đến EMS hoặc chỉ xảy ra một lần duy nhất thì chúng ta không nhất thiết phải phân tích nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục.

Việc xem xét sự không phù hợp thường liên quan đến các nội dung như:

  • Mức độ ảnh hưởng của sự không phù hợp;
  • Khả năng tái diễn trong tương lai;
  • Chi phí xử lý (nếu có);
  • Các hạn chế khi thực hiện xử lý;
  • Mức độ chấp nhận của yêu cầu các bên liên quan và của tổ chức,…

Sau khi xem xét việc đưa ra một quyết định có xử lý hay không xử lý sự không phù hợp này là điều cần thiết cho yêu cầu này. Thông thường quyết định này thường tích hợp lên phiếu xử lý sự không phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn để lại bằng chứng cho việc xem xét đó, cụ thể như là phê duyệt của người có trách nhiệm là có thực hiện hành động khắc phục hay không? Và lưu bằng chứng cho việc xem xét đó.

LOẠI BỎ NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ KPH XÁC ĐỊNH NGUYÊN SỰ KPH (10.2.b.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động để loại bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp, để không tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách: 2) xác định các nguyên nhân của sự không phù hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xem xét quyết định thực hiện hành động khắc phục, bạn tiến hành phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp, một số công cụ phân tích nguyên nhân như công cụ 5Why, công cụ 8D, biểu đồ xương cá, Sơ đồ cây, … chúng tôi giới tiệu ohần kỹ thuật giải quyết vấn đề Toyota, bạn có thể tham khảo.

Khi thực hiện hành động khắc phục thì chúng ta phải hướng đến xác định nguyên nhân góc của vấn đề. Vì vậy, chúng ta không cần phải xử lý tất cả nguyên nhân mà chỉ tập trung vào giải quyết nguyên nhân góc vấn đề mà thôi. Nguyên nhân góc là các nguyên nhân sau khi chúng ta thực hiện xử lý chúng thì sự không phù hợp không còn tái diễn nữa.

Một khi xác định được sự không phù hợp, thì phải điều tra để tìm nguyên nhân để từ đó hành động khắc phục sẽ tập trung vào phần tương ứng của HTQLMT. Khi triển khai kế hoạch giải quyết sự không phù hợp, tổ chức cần cân nhắc các hành động nào cần được thực hiện để giải quyết vấn đề, những thay đổi nào cần thực hiện để khắc phục tình huống nhằm khôi phục (các) hoạt động bình thường, và phải làm gì để xóa bỏ (các) nguyên nhân và ngăn ngừa hiện tượng này tái lập hoặc phát sinh ở nơi nào khác. Đặc điểm và thời hạn thực hiện các hành động như vậy phải phù hợp với bản chất và quy mô của sự không phù hợp và của tác động môi trường.

Làm thế nào để chứng minh?

Trong yêu cầu này bạn phải chứng minh rằng bạn đã thực hiện phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp quan trọng, sau đó nên lưu lại bằng chứng việc phân tích nguyên nhân này.

LOẠI BỎ NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ KPH XÁC ĐỊNH CÁC SỰ KPH TƯƠNG TỰ CÓ HAY KHÔNG (10.2.b.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động để loại bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp, để không tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách: 3) xác định liệu sự không phù hợp tương tự có tồn tại, hoặc có khả năng xảy ra hay không;

Điều này có nghĩa là gì?

 Yêu cầu này mang tính rà soát hệ thống xem liệu có một sự không phù hợp tương tự có thể xảy ra ở một chuyền khác, một nơi khác, một sản phẩm tương tự mà mình chưa phát hiện hay không? Ví dụ như nhà máy sản xuất có 4 chuyền A, B, C, D sản xuất cùng một sản phẩm, chuyền A xảy ra sự không phù hợp về lỗi kỹ thuật L, sau khi xử lý xong chuyền A, chúng ta tiến hành xem xét xem liệu sự không phù hợp về lỗi kỹ thuật L có xảy ra mà ta chưa phát hiện hoặc có khả năng xảy ra tại các chuyền B, C,D hay không? Nếu có chúng ta phải xử lý chúng cho dứt điểm. Đây là một cách nhìn hệ thống trong giải quyết vấn để một cách triệt để mà tiêu chuẩn yêu cầu.

Trường hợp thứ 2 là khi bạn phát hiện một sự không phù hợp thì bạn phải xem xét các sản phẩm sản xuất trước đó có tồn tại sự không phù hợp tương tượng hay không.

Đây là một yêu cầu mới, chúng được đúc kết từ thực tế là các doanh nghiệp chỉ thực hiện xử lý sự không phù hợp tại nơi xảy ra mà không chú ý đến các công đoạn tương tự khác dẫn đến sự không phù hợp cứ tài diễn từ khu vực này sang khu vực khác.

Lý do chính mà ISO 14001: 2015 yêu cầu bạn “xác định sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không” là giảm rủi ro tổng thể cho EMS bằng cách áp dụng biện pháp khắc phục hay nói cách khác là tư duy dựa trên rủi ro.

Làm thế nào để chứng minh?

Nếu xác định thấy có vấn đề tiềm ẩn, nhưng thực tế không tồn tại sự không phù hợp, thì thực hiện hành động nhằm ngăn ngừa sự không phù hợp xuất hiện. Có thể sử dụng các phương pháp để xác định các vấn đề tiềm ẩn như ngoại suy hành động khắc phục của các sự không phù hợp thực tế đối với các khu vực áp dụng khác mà có các hoạt động tương tự khác xảy ra, phân tích xu hướng, hoặc nghiên cứu khả năng tác động nguy hiểm và cần được cân nhắc khi lập kế hoạch hành động để giải quyết các rủi ro cũng như các cơ hội đã xác định tại 6.1.1.

Bạn phải tiến hành điều tra các khu vực có liên quan hoặc sản xuất tương tự liệu phất đề không phù hợp có xảy ra hay không? Nếu có bạn phải thực hiện giải pháp thực hiện hành động khắc phục đồng nhất để đảm bảo rằng nguyên nhân sự không phù hợp được loại bỏ hoàn toàn và ngăn ngừa chứng tái diễn trong toàn bộ tổ chức.

THỰC HIỆN CÁC HÀNH ĐỘNG CẦN THIẾT ĐỐI VỚI CÁC SỰ KPH XUẤT HIỆN (10.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: c) thực hiện bất kỳ hành động nào cần thiết;

Điều này có nghĩa là gì?

Một khi bạn đã xác định nguyên nhân của sự không phù hợp, bước tiếp theo là hành động. không phải bất cứ sự không phù hợp nào bạn có thể loại bỏ nguyên nhân hoàn toàn. Do đó, quyết định hành động nào là cần thiết để loại bỏ hoặc giảm thiểu nguyên nhân của vấn đề, sau đó đảm bảo rằng các hành động được thực hiện. Đây là khía cạnh quản lý dự án của hành động khắc phục.

Yêu cầu này chủ yếu là nói bạn rằng phải thực hiện xử lý sự không phù hợp một cách thích hợp để loại bỏ nguyên nhân sự không phù hợp hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra sự không phù hợp do các nguyên nhân này.

Làm thế nào để chứng minh?

Kế hoạch hành động khắc phục về sự không phù hợp thường sẽ bao gồm các yếu tố sau:

  • Hành động: Chính xác thì phải làm gì?
  • Trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm hành động? ai chịu trách nhiệm đánh giá?
  • Nguồn lực cần cho thực hiện: Những công cụ, thiết bị, vật tư, nhân sự, hoặc vốn là cần thiết để thực hiện các hành động?
  • Thời hạn hoàn thành. Khi nào chính xác chúng ta mong đợi hành động sẽ được hoàn thành?
  • Mục tiêu của hành động là gì? Loại trừ nguyên nhân hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra xuống còn bao nhiêu.

Một số hành động khắc phục có thể đa phần là phát sinh nhu cầu đào tạo, thay đổi thủ tục, thay đổi thông số kỹ thuật, thay đổi trong tổ chức, thay đổi thiết bị và quy trình – thực tế rất nhiều thay đổi hành động khắc phục trở nên giống chương trình cải tiến hơn.

XEM XÉT TÍNH HIỆU LỰC CỦA CÁC HÀNH ĐỘNG ĐÃ HIỆN (10.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: d) xem xét tính hiệu lực của bất kỳ hành động khắc phục nào đã thực hiện;

Điều này có nghĩa là gì?

Việc xem xét hiệu lực của các biện pháp khắc phục có nghĩa là thiết lập các hành động đã có hiệu quả trong việc loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp hoặc đạt được mục tiêu ban đầu hay không?

Yêu cầu này ngụ ý bốn hành động riêng biệt:

  • Một đánh giá xem có thực hiện thiết thiết lập những hành động giải quyết sự không phù hợp hay không?;
  • Một đánh giá để xác định xem các hành động đã được thiết lập có được thực hiện đầy đủ hay không?
  • Đánh giá liệu các hành động có được thực hiện thực sự là giải pháp tốt nhất hay chưa?
  • Một cuộc điều tra để xác định xem sự không phù hợp đã tái diễn hoặc mục tiêu đã đạt được hay chưa?

Hiệu lực của một số hành động có thể được xác minh tại thời điểm chúng được thực hiện nhưng thường thì hiệu lực chỉ có thể được kiểm tra sau một khoảng thời gian đáng kể nhất định.

Làm thế nào để chứng minh?

Đánh giá hiệu lực là một trong những bước cuối cùng cho một hành động khắc phục; đó cũng là một trong những bước quan trọng nhất. Ai nên được giao nhiệm vụ xác minh hành động? Những người có thể xác minh hành động phải đáp ứng hai tiêu chí cơ bản: Họ cần có đủ tính độc lập để xem xét hành động một cách khách quan và họ phải có kiến thức cơ bản về các vấn đề cơ bản trong hành động này. Điều này không có nghĩa là người xác minh hành động phải là chuyên gia; nó chỉ có nghĩa là người đó phải có khả năng nắm bắt được những ảnh hưởng kỹ thuật của hành động.

Sau khi xác định ai sẽ xác minh hành động, xác minh nào cần chứng minh? Nên có ít nhất ba loại bằng chứng:

  • Bằng chứng cho thấy hành động liên quan đến nguyên nhân gốc rễ đã được xác định
  • Bằng chứng cho thấy hành động được đề xuất đã thực sự được triển khai
  • Bằng chứng cho thấy hành động này có hiệu quả trong việc ngăn ngừa sự tái phát của vấn đề. Điều này, rõ ràng, là chi tiết quan trọng nhất để xác minh.

Thông thường, loại bằng chứng này có thể mất một thời gian để ghi chép, yêu cầu các hành động đó vẫn mở lâu hơn mong đợi. Tốt hơn là các hành động vẫn mở và cuối cùng dẫn đến việc ngăn chặn sự tái diễn thực sự hiệu quả thì đóng hồ sơ là tốt nhất

THỰC HIỆN CÁC THAY ĐỔI KHI CẦN THIẾT (10.2.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: e) thực hiện các thay đổi đối với hệ thống quản lý môi trường, nếu cần thiết.

Điều này có nghĩa là gì?

Khi các hành động dẫn đến các sự thay đổi cho HTQLMT, thì cần cập nhật vào các thông tin trong tài liệu liên quan và các nhu cầu về năng lực, khi có thể, và các thay đổi phải được truyền đạt, thông báo đến những người cần biết. Hoạt động quản lý phải đảm bảo thực hiện các hành động khắc phục và các hành động để ngăn ngừa các vấn đề trước khi nó xảy ra, và đảm bảo thực hiện xem xét và có các hành động tiếp theo một cách hệ thống để đảm bảo tính hiệu lực của các hành động đã tiến hành.

Thay đổi EMS là cách thức chính mà bạn duy trì hiệu lực của các cải tiến được thực hiện bởi các hành động khắc phục. Nếu không có cơ chế duy trì hiệu lực của những cải tiến thì những kết quả của cải tiến dường như vô giá trị, tổ chức sẽ nhanh chóng trở lại tình trạng ban đầu.

Vì vậy, sau khi thực hiện hành động khắc phục, tổ chức phải xem xét có cần thay đổi những gì trong EMS để duy trì được hiệu quả của các hành động này không. Ví dụ: trường hợp nguyên nhân góc là do nhân viên vận hành thiếu năng lực, tuy nhiên sau nhiều lần đào tạo chúng ta thấy họ không đạt yêu cầu thì phải tiến hành thay đổi người khác có năng lực phù hợp vào đảm nhiệm vị trí đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi bạn thực hiện các cải tiến thông qua hành động khắc phục, hãy xem xét các thay đổi sau đối với EMS của bạn:

  • Sửa đổi các thủ tục hiện có.
  • Xây dựng tài liệu mới.
  • Thiết lập hồ sơ mới.
  • Thiết lập giám sát và đo lường mới.
  • Sửa đổi các tài liệu đào tạo hiện có.
  • Thêm vào kế hoạch truyền thông và / hoặc chương trình nhận thức của bạn.
  • Sửa đổi vai trò, trách nhiệm và quyền hạn.
  • Nâng cao kiến thức tổ chức của công ty bạn.
  • Sửa đổi hợp đồng mua bán.
  • Xem lại quy trình quản lý thay đổi của bạn.

Không phải tất cả những điều này sẽ phù hợp. Tuy nhiên, ít nhất một hoặc hai trong số này luôn luôn được áp dụng. Cẩn thận kiểm tra những phần nào trong EMS của bạn có thể hỗ trợ trong việc duy trì sự thay đổi và cải tiến.

CÁC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHẢI THÍCH ỨNG VỚI SỰ KPH (10.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Các hành động khắc phục phải thích hợp với mức độ ảnh hưởng của các sự không phù hợp gặp phải, bao gồm cả (các) tác động môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

ISO 14001: 2015 yêu cầu chúng ta phải thực hiện hành động khắc phục phù hợp với những ảnh hưởng của sự không phù hợp gặp phải. Điều này có nghĩa là các vấn đề lớn sẽ nhận được các giải pháp lớn và các vấn đề nhỏ sẽ nhận được giải pháp nhỏ. Tiêu huẩn cho chúng ta tự quyết định áp dụng các bản sửa lỗi thích hợp. Đôi khi, chúng ta quyết định không áp dụng xử lý vì tác động của sự không phù hợp là không đáng kể. Nếu ta nói đây là một lỗ hỏng của tiêu chuẩn để các tổ chức né tránh yêu cầu là chưa đúng. Vì nếu những phù hợp quá nhỏ thì không cần thực hiện hành động gì cả, đối với những sự không phù hợp lớn mà nguồn lực chúng ta không cho phép thì cũng không thực hiện được.

Làm thế nào để chứng minh?

Điều khoản này vừa dễ mà vừa khó. Dễ ở chỗ cho tổ chức tự quyết định giải pháp khắc phục và khó ở chỗ là chứng minh sự thích hợp. Làm thế nào ta biết hành động chúng ta thực hiện đã thích hợp hay chưa? Đối với những sự không phù hợp nhỏ hoặc lớn thì dễ, còn sự không phù hợp nằm ở giữa khó và dễ thì khó để xem thế nào là thích hợp.

Đầu tiên, bạn phải xem xét tác động và mức ảnh hưởng của sự không phù hợp, sau đó cân nhắc xem phải thực hiện hành động như thế nào để giải quyết sự không phù hợp này một cách hiệu quả nhất. Việc căn nhắc là cơ sở để bạn chứng minh rằng bạn đã thực hiện hành động tương ứng.

LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ KPH (10.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng về:

– bản chất của sự không phù hợp và các hành động thực hiện sau đó;

– các kết quả của bất kỳ hành động khắc phục nào.

Điều này có nghĩa là gì?

Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về bản chất của các sự không phù hợp và các hành động tiếp theo được thực hiện, và các kết quả của các hành động khắc phục đã tiến hành.

Hành động khắc phục là một phần quan trọng trong lịch sử của một tổ chức. Do đó, bạn sẽ cần giữ lại thông tin dạng văn bản (tức là lưu giữ hồ sơ) trên tất cả các khía cạnh của quy trình hành động khắc phục của bạn. ISO 14001: 2015 yêu cầu hồ sơ và chính xác về các yêu cầu của nó:

Các bản ghi về bản chất của sự không phù hợp. Nói cách khác, một mô tả về vấn đề. Mô tả vấn đề một cách thực tế và cố gắng xác định yêu cầu hoặc tiêu chuẩn mà nó vi phạm.

Hồ sơ của các hành động được thực hiện. Đây là những gì bạn làm để giảm hoặc loại bỏ nguyên nhân không phù hợp. Các hành động khắc phục nhỏ có thể được mô tả trong một vài câu. Những người phức tạp hơn có thể yêu cầu một kế hoạch dự án đầy đủ.

Làm thế nào để chứng minh?

Một số hồ sơ mà bạn cần giữ lại là:

  • Kết quả phân tích sự không phù hợp (biểu đồ Pareto, …);
  • Bảng phân tích nguyên nhân có thể (5why, biểu đồ xương cá, …);
  • Bảng xác định nguyên nhân gốc;
  • Các tiêu chí để xác định mức độ nghiêm trọng hoặc mức độ ưu tiên;
  • Các hành động được đề xuất để loại bỏ nguyên nhân;
  • Kế hoạch thực hiện loại bỏ sự không phù hợp (nếu là sự không phù hợp lớn)
  • Các hành động được thực hiện;

10.3. CẢI TIẾN LIÊN TỤC

CẢI TIẾN LIÊN TỤC (10.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải cải tiến liên tục sự phù hợp, sự thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường nhằm nâng cao kết quả hoạt động môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Cải tiến liên tục là một thuộc tính quan trọng của một HTQLMT để nâng cao các kết quả hoạt động môi trường. Điều này có thể thực hiện thông qua việc đạt được các chỉ tiêu môi trường và tăng cường tổng thể HTQLMT hoặc bất kỳ các thành phần, bộ phận nào của nó. Tổ chức có thể khuyến khích động viên tất cả các nhân viên để đóng góp các ý tưởng vào các hoạt động cải tiến.

Tổ chức cần liên tục đánh giá kết quả hoạt động môi trường của mình và kết quả hoạt động của HTQLMT của mình để xác định các cơ hội cải tiến. Lãnh đạo cao nhất phải tham gia trực tiếp vào quá trình đánh giá thông qua quá trình xem xét của lãnh đạo.

Việc xác định các thiếu sót của HTQLMT cũng tạo các cơ hội có ý nghĩa để cải tiến. Để thực hiện được các cải tiến như vậy, tổ chức phải biết các thiếu xót nào đang tồn tại và phải biết được vì sao chúng tồn tại. Điều này có thể đạt được bằng cách phân tích (các) căn nguyên sâu xa, gốc rễ của các thiếu xót trong HTQLMT.

Một số nguồn thông tin hữu ích cho việc cải tiến liên tục bao gồm:

– kinh nghiệm thu được từ các sự không phù hợp và các hành động khắc phục liên quan;

– những chuẩn mực đối chứng so với các cách thực hiện tốt nhất;

– các hiệp hội thương mại và các nhóm tương đương;

– pháp luật mới hoặc các thay đổi so với pháp luật hiện hành;

– kết quả của HTQLMT và những cuộc đánh giá sự phù hợp;

– đánh giá và phân tích các kết quả theo dõi và đo lường;

– tài liệu về các tiến bộ trong công nghệ;

– quan điểm của các bên quan tâm, bao gồm người lao động, khách hàng và các nhà cung cấp.

Làm thế nào chứng minh?

Khi các cơ hội cải tiến đã được xác định, chúng cần được đánh giá để xác định những hoạt động nào nên được tiến hành. Các hoạt động cải tiến này phải được lập kế hoạch, và những thay đổi trong HTQLMT cần phải được thực hiện một cách tương ứng.

Hoạt động cải tiến không cần diễn ra đồng thời trong tất cả các lĩnh vực (xem 4.4.1). Việc cải tiến liên tục của HTQLMT có thể ngày càng khó đạt được vì kết quả hoạt động của hệ thống được nâng cao. Các ví dụ về các hoạt động cải tiến được nêu ví dụ bên dưới.

– Các ví dụ về cải tiến

 

Một số ví dụ về cải tiến gồm:

– thiết lập quá trình đánh giá các nguyên vật liệu mới để thúc đẩy việc sử dụng những nguyên vật liệu ít có hại;

– cải tiến việc đào tạo người lao động về các loại nguyên vật liệu và cách lưu giữ để giảm thiểu sự phát sinh rác thải của tổ chức;

– giới thiệu các quy trình xử lý nước thải nhằm cho phép tái sử dụng nước;

– áp dụng những thay đổi khi cài đặt mặc định máy in để in được cả hai mặt tại phòng in;

– thiết kế lại lộ trình cung ứng để giảm thiểu tiêu thụ năng lượng hóa thạch của các công ty vận chuyển;

– thiết lập các mục tiêu môi trường để sử dụng nhiên liệu thay thế khi vận hành nồi hơi và giảm sự phát thải dạng hạt;

– thúc đẩy văn hóa cải thiện môi trường trong phạm vi tổ chức;

– phát triển quan hệ đối tác với các bên quan tâm;

– cân nhắc quan điểm bền vững trong các quá trình kinh doanh của tổ chức.

IsoQ cung cấp dịch vụ tư vấn chứng nhận ISO 14001:2015 và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì, cải tiến hệ thống quản lý môi trường sau chứng nhận.


Hotline: 0779.31.37.39

Email: info@isoq.vn

Back To Top
error: Cảnh báo: Nội dung đã được bảo vệ !!!