5S – Lợi ích & Các bước triển khai áp dụng

Trong bối cảnh nền kinh tế đầy biến động, cùng với dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, các doanh nghiệp đang gặp rất nhiều khó khăn và lâm vào tình trạng khủng hoảng. Do vậy, các doanh nghiệp phải áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến để nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm. Trong đó, quản trị tinh gọn là một phương pháp rất hữu ích, giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Quản trị tinh gọn bao gồm các công cụ, phương pháp nhỏ khác nhau nhưng 5S được xem là nền tảng của việc áp dụng tinh gọn trong hệ thống sản xuất của các doanh nghiệp.

Trong bài viết này, ISOQ sẽ giới thiệu về 5S, lợi ích của việc áp dụng 5S và các bước triển khai áp dụng 5S.

Khái niệm

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, giúp các doanh nghiệp hạn chế lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh sạch sẽ, thoáng đãng tiện lợi thì tinh thần sẽ thải mái, năng suất lao động cao hơn.

5S được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng).

S1 – Sàng lọc

Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây là bước đầu tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.

Như vậy, thực hiện S1 sẽ giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí trong việc tìm kiếm vật dụng và xây dựng môi trường làm việc an toàn hơn., tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.

S2 – Sắp xếp

Seiton hay Sắp xếp, có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự. Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.

Mỗi vật dụng cần thiết sẽ được sắp xếp vào một vị trí nhất định và duy nhất, từ đó tạo nên môi trường làm việc an toàn, tiết kiệm thời gian di chuyển và thuận tiện cho người sử dụng chúng.

S3 – Sạch sẽ

Sạch sẽ có nghĩa là vệ sinh nơi làm việc và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ. Giữ gìn sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao độ chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).

S4 – Săn sóc

Seiketsu hay Săn sóc với mục đích duy trì kết quả và các hoạt động trong 3S đầu tiên. Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó.

S5 – Sẵn sàng

Sẵn sàng là hoạt động quan trọng nhất, nó chi phối chỉ đạo 4S còn lại. Sẵn sàng bắt đầu từ việc thay đổi tư duy và nhận thức về 4S, tư duy về cắt bỏ lãng phí thông qua áp dụng 4S là cần thiết, hữu ích cho doanh nghiệp. Ngoài ra, Sẵn sàng còn giúp rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho người lao động khi thực hiện S4. Mục tiêu chính của S5 là đào tạo mọi người tuân theo thói quan làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc và luôn hướng tới cải thiện việc thực hiện 5S trong doanh nghiệp; từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Lợi ích của việc thực hiện 5S

5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nên phổ biến trên nhiều nước khác. Nó bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ trong phân xưởng người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “ công việc của tôi”, “ chỗ làm việc của tôi”, “ máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chăm sóc “ chiếc máy làm việc của mình”, “ chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “ công việc của mình” một cách tốt nhất.

Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể như sau:

– Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

– Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.

– Mọi người trở nên kỷ luật hơn.

– Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sang cho công việc.

– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình.

– Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

– Đẩy mạnh sản xuất.

– Nâng cao chất lượng công việc.

– Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc.

– Giao hàng đúng hẹn.

– Thúc đẩy tinh thần làm việc.

– Môi trường làm việc an toàn.

– Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới.

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

– Cải tiến Năng suất (P – Productivity).

– Nâng cao Chất lượng (Q – Quality).

– Giảm chi phí (C – Cost).

– Giao hàng đúng hạn (D – Delivery).

– Đảm bảo an toàn (S – Safety).

– Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Các bước triển khai thực hiện 5S

Việc triển khai thực hiện 5S nói một cách nào đó là tiến hành thay đổi hành vi và hình thành thói quen tốt, thói quen làm việc chuyên nghiệp và hướng tới khía cạnh năng suất, chất lượng của công việc. Đây thực sự là một cuộc cách mạng và thường được xem là “liều thuốc thử” khả năng thay đổi của doanh nghiệp. Về cơ bản, để việc áp dụng 5S được thành công với một chi phí phù hợp, chúng ta nên đi theo những bước sau:

Bước 0: Giai đoạn chuẩn bị

Trước khi ra quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tích những thuận lợi, những khó khăn, cũng như chi phí, lợi ích hoạt động phong trào 5S mang lại. Trong giai đoạn này, lãnh đạo doanh nghiệp có thể đi tham quan một số doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm. Trong quá trình tìm hiểu này nếu doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thông qua các tổ chức tư vấn hỗ trợ.

Bước 1: Toàn bộ công ty tìm hiểu về 5S

Việc tìm hiểu có thể bao gồm việc tổ chức các khóa huấn luyện về 5S; Tự nghiên cứu các tài liệu tham khảo; Tham quan, trao đổi kinh nghiệm đối với các công ty đã áp dụng thành công; Thử đưa ra một số tình huống khó khăn hay thuận lợi khi áp dụng để tìm trước biện pháp tháo gỡ. Việc tìm hiểu này phải được thực hiện ở cả ba cấp: Lãnh đạo cấp cao; Lãnh đạo cấp trung gian (Trưởng Phòng, Trưởng Bộ phận) và toàn thể nhân viên.

Bước 2: Trao đổi và tìm kiếm sự ủng hộ càng nhiều càng tốt từ tất cả mọi người

Cam kết sẽ được thể hiện thông qua các thỏa thuận song phương, đa phương và sau đó chính thức được thông qua dưới hình thức là Kế hoạch thực hiện dự án, Quyết định thành lập Ban dự án kèm theo Danh sách cam kết tuân thủ của từng thành viên Tổ, Đội, Nhóm 5S. Kết quả của bước này là một kế hoạch chi tiết để triển khai 5S cùng với những mục tiêu cụ thể khi thực hiện 5S. Trong kế hoạch cần nêu rõ ràng phần trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm giám sát, trách nhiệm đánh giá sẽ thuộc về những ai, thời hạn thực hiện rõ ràng cụ thể và nếu cần kèm theo các biện pháp khen thưởng kỷ luật công bằng và công khai. Niêm yết cụ thể những nội dung này tại Bảng tin 5S.

Bước 3: Thực hiện 5S tại khu vực thí điểm

Thường là khu vực của các Lãnh đạo cấp cao và 1 khu vực nơi có sự cam kết, nhiệt tình thực hiện ở mức cao nhất. Việc triển khai bao gồm việc làm vệ sinh kết hợp sàng lọc ban đầu (theo những tiêu chuẩn cụ thể). Sau đó là lên các sơ đồ và tiến hành bố trí lại mặt bằng sao cho khoa học và hợp lý (có thể kết hợp với yếu tố phong thủy tại nơi làm việc). Lập lịch trình vệ sinh, tiêu chuẩn và hướng dẫn phương pháp làm sạch kèm theo trách nhiệm thời gian thực hiện của từng người, từng đơn vị.

Bước 4: Tổng kết kinh nghiệm

Sau khi thực hiện thành công ở khu vực thí điểm, việc cần làm là phải tổng kết bài học kinh nghiệm sau đó kế thừa, phát huy và đưa vào kế hoạch thực hiện ở phạm vi toàn nhà máy.

Ở giai đoạn này chủ yếu là phải huy động được tất cả sự tham gia của mọi người và kịp thời ứng phó với các tình huống phát sinh thậm chí là chây ì, chống đối bằng các biện pháp phù hợp như trao đổi trực tiếp, xử lý kỷ luật. Đối với những nơi làm tốt phải có sự khen thưởng và tuyên dương nhanh chóng để kích thích và khuyến khích tinh thần của mọi người.

Bước 6: Duy trì thành quả áp dụng 5S đã đạt được

Để duy trì, việc quan trọng là lãnh đạo phải làm gương đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành (ít nhất trong 3 tháng). Tổ chức đánh giá 5S định kỳ hàng tuần trước khi nghỉ cuối tuần 30 phút. Để đảm bảo việc đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập và đồng loạt. Các Bộ phận khác nhau sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng 1 thang điểm đánh giá chung thống nhất. Việc đánh giá nhằm mục đích đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S nội bộ của công ty cũng như đối chiếu với mục tiêu thực hiện để từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện. Nghiên cứu ban hành một số qui chế về 5S như Nội qui 5S, Qui định về trang phục, Qui định việc chào hỏi, Qui định về báo cáo chi tiết kết quả thực hiện 5S …Tiến hành chụp hình thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên Bảng tin 5S để mọi người tham khảo, góp ý.

Bước 7: Thực hiện Siêu 5S

Khi mọi việc đi vào nề nếp, ổn định và kết quả rõ ràng được mọi người công nhận thì đây là thời cơ thuận lợi để Ban lãnh đạo công ty có thể nghĩ đến việc thiết lập các mục tiêu cao hơn đồng thời tạo được ý thức tự giác chấp hành 5S. Việc thực hiện 5S đi vào khuôn khổ kể cả đối với các nhân sự mới vào thông qua hệ thống đào tạo nội bộ kết hợp với sự đầy đủ, rõ ràng của các tài liệu, qui định liên quan tạo nên 1 môi trường siêu 5S tại nơi làm việc.

Kết luận

5S là một công cụ quản lý hữu ích để các công ty, tổ chức có thể áp dụng và nâng cao chất lượng môi trường làm việc của mình nhằm tạo ra một hiệu quả làm việc tốt hơn. Thực hành tốt 5S chính là bước đầu của việc áp dụng các hoạt động cải tiến năng suất và chất lượng. Nếu việc thực hiện 5S thành công với kết quả cao thì đây sẽ là tiền đề vô cùng thuận lợi cho việc doanh nghiệp tiến hành thực hiện các chương trình năng suất chất lượng khác như TPM (Quản lý bảo trì thiết bị toàn diện), Kaizen/KAIZEN (Cải tiến liên tục), Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

Nhìn chung các chương trình trên đều có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau rất tốt trong việc xây dựng một hệ thống quản lý hoạt động hiệu quả phục vụ cho việc cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp.