SWOT – Phương pháp xác định bối cảnh tổ chức

Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức (4.1) là một trong các yêu cầu đầu tiên trong ISO 9001:2015 mà doanh nghiệp phải xác định khi áp dụng tiêu chuẩn. Việc hiểu và xác định các yếu tố liên quan đến bối cảnh của tổ chức không chỉ giúp doanh nghiệp hình thành các mục tiêu và chiến lược kinh doanh mà còn hiểu rõ được các yêu tố bên trong, bên ngoài ảnh hưởng đến bối cảnh tổ chức. Từ đó đưa ra được các đường lối đúng đắn trong việc áp dụng ISO 9001:2015 vào doanh nghiệp.

Có rất nhiều phương pháp để doanh nghiệp có thể xác định bối cảnh của mình một cách hiệu quả, một trong số đó được sử dụng nhiều nhất là phương pháp SWOT. Trong nội dung bài viết này ISOQ xin giới thiệu đến quý doanh nghiệp phương pháp SWOT và ứng dụng của phương pháp này vào việc tìm hiểu bối cảnh tổ chức.

Phương pháp SWOT là gì?

Ma trận SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Nguy cơ) – là một mô hình nổi tiếng trong phân tích doanh nghiệp.

Mô hình phân tích SWOT được cho rằng do Albert Humphrey phát triển vào những năm 60-70 của thập niên 90. Đây là kết quả của một dự án nghiên cứu do Đại học Standford (Mỹ) thực hiện. Dự án này sử dụng dữ liệu từ 500 công ty có doanh thu lớn nhất nước Mỹ (Fortune 500) nhằm tìm ra nguyên nhân thất bại trong việc lập kế hoạch của các doanh nghiệp này.

Ban đầu mô hình phân tích này có tên gọi SOFT, là viết tắt của: Thỏa mãn (Satisfactory) – Điều tốt trong hiện tại, Cơ hội (Opportunity) – Điều tốt trong tương lai, Lỗi (Fault) – Điều xấu trong hiện tại; Nguy cơ (Threat) – Điều xấu trong tương lai. Tuy nhiên, cho đến năm 1964, sau khi mô hình này được giới thiệu cho Urick và Orr tại Zurich Thuỵ Sĩ, Albert cùng các cộng sự của mình đã đổi F (Fault) thành W (Weakness) và SWOT ra đời từ đó. Phiên bản đầu tiên được thử nghiệm và giới thiệu đến công chúng vào năm 1966 dựa trên công trình nghiên cứu tại tập đoàn Erie Technological.

Năm 1973, SWOT được sử dụng tại JW French Ltd và thực sự phát triển từ đây. Đầu năm 2004, SWOT đã được hoàn thiện và cho thấy khả năng hữu hiệu trong việc đưa ra cũng như thống nhất các mục tiêu của tổ chức.

Nội dung phương pháp SWOT

Về cơ bản, công cụ SWOT sẽ thực hiện phân tích bốn yếu tố Strength (Điểm mạnh), Weakness (Điểm yếu), Opportunity (Cơ hội), Threat (Thách thức). Giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược, hướng đi cho doanh nghiệp:

Điểm mạnh (Strength):

Là những tố chất nổi trội xác thực và rõ ràng được xem là lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố về điểm mạnh có tính duy trì, xây dựng và là đòn bẩy thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp gồm:

– Lợi thế về trình độ chuyên môn;

– Công nghệ, kỹ thuật hiện đại;

– Nền tảng kinh doanh vững chắc;

– Các mối quan hệ đối tác chiến lược;

– Khả năng nắm bắt xu hướng thị trường của doanh nghiệp;

– Tiêu chí hoạt động.

Điểm yếu (Weakness):

Là những yếu tố tiêu cực về đặc điểm doanh nghiệp hoặc những đặc thù khiến doanh nghiệp yếu thế hơn so với đối thủ. Bao gồm:

– Những quy trình, quy định chưa phù hợp;

– Sự hạn chế về chất lượng nhân công và kinh nghiệm của chuyên viên;

– Thiếu hệ thống đào tạo quy trình bài bản;

– Không có định hướng rõ ràng về mục tiêu hoạt động;

– Tồn tại những yếu tố dư thừa, gây lãng phí trong sản xuất.

Cơ hội (Opportunity):

Gồm những yếu tố môi trường bên ngoài mà doanh nghiệp có thể kiểm soát, khai thác chúng để mang lại những lợi thế kinh doanh như:

– Các xu hướng phát triển của thị trường;

– Nền kinh tế thay đổi mang hướng phát triển;

– Xuất hiện các công nghệ mới;

– Những chính sách mới có lợi cho tổ chức.

Thách thức (Threat):

Là những trở ngại mang lại tác động tiêu cực, gây ảnh hưởng cho doanh nghiệp. Mức độ ảnh hưởng của chúng sẽ tùy thuộc vào khả năng ứng biến của doanh nghiệp. Các yếu tố nguy cơ thường gặp:

– Sự biến động của thị trường;

– Khả năng tiếp cận công nghệ mới còn yếu;

– Sự cạnh tranh gay gắt về thị phần;

– Việc tái cơ cấu ngành nghề gặp nhiều khó khăn;

– Các công nghệ, kỹ thuật trở nên lỗi thời.

Mục tiêu của việc áp dụng SWOT

Thông qua phân tích theo mô hình SWOT, doanh nghiệp sẽ tìm ra được các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của mình và từ đó đưa ra được các phương án để: Nâng cao điểm mạnh hiện có, tận dụng các cơ hội khi xuất hiện, cải thiện các điểm yếu của mình và hạn chế, loại bỏ các mối nguy có thể gặp phải.

Việc áp dụng mô hình SWOT vào phân tích doanh nghiệp sẽ giúp các tổ chức có cái nhìn sâu sắc, toàn diện nhất về doanh nghiệp của họ. Do đó mà phương pháp này đặc biệt hữu ích cho việc đưa ra quyết định hoạch định chiến lược cũng như thiết lập các kế hoạch.

Ưu và nhược điểm của phương pháp SWOT

Ưu điểm:

– Một trong những lợi thế lớn nhất của phân tích SWOT là nó không có chi phí liên quan. Đó là quá trình phân tích bất cứ ai làm kinh doanh cũng có thể hoàn thành một cách hợp lý, và do đó, không đòi hỏi sự tham gia của các chuyên gia hoặc tư vấn.

– Tiền đề đằng sau phân tích SWOT là xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong khái niệm được phân tích. Kết quả lý tưởng đối với một doanh nghiệp là tối đa hóa các điểm mạnh và giảm thiểu các điểm yếu để công ty có thể tận dụng các cơ hội được liệt kê ở trên, vượt qua các mối rủi ro đã xác định.

– Một lợi ích khác của phân tích SWOT là có thể giúp tạo ra các ý tưởng mới cho doanh nghiệp. Bằng cách xem xét các vấn đề xuất hiện trong các cột và các phân tích SWOT. Nó không chỉ nâng cao nhận thức về những lợi thế (và bất lợi) tiềm ẩn và những mối đe dọa mà còn có thể giúp chúng ta phản ứng hiệu quả hơn trong tương lai, kế hoạch để chuẩn bị khi những rủi ro.

Nhược điểm:

– Thông thường, phân tích SWOT khá là đơn giản, nó thường không được đưa ra phản biện. Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc chuẩn bị dự án dựa trên phân tích SWOT, nó không đủ toàn diện để đánh giá, định hướng các mục tiêu.

– Để phân tích SWOT thành công, nó cần nhiều hơn một danh sách về những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các rủi ro.

– Việc phân tích SWOT có thể đơn giản và dễ nắm bắt, tuy nhiên cần tập trung nhiều nghiên cứu và phân tích để có được một bức tranh toàn cảnh.

– Để phân tích ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp, các quyết định kinh doanh phải dựa trên dữ liệu đáng tin cậy, có liên quan và có thể so sánh được. Tuy nhiên, thu thập và phân tích dữ liệu SWOT có thể là một quá trình chủ quan phản ánh sự thiên vị của những cá nhân tiến hành phân tích. Ngoài ra, dữ liệu đầu vào cho phân tích SWOT cũng có thể trở nên lỗi thời khá nhanh, cần cập nhật thường xuyên.

Ứng dụng của ma trận SWOT vào phân tích bối cảnh tổ chức trong ISO 9001:2015

Để thực hiện SWOT khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần áp dụng các bước:

– Thiết lập bảng dữ liệu gồm 4 yếu tố: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức;

– Đưa ra cách nhìn nhận và đánh giá từng yếu tố cụ thể, rõ ràng;

– Liệt kê chi tiết, khách quan các vấn đề gặp phải;

– Phân tích và chỉnh sửa các yếu tố sai lệch, trùng lặp;

– Đưa ra những phương án làm việc cụ thể. Củng cố và phát huy những lợi thế từ điểm mạnh. Loại bỏ những điểm yếu, rủi ro, thách thức;

– Có kế hoạch kiểm tra và hoàn thiện biểu đồ SWOT định kỳ.

Tổng kết

Bằng cách phân tích đánh giá tổ chức qua công cụ SWOT trong ISO 9001:2015, doanh nghiệp đã có thể xác lập được những mục tiêu và phương hướng chiến lược khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Với những định hướng chiến lược từ việc áp dụng công cụ trên, việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao và đáp ứng các yêu cầu về chứng nhận ISO 9001:2015.

Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp và bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về cách thức áp dụng phương pháp SWOT vào việc phân tích bối cảnh tổ chức và có cho mình cái nhìn đúng đắn nhất trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.